كيفية إنشاء قاعدة بيانات قابلة للبحث في Excel
نشرت: 2022-07-19
يعد Microsoft Excel أحد أهم العناصر الأساسية في عالم الأعمال. لقد كانت موجودة منذ الأيام الأولى للحوسبة الشخصية وتطورت إلى أداة قوية للغاية ومتعددة الأغراض تستخدم في جميع الصناعات.
إنه المعيار الذهبي للتنقل والتحليل وحساب كميات كبيرة من البيانات. واحدة من أكثر ميزاته فائدة هي قدرته على العمل كقاعدة بيانات.
قاعدة البيانات هي مجموعة من البيانات التي يمكن البحث عنها واسترجاعها بسهولة. من خلال إنشاء قاعدة بيانات في Excel ، يمكنك تخزين كميات كبيرة من البيانات والبحث بسهولة عن معلومات محددة.
يوفر Excel الصيغ والوظائف المضمنة التي يمكن استخدامها لحساب البيانات وتحليلها ، كما يسمح لك بفرز البيانات وتصفيتها بطرق مختلفة.
بالإضافة إلى ذلك ، يمكن مشاركة قواعد بيانات Excel وتحريرها بسهولة بواسطة عدة مستخدمين ، مما يجعلها خيارًا جيدًا لتعاون الفريق.
ستتعلم في هذه المقالة:
- كيفية إنشاء قاعدة بيانات قابلة للبحث في Excel
- كيفية تخزين البيانات في قاعدة بيانات Excel
- كيفية البحث في قاعدة بيانات Excel
- كيفية فرز البيانات وتصفيتها في قاعدة بيانات Excel
- كيفية مشاركة قاعدة بيانات Excel وتحريرها مع عدة مستخدمين.
هيا بنا نبدأ!
كيفية إنشاء قاعدة بيانات قابلة للبحث في Excel
يتضمن إنشاء قاعدة بيانات قابلة للبحث في Excel العديد من حالات الاستخدام لأعمال التجارة الإلكترونية. يمكنك استخدام قاعدة بيانات قابلة للبحث لتتبع معلومات العملاء أو المخزون أو أي نوع آخر من البيانات.
فيما يلي عملية خطوة بخطوة لإنشاء قاعدة بيانات قابلة للبحث في Excel:
- افتح مصنف Excel جديدًا أو موجودًا.
- أدخل بياناتك في ورقة العمل. يمكن إدخال البيانات في أي خلية في ورقة العمل ، ولكن من الأفضل إدخال البيانات في الخلايا المجاورة للحفاظ على تنظيم البيانات.
- حدد كل الخلايا التي تحتوي على بيانات.
- انقر فوق علامة التبويب "البيانات" في شريط Excel.
- في مجموعة "الفرز والتصفية" ، انقر فوق الزر "تصفية". سيؤدي هذا إلى إدراج أسهم قائمة منسدلة في رؤوس كل عمود.
- انقر فوق سهم القائمة المنسدلة في رأس العمود الذي تريد البحث فيه.
- في القائمة المنسدلة ، حدد خيار "فلاتر النص".
- في قائمة "عوامل تصفية النص" ، حدد الخيار "يحتوي على".
- في مربع "يحتوي على" ، اكتب النص الذي تريد البحث عنه.
- انقر فوق الزر "موافق". سيؤدي هذا إلى تصفية البيانات في ورقة العمل وعرض الصفوف التي تحتوي على النص الذي بحثت عنه فقط.
يمكنك أيضًا استخدام خيارات "يساوي" و "لا يساوي" و "يبدأ بـ" و "ينتهي بـ" في قائمة "عوامل تصفية النص" للبحث عن بيانات محددة.
كيفية تخزين البيانات في قاعدة بيانات Excel
بمجرد إنشاء قاعدة البيانات الخاصة بك ، ستحتاج إلى تخزين البيانات في مكان ما. هناك عدة طرق مختلفة يمكنك من خلالها تخزين البيانات في قاعدة بيانات Excel:
- في ورقة عمل: يمكنك تخزين البيانات في ورقة عمل عن طريق إدخال البيانات في خلايا في ورقة العمل.
- في جدول: يمكنك تخزين البيانات في جدول عن طريق تحديد البيانات في ورقة العمل والنقر فوق علامة التبويب "إدراج" في شريط Excel. بعد ذلك ، انقر على الزر "جدول" في مجموعة "الجداول".
