كيفية استضافة حدث مختلط: قائمة تحقق حدث مختلط

فقط عندما اعتقدنا أننا اكتشفنا هذا الحدث الافتراضي بالكامل ، فإن الحدث الهجين يدخل. التحدي الآن هو استضافة جمهور افتراضي وحي ، وكيفية إشراكهما لإنشاء حدث هجين ناجح.

بالتأكيد ، الأمور تصبح أكثر تعقيدًا بعض الشيء. لكن الأحداث الهجينة يمكن أن توفر أيضًا الكثير من الإمكانات. من خلال منح الحاضرين خيارات ، ستوسع مدى وصولك ، مع الاستمرار في الاستفادة من فرص المشاركة التي يقدمها الحدث المباشر.

إذن ما هو الحدث الهجين بالضبط ، وكيف تستضيفه؟ سترشدك قائمة التحقق الخاصة بالحدث المختلط هذه إلى ماذا ولماذا وكيف للأحداث الهجينة. وبحلول الوقت الذي تصل فيه إلى نهاية هذا المنشور ، ستشعر بالاستعداد والتمكين لاستضافة الحدث الهجين الخاص بك.

ما هو الحدث الهجين؟

لنبدأ بتعريف الحدث المختلط. ببساطة ، يجمع الحدث الهجين بين حدث شخصي مباشر وجمهور مع مكون افتراضي وجمهور افتراضي. يمكن أن يكون هذا مباشرًا أو مسجلًا ، اعتمادًا على أهداف الحدث الخاص بك.

سيدمج الحدث الهجين الناجح المكون المادي الشخصي بسلاسة مع جمهور عبر الإنترنت. يجب أن يكون كلا الحاضرين ، سواء كان ذلك افتراضيًا أو شخصيًا ، قادرين على الاستماع إلى المتحدثين ، والتفاعل مع بعضهم البعض ، والمشاركة في الأنشطة ، والشبكات.

من المهم ملاحظة أن الحدث المختلط ليس مجرد بث مباشر لحدث لجمهور عبر الإنترنت. يجمع الحدث المختلط الحقيقي بين أفضل نوعي الأحداث ، مما يخلق تجربة تفاعلية وجذابة حقًا بغض النظر عن مكان تواجد الحضور.

لماذا الانتقال إلى حدث هجين؟

لذلك قد تعتقد أن هذا الحدث الهجين بأكمله يبدو معقدًا بعض الشيء. لماذا لا تلتزم فقط بحدث افتراضي؟ ليس هناك من ينكر أن الأحداث الافتراضية تقدم قيمة هائلة. وهناك حالات يكون فيها الحدث الافتراضي منطقيًا. لكن استضافة حدث مختلط يفتح الباب أمام الفوائد التي تقدمها الأحداث الشخصية ، مع الاستمرار في الاستفادة من قيمة الافتراضية. إنه أفضل ما في العالمين. إليك ما يمكن أن تقدمه الأحداث الهجينة:

المزيد من المشاركة

عندما يتم ذلك بشكل صحيح ، تسمح الأحداث الهجينة لكلا الجماهير بالتواصل والمشاركة. يوفر هذا مزيدًا من المشاركة والتفاعلية مقارنة بحدث افتراضي تمامًا.

المرونة

لدينا جميعًا تلك اللحظات التي نخطط فيها لحضور مشاركة ولكن يأتي شيء ما. من خلال استضافة حدث مختلط ، فإنك تفتح الاحتمال لأعضاء الجمهور الذين قد يكون لديهم تغييرات في خطة اللحظة الأخيرة ويمكن أن يلغوا خلاف ذلك. هذا يعطي المرونة ويضع ضغطًا أقل على الحاضرين.

زيادة في الوصول

حتى عندما تبدأ الحياة في العودة إلى طبيعتها ، وتبدأ الأحداث الشخصية مرة أخرى ، سيكون هناك دائمًا شخص لا يمكنه الحضور لسبب أو لآخر. سواء كان الحدث الخاص بك بعيدًا جدًا ، أو كان هناك تعارض آخر فقط ، فإن تقديم خيار افتراضي لحدث شخصي سيؤدي إلى توسيع نطاق الوصول. هذا يسمح لأولئك الذين قد يتخطون الحدث الخاص بك تمامًا بالاستمرار في الحضور وبالتالي التفاعل مع علامتك التجارية.

تخفيض التكلفة

اعتمادًا على حجم الحدث الخاص بك ، يمكن أن تؤدي استضافة حدث مختلط إلى توفير بعض تكاليف الحدث. إذا كان نصف الحاضرين يخططون للحضور افتراضيًا ، فهذه كمية كبيرة من الطعام والمساحة وربما حتى تكاليف السفر التي لا يتعين عليك دفعها.

قيمة دائمة الخضرة

يجعل الحدث المختلط من السهل عليك إنشاء مكتبة فيديو كاملة للتسجيلات من الحدث الخاص بك. ما عليك سوى تضمين الشرائح وتسجيلات المتحدث والأسئلة والأجوبة عبر الإنترنت من الحدث نفسه ، وأرشفتها على موقع الويب الخاص بك أو منح الوصول إلى أعضاء الجمهور لسنوات قادمة. يمنحك هذا أيضًا الفرصة للعودة وإعادة الغرض من محتوى الحدث الذي يمكن مشاركته على وسائل التواصل الاجتماعي أو من خلال التسويق عبر البريد الإلكتروني أو حتى إنشاءه في منشورات المدونة أو محتوى موقع الويب.

كيفية استضافة حدث هجين: قائمة التحقق الخاصة بالحدث المختلط

حسنًا ، بعد أن عرفنا ما هو الحدث المختلط ولماذا هو قيم ، دعنا ندخل في الأشياء الممتعة. كيف بالضبط تستضيف واحد؟ لقد قمنا بتجميع قائمة التحقق الخاصة بالحدث المختلط هذه ، مقسمة إلى المراحل السابقة والأثناء وبعد التخطيط للحدث الخاص بك.

هيا بنا نبدأ!

قبل الحدث

1. تحديد الميزانية

كل حدث له تكلفة مرتبطة به. تلقت الأحداث الافتراضية الكثير من الضجيج لأنها سمحت للشركات والعلامات التجارية ومخططي الأحداث بتوفير كبير في التكاليف. بدون نفقات المكان الفعلي أو استضافة الحاضرين شخصيًا ، هناك الكثير من المساحة الإضافية لتسويق الحدث. عندما يتعلق الأمر بالأحداث المختلطة ، سيتعين عليك تخصيص ميزانية لكل من الأجزاء الشخصية والظاهرية من الحدث.

الآن هذا لا يعني أن حدثًا هجينًا لا يزال سيحطم البنك. هناك مساحة كبيرة لتوفير التكاليف ، حيث لن تضطر إلى الاستثمار في مساحة كبيرة جدًا للمكان. إذا قمت بتحديد الحجم ، فلن تضطر إلى إنفاق الكثير على المرطبات أو الترفيه الحي أيضًا. بالإضافة إلى ذلك ، من خلال الوصول الموسع ، يمكنك دعوة المزيد من الأشخاص إلى الحدث الخاص بك ، مما يفتح إمكانية الحصول على المزيد من السيولة من مبيعات التذاكر.

إذن ما الذي تحتاجه للميزانية؟ ستظل الأحداث الهجينة تتطلب استخدام منصة حدث افتراضي والاستثمار في التكنولوجيا لتمكين دفق الفيديو. بالإضافة إلى أنه سيكون لديك مكان مباشر ، وربما تكاليف السفر للمتحدثين. يمكن أن يكون هناك الكثير لتتبعه ، لذا إليك قائمة مختصرة لما تريد مراعاته عند تقسيم ميزانيتك.

• منصة الحدث الهجين
• الكاميرات والحوامل
• ميكروفونات الاستوديو
• مكان مباشر
• مكبرات الصوت و / أو نفقات السفر للمتحدثين
• المرطبات
• موسيقى أو ترفيه
• غنيمة الحدث أو صناديق هدايا الحدث الافتراضي

2. إنشاء جدول أعمال متوازن

الأحداث الهجينة تدور حول التوازن. لديك جمهوران مختلفان لهما حاجتان مختلفتان. لإنجاح حدثك ، عليك أن تجد أرضية مشتركة بين هاتين المجموعتين. ابدأ بتحديد ما تريده كل مجموعة من تجربتها في الحدث.

