كيف تحسن عملية تحرير الفواتير؟ 8 أفكار رائعة لفواتير أفضل
نشرت: 2022-07-28هل تعرف كيفية تحسين عملية تحرير الفواتير؟ هل يجب أن تكون مضيعة للوقت ومرهقة؟ تبدو عملية تحرير الفواتير صعبة ، خاصة إذا لم يكن لديك اتصال سابق بالموضوع. ومع ذلك ، فقد تبين أنه يمكن تسهيل العملية برمتها بشكل كبير من خلال الأدوات التي تسمح بالإصدار المستقل للفواتير. بفضل هذه الأدوات تكسب المزيد من الوقت ، والأهم من ذلك أنك تسرع عمليات التدفقات المالية. كيف يمكنك تحسين عملية تحرير الفواتير؟ لمعرفة ذلك ، اقرأ المقال واستخدم قائمة المراجعة التي طورناها.
كيف تحسن عملية تحرير الفواتير؟ - جدول المحتويات:
- ضع شروطك الخاصة
- اجمع كل المعلومات
- إصدار فاتورة بعد انتهاء العمل
- استخدم القوالب الجاهزة
- تصحيح الأخطاء المحتملة
- أتمتة عملية الفواتير
- راقب المواعيد النهائية للدفع
- استخدم أحد التطبيقات لتحسين عملية إعداد الفواتير
ضع شروطك الخاصة
قد يفاجئك ذلك ، ولكن حتى بذل جهد بسيط أثناء خطوة إرسال العروض للعملاء قد يسهل بشكل كبير عملية تحرير الفواتير. كