كيفية استضافة حدث افتراضي - دليل خطوة بخطوة

الأحداث الافتراضية !! شهدت ظاهرة العصر الجديد ضجة كبيرة في عام 2022 بسبب الظروف العالمية التي تقيد الأحداث المباشرة التي تحدث على المستوى الشخصي.

بالنسبة لأولئك الجدد في الأحداث الافتراضية ، فهذا يعني " حدثًا يقام رقميًا من خلال وسائل التواصل الاجتماعي أو منصات الأحداث الرقمية بمساعدة الإنترنت والأجهزة الرقمية وحيث يحضره المشاركون من منازلهم أو مواقعهم البعيدة دون مقابلة شخصية"

نظرًا لأن الأحداث الافتراضية هي اتجاه ناشئ ، فإن الكثير من الأشخاص والعلامات التجارية ليسوا على دراية كاملة بكيفية البدء بها وكيف يمكنهم إجراء حدث افتراضي بنجاح.

لذلك ، أنشأنا هذه المدونة الثاقبة التي تسلط الضوء على 14 نصيحة قابلة للتنفيذ وقيمة مع خطوات لاستضافة حدث افتراضي ناجح من البداية إلى 3 أقسام:

نصائح قيّمة لاستضافة حدث افتراضي ناجح

أ. قبل الحدث الافتراضي

1. قم ببناء خريطة نشاط للحدث الافتراضي الخاص بك

تشبه خريطة النشاط قائمة الأسئلة أو الأنشطة التي ستتم في الحدث الافتراضي الخاص بك. يجب أن يغطي كل جانب من جوانب الحدث الخاص بك سواء كان متعلقًا بالحضور أو بنفسك.

يجب أن تتضمن خريطة النشاط معلومات وإجابات للأسئلة المتعلقة بكيفية حدوث تسجيلات الأحداث ، وللبث ​​المباشر أو التسجيل المسبق ، وكيفية المضي قدمًا في الترويج للحدث ، وما إلى ذلك.

يمكنك أيضًا تحديد أي تكامل للأدوات ، وأفكار حول تجارب الجمهور ، واستراتيجية جمع الملاحظات ، والتاريخ والوقت ، وحجم الجمهور المقبول ، وأدوات التنفيذ ، وغير ذلك الكثير.

2. تحديد تاريخ ووقت الحدث بشكل استراتيجي

مثل الأحداث التي تجري في وضع عدم الاتصال ، فإن التاريخ والتوقيت لهما نفس القدر من الأهمية في البيئة الرقمية أيضًا. لا يمكنك توقع ظهور الأشخاص في تاريخ ووقت عشوائي.

لذلك ، حدد في أي يوم سيكون لديك فيه الحد الأقصى لعدد الجمهور المستهدف المتاح لحدثك سواء كان ذلك في عطلات نهاية الأسبوع أو ربما أيام الأسبوع أو ربما في المساء أو حتى بعد الظهر.

إذا لم تحصل على هذا بالشكل الصحيح ، فستذهب جميع الجهود والاستثمارات الأخرى سدى حيث لن يكون هناك أي جمهور لخدمة غرضك.

3. ابحث عن تقنية الأحداث الافتراضية المثالية واستخدمها

كما لو كنت بحاجة إلى موقع للأحداث الشخصية ، فأنت بحاجة إلى واجهة متجر رقمية لحدثك الافتراضي والتي ستكون بمثابة مكان أو منصة للحضور للتواصل والتفاعل مع الحدث.

العديد من الأدوات نقدم لك خيار إنشاء مكانك الافتراضي الفريد مع جميع المنافذ الضرورية مثل مكتب المعلومات ، والردهة ، والمسارح ، والقاعة ، وما إلى ذلك كمكان حقيقي.

هناك أدوات وتقنيات تدمج العديد من العناصر المثيرة والجذابة والتفاعلية مثل تغذية الوسائط الاجتماعية الحية لحدثك الافتراضي لجعله أكثر إثارة وإثارة لزيادة المشاركة وبناء تجارب تفاعلية.

لذلك ، اختر نوع النظام الأساسي الذي ستحتاجه بناءً على حجم جمهورك وأهدافك وأنشطتك وما إلى ذلك. يمكنك حتى دمج أدوات ومنصات متعددة لإنشاء تجربة شاملة. لقد قمنا بإدراج بعض الأدوات الأكثر شيوعًا حول الأحداث الافتراضية.

vFairs - منصة حدث افتراضية لديها إمكانيات لبناء أماكن رقمية ، ردهات وأكشاك افتراضية ، دمج تنشيطات الرعاية ، تسجيلات الأحداث ، إنشاء تقارير الأحداث ، والمزيد.

Livestorm - أداة للندوات والاجتماعات الافتراضية عبر الإنترنت مع حلول لرسائل التسجيل والمحادثات الحية والوصول من المتصفح والمزيد.

Dreamcast - منصة أحداث افتراضية رائدة تساعد المؤسسات على استضافة الأحداث الافتراضية والمختلطة. مكان رقمي مثالي لاستضافة الاجتماعات والمؤتمرات وقاعات المدينة والعروض التجارية الافتراضية والمعارض والمعارض والمزيد. تشتهر بميزاتها المتقدمة مثل البصمة الرقمية ، والتحكم في الوصول ، وجداول الشبكات ، والمحادثات المباشرة 1: 1 ، والتلاعب وغيرها الكثير لتعزيز تجارب الأحداث الافتراضية.

Zoom - واحدة من المؤتمرات والاجتماعات والأحداث والندوات عبر الإنترنت الأكثر شيوعًا وسهلة الاستخدام مع تجارب خالية من المتاعب وقابلية توسيع المشاركين وبأسعار معقولة .

عرض Taggbox - أداة لتكامل محتوى الوسائط الاجتماعية لتعزيز المشاركة والتجارب في الأحداث الافتراضية. يحتوي على تفاعلات في الوقت الفعلي ، وأكثر من 15 موجزًا ​​اجتماعيًا ، وسهل الاستخدام ، وعرض UGC ، والمشاركات الدعائية ، والتكامل البسيط مع تدفقات الفيديو ، وبأسعار معقولة.

Instagram Live و YouTube Live - خيار متاح علنًا وشائعًا يتيح لك التواصل بسهولة مع جمهورك. وصول بسيط ، بدون تسجيل ، وما إلى ذلك ، ولكنه ثابت وأساسي تمامًا.

Eventbrite - أداة لمنشئي الأحداث وأيضًا للجماهير حيث يمكنك إنشاء الأحداث وصفحة التسجيل وعدادات التذاكر وإعداد التقارير والتحليلات والتكامل الاجتماعي وقائمة الأحداث لزيادة الوصول والمشاركة

4. كن ذكيًا مع عروض الأحداث الرقمية الخاصة بك

نظرًا لأنه حدث افتراضي ، فإن أفضل طريقة للترويج له هي من خلال القنوات الرقمية حيث قد لا تكون قنوات التسويق غير المتصلة بالإنترنت مناسبة وفعالة.

من الضروري أن تصل إلى جمهورك المستهدف عبر القنوات الرقمية من خلال الإعلانات المدفوعة أو منشورات وسائل التواصل الاجتماعي حول الحدث الخاص بك. أيضًا ، قم بدمج رابط التسجيل أو حضور الحدث في العروض الترويجية الخاصة بك لضمان أقصى قدر من التعرض والحضور.

نظرًا لأن صناعة الأحداث الافتراضية لا تزال تنمو ، ستكون العروض الترويجية والتعليمات مهمة حول الحدث لنشر الوعي وتثقيف الجمهور وحثهم على الحضور.

5. استعد مسبقًا للأخطاء الفنية

ربما يكون التحدي الأكبر في الأحداث الرقمية هو أنك قد تواجه صعوبات فنية ومواطن ضعف قبل الحدث أو أسوأ من ذلك ، أثناء الحدث الخاص بك.

لذلك ، تحتاج إلى تحديد جميع الأدوات والمعدات التكنولوجية التي تستخدمها والأخطاء المحتملة التي يمكن أن تنشأ عنها في حالة حدوث عطل في الكاميرا قبل بدء الحدث الخاص بك.

في هذه الحالة ، ستحتاج إلى وجود كاميرات احتياطية كنسخة احتياطية. وبالمثل ، حدد واستعد لمثل هذه "الأحداث" غير المتوقعة.

6. تشغيل الحث والاختبار مع المؤدين / مكبرات الصوت

بغض النظر عن مقدار خطتك والاستعداد لأسوأ السيناريوهات ، فلن تعرف أبدًا المشكلات الحقيقية وتأثيرها حتى تختبر الأساليب والإجراءات بالفعل وتجربها.

وبالمثل ، قبل الحدث ، قم بإجراء الاختبار دون الحضور للتحقق مما إذا كان كل شيء في مكانه أم لا أو لاكتشاف أي أوجه قصور وأخطاء غير متوقعة.

أيضًا ، يجب أن يكون لديك تعريف مع المتحدثين والضيوف وفناني الأداء ، وما إلى ذلك حول كيفية المضي قدمًا ، وأي فترات راحة بينهما ، وكيفية التعامل مع السيناريوهات غير المتوقعة وبعض الأحداث الأكثر أهمية.

يجب أن تقرأ: الأحداث الافتراضية 101: دليل شامل لعام 2022

B. أثناء الحدث الافتراضي

7. إرشاد الحضور حول أساسيات الحدث الظاهري

نظرًا لأنه مشروع جديد لعملك ، فهو بالمثل مفهوم جديد للجمهور أيضًا وليس لديهم معرفة أو الحد الأدنى من المعرفة حول أساسيات الحدث الافتراضي.

لذلك ، مع بدء الحدث ، يجب عليك مشاركة الإجراء الأساسي والجدول الزمني وكيفية الوصول إلى التدفقات والجلسات وكيفية الحصول على فترات راحة بينهما ومدة الحدث والمزيد من هذه المعلومات المهمة.

سيساعدهم ذلك في توضيح كيفية عمل الحدث الافتراضي. يمكنك أيضًا إضافة معلومات جديدة أو تغييرات لم يكونوا على علم بها من قبل.

8. تحفيز الجمهور على الانخراط والتفاعل

من المعروف أن تفاعل الجمهور هو مقياس الأداء الرئيسي لأي حدث سواء كان غير متصل شخصيًا أو حدثًا افتراضيًا. لذلك ، تحتاج إلى التأكد من مشاركة الجمهور المناسبة والمنتجة طوال الوقت.

يجب عليك تضمين عناصر تشجع مشاركة الجمهور مثل إضافة موجز دردشة أو إجراء جلسات أسئلة وأجوبة أو تمكين مناقشات مشاركة المعرفة أو مشاركة الصور ومقاطع الفيديو أو مطالبة المستخدمين بمشاركة خبراتهم وآرائهم.

أيضًا ، يمكنك إبراز العناصر الأساسية ، والمزايا ذات القيمة المضافة ، والمكافآت ، وما إلى ذلك التي قد يتلقاها الجمهور بناءً على مستويات مشاركتهم. سيساعد ذلك في جذب أكبر عدد ممكن من الجمهور والمشاركة.

يمكنك تشجيع المشاركة من خلال استراتيجيات التحفيز أو بمساعدة أدوات تكامل الوسائط الاجتماعية متعددة الوظائف التي تعمل على توسيع قدرات الحدث الخاص بك.

9. تمكين الاتصال المخصص مع الحضور

من أفضل الأشياء المتعلقة بالأحداث الشخصية بلا اتصال بالإنترنت أن يكون لدى الحضور خيار إجراء محادثات مع المتحدثين والمنظمين وفناني الأداء وما إلى ذلك وجهًا لوجه شخصيًا.

من المهم تضمين هذا العنصر في الحدث الافتراضي الخاص بك للحفاظ على جوهر وجودة الحدث. يمكنك الحصول على موظفين أو جلسات للتواصل مع كل فرد ممكن.

قد يكون هذا تحديًا للأحداث ذات الجماهير الهائلة حتى تتمكن من إنشاء مجموعات صغيرة لذلك. سيضمن الاتصال المخصص مشاركة أكبر وفعاليات أكثر تفاعلية.

10. تضمين فترات الاستراحة وجلسة التواصل أثناء الحدث

إذا كنت تخطط لحدث طويل الأمد ، أي أكثر من ساعة واحدة ، فيجب أن يكون لديك جلسات استراحة بينهما لبعض المرطبات والاسترخاء.

