كيفية تحسين عملية الوفاء بطلبك: دليل لعام 2022

يبحث معظم أصحاب أعمال التجارة الإلكترونية دائمًا عن طرق لتحسين عملية تنفيذ الطلبات.

وجدت دراسة استقصائية حديثة من إدارة الخدمات اللوجستية أن 50-70 ٪ من نفقات تشغيل المستودع ناتجة عن أنشطة اختيار الطلبات. هذا يعني أن زيادة الكفاءة في عملية تنفيذ الطلبات الخاصة بشركتك يمكن أن تحسن معدلات رضا العملاء مع تحسين صافي أرباح شركتك.

توقعات العملاء آخذة في الارتفاع ، وأصبحت هوامش الربح أكثر إحكامًا. يعد تحسين تنفيذ الطلبات أولوية عالية لشركات التجارة الإلكترونية والمستودعات ومقدمي الخدمات اللوجستية من الجهات الخارجية. مع زيادة طلبات العملاء ، بدأت العديد من المستودعات في الاعتماد بشكل أكبر على التكنولوجيا ، مثل برامج إدارة المخزون ، لمساعدتهم على تبسيط عملياتهم وأتمتة عملية تنفيذ طلباتهم.

هذا هو العمود الفقري للتجارة الإلكترونية ويمكن أن يؤدي إلى أرباح شركتك أو يكسرها.

لهذا السبب قمنا بتجميع دليل مفيد لمساعدتك على تبسيط عمليتك وجعل هذه السنة أكثر كفاءة وربحية.

فيما يلي الخطوات العشر لتحسين عملية تنفيذ طلبك:

1. افهم وقت دورة تنفيذ طلبك
2. تقليل قرارات موظفي المستودعات
3. استخدم تصنيف المخزون
4. التفريق بين عروض الأسعار والأوامر
5. احتفظ بالمخزون الكافي في متناول اليد
6. دمج إدارة ودعم مواقع متعددة
7. تبسيط عمليات الجرد
8. زيادة الشفافية
9. عرض خيارات لعرض وتحديث قوائم الاختيار
10. زيادة دقة الانتقاء

افهم وقت دورة تنفيذ طلبك

لا يمكنك تحسين ما لا تقيسه. وقت دورة تنفيذ الطلب الخاص بك هو الوقت الذي يستغرقه من وقت تقديم الطلب حتى تسليمه إلى العميل. وغالبًا ما يُشار إلى هذا أيضًا باسم وقت النقل .

هدفك هو تقليل هذا الوقت قدر الإمكان حتى يكون عملاؤك سعداء ويصبحوا أعمالًا متكررة لك.

هناك بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها للمساعدة في تقصير وقت دورتك:

1. تأكد من أن لديك عددًا كافيًا من الموظفين في متناول اليد للتعامل مع حجم الطلبات.
2. قم بتبسيط العمليات الخاصة بك بحيث لا توجد اختناقات
3. راقب مستويات المخزون لديك حتى لا تنفد أبدًا من المخزون. استخدم معادلة مخزون السلامة لضمان مستويات المخزون المناسبة.

من خلال فهم وقت دورة تنفيذ طلبك وتحسينه ، ستتمكن من إبقاء عملائك سعداء وسير عملك بسلاسة.

تقليل قرارات موظفي المستودعات

عند البحث عن طرق لتقليل التكاليف وزيادة الكفاءة ، حاول تقليل عدد القرارات التي يتعين على موظفي المستودعات اتخاذها.

في كل مرة يتعين على الموظف التوقف واتخاذ قرار ، يؤدي ذلك إلى إبطاء عملية التنفيذ ويزيد من فرص حدوث أخطاء.

تتمثل إحدى طرق تحقيق ذلك في الاستثمار في نظام اختيار الطلبات الآلي. تستخدم هذه الأنظمة تقنية لتتبع المخزون وتحديد المسار الأكثر فعالية لكل طلب ، عادةً مع انتقاء الموجة .

نتيجة لذلك ، يمكن لموظفيك اتباع التعليمات التي يوفرها النظام ، مما يقلل من حاجتهم لاتخاذ القرارات على طول الطريق.

هناك طريقة أخرى لتقليل اتخاذ القرار وهي تبسيط عملية الاستلام الخاصة بك. على سبيل المثال ، من خلال تنفيذ نظام جرد الباركود ، يمكن لموظفيك مسح وتتبع المخزون الوارد بسرعة.