الحضور الشخصي

لن يحتاج الجمهور الشخصي إلى قدر كبير من الإمساك باليد عندما يتعلق الأمر بالتفاعل. سيكونون على الأرجح متحمسين ومستعدين للمشاركة والتواصل مع الآخرين. لقد استثمروا في التواجد في هذا الحدث الخاص بك ، لذلك من المحتمل أن يتوقعوا يومًا كاملاً من الجلسات. قد لا يحتاجون إلى الكثير من فترات الراحة وسيكونون أكثر تركيزًا على أي متحدث أو مقدم.

جمهور افتراضي

سيفضل جمهورك الافتراضي محتوى قصير وسهل الفهم. سيحتاجون إلى مزيد من الاهتمام عندما يتعلق الأمر بالمشاركة ، ومن المحتمل أن يقوموا بمهام متعددة أثناء الحدث الخاص بك. قد يحتاجون أو يريدون المزيد من فترات الراحة ، ويكونون أقل ميلًا للتواصل ما لم يتم ترقيتهم.

تلبي احتياجات الجمهور المختلط

إذن ما الحل الوسط؟ ضع في اعتبارك تقسيم جدول أعمالك. لا تجعل جمهورك الافتراضي يحضر كل جلسة يحضرها جمهورك الشخصي. يمكنك تسجيل هذه الجلسات ، وإتاحتها لجمهورك الافتراضي لمشاهدتها عند الطلب بإرادتهم.

قدم عددًا محددًا من الجلسات لكلا الجماهير. خلال هذه الجلسات ، حافظ على التركيز على التفاعل. قدم أسئلة وأجب عن أجزاء من كل جزء ، وتوصل إلى طرق إبداعية لإشراك الجماهير. سنتحدث عن أنشطة المشاركة وكيفية ربط كلا الجماهير أدناه. المحصلة النهائية التي يجب وضعها في الاعتبار عند تحديد جدول أعمالك هي إيجاد التوازن. ضع في اعتبارك احتياجات كل جمهور ، وقم بتلبية كليهما. هذا سيبقي كلا الجانبين مشاركين وحاضرين في جميع الأوقات خلال الحدث الخاص بك.

3. إنشاء مشاركة حدث

كما هو الحال مع أي حدث ، فأنت تريد إثارة حماسة الناس. هذا مهم بشكل خاص عندما يتعلق الأمر بالأحداث الهجينة. كلما زاد حماس الأشخاص ، زادت احتمالية تفاعلهم مع بعضهم البعض ، وكلما زاد شعور الجمهور بالتواصل.

يمكن أن تساعد مشاركة الأحداث أيضًا في نشر الوعي بالعلامة التجارية ، خاصة عند الاستفادة من وسائل التواصل الاجتماعي. سينشر الحاضرون المتحمسون للحضور الخبر عبر قنواتهم الخاصة. قد يؤدي ذلك إلى وجود عملاء محتملين آخرين مهتمين بالحضور ، أو مجرد تقديم علامتك التجارية إلى شخص جديد. تعد مشاركة الأحداث في الأساس استراتيجية محتوى ينشئها المستخدم ويمكن أن تكون ذات قيمة لجهودك التسويقية ككل.

فيما يلي بعض الأفكار للمساعدة في إنشاء مشاركة حدث لحدثك المختلط:

• قم بإنشاء علامة تصنيف حدث
• قم بإنشاء صفحة حدث على منصات التواصل الاجتماعي الخاصة بك
• أضف ساعة للعد التنازلي إلى موقع الويب الخاص بك وحملات البريد الإلكتروني
• أرسل هدايا أو هدايا افتراضية
• شجع الحاضرين على مشاركة صور غنيمة
• مشاركة أشرطة الفيديو unboxing
• إنشاء فيديو الضجيج أو مقطورة الحدث

شاهده في العمل:

هل تتساءل عن كيفية إنشاء حدث خاص بك؟ إليكم قصة رائعة حول كيف أدت الإثارة الناتجة عن حدث افتراضي إلى حدث ناجح .

