دليل خطوة بخطوة حول كيفية إنشاء وثائق المنتج وإدارتها | إدارة المنتج رقم 31
نشرت: 2023-10-02وثائق المنتج - جدول المحتويات:
- ما هو توثيق المنتج؟
- كيفية إنشاء وثائق المنتج؟
- نشر وتوزيع وثائق المنتج
- ملخص
ما هو توثيق المنتج؟
وثائق المنتج عبارة عن مجموعة من النصوص والمرئيات ومقاطع الفيديو التي تصف المنتج ووظائفه وطريقة استخدامه والتفاصيل الأخرى ذات الصلة. الغرض الأساسي من إنشاء الوثائق هو مساعدة المستخدمين على فهم كيفية استخدام المنتج، وخاصة ميزاته المتقدمة.
يعد التوثيق أمرًا مهمًا، خاصة إذا كنت تقوم بإنشاء منتج رقمي لن يخدم المستخدمين النهائيين فحسب، بل سيتكامل أيضًا مع المنتجات الأخرى - على سبيل المثال، مما يسمح لك بتصدير البيانات إلى تطبيق آخر، أو استخدام الترجمة أو قاعدة بيانات جهات الاتصال.
على سبيل المثال، قد تتضمن وثائق أداة إدارة المشروع معلومات حول كيفية إنشاء مشروع جديد، وكيفية إضافة أعضاء الفريق إلى المشروع ومنحهم الإذن بتغيير مهام معينة فقط، وكيفية تعيين المهام لعدة أشخاص في وقت واحد، وكيفية تتبع التقدم المحرز.
عناصر توثيق المنتج
قد تتضمن وثائق المنتج ما يلي:
- دليل المستخدم – مستند يوفر معلومات حول ميزات المنتج والتثبيت والإعدادات واستكشاف الأخطاء وإصلاحها.
- دليل المستخدم – مستند يشرح كيفية تنفيذ المهام المختلفة مع المنتج، مثل كيفية استخدام برنامج تحرير الصور أو كيفية ممارسة لعبة كمبيوتر.
- قاعدة المعرفة – مجموعة من المقالات أو صفحات الويب التي تجيب على الأسئلة المتداولة أو تقدم معلومات إضافية حول المنتج. ومن الأمثلة على ذلك قسم "مركز المساعدة" أو "الدعم" على موقع الويب. وغالبًا ما يتم استخدامه أيضًا كمصدر معلومات لبرنامج الدردشة الآلي الذي يساعد العملاء.
- الأسئلة الشائعة – قائمة الأسئلة والأجوبة المتداولة حول المنتج. على سبيل المثال، موقع ويب أو ملف PDF يتضمن إجابات لأسئلة مثل: "كيف يمكنني إعادة تعيين كلمة المرور الخاصة بي؟"، "كيف يمكنني الاتصال بدعم العملاء؟" أو "ما هي متطلبات النظام للمنتج؟".
- البرامج التعليمية – مقاطع الفيديو، التي يتم نشرها عادةً على موقع الشركة أو موقع YouTube، والتي توضح كيفية استخدام المنتج أو أداء مهام معينة.
- الرسوم البيانية والرسوم البيانية – تمثيلات رسومية لهيكل المنتج أو وظيفته أو عملية المنتج. على سبيل المثال، رسم تخطيطي يوضح الخيارات التي يجب تحديدها عند تكوين واجهة برمجة التطبيقات (API).
كيفية إنشاء وثائق المنتج؟
فهم الجمهور المستهدف
الخطوة الأولى في إنشاء وثائق المنتج هي فهم الجمهور الذي سيتم توجيه هذه الوثيقة إليه. اجب على الاسئلة التالية:
- من سيستخدم هذه الوثيقة؟ – هل سيكون مستخدمًا لأول مرة أم مستخدمًا أكثر تقدمًا؟
- في أي نقطة سيصل المستخدم إلى هذا المستند؟ هل يبحثون عن معلومات عامة أو إضافية حول إمكانيات الأداة، أو عن حل لمشكلة معينة؟
- ما الجهاز الذي سيستخدمونه عليه؟ إذا كان جهازًا محمولاً، فهل مقاطع الفيديو واضحة بدرجة كافية؟
- ما هي احتياجاتهم وتوقعاتهم؟ هل يفضل المستخدم مشاهدة مقطع فيديو ديناميكي أو إلقاء نظرة على رسم تخطيطي؟
بمجرد أن تفهم جمهورك واحتياجاتهم، يمكنك البدء في إنشاء الوثائق الخاصة بك. على سبيل المثال، إذا كانت مجموعتك المستهدفة هي المستخدمين المبتدئين، فيجب أن يكون الوصول إلى الوثائق متاحًا في كل خطوة على الطريق، وأن تكون مكتوبة بلغة بسيطة وسهلة الفهم، وأن تتضمن تعليمات مفصلة.