يمكن أن يساعد الاستثمار في بعض التقنيات الرئيسية في تقليل اتخاذ القرار في المستودع الخاص بك وتحسين عملية تنفيذ الطلبات بشكل عام.

استخدم تصنيف المخزون

يمكن أن يساعد استخدام تصنيف المخزون ، أو تقسيم مخزونك حسب الفئة ، عملك بكفاءة على تلبية طلبات المنتجات الأكثر شيوعًا.

على سبيل المثال ، قد يلاحظ مالكو المكتبات عبر الإنترنت أن الألغاز تبيع أسرع من السير الذاتية. لتلبية طلب العملاء ، يجب على هؤلاء المالكين إعادة ترتيب الألغاز بشكل متكرر وبكميات أكبر. يريدون أيضًا وضع الفئات الأكثر شيوعًا بالقرب من محطة الشحن في المستودع. بهذه الطريقة ، تكون المسافة بين الانتقاء والتعبئة للبائعين الأكثر شعبية أقل من فئات البيع البطيئة.

التفريق بين عروض الأسعار والأوامر

عرض الأسعار هو السعر المقدر لمنتج أو خدمة. ومع ذلك ، فهو ليس السعر النهائي. تقدم العديد من الشركات عروض أسعار للعملاء المحتملين لمنحهم فكرة عامة عن تكلفة المنتج أو الخدمة.

في حين أن عرض الأسعار قد يكون عرضة للتغيير بناءً على عوامل مخففة ، يتوقع معظم العملاء أن الفاتورة النهائية ستكون بالسعر المعروض أو أقل منه.

بالإضافة إلى ذلك ، فإن العميل غير ملزم بالاستفادة من خدماتك أو شراء منتجك لمجرد أنك قدمت له عرض أسعار.

الطلب هو عقد بين عملك وعميلك يحدد المنتجات أو الخدمات التي ستوفرها لهم مقابل سعر محدد. قد يتضمن الطلب أيضًا شروطًا إضافية مثل تواريخ التسليم أو الدفعات المقدمة أو خيارات التمويل التي وافقت عليها أنت وعميلك.

احتفظ بالمخزون الكافي في متناول اليد

تكلفك نفاد المخزون المال من حيث المبيعات المفقودة والعملاء المحبطين.

لهذا السبب من الأهمية بمكان الاحتفاظ دائمًا بمخزون كافٍ في متناول اليد لتلبية طلب العملاء. يمكنك البقاء على اطلاع باحتياجات المخزون الخاصة بك من خلال استخدام توقعات الطلب ، والتي غالبًا ما تكون متاحة عبر برنامج إدارة المخزون الخاص بك.

ستحتاج إلى مراقبة مستويات المخزون عن كثب ، بما في ذلك الكمية وعوامل أخرى مثل تواريخ انتهاء الصلاحية ، للتأكد من أن لديك دائمًا المخزون الذي تحتاجه لتلبية طلبات عملائك.

ستحتاج أيضًا إلى التأكد من أنك تتواصل بشكل متكرر مع الموردين وفريق المبيعات لديك للحصول على جميع المعلومات التي تحتاجها لضمان توفر العناصر الخاصة بك دائمًا.

دمج إدارة ودعم مواقع المستودعات المتعددة

تمكن إدارة ودعم المخزون المتعدد في الموقع موظفيك من تتبع المخزون وتنفيذ الطلبات من مواقع المستودعات المختلفة. على سبيل المثال ، افترض أن طلبًا وصل لخمس ألواح شطرنج ، ولديك ثلاثة في مستودع في تكساس وأربعة أخرى في مستودع في فيرجينيا. في هذه الحالة ، يتيح لك الدعم متعدد المواقع فهم مكان مخزونك وأفضل طريقة لإيصاله إلى عميلك.

يعد هذا التمكين والدعم أمرًا بالغ الأهمية عندما يكون لديك قنوات مبيعات متعددة ، مثل متجر عبر الإنترنت ومتجر فعلي ومستودع واحد أو أكثر يتم تخزين المخزون فيه.

يتكامل برنامج إدارة المخزون متعدد المواقع عادةً مع نظام التجارة الإلكترونية وبرنامج المحاسبة. يمنحك هذا صورة كاملة لمستويات المخزون والمبيعات والربحية على مستوى شركتك. يمكن أن يساعدك برنامج إدارة المخزون متعدد المواقع أيضًا على تتبع مخزونك في الوقت الفعلي ، حتى تعرف دائمًا ما هو موجود في المخزون ومكانه.