- في PivotTable: يمكنك تخزين البيانات في PivotTable عن طريق تحديد البيانات في ورقة العمل والنقر فوق علامة التبويب "إدراج" في شريط Excel. ثم انقر فوق الزر "PivotTable" في مجموعة "الجداول".
- في الاستعلام: يمكنك تخزين البيانات في استعلام عن طريق تحديد البيانات في ورقة العمل والنقر فوق علامة التبويب "البيانات" في شريط Excel. ثم انقر فوق الزر "من مصادر أخرى" في مجموعة "إحضار بيانات خارجية".
ما هي أفضل طريقة لتخزين البيانات في قاعدة بيانات Excel؟
تعتمد أفضل طريقة لتخزين البيانات في قاعدة البيانات على احتياجات عملك وحالات الاستخدام. إذا كنت ستستخدم قاعدة البيانات لإعداد التقارير أو لتحليل البيانات ، فإن PivotTable أو الاستعلام يعد خيارًا جيدًا.
إذا كنت ستستخدم قاعدة البيانات فقط لتخزين البيانات والتصفية الأساسية ، فستعمل ورقة العمل أو الجدول بشكل جيد.
أفضل ممارسات تخزين بيانات Excel
هناك بعض أفضل الممارسات التي يجب اتباعها عند تخزين البيانات في قاعدة بيانات Excel:
حافظ على تنظيم بياناتك
من المهم الحفاظ على تنظيم بياناتك بحيث يسهل العثور عليها واستخدامها. تتمثل إحدى طرق القيام بذلك في استخدام الخلايا المجاورة لتخزين البيانات ذات الصلة.
على سبيل المثال ، إذا كنت تقوم بتخزين معلومات العميل ، فيمكنك وضع اسم العميل في خلية واحدة وعنوان العميل في الخلية التالية.
استخدم الرؤوس
يمكن أن تساعدك الرؤوس على تحديد البيانات المخزنة في كل عمود. لإضافة رؤوس ، ما عليك سوى النقر فوق علامة التبويب "إدراج" في شريط Excel ثم النقر فوق الزر "رأس الصفحة" في مجموعة "الخلايا".
تصفية البيانات الخاصة بك
يمكن أن تساعدك تصفية البيانات في العثور على البيانات التي تبحث عنها. لتصفية البيانات ، انقر فوق علامة التبويب "البيانات" في شريط Excel ثم انقر فوق الزر "تصفية" في مجموعة "الفرز والتصفية". سيؤدي هذا إلى إدراج أسهم قائمة منسدلة في رؤوس كل عمود.
بعد ذلك ، يمكنك النقر فوق سهم القائمة المنسدلة في رأس العمود الذي تريد تصفيته وتحديد الخيار المطلوب من القائمة المنسدلة.
فرز البيانات الخاصة بك
يمكن أن يساعدك فرز البيانات في تنظيم البيانات التي تبحث عنها والعثور عليها بسرعة. لفرز البيانات ، انقر فوق علامة التبويب "البيانات" في شريط Excel ثم انقر فوق الزر "فرز" في مجموعة "الفرز والتصفية". سيؤدي هذا إلى فتح مربع الحوار "فرز".
في القائمة المنسدلة "فرز حسب" ، حدد العمود الذي تريد الفرز وفقًا له. بعد ذلك ، في القائمة المنسدلة "الترتيب" ، حدد الطريقة التي تريد بها فرز البيانات (على سبيل المثال ، تصاعديًا أو تنازليًا). أخيرًا ، انقر فوق الزر "موافق".
كيفية البحث في قاعدة بيانات Excel
تقوم قاعدة البيانات الجيدة بأمرين أساسيين: تخزين البيانات وتسمح لك بالبحث (أو "الاستعلام") عن تلك البيانات بناءً على معايير معينة.
إليك كيفية البحث في قاعدة بيانات Excel:
- انقر فوق علامة التبويب "البيانات" في شريط Excel.
- انقر فوق الزر "تصفية" في مجموعة "فرز وتصفية". سيؤدي هذا إلى إدراج أسهم قائمة منسدلة في رؤوس كل عمود.
- انقر فوق سهم القائمة المنسدلة في رأس العمود الذي تريد البحث فيه.
- حدد "عامل تصفية مخصص" من القائمة المنسدلة. سيؤدي هذا إلى فتح مربع الحوار "مرشح مخصص".
- في القائمة المنسدلة الأولى ، حدد "يحتوي على".
- في القائمة المنسدلة الثانية ، أدخل معايير البحث.
- انقر فوق الزر "موافق".
