كيفية إنشاء قاعدة بيانات مثالية للعمل عن بعد

عالم اليوم ليس غريباً عن العمل عن بعد ، لذلك تعمل أحدث التطورات التكنولوجية على جعل هذه العملية سهلة قدر الإمكان.

لكن لم نشهد من قبل عملاً عن بعد بهذه الدرجة العالية. هذا يعني أن الشركات التي لم تفكر حتى في الهجرة إلى المنصات الافتراضية تحتاج إلى مواجهة هذا التحدي.

وبالمثل ، فإن الأشخاص غير الموهوبين تقنيًا ، أو الذين لا يهتمون حتى بالعالم الافتراضي ، ليس لديهم خيار سوى التعلم والتكيف. هذا يجعل الوضع اليوم أكثر صعوبة.

لحسن الحظ ، أنشأت الابتكارات الجديدة منصات على الإنترنت تجعل المكتب الافتراضي يبدو مألوفًا ، لذلك حتى الأشخاص الأكثر تحديًا تقنيًا يمكنهم التعرف بسرعة على خصوصيات وعموميات المكتب الجديد.

بصفتك صاحب عمل ، فإن مهمتك هي العثور على البرنامج المناسب ، وإنشاء خطة عمل جديدة تتضمن أسلوب الحياة الجديد هذا. الأعمال التجارية في كل مكان تنفجر بسبب الفوضى في هذه الهياكل.

هذا يدل على أن الثقة في قرارك ورؤية المهام هي الخطوة الأكثر أهمية عند الانتقال إلى منصات الإنترنت والتعامل مع التحديات القادمة. من أهم التحديات رفاهية موظفيك ، الأمر الذي يترجم إلى إعادة اختراع الإدارة والتواصل والتنظيم.

السبب في أن رفاهية القوى العاملة لديك ستكون الأولوية الرئيسية هو أن هذه التغييرات يمكن أن تؤدي إلى فقدان الحافز والإنتاجية وحتى الاكتئاب. وإذا لم تراقب هذه الأعراض ، فلن يعاني عملك فحسب ، بل يعاني موظفوك أيضًا.

من المهم جدًا إنشاء منصة عبر الإنترنت يسهل تعلمها وسهلة الاستخدام. ليس من الضروري أن تكون على أحدث طراز ، طالما أنها تنجز المهمة ، ويستمتع الناس بالعمل معها.

إن تعزيز الثقة في قراراتك ، وتقديم خوادم سهلة التعلم والاستخدام يمكن أن يكون الحل لكيفية تحفيز الموظفين.

ولكن ما الذي يتغير بالضبط في عملية الإدارة عندما تهاجر إلى منصات الإنترنت كشركة؟

إدارة

يتمثل جزء كبير من العمل الإداري في الشركة في إعداد الموظفين وتقييمهم ومراقبتهم. من بين هذين ، يتأثر الأخير إلى حد كبير بهذا التغيير ، كما لو كان هناك شيء خاطئ أو في غير محله ، فلن تدركه على الفور. بالإضافة إلى ذلك ، يتطلب الإعداد الناجح عن بُعد الوقت والجهد والصبر.

هذا هو السبب في أنه يجب تشجيع التواصل المستمر والواضح في كل فرد في الشركة. حتى أن البعض يرسلون استبيانات أسبوعية أو شهرية ويعقدون اجتماعات حيث يتحدثون فقط عن سياسات مكان العمل ورفاهية بعضهم البعض.

يجب تشجيع الموظفين على اللجوء إلى شخص ما عند حدوث أي خطأ لأنه ، في حالة عمل الأشخاص من المنزل ، يمكن أن يؤثر أدنى تغيير في حياتهم الشخصية على عملهم بشكل مباشر.

على سبيل المثال ، عندما يذهب شخص ما إلى المكتب في الصباح ، يتعلم ترك حياته الشخصية في المنزل. يجلسون في مكاتبهم ويقومون بعملهم ويتعاملون مع القضايا الشخصية عند عودتهم إلى الوطن.

ولكن عندما يكون المنزل هو المكتب والمدرسة وكل شيء في وقت واحد ، فإن الأمور الشخصية لا بد أن تنتقل إلى الحياة المكتبية. هذا هو السبب في أنه من المهم معرفة متى يواجه شخص ما مشكلات شخصية ، لأنك ستتمكن بعد ذلك من الاستعداد لفقدان الإنتاجية ، وستكون قادرًا على مساعدته.

الاتصالات

تحتاج كل شركة إلى مساحة للتواصل يمكن تجريدها من الحياة الشخصية للجميع وهي رائعة للتواصل المهني المنتج. هذا يعني أنك بحاجة إلى مساحة حيث يمكنك الدردشة أو الاتصال ببعضكما البعض أو بدء مؤتمر فيديو بسهولة ، وأيضًا أن تكون قادرًا على مشاركة المستندات الكبيرة.

التطبيق الأكثر استخدامًا للتواصل اليوم هو Slack. يتيح هذا التطبيق للأشخاص العمل في مجموعات والتحدث بشكل فردي وإنشاء المشاريع والمزيد.

كما يسمح للجميع بإظهار حالتهم عندما يكونون بعيدين عن الهاتف ، مما يسهل فصل نفسك عن العمل عندما تكون في فترة راحة ، أو بعد ساعات.