تتضمن بعض مزايا استخدام برنامج إدارة المخزون متعدد المواقع لأعمال التجارة الإلكترونية ما يلي:

• الدقة في مستويات المخزون عبر المواقع
• القدرة على تتبع المخزون في الوقت الحقيقي
• تحسين كفاءة التنفيذ
• انخفاض التكاليف المرتبطة بالمخزون الزائد أو نقص المخزون
• زيادة الأرباح بسبب التسعير الأكثر دقة على مستوى الشركة

تبسيط عمليات الجرد

تتمثل إحدى الطرق الأكثر فعالية لتحسين تلبية طلبات شركتك في تبسيط عمليات المخزون من خلال أتمتة الأنظمة التي تستخدمها بالفعل. يمكن لأدوات البرمجيات إدارة مراحل متعددة من عملية تنفيذ طلبك ، مما يوفر لك الوقت والمال.

سيعمل نظام إدارة المخزون الفعال على أتمتة مراقبة مستويات المخزون وطلب مستلزمات جديدة وإدارة علاقات البائعين. يمكن أن يوفر أيضًا بيانات في الوقت الفعلي لمساعدتك في اتخاذ قرارات أفضل حول مستويات الإنتاج والشراء.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للنظام الآلي إنشاء تقارير تمنحك رؤية لعملية التشغيل بأكملها ، حتى تتمكن من تحديد المجالات التي يمكنك تحسينها.

ضع في اعتبارك الاستثمار في نظام آلي لتبسيط إدارة المخزون وتحسين تلبية طلبك. يمكن أن يوفر لك الوقت والمال مع جعل عمليتك أكثر كفاءة.

زيادة شفافية المخزون

عندما يكون لديك قنوات مبيعات متعددة ، فمن الأهمية بمكان أن تتمتع بالشفافية في جميع أنحاء مؤسستك. عبر كل قناة وقسم ، يجب أن يتمكن موظفوك من الوصول إلى معلومات حول مستويات المخزون لديك ، واتصالات العملاء ، ونشاط الموردين ، وكذلك المبيعات الإجمالية.

تساعد الشفافية المتزايدة في جميع أنحاء مؤسستك على ضمان دقة تلبية طلبك وإرضاء عملائك.

بالإضافة إلى ذلك ، تعمل الشفافية على مستوى الشركة على تسريع عملية تنفيذ الطلبات من خلال المساعدة في القضاء على الفواق على طول رحلة تنفيذ الطلبات.

عرض خيارات لعرض وتحديث قوائم الاختيار

تتيح لك التكنولوجيا الحديثة تجنب الأخطاء الباهظة من خلال تزويد عملائك بفرصة عرض قوائم الاختيار أو طباعتها.

لا تخدم هذه الخيارات العميل فقط ، الذي يمكنه تحديث قائمة الاختيار حتى وقت التعبئة ، وكذلك المنتقي ، الذي يمكنه التحقق من الطلبات مرة أخرى لضمان الدقة - مباشرة من هاتفه المحمول.

هذا يعني أن العميل الذي يريد إضافة عنصر آخر إلى طلبه بعد الخروج يمكنه القيام بذلك ، ولا يزال بإمكانك شحن كل شيء معًا لتقليل تكاليف الشحن والتعبئة.

زيادة دقة الانتقاء

مقياس مهم لأي مستودع أو مركز توزيع هو انتقاء الدقة. يتيح لك هذا الرقم معرفة عدد المرات التي يتم فيها انتقاء العنصر الصحيح من المخزون وشحنه إلى العميل. تتمثل إحدى الطرق الفعالة لتحسين دقة الانتقاء في عملك عن طريق تحسين نظام الانتقاء الخاص بك ، والذي يمكن القيام به بعدة طرق مختلفة.

أولاً ، تأكد من أن جميع العناصر الموجودة في مخزونك تم تمييزها بشكل صحيح. سيسمح لك ذلك بتحديد موقع العناصر وتتبعها بشكل أكثر كفاءة باستخدام WMS.

ثانيًا ، استفد من التكنولوجيا مثل مسح الباركود. سيؤدي ذلك إلى تحسين معدلات الدقة سواء كنت تستخدم نظام انتقاء يدوي أو آلي.

ثالثًا ، قم بتدريب موظفيك على إجراءات الانتقاء المناسبة. سيساعد هذا في ضمان انتقاء العناصر بشكل صحيح وفعال.

أخيرًا ، ضع في اعتبارك إضافة جزء ضمان الجودة إلى عملية الشحن الخاصة بك حيث يتم فحص العناصر عند انتقاؤها أو قبل التعبئة لضمان الانتقاء الدقيق.