سيكون لهذا ميزة ثنائية الاتجاه حيث يمكنك التحقق لمعرفة ما إذا كان كل شيء يسير كما هو مخطط له ويمكن للجمهور الحصول على التركيز والطاقة التي ستؤدي إلى أقصى قدر من المشاركة والفعالية.

إلى جانب ذلك ، يمكنك أيضًا التواصل الداخلي بين الحاضرين من خلال الدردشات والاتصالات أثناء الجلسات الجانبية. إنها طريقة ممتازة لعرض المعلومات الدعائية أو الترويجية.

11. إضافة مضيف حدث افتراضي (AI أو بشري)

على الرغم من أنك أخذت في الاعتبار جميع الاحتمالات والتحديات والقضايا وما إلى ذلك ، إلا أنه لا تزال هناك فرصة للارتباك والمضاعفات وعدم الوضوح.

لذا فإن امتلاك مضيف افتراضي ، سواء كان شخصًا حقيقيًا أو روبوت محادثة ، يمكن أن يساعد في توجيه الحاضرين إلى المسارات الصحيحة وتقديم المعلومات الضرورية التي قد تساعد فقط في التغلب على التحديات والمشكلات التي قد تؤدي إلى فشل الحدث.

لذا ، فإن اتباع هذه الخطوات الأساسية سيساعدك على تنظيم وتقديم حدث افتراضي ناجح بشكل مذهل مع الحد الأدنى من الاستثمارات والحد الأقصى من العائدات.

ج. بعد الحدث الافتراضي

12. اجمع ملاحظات الجمهور حول المقاييس الرئيسية

تمامًا مثل الأحداث المباشرة غير المتصلة بالإنترنت ، من الضروري معرفة كيف كانت تجربة الجمهور ، خاصة عندما يكون معظمهم جديدًا على مفهوم الحدث الافتراضي.

يمكنك جمع التعليقات لكل من الأنشطة وجدول الأعمال وأهداف الحدث وتجربة الجمهور فيما يتعلق بالحدث الافتراضي.

سيساعد هذا في تقييم أدائك بالنتائج المتوقعة فيما يتعلق بالأحداث الافتراضية. أيضًا ، ستحصل على ملاحظات مهمة حول ما إذا كانت الأهداف قد تحققت أم لا.

13. شارك بخطة العمل الإضافية ، إن وجدت

يمكنك مشاركة معلومات إضافية ذات صلة بالحدث الخاص بك والجمهور كما لو كان لديك حدث قادم أو إذا كنت تتوقع استجابة من الحضور تتعلق بالحدث.

هذه طريقة ممتازة لزيادة اكتساب العملاء المحتملين أو الترويج للعلامة التجارية من خلال مطالبة المستخدمين بمشاركة تجاربهم حول الحدث على وسائل التواصل الاجتماعي والقنوات الرقمية (فقط إذا كان الحدث الافتراضي الخاص بك ناجحًا)

يجب أن تقرأ: جدار الحدث الافتراضي: اجذب جمهورك عبر وسائل التواصل الاجتماعي افتراضيًا

14. مشاركة تسجيل الأحداث الافتراضية على القنوات الرقمية

نظرًا لأنك تنظم أحداثًا افتراضية في المرات القليلة الأولى ، فمن الضروري أن تستمر في الترويج لحدثك الافتراضي حتى بعد انتهائه لأن هذا سيساعدك في الأحداث الافتراضية المستقبلية.

يمكنك مشاركة تسجيل الحدث الافتراضي الخاص بك مع تسليط الضوء على تفاعل الجمهور وردود الفعل. يمكنك مشاركتها على موقع الويب الخاص بك ، ووسائل التواصل الاجتماعي ، والقنوات الأخرى.

سيسمح هذا أيضًا للأشخاص بالوصول إلى الحدث الافتراضي الخاص بك الذين لم يتمكنوا من حضوره.

أفضل الأمثلة على الأحداث الافتراضية عبر العالم

هنا قمنا بإدراج بعض من أفضل الأمثلة بما في ذلك أكبر الأحداث في العالم التي أصبحت افتراضية في عام 2022.