- ستتم تصفية البيانات الموجودة في العمود لإظهار الصفوف التي تحتوي على معايير البحث فقط.
لإزالة عامل التصفية ، انقر فوق علامة التبويب "البيانات" في شريط Excel ثم انقر فوق الزر "مسح" في مجموعة "الفرز والتصفية".
قواعد البيانات العلائقية في Excel
يعمل Excel أيضًا بشكل جيد كقاعدة بيانات علائقية. فيما يلي شرح موجز لماهية قاعدة البيانات العلائقية وسبب أهميتها وكيفية إعدادها في Excel.
كيف تعمل قاعدة البيانات العلائقية؟
قاعدة البيانات العلائقية هي نوع من قواعد البيانات التي تخزن البيانات في جداول. تشبه الجداول المجلدات الموجودة في نظام الملفات ، حيث يخزن كل جدول مجموعة من المعلومات.
في قاعدة البيانات العلائقية ، يرتبط كل جدول بجداول أخرى عبر العلاقات. تسمح هذه العلاقات بربط البيانات الموجودة في الجداول معًا.
على سبيل المثال ، قد يتم ربط جدول العملاء بجدول الطلبات. سيسمح لك ذلك بمشاهدة جميع الطلبات لعميل معين.
كيف أقوم بإنشاء قاعدة بيانات علائقية في Excel؟
يعد إنشاء قاعدة بيانات علائقية في Excel عملية من خطوتين.
أولاً ، تحتاج إلى إنشاء الجداول التي ستخزن البيانات. بعد ذلك ، تحتاج إلى إنشاء العلاقات بين الجداول.
الخطوة الأولى: إنشاء الجداول
لإنشاء جدول ، انقر فوق علامة التبويب "إدراج" في شريط Excel ثم انقر فوق الزر "جدول" في مجموعة "الجداول". سيؤدي هذا إلى فتح مربع الحوار "إنشاء جدول".
في حقل "النطاق" ، أدخل نطاق الخلايا التي تريد تضمينها في الجدول. بعد ذلك ، حدد مربع الاختيار "يحتوي الجدول على رؤوس" إذا كان جدولك يتضمن رؤوسًا. أخيرًا ، انقر فوق الزر "موافق".
سيقوم Excel بإدراج جدول في ورقة العمل. لإضافة بيانات إلى الجدول ، ما عليك سوى إدخال البيانات في الخلايا.
من الجيد تسمية كل جدول. للقيام بذلك ، انقر في أي مكان داخل الجدول ثم انقر فوق علامة التبويب "تصميم الجدول" في شريط Excel. في حقل "اسم الجدول" ، أدخل اسمًا للجدول.
الخطوة الثانية: تكوين العلاقات
بمجرد إنشاء الجداول ، ستحتاج إلى إنشاء علاقات بينها. للقيام بذلك ، انقر فوق علامة التبويب "البيانات" في شريط Excel ثم انقر فوق الزر "العلاقات" في مجموعة "أدوات البيانات". سيؤدي هذا إلى فتح مربع الحوار "تحديد الجداول والأعمدة".
في قائمة "الجداول / الأعمدة المتاحة" ، حدد الجداول والأعمدة التي تريد تضمينها في العلاقة. ثم انقر فوق الزر "إضافة".
عند الانتهاء من إضافة الجداول والأعمدة ، انقر فوق الزر "إغلاق". سيؤدي هذا إلى فتح مربع حوار "إنشاء علاقات".
في القائمة المنسدلة "المفتاح الأساسي" ، حدد عمود المفتاح الأساسي من الجدول الأول. المفتاح الأساسي هو عمود يعرّف بشكل فريد كل صف في الجدول.
في القائمة المنسدلة "المفتاح الخارجي" ، حدد عمود المفتاح الخارجي من الجدول الثاني. المفتاح الخارجي هو عمود يحتوي على قيم تطابق قيم المفتاح الأساسي في الجدول الأول.
على سبيل المثال ، إذا كان المفتاح الأساسي في جدول العملاء هو عمود "معرف العميل" ، فسيكون المفتاح الخارجي في جدول الطلبات هو عمود "معرف العميل".
أخيرًا ، انقر فوق الزر "إنشاء". سيقوم Excel بإنشاء العلاقة وعرضها كخط يربط بين الجدولين.
يمكنك الآن استخدام العلاقة لتصفية البيانات وفرزها من كلا الجدولين. على سبيل المثال ، يمكنك تصفية جدول الطلبات لإظهار الطلبات لعميل معين فقط.