يمكن أن يؤدي اتباع هذه الخطوات إلى تحسين دقة اختيار عملك ، وخفض تكاليف العمالة ، وزيادة رضا العملاء.

الأسئلة المتداولة حول تحسين تنفيذ الطلبات

ما هي الخطوات الست في عملية تنفيذ الطلب؟

فيما يلي الخطوات الست في عملية تنفيذ الطلب لضمان تنفيذ كل طلب على الفور وبشكل صحيح:

1. استلام الطلب: عندما تتلقى طلبًا ، تأكد من معالجته بشكل صحيح.
2. انتقاء العناصر وتعبئتها: بمجرد استلام الطلب ، ستحتاج إلى انتقاء العناصر وتعبئتها للشحن.
3. إنشاء ملصق شحن: بمجرد تعبئة العناصر ، ستحتاج إلى إنشاء ملصق شحن حتى يمكن شحن الطلب.
4. شحن الطلب: هذا هو المكان الذي يترك فيه الطلب يديك ويتجه إلى العميل. تأكد من أنها مصنفة ومعبأة بشكل صحيح حتى تصل بأمان.
5. إرسال معلومات التتبع: بمجرد شحن الطلب ، ستحتاج إلى إرسال معلومات التعقب إلى العميل حتى يتمكن من تتبع تقدمه.
6. تحديث حالة الطلب: أخيرًا ، ستحتاج إلى تحديث حالة الطلب في نظامك حتى يتمكن العميل من معرفة أن طلبه قد تم شحنه وتسليمه في النهاية.

كيف يمكن للاستعانة بمصادر خارجية تحسين عملية تنفيذ الطلب؟

تتمثل إحدى طرق تحسين عملية تنفيذ الطلبات في الاستعانة بمصادر خارجية لبعضها أو كلها. يتيح الاستعانة بمصادر خارجية لشركات التجارة الإلكترونية الاستفادة من مجموعة أكبر من الموارد والخبرات ، والتي يمكن أن تؤدي إلى تنفيذ أوامر أكثر كفاءة وفعالية.

على وجه التحديد ، فإن الفوائد الكبيرة للاستعانة بمصادر خارجية لعملية تنفيذ الطلبات الخاصة بك هي تحسين دقة الانتقاء ، وزيادة سرعات الانتقاء ، وتقليل تكاليف العمالة. كل هذه التحسينات يمكن أن تؤدي إلى زيادة رضا العملاء وولائهم.

إذا كنت تفكر في الاستعانة بمصادر خارجية لتنفيذ الطلبات ، فهناك بعض الأشياء التي يجب وضعها في الاعتبار. أولاً ، سوف تحتاج إلى اختيار المزود المناسب. هناك العديد من مزودي تلبية الطلبات ، لذلك من الضروري إجراء البحث والعثور على مزود مناسب لعملك.

شيء آخر يجب مراعاته هو أنك ستحتاج إلى فهم جيد لعملية تنفيذ طلبك قبل الاستعانة بمصادر خارجية. سيساعدك هذا على توصيل احتياجاتك إلى المزود والتأكد من قدرته على تلبية متطلباتك المحددة.

يمكن أن تساعد الاستعانة بمصادر خارجية لتنفيذ طلباتك أيضًا شركات التجارة الإلكترونية في تحرير الموارد الداخلية التي يمكن استخدامها بشكل أفضل في أي مكان آخر في الشركة.

إذا كنت تأخذ الوقت الكافي للعثور على المزود المناسب والاستعداد لعملية الاستعانة بمصادر خارجية ، يمكنك جني الفوائد العديدة التي يمكن أن تقدمها الاستعانة بمصادر خارجية.

تنفيذ الخطوات التالية

قد يبدو تحسين عملية تنفيذ طلباتك أمرًا شاقًا ، ولكنه أحد أكثر الطرق فعالية لتحسين أرباح شركتك.

يمكنك تبسيط العملية بأكملها من خلال فهم وقت دورة تنفيذ الطلبات ، وتقليل قرارات موظفي المستودعات ، واستخدام تصنيف المخزون ، والحفاظ على مخزون كافٍ في متناول اليد ، ودمج إدارة ودعم مواقع متعددة.

تعد زيادة الشفافية وانتقاء الدقة والسرعة أهدافًا مهمة يجب وضعها في الاعتبار أثناء العمل على تحسين عملية الإنجاز الخاصة بك.