تذكر أن التوثيق الجيد التنظيم لا يساعد المستخدمين على فهم المنتج فحسب، بل يوفر أيضًا الوقت الذي قد يقضونه في البحث عن إجابات لأسئلتهم. وهذا يقلل من معدل التوقف، أي النسبة المئوية التي يتوقف عندها العملاء عن الاشتراك في الخدمة.
تواصل واضح
إن إنشاء وثائق فعالة للمنتج لا يقتصر فقط على اختيار الشكل الصحيح للاتصال (على سبيل المثال، مقاطع الفيديو والمرئيات وقاعدة المعرفة)، ولكن أيضًا يتعلق بالكتابة والتواصل بشكل واضح وموجز. المبادئ الأساسية للتواصل الفعال في توثيق المنتج هي كما يلي:
- استخدم لغة واضحة - تجنب اللغة التقنية والمصطلحات المعقدة. على سبيل المثال، بدلاً من قول "بدء مشروع"، يمكنك أن تقول "بدء مشروع".
- كن محددًا – قدم أمثلة لمساعدة المستخدمين على فهم كيفية استخدام المنتج. على سبيل المثال، بدلاً من قول "يسمح لك بإضافة أعضاء فريق إلى مشروع"، قل "أضف عضو فريق إلى مشروع من خلال النقر على الزر الأخضر الموجود أسفل صفحة إدارة المشروع" وأضف لقطة شاشة تحتوي على دليل مرئي .
- تجنب الصوت السلبي - الصوت النشط أسهل في الفهم والقراءة. على سبيل المثال، بدلاً من قول "يمكن للمدير أن يبدأ المشروع"، قل "يمكن للمدير أن يبدأ المشروع".
هناك العديد من المبادئ الأخرى التي يجب اتباعها، ولكن الأهم هو أن تتذكر أن التوثيق الفعال للمنتج يجب أن يكون مفهوماً للمستخدمين ويساعدهم على استخدام المنتج بفعالية.
استخدام العناصر المرئية في وثائق المنتج
يمكن أن تعمل العناصر المرئية، مثل الصور والصور المتحركة ومقاطع الفيديو القصيرة والرسوم البيانية والرسوم البيانية، على تحسين فهم وثائق المنتج بشكل كبير. على سبيل المثال، يمكن أن تكون لقطة الشاشة التي توضح مكان وجود الزر "إضافة عضو فريق" على الصفحة مفيدة جدًا للمستخدمين لأول مرة. عند إنشاء الوثائق، استخدم أيضًا عناوين واضحة وخطًا بسيطًا لتنظيم النص.
تحديث وصيانة وثائق المنتج
وثائق المنتج ليست وثيقة ثابتة. ويجب تحديثه بشكل منتظم ليعكس التغييرات في المنتج. تعد التحديثات المنتظمة أمرًا ضروريًا لكي تخدم الوثائق غرضها. على سبيل المثال، إذا كنت تقدم ميزة جديدة لبرنامج إدارة المنتج الخاص بك، فيجب عليك تحديث وثائق المنتج الخاصة به لمعالجتها.
نشر وتوزيع وثائق المنتج
إن نشر وتوزيع وثائق المنتج لا يقل أهمية عن إنشائه. يجب عليك التأكد من سهولة وصول المستخدمين إلى وثائقك، بغض النظر عن مكان تواجدهم أو الجهاز الذي يستخدمونه. على سبيل المثال، يمكنك تحميل وثائق المنتج الخاص بك إلى موقع الويب الخاص بك، أو إرسالها مباشرة إلى المستخدمين عبر البريد الإلكتروني.
أفضل أنظمة إدارة المستندات لمديري المنتجات
يمتلك مديرو المنتجات العديد من الأدوات المتاحة لهم والتي يمكن أن تساعدهم في إنشاء وثائق المنتج وإدارتها. تشمل الحلول الشائعة ما يلي:
- Google Docs عبارة عن خدمة سحابية لإنشاء المستندات وتحريرها. إنها أداة شائعة لمديري المنتجات لأنه يمكنك الوصول إليها على أي جهاز ويمكن استخدامها من قبل العديد من أعضاء الفريق.
