كيفية إنشاء فاتورة: دليل المبتدئين الكامل

إذا كنت مثل معظم أصحاب الأعمال التجارية الإلكترونية ، فأنت تحب الحصول على أموال ، لكنك تكره إنشاء الفواتير. يمكن أن تكون عملية مملة ويدوية ومعرضة للأخطاء ويمكن أن تؤثر بشكل مباشر على النتيجة النهائية إذا لم يتم إجراؤها بشكل صحيح.

ولكن لحسن الحظ ، باستخدام الأدوات والنصائح المناسبة ، يمكن أن يكون الأمر سهلاً ويحافظ على تدفقك النقدي لصالحك.

في منشور المدونة هذا ، سنوضح لك كيفية إنشاء فواتير لأعمال التجارة الإلكترونية الخاصة بك وتقديم بعض النصائح المفيدة حول تسهيل العملية. لذا ، سواء كنت قد بدأت للتو أو كنت تعمل في مجال الأعمال التجارية لفترة من الوقت ، تابع القراءة لمعرفة المزيد!

ما هي الفاتورة؟

الفاتورة هي مستند ترسله الشركات إلى عملائها لطلب الدفع مقابل السلع أو الخدمات.

عادة ما تتضمن:

• تاريخ الشراء
• معلومات الاتصال الخاصة بالعميل
• وصف للسلع أو الخدمات المقدمة
• سعر الوحدة
• المبلغ الإجمالي المستحق

عادةً ما ترسل الشركات الفواتير بعد تقديم منتجاتها أو خدماتها لعملائها. هذا ينطبق بشكل خاص على أعمال التجارة الإلكترونية.

في بعض الشركات ، مثل التدريب أو العلاقات العامة ، قد تصدر الشركة فاتورة لعملائها قبل تقديم الخدمة.

بعد ذلك ، يكون لدى العملاء فترة زمنية محددة لدفع الفاتورة ، وهي عادةً 30 يومًا. إذا لم يدفعوا خلال هذا الإطار الزمني ، فقد يتم تحصيل فائدة أو رسوم تأخير عليهم. إنها أيضًا غرفة عامة جيدة لدفع الفواتير في الوقت المحدد للحفاظ على علاقات إيجابية مع البائعين.

تستخدم الشركات الفواتير لتتبع ما عليها من مستحقات ومتابعة العملاء الذين لا يزالون بحاجة إلى الدفع. يستخدم العملاء الفواتير لتتبع نفقاتهم والتأكد من تحميلهم المبلغ الصحيح للسلع التي يتلقونها.

متى تحتاج لإرسال فاتورة؟

متى تحتاج لإرسال فاتورة؟ هذا سؤال رائع ويجب أن تطرحه شركات التجارة الإلكترونية على نفسها بشكل منتظم.

تعتمد الإجابة على الموقف حيث لا يوجد حجم واحد يناسب جميع الإجابات لكل عمل.

إذا كنت تبيع سلعًا مادية عبر الإنترنت ، مثل القمصان أو بلورات التأمل ، فستحتاج إلى إرسال فاتورة إما بمجرد قيام العميل بتقديم الطلب أو بمجرد شحن البضائع ، اعتمادًا على نموذج عملك.

بالنسبة للمنتجات الرقمية ، مثل الدورة التدريبية عبر الإنترنت لتعليم العملاء شراء العقارات التجارية أو كيفية تنمية أعمال العناية بالكلاب ، يمكنك إرسال الفاتورة فور إجراء عملية البيع.

بالنسبة للخدمات ، مثل التدريب على الأعمال التجارية ، يجب عليك إما إرسال فاتورة قبل بدء العمل أو بمجرد اكتمال الوظيفة ، حسب تفضيلاتك.

بالطبع ، هناك دائمًا استثناءات للقاعدة ، لذلك من المهم استخدام أفضل حكم في كل حالة على حدة. لكن بشكل عام ، هذه هي الأوقات التي ستحتاج فيها إلى إرسال فاتورة.

كيف ترسل فاتورة؟

يخطئ العديد من أصحاب الأعمال في الاعتقاد بأن جميع الفواتير يتم إنشاؤها على قدم المساواة. في الواقع ، هناك بعض الأشياء الأساسية التي يجب أن تضعها في اعتبارك عند إرسال فاتورة من أجل زيادة فرصك في الحصول على أموال.

تأكد من إرسال الفاتورة في الوقت المناسب. إذا أمكن ، حاول إرسالها في غضون 24 ساعة من تقديم المنتج أو الخدمة. (أو قم بإجراء الصفقة إذا قمت بالفاتورة مقدمًا.) كلما أسرعت في إيصالها إلى يد عميلك ، كان ذلك أفضل.

من المناسب إرسال فواتيرك بالبريد العادي أو البريد الإلكتروني ؛ لكلاهما مميزات ومساوئ.