1. مؤتمر المطورين العالميين لشركة Apple 2020

يُطلق عليه أيضًا WWDC ، وهو حدث تعقده شركة التكنولوجيا العملاقة Apple في سان خوسيه ، كاليفورنيا كل عام حيث يعرضون التطورات والتحسينات والابتكارات في برامجهم وتقنياتهم على مدار العام الماضي.

في كل عام ، يقومون بدعوة أكثر المتخصصين التكنولوجيين والمؤثرين في المجال نفوذاً وشهرةً لعرض تطوراتهم وخلق ضجة في جميع أنحاء العالم.

هذا لأنهم أصبحوا افتراضيًا تمامًا بنهج شامل حيث شاركوا كل المحتوى والتدفق من الحدث كما يحدث على موقع الويب الخاص بهم ليتمكن الجميع من الوصول إليه.

ألقِ نظرة على مدى بساطة تصميمهم وإبداعهم للجدول الزمني والمعلومات والتنقل وغير ذلك الكثير لتسهيل المشاهدين. الجزء الفريد هو أنهم منحوه لمسة تقنية شخصية للتدفقات.

يجب أن تقرأ: كيف يعزز Parookaville التفاعل مع الجدار الاجتماعي المباشر لأحداث الموسيقى

2. جولة Salesforce العالمية في سيدني 2020

تعقد Salesforce ، عملاق CRM رقم 1 في صناعة التكنولوجيا ، مؤتمرًا كل عام لعرض كيفية تمكين العلامات التجارية الرائدة في العالم من خلال ابتكاراتها وتقنياتها وحلولها ومنتجاتها الجديدة.

لكن مؤتمر جولة العالم 2020 لم يكن مثل المؤتمرات السابقة ، حيث كان كله رقميًا بسبب حالة الوباء. لكن هذا لم يمنعهم من إبراز إنجازاتهم الرائعة للناس والمهنيين في جميع أنحاء العالم.

لديهم صفحة مقصودة مخصصة للموقع تحتوي على جميع تسجيلات الجلسات الحية من سيدني. يعرض أيضًا جدول أعمال الحدث ، من هم المتحدثون الرئيسيون ، والرسالة الرئيسية ، والجدول الزمني ، وغير ذلك الكثير لتحقيق أقصى قدر من مشاركة الجمهور والمشاركة.

3. حفلات بيلبورد الموسيقية الحية في المنزل

لنفس سبب إلغاء جميع الأحداث المباشرة الأخرى ، تكون الحفلات الموسيقية أيضًا في نفس الحلقة. يحضر ملايين الأشخاص حول العالم الحفلات الموسيقية كل عام لمشاهدة أداء فنانيهم المفضل. "

نظرًا لأنه لم يكن ذلك ممكنًا هذا العام ، فقد استضافت Billboard ، وهي علامة تجارية مشهورة عالميًا لوسائل الإعلام الترفيهية ، حفلات موسيقية رقمية بجوهر فريد.

لقد أنشأوا سلسلة Billboard Live At Home حيث قاموا ببث جلستين رقميًا على منصات التواصل الاجتماعي وموقع الويب الخاص بهم حيث قدم فنانون مثل Nicky Jam و Camilo و Meghan Trainor و Lukas Graham وغيرهم الكثير من منازلهم لجمهورهم (المشاهدين).

أفضل جزء هو أنه مع الأداء ، كانت هناك جلسات أسئلة وأجوبة ، وأنواع مختلفة ، وديموغرافيات مختلفة ، وما إلى ذلك لفناني الأداء.

استنتاج

كانت هذه هي أهم 14 خطوة وأهمها (أو نصائح ، أو إستراتيجيات ، أيًا كان ما تسميه) والتي يمكن أن تساعدك في بناء حدث افتراضي من الصفر وتحويله إلى حدث ناجح.

تحتوي الأحداث الافتراضية على فئات وصناعات مختلفة مثل المؤتمرات والندوات عبر الإنترنت والبث المباشر والحفلات الموسيقية وما إلى ذلك ، لذا يمكنك إجراء تعديلات على الخطوات وفقًا لمتطلبات الحدث الخاص بك.

اكتشف كيف تعمل العلامات التجارية والشركات العالمية على زيادة مشاركة الجمهور وتحسين تجارب الأحداث باستخدام Taggbox Display.