منظمة

ربما يكون أهم جزء في العمل عن بُعد هو الوصول إلى قاعدة البيانات التي عملت عليها داخل المكتب. لا تزال الكثير من الشركات تعمل بالورق وتنظم كل شيء على الرفوف. اعتاد معظم الناس على التنظيم بأيديهم ومعرفة كل درج في المكتب بالاسم.

يمكن للأشخاص الذين اعتادوا على نظامهم على مر السنين أن يجدوا صعوبة في التكيف مع شيء جديد تمامًا. ويمكن للشركات التي لا تزال تستخدم الأوراق والمجلدات أن تجد صعوبة في نقل كل هذه البيانات إلى البرامج الافتراضية.

في نهاية اليوم ، أهم شيء هو إنشاء منصة حيث يمكن للجميع الوصول إلى المعلومات التي يحتاجون إليها لإنجاز مهامهم. يمكن التخلص من الساعات القيّمة عند محاولة الوصول إلى ملف لا يمكن الوصول إليه أو محاولة العثور على شيء ما في بحر من المجلدات.

كيفية إنشاء الأساس لإدارة الملفات بكفاءة (موضحة من خلال Zoho Workplace)

بدأت معظم الشركات في استخدام المشاركة المستندة إلى السحابة باعتبارها الطريقة الأولى لحفظ الملفات بالترتيب والسماح بالوصول إلى الموظفين. هذه المنصات هي هبة من السماء للعاملين عن بعد ، حيث يمكن الوصول إليها بواسطة أي هاتف ذكي أو كمبيوتر أو جهاز لوحي من أي مكان.

ومع ذلك ، عندما تبدأ شركة بأكملها العمل عن بُعد ، تصبح القدرة على التعاون والمشاركة والتواصل أكثر تعقيدًا وأكثر أهمية. من المهم جدًا العثور على برنامج يمكنه فعل كل ما تحتاجه ، وهو متوافق مع أي نوع من الأجهزة.

هذا مهم لأنك لا تريد التسجيل في (أو حتى الدفع مقابل) تطبيقات وبرامج متعددة ، واعتياد موظفيك على كل واحد منهم. يصبح هذا الأمر معقدًا للغاية ، وعندما تحدث المشكلات ، يستغرق حلها وقتًا أطول بكثير.

علاوة على ذلك ، أنت بحاجة إلى نظام أساسي متوافق مع الجميع. على سبيل المثال ، إذا كنت تستخدم خادمًا قائمًا على السحابة من Google ، فسيحتاج الجميع ، بما في ذلك الشركة بأكملها ، إلى امتلاك حساب Google للوصول إلى أي شيء.

بالإضافة إلى ذلك ، يجب تحويل المستندات التي تم حفظها ومشاركتها على Excel أو Word أو Powerpoint إلى Numbers ، ويتم إرسال Pages و Keynote إلى جهاز Apple باستخدام iWork.

تحتاج إلى التأكد من أن الشركة بأكملها تستخدم خادمًا واحدًا لتقليل الصعوبات وسوء الفهم في المستقبل. يعمل هذا أيضًا على تقليل الصعوبات الفنية ، ولكن في حالة حدوث أي منها ، يكون من الأسهل إصلاحها عندما تعمل جميعًا على خادم واحد.

تم إنشاء خادم يسمى Zoho Workplace لحل كل هذه المشكلات. وعلى الرغم من وجود بدائل رائعة أخرى ، إلا أن هذا البديل محبوب للغاية اليوم. يتكون من ثلاثة عناصر: Zoho Writer و Zoho Sheet و Zoho Show.

من الناحية النظرية ، يشبه Google Drive كثيرًا ، لكنه أكثر تنوعًا. المشاركة ممكنة على Google Drive و iCloud و DropBox وحتى WordPress. فيما يتعلق بالاستخدام ، فهو مشابه جدًا لتطبيقات Microsoft ، ولكنه يسمح بالتعاون في أجزاء مثل Google تمامًا.

العروض التقديمية من خلال هذا الخادم لا تحتاج إلى تفكير حتى عن بُعد ، حيث تتيح للمستخدمين نشر العروض التقديمية وبثها في الوقت الفعلي ، ويمكن إتاحتها لأي شخص.

أخيرًا ، يمكنك إنشاء جداول بيانات مذهلة ، حيث يمكن لـ Zoho Sheet استرداد البيانات من أي شيء بشكل أساسي ، من البريد إلى التطبيقات الأخرى. أيضًا ، يمكنه إنشاء مخططات دائرية ورسومات أخرى تلقائيًا من أي بيانات.

يوضح Zoho Workplace كل ما هو مطلوب للتعاون المذهل عن بُعد. سهولة الاستخدام والشفافية وقابلية المشاركة والتعاون وقدرات البث كلها في خادم واحد لتقليل المخاطر. وهذا يضمن لك ليس فقط التخلص من المشكلات طويلة المدى ولكن أيضًا تقليل مخاطر التعرض للاختراق.

ينجذب الأشخاص إلى مثل هذه الخوادم ، وقد تبين أن الشركات التي لديها خطة قوية لعملية الترحيل هذه لا تظهر تقريبًا أي انخفاض في الإنتاجية ، في حين أن الآخرين الذين يقومون بالتجربة أو يستخدمون أكثر من خادمين أو لا يمكنهم العثور على المسار الصحيح تفقد الزخم الذي يصعب استعادته.

مع مراعاة هذه المشكلات والعوامل والنصائح ، من السهل إنشاء الأساس للخوادم البعيدة. كل ما عليك فعله الآن هو إنشاء مساحة العمل ، ومساعدة موظفيك على إتقانها.