من الواضح أن بريد الحلزون أبطأ كثيرًا ، لذلك قد تحصل على أموال بسرعة أقل. من ناحية أخرى ، بينما يكون البريد الإلكتروني أسرع كثيرًا ، يمكن أن يكون من السهل عليك أنت وعميلك حذف فاتورة البريد الإلكتروني أو فقدها. ميزة أخرى لإرسال الفواتير بالبريد الإلكتروني هي أنه يمكنك تضمين رابط دفع قابل للنقر مباشرة في فاتورتك ، مما يسهل على العملاء الدفع لك في غضون دقائق من استلام فاتورتك.

إذن ما هو الخيار الأفضل؟ يعتمد الأمر حقًا على عملك وعملائك. إذا كنت بحاجة إلى الحصول على أموال بسرعة ، فإن البريد الإلكتروني هو السبيل للذهاب. ولكن إذا كان عملاؤك من المدرسة القديمة ، فقد يكون البريد العادي هو السبيل للذهاب. في النهاية ، الأمر متروك لك لتحديد الخيار الأفضل لأعمال التجارة الإلكترونية الخاصة بك.

أخيرًا ، لا تخف من المتابعة. إذا لم تستلم دفعة خلال فترة زمنية معقولة ، فاتصل بعميلك وذكّره بأن الفاتورة مستحقة. ستهتم بعض برامج المحاسبة ، مثل Freshbooks ، بهذه الخطوة تلقائيًا إذا اخترت ذلك - إرسال تذكيرات على فترات زمنية محددة مسبقًا.

يمكن للتذكير اللطيف أن يقطع شوطًا طويلاً نحو ضمان حصولك على الأموال في الوقت المناسب. باتباع هذه النصائح البسيطة ، يمكنك تبسيط عملية إعداد الفواتير والتأكد من بقاء أعمال التجارة الإلكترونية الخاصة بك قائمة.

العناصر الأساسية للفاتورة

ستجد أدناه العناصر الأساسية لكل فاتورة.

رأس

قد يتضمن ذلك بعض التفاصيل الرسومية أو شعارك للحصول على مظهر احترافي.

شروط وتعليمات الدفع

توضح هذه المعلومات الشروط التي يجب أن يتم بموجبها الدفع (عند الاستلام ، أو عشرة أيام ، أو 30 يومًا ، وما إلى ذلك) بالإضافة إلى كيفية الدفع - مثل النقر فوق رابط الدفع للدفع عن طريق بطاقة الائتمان أو عنوان لإرسال المدفوعات بالبريد.

اسم الشركة وتفاصيلها

ستحتاج إلى تضمين اسم شركتك ، والعنوان البريدي ، ورقم الهاتف ، والموقع الإلكتروني ، وعنوان البريد الإلكتروني لخدمة العملاء ، وإذا كنت تبيع الخدمات بشكل أساسي ، فمن المحتمل أن يكون رقم تعريف صاحب العمل الخاص بشركتك.

تاريخ

يجب أن يكون هذا هو تاريخ الطلب أو البيع أو تاريخ إرسال الفاتورة.

تاريخ الاستحقاق

تأكد من توضيح موعد استحقاق السداد في الفاتورة (عند الاستلام ، في 14 أبريل ، وما إلى ذلك).

الرسوم المفصلة

بالإضافة إلى إدراج رسوم للعناصر أو الحزم الفردية ، ستحتاج أيضًا إلى تحديد أي رسوم إضافية ، بما في ذلك الضرائب ورسوم الشحن والخصومات وما إلى ذلك.

اسم وتفاصيل العميل

هذا واحد واضح بذاته - ستحتاج إلى تضمين اسم العميل واسم العمل والعنوان وعنوان البريد الإلكتروني ورقم الهاتف.

وصف البضائع أو الخدمات المقدمة

قد يتضمن ذلك وصفًا مثل "قميص مخطط أزرق اللون" أو SKU أو رقم تعريف آخر أو كليهما. سيكون "889030392 قميص أزرق مخطط برقبة قارب" مثالاً قابلاً للتطبيق.

الرصيد المستحق

أخيرًا ، سترغب في تضمين المبلغ المستحق لعميلك أو عميلك.

على سبيل المثال ، قد تسمح لعملائك بتجربة دورة Teach Your Pet 37 Hilarious Tricks مجانًا لمدة 30 يومًا قبل الالتزام بالشراء ، أو قد تسمح لهم بدفع 300 دولار على 3 أقساط بقيمة 100 دولار لكل منها.

كيفية إنشاء فاتورة: خطوة بخطوة

قد يبدو إنشاء فاتورة مهمة شاقة ، ولكن بهذه الخطوات البسيطة ، ستكون على يقين من أن لديك مستندًا احترافيًا في أسرع وقت.