خلال الحدث

4. استضافة المتحدثين في الموقع

عند استضافة حدث مختلط ، لديك خيار جعل مكبرات الصوت الخاصة بك عن بُعد أو جعلها في الموقع. نقترح بذل كل جهد لجعل أي متحدثين أو ندوات أو جلسات تعليمية أخرى مباشرة مع جمهورك شخصيًا. إليكم السبب.

أولاً ، وقبل كل شيء ، يجعل علامتك التجارية تبدو أكثر احترافية. إن وجود متحدثين على خشبة المسرح ، مع وجود شعار شركتك أو الحدث في الخلفية يمنح مزيدًا من المصداقية للمتحدثين. هناك الكثير من الطاقة والتفاعل عندما يكون المتحدثون على خشبة المسرح ، وسوف يراها الحاضرون ويقدرونها.

كما أنه سيساعد الحاضرين الافتراضيين على الشعور بمزيد من الارتباط. سيكونون قادرين على رؤية وسماع ردود الفعل من الجمهور الشخصي والاستفادة من طاقة الجمهور. على الرغم من كونك بعيدًا ، سيشعر جمهورك الافتراضي وكأنه جزء من التجربة الحية.

6. قم بتوصيل الجمهور عبر الإنترنت وشخصيًا

هذه خطوة صعبة ، لكنها حاسمة للغاية ، لأي حدث هجين. إذا كنت ترغب حقًا في الاستفادة من الفوائد التي يقدمها حدث هجين ، فعليك إيجاد طريقة لربط جماهيرك المقسمة إلى جزأين. أحد الأسباب الرئيسية التي تجعل الناس يحضرون الأحداث لتبدأ هو جانب التواصل. لذلك ، من خلال سد الفجوة بين الجماهير عبر الإنترنت وغير المتصلة بالإنترنت ، ستنشئ تجربة أكثر قيمة بكثير للحاضرين في الحدث.

لحسن الحظ ، هذا هو المكان الذي تصبح فيه منصة الأحداث الهجينة في متناول يديك. سيوفر أفضل البرامج طرقًا مختلفة للمشاركة لكلا الجماهير. يمكن أن يأتي ذلك بأشكال مختلفة مثل الاقتراع المباشر أو غرف الدردشة أو المراسلة المباشرة أو حتى تبادل بطاقات العمل الرقمية. يمكن لأفضل منصات الأحداث الهجينة أن تقدم أكشاك افتراضية للرعاة والمعارض.

ضع في اعتبارك أن كلا الجمهور يجب أن يجد قيمة في طرق المشاركة هذه. هذا يتطلب التواصل مع الحاضرين. تأكد من إحضار جمهورك الشخصي لأجهزة الكمبيوتر المحمولة أو الأجهزة الخاصة بهم ، حتى يتمكنوا من التواصل مع الجمهور الافتراضي. تأكد أيضًا من تفاعل المتحدثين مع الجمهور الافتراضي أيضًا. من خلال دمج أنشطة الأسئلة والأجوبة من كلا الجانبين (الافتراضي والمباشر) ، يمكنك التأكد من مشاركة كلا الجماهير أثناء التعلم من بعضهما البعض.

هناك فكرة أخرى لتشجيع التواصل وهي بناء اللقاءات والترحيب في جدول الأعمال. اجعل هذه اللقاءات والترحيب افتراضية ومتاحة لكل من الجماهير الشخصية والبعيدة.

من المهم أن تجعل هذه الارتباطات تبدو طبيعية. لا تجبر ضيوفك على فعل أي شيء. ولكن من خلال تشجيع كل من الحاضرين الشخصيين والحاضرين عن بُعد على استخدام الأدوات التفاعلية المضمنة في النظام الأساسي لبرنامجك ، سيبدو الأمر وكأنه فرصة تواصل عادية يوفرها الحدث.

6. استخدام وسائل التواصل الاجتماعي لتشجيع المشاركة

تعد وسائل التواصل الاجتماعي أداة قيمة قبل الحدث وأثناءه وبعده. ولكن خلال الحدث الخاص بك ، يمكن استخدامه لتشجيع كلا الجانبين من جمهورك على التفاعل مع بعضهما البعض.