للقيام بذلك ، انقر فوق علامة التبويب "البيانات" في شريط Excel ثم انقر فوق الزر "تصفية" في مجموعة "الفرز والتصفية". سيؤدي هذا إلى إضافة أسهم قائمة منسدلة إلى رؤوس كل عمود في الجدول.
انقر فوق سهم القائمة المنسدلة في رأس عمود "معرف العميل" ثم حدد عميلاً من القائمة. سيقوم Excel بتصفية الجدول لإظهار الطلبات الخاصة بهذا العميل فقط.
يمكنك إزالة الفلتر بالنقر فوق الزر "مسح" في مجموعة "الفرز والتصفية".
يمكنك أيضًا استخدام العلاقة للبحث عن بيانات من جدول آخر. على سبيل المثال ، يمكنك البحث عن اسم العميل من جدول الطلبات.
للقيام بذلك ، انقر فوق الخلية حيث تريد عرض اسم العميل ، ثم انقر فوق علامة التبويب "الصيغ" في شريط Excel. في مجموعة "البحث والمراجع" ، انقر فوق الزر "Vlookup". سيؤدي هذا إلى فتح مربع حوار "وسيطات الوظيفة".
في حقل "Table_array" ، حدد جدول العملاء. بعد ذلك ، في حقل "Col_index_num" ، أدخل رقم العمود الذي يحتوي على اسم العميل. في هذا المثال ، يوجد اسم العميل في العمود الثاني ، لذلك سنقوم بإدخال "2".
بعد ذلك ، في الحقل "Range_lookup" ، أدخل "TRUE" إذا كنت تريد أن يبحث Excel عن تطابق تقريبي أو "FALSE" إذا كنت تريد أن يجد Excel تطابقًا تامًا. في هذا المثال ، نريد مطابقة تامة ، لذلك سنقوم بإدخال "FALSE".
أخيرًا ، في حقل "Lookup_value" ، حدد الخلية التي تحتوي على معرف العميل. هذه هي القيمة التي سيستخدمها Excel للبحث عن اسم العميل. عند الانتهاء ، انقر فوق الزر "موافق".
سيبحث Excel عن اسم العميل ويعرضه في الخلية. يمكنك الآن استخدام هذه الخلية في الصيغ تمامًا مثل أي خلية أخرى في ورقة العمل.
على سبيل المثال ، يمكنك ربط اسم العميل برقم الطلب الخاص به لإنشاء معرف فريد لكل طلب. الاحتمالات لا حصر لها حقا.
كما ترى ، يمكن أن تكون قواعد البيانات العلائقية في Excel أدوات قوية للغاية (لكنها معقدة) لإدارة بيانات العملاء وطلب البيانات في عملك.
لماذا تعتبر قاعدة البيانات مهمة للتجارة الإلكترونية؟
تعد قاعدة البيانات مهمة للتجارة الإلكترونية لأنها تتيح للشركات تخزين معلومات العملاء ومعلومات المنتج ومعلومات الطلب.
لكن Excel سيأخذك فقط حتى الآن. بقدر ما نحب أداة جداول البيانات الرئيسية من Microsoft ، فإن شركات التجارة الإلكترونية الديناميكية المصممة على النمو تحتاج إلى حل أكثر قوة ، وهو برنامج إدارة المخزون مثل SkuVault.
SkuVault هو برنامج قوي لإدارة المخزون يساعد الشركات على تتبع طلبات العملاء ومعلومات المنتج ومستويات المخزون.
يتتبع النظام الأساسي طلبات العملاء ومستويات المخزون عبر جميع واجهات المحلات الخاصة بك تلقائيًا - بدون تحديثات Excel اليدوية.
لمزيد من المعلومات حول كيفية عمل SkuVault ، تحقق من صفحة الميزات الخاصة بنا هنا .
وللحصول على مزيد من النصائح حول إدارة وتوسيع نطاق أعمال التجارة الإلكترونية ، اشترك في مدونتنا أو تحقق من المنشورات التالية ذات الصلة:
- 30 اتجاهًا كبيرًا في التجارة الإلكترونية يجب الانتباه إليه في عام 2022
- 33 أفضل الطرق لدفع حركة المرور إلى موقع التجارة الإلكترونية الخاص بك لتحقيق نمو هائل
- أفضل 13 متجرًا مجانيًا على الإنترنت لبدء أعمال التجارة الإلكترونية الخاصة بك
- كيف يكون البريد الإلكتروني مفيدًا للتجارة الإلكترونية؟ الحفاظ على تفاعل العملاء