- Firmbee هي أداة شاملة لإدارة المشاريع والفرق تتيح للمستخدمين إكمال المهام من أي مكان في العالم في الوقت الفعلي. يمكن لمديري المنتجات تنظيم عملهم وعمل زملائهم بسهولة، وتتبع التقدم، والتحكم في الميزانيات، وإجراء عمليات التوظيف.
- Notion هو تطبيق لإدارة المهام والمشاريع يمكن استخدامه لتتبع المهام والملاحظات والملفات. يعد Notion خيارًا شائعًا لمديري المنتجات لأنه مرن ويمكن تخصيصه.
- يعد Zendesk Guide أحد حلول خدمة العملاء التي يمكن استخدامها لإنشاء مقالات قاعدة المعرفة ومشاركتها. يعد Zendesk Guide خيارًا شائعًا لمديري المنتجات لأنه يسمح لهم بتقديم الدعم ومساعدة العملاء على حل مشكلاتهم.
ملخص
يعد إنشاء وثائق المنتج وإدارتها مهمة غالبًا ما يتم الاستهانة بها. يعتقد العديد من مطوري المنتجات الرقمية أن المنتج المصمم جيدًا لا يحتاج إلى شرح. ومع ذلك، يجب أن تكون وثائق المنتج أكثر من مجرد دليل مستخدم.
ويجب أن تكون أيضًا أداة يمكنها المساعدة في زيادة وعي العملاء بالمنتج وتحليل اهتمامهم بالميزات الجديدة، بالإضافة إلى عدد مرات المشاهدة لمقالات أو شروحات معينة. يساعد هذا التحليل الشركات على إدارة منتجاتها بشكل أفضل وتحسين تجربة المستخدم. لذا فإن الأمر يستحق الوقت والجهد لإنشاء وثائق منتج فعالة يمكن أن تخدمك أنت والمستخدمين.
إذا أعجبك المحتوى الخاص بنا، انضم إلى مجتمع النحل المزدحم لدينا على Facebook وTwitter وLinkedIn وInstagram وYouTube وPinterest وTikTok.
المؤلف: آندي نيكولز
حل المشكلات بخمس درجات مختلفة واحتياطات لا نهاية لها من التحفيز. وهذا يجعله مالكًا ومديرًا مثاليًا للأعمال. عند البحث عن موظفين وشركاء، يعتبر الانفتاح والفضول للعالم من أكثر الصفات التي يقدرها.
ادارة المنتج:
- مقدمة لإدارة المنتجات
- ما هو دور مدير المنتج؟
- ما أهمية إدارة دورة حياة المنتج؟
- كيفية بناء استراتيجية منتج فعالة؟
- OKRs مقابل الأهداف الذكية. ما هو الإطار الذي يحقق نتائج أفضل؟
- كيفية تحديد عرض القيمة؟
- تحديد احتياجات العملاء وتقسيم السوق
- صياغة مفهوم المنتج الفائز. التقنيات والخطوات
- اكتساب ميزة من خلال خريطة طريق فعالة للمنتج
- إنشاء نماذج أولية لمنتجك الرقمي
- كيفية بناء MVP؟
- MVP مقابل MMP مقابل MMF. المعالم الرئيسية في تطوير المنتج
- إتقان اختبار الفرضيات
- طرق مجربة لتحسين إدارة جودة المنتج
- الاستراتيجيات والتكتيكات اللازمة لإطلاق منتج ناجح
- تحقيق الربحية من خلال تحسين المنتج
- قياس نجاح المنتج
- كيفية تسعير المنتج؟ استراتيجيات التسعير الأكثر شعبية
- مستقبل تصميم المنتجات. أهم الاتجاهات والتوقعات
- متى يتقاعد المنتج؟ العوامل الرئيسية المؤثرة على قرارات موسوعة الحياة
- رشيقة في إدارة المنتجات
- سكروم وكانبان في إدارة المنتجات.
- ما هي إدارة المنتجات الخالية من الدهون؟
- الوظائف التي يتعين القيام بها. إنشاء المنتجات التي يحتاجها العملاء حقًا
- ما هو قرصنة النمو؟
- ما هي إدارة المنتجات المبنية على البيانات؟
- اختبار A/B في إدارة المنتجات
- قوالب مفيدة لإدارة المنتجات. أين يمكن العثور عليهم؟
- أدوات Strategyzer في إدارة المنتجات
- 5 أدوات مفيدة لإدارة المنتجات
- كيفية إنشاء وإدارة وثائق المنتج؟