إليك بعض الأفكار المختلفة:

• شجع الحاضرين المباشرين على نشر صورة ذاتية مع حاضر بعيد على وسائل التواصل الاجتماعي
• اطلب من الحاضرين المباشرين الاتصال بأحد الحاضرين عن بُعد ومشاركة جلستهم المفضلة حتى الآن
• اطلب من الحاضرين عن بُعد التواصل مع الحاضرين المباشرين ومشاركة صور الحدث الرائع في المنزل

تذكر عندما تحدثنا عن الحدث الطنانة؟ إذا اتبعت هذه النصيحة ، فستكون قد أنشأت قناة وسائط اجتماعية خاصة لحدثك. استخدم هذه الصفحة للحفاظ على موجز مباشر لأحداث الأحداث على مدار اليوم. شجع الحاضرين على مشاركة الصور ونشر التعليقات والانضمام إلى أي محادثات جماعية.

ضع في اعتبارك أن الحضور الاجتماعي لحدثك سيعتمد على مقدار الجهد الذي تستثمره فيه. إذا أهملت نشر أي شيء على وسائل التواصل الاجتماعي حول ما يحدث خلال الحدث ، فلا تتفاجأ إذا لم يتفاعل جمهورك مع علامتك التجارية على مدار اليوم. من خلال كونك نشطًا وصريحًا على هذه المنصة ، سترى المزيد من المشاركة تؤتي ثمارها.

بعد الحادث

7. إنشاء مكتبة الفيديو

بعد الحدث الخاص بك ، تريد الاستفادة من واحدة من أكبر مزايا الجزء الرقمي من الحدث الهجين الخاص بك. يجب أن يكون كل المحتوى الذي قمت بتسجيله وإتاحته للحضور أثناء الحدث الخاص بك دائمًا وموجودًا في مكان يمكن استخدامه فيه لفترة طويلة بعد انتهاء الحدث الخاص بك.

تتيح لك العديد من منصات الأحداث المختلطة إنشاء مساحة حيث يمكنك مشاركة مواردك وتخزين مقاطع الفيديو الخاصة بك. ضع ذلك في الاعتبار أثناء التسوق للحصول على أفضل مزود.

لن ترغب فقط في تخزين مقاطع الفيديو الخاصة بك بشكل ثابت. ضع في اعتبارك إعادة تخصيص هذه الأجزاء من المحتوى إلى موارد جديدة يمكن دمجها بنشاط في إستراتيجية التسويق المستقبلية الخاصة بك. إليك بعض الأفكار فقط عن المحتوى الذي يمكنك إنشاؤه:

• إنشاء دورات تدريبية من الدورات المسجلة.
• أنشئ "درسًا لليوم أو الأسبوع أو الشهر" لمشاركته على وسائل التواصل الاجتماعي.
• انشر نصائح بالفيديو لاستخدامها في النشرات الإخبارية عبر البريد الإلكتروني أو التوعية بالمبيعات.
• اكتب منشورات المدونة لكل جلسة مسجلة ، وقم بتضمين الفيديو في كل مشاركة.

كن مبدعًا في إعادة التخصيص ، وسترى عائد استثمار أكبر بكثير من حدث مختلط أكثر مما يمكن أن يقدمه الحدث المباشر التقليدي.

8. تحليل نجاح الحدث الهجين الخاص بك

بمجرد أن يتم قول كل شيء وفعله ، ويهدأ الغبار ، حان الوقت للجلوس ، وشمر عن سواعدك ، والبحث في مقاييس الحدث الخاص بك. من الأشياء اللطيفة حول امتلاك منصة أحداث هجينة أنها تجعل العملية التحليلية أسهل كثيرًا. من المحتمل أن يكون نظام البرنامج الخاص بك قد تتبع سلوكيات مثل التسجيل ، وتسجيل الدخول ، والدردشة ، والمشاهدات ، والتنزيلات ، والمشاركة. الآن كل ما عليك فعله هو وضع بعض السياق وراء هذه المقاييس ، واستخدامها لتخطيط استراتيجية المتابعة الخاصة بك وكدليل لجدول أعمال الحدث الهجين التالي.