• ضع علامة واضحة على فاتورتك - تأكد من إضافة كلمة "فاتورة" في الأعلى ؛ خلاف ذلك ، قد يخلط العميل بينه وبين قسيمة التعبئة.
• أضف اسم شركتك ومعلوماتها . قم بتضمين تواريخ الاستحقاق وشروط الدفع - هل هو صافي 30 (مستحق خلال 30 يومًا) ، أو مستحقًا عند الاستلام (بمجرد استلام الفاتورة) ، أو مستحق الدفع على أقساط ، أو أي شيء آخر؟
• اكتب وصفًا للسلع أو الخدمات التي تتقاضى رسومًا مقابلها. قم بتضمين المبلغ الإجمالي المستحق - تذكر أن تضيف الرسوم التفصيلية مثل الضرائب والشحن والرسوم المتأخرة.
• اجعل فاتورتك تبدو احترافية. حاول استخدام قالب فاتورة Excel مجاني أو أحد قوالب الفاتورة التي يقدمها برنامج المحاسبة الخاص بك.

كيف يمكنني إنشاء فواتير باستخدام قوالب Excel؟

يمكن أن تكون قوالب Excel طريقة رائعة لإنشاء فواتير ذات مظهر احترافي بسرعة وسهولة. فيما يلي بعض النصائح للحصول على أقصى استفادة من قوالب Excel:

أولاً ، تأكد من أن لديك جميع المعلومات الضرورية في متناول اليد قبل البدء في ملء النموذج. يتضمن ذلك تفاصيل منصة التجارة الإلكترونية الخاصة بك (مثل اسم متجرك وعنوانك ومعلومات الاتصال الخاصة بك) ، بالإضافة إلى اسم العميل وعنوانه ومعلومات الاتصال به. ستحتاج أيضًا إلى تضمين تاريخ الفاتورة وتفاصيل الطلب والمبلغ الإجمالي المستحق.

بمجرد حصولك على جميع المعلومات اللازمة ، ألق نظرة على قوالب Excel المجانية المتنوعة المتاحة عبر الإنترنت . هناك مجموعة متنوعة من الأنماط للاختيار من بينها ، لذا اختر نمطًا يتوافق مع علامتك التجارية الإلكترونية. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة بشأن كيفية استخدام Excel ، فهناك الكثير من البرامج التعليمية المتاحة عبر الإنترنت والتي يمكن أن توجهك خلال العملية خطوة بخطوة.

بمجرد تحديد قالب ، فإن الأمر ببساطة يتعلق بملء الفراغات.

أدخل معلومات متجر التجارة الإلكترونية في الحقول المناسبة ، ثم املأ اسم العميل وعنوانه ومعلومات الاتصال به.

أخيرًا ، أضف تاريخ الفاتورة وتفاصيل الطلب وإجمالي المبلغ المستحق.

بمجرد ملء جميع الحقول ، تكون فاتورتك جاهزة للحفظ وإرسالها!

هل يجب علي استخدام برنامج محاسبة لإدارة فواتيري؟

إذا كنت قد سئمت من تجميع فواتيرك معًا ، أو كانت قاعدة عملائك كبيرة بما يكفي بحيث تشعر بالقلق من أن بعض المدفوعات أو الفواتير قد تتعطل ، فإن برامج المحاسبة مثل Freshbooks أو Quickbooks Online أو كتب ZOHO يمكن أن تجعل الحياة أسهل من خلال :

• نساعدك على تتبع كل من فواتيرك ونفقاتك
• إخبارك بما إذا كانت فواتير العميل قد تأخرت عن موعد استحقاقها أم لا
• يسمح لك بتقسيم الفواتير إلى دفعات متعددة
• التكامل بسهولة مع مجموعة متنوعة من معالجات الدفع مثل PayPal أو Square وتقديم عدد من خيارات الدفع الفوري ، بما في ذلك ACH (التحويل المصرفي) وبطاقة الائتمان وما إلى ذلك.

تتراوح خيارات البرامج هذه من مجانًا إلى 30 دولارًا شهريًا مع مستويات إضافية ، اعتمادًا على عدد العملاء أو العملاء لديك والأجراس والصفارات المعينة التي تبحث عنها. تتكامل العديد من حلول برامج المحاسبة أيضًا مع البرامج الأخرى لإرسال المعلومات المالية ذهابًا وإيابًا بسلاسة. إذا كنت تقوم ببناء مكدس تقني لأعمالك ، فتأكد من معرفة كيفية اتصالهم جميعًا معًا.

افكار اخيرة

بصفتك شركة تجارة إلكترونية ، من المحتمل أن ترسل الفواتير بشكل منتظم.

من خلال فهم أساسيات إنشاء وإصدار الفواتير ، يمكنك تبسيط هذه العملية والتأكد من أن عملاءك لديهم دائمًا سجل واضح بما يدينون لك به.

هل تتطلع لبدء عمليات تحرير فواتير التجارة الإلكترونية الخاصة بك؟ راجع دليلنا حول أفضل برامج المحاسبة للشركات الصغيرة .