عند تحليل هذه المقاييس ، انتبه بشكل خاص إلى مستوى مشاركة كل شخص. بالنسبة لأولئك الذين حصلوا على درجة تفاعل عالية ، فكر في إرسال المزيد من المتابعة المستهدفة لأولئك الذين حصلوا على درجات تفاعل عالية. ربما يكون لديك فريق المبيعات الخاص بك يتواصل مع جزء معين من المحتوى ، أو ترسل بريدًا إلكترونيًا مستهدفًا به موارد إضافية موجهة نحو الفئات المحددة التي كانوا أكثر تفاعلًا معها خلال الحدث.

9. المتابعة مع كل من الحضور الظاهري والشخصي

يقودنا هذا إلى خطوتنا الأخيرة في قائمتنا المرجعية للأحداث المختلطة. المتابعة.

أفضل ممارسة مع أي حدث هو شكر الحاضرين. لا ينبغي تخطي هذه الخطوة الأساسية عند استضافة حدث مختلط. نحن نشجعك على اتخاذ خطوة إلى الأمام من خلال نهج متابعة هادف واستراتيجي. في كثير من الأحيان يمكن أن يكون هذا هو الجزء الأكثر قيمة في الحدث بأكمله.

لقد قدمت للتو هذه التجربة التعليمية الاستثنائية للحاضرين ، ومنحتهم فرصة للتواصل حقًا مع علامتك التجارية. حان الوقت الآن للمتابعة وتشجيعهم على اتخاذ الخطوة التالية مع شركتك. فيما يلي بعض رسائل المتابعة الهامة التي يجب أن ترسلها بعد الحدث الهجين الخاص بك:

• شكرا لك رسائل البريد الإلكتروني لجميع الحاضرين. هذه خطوة صغيرة ولكنها مهمة. اشكر جمهورك على وقتهم ، وأرسل بعض الأحداث البارزة ، وشارك بعض الصور التي تجسد الطاقة والاتصال بالعلامة التجارية التي قدمها الحدث.
• رسائل البريد الإلكتروني "آسف فقدنا لك" إلى أولئك الذين اشتركوا في هذا الحدث الخاص بك ولكن لم يظهروا. قم بتضمين الأحداث البارزة في هذا البريد الإلكتروني لتوضيح ما فاتهم. يعمل هذا كنقطة اتصال أخرى لأي عملاء متوقعين قد يكون قد أثارهم تسويقك قبل الحدث.
• أرسل استطلاعًا بعد الحدث إلى الحاضرين. سيساعدك هذا في الحصول على تعليقات ثاقبة حول ما يجب عليك تحسينه للحدث الهجين التالي.
• اطلب من فرق المبيعات إرسال متابعات شخصية إلى الحاضرين في الحدث أيضًا. هذا يعزز الرسائل من أول بريد إلكتروني "شكرًا لك" مع إضافة لمسة شخصية وإنسانية.

استخدم هذه الخطوات لاستضافة حدث هجين خاص بك

لا تخاف من الحدث الهجين الجديد وغير المعروف. عندما تبدأ فعلاً في ذلك ، فإن الحدث الهجين يجمع فقط أفضل ميزات الحدث الشخصي والافتراضي ، مما يخلق فرصة أفضل لعلامتك التجارية للتواصل والتفاعل مع أعضاء الجمهور.

ضع في اعتبارك أنه حتى مع عودة الأحداث إلى طبيعتها ، فقد تغير أعضاء جمهورنا. لقد غير العالم الافتراضي الأحداث إلى الأبد. يتوقع الجمهور أن تقدم علاماتهم التجارية خيارات ومرونة. لذلك فهو وقت حرج لتعلم عملية الحدث الهجين والبدء في ضبط استراتيجيتك.

وفي الحقيقة ، مع توفر الأدوات والمعرفة الصحيحة التي يمكن الوصول إليها أكثر من أي وقت مضى ، ليس من الصعب للغاية معرفة الأحداث الهجينة. يجعل الوصول الممتد والفرص المتزايدة للتواصل لكل من جمهورك وعلامتك التجارية من الأحداث المختلطة تحديًا يستحق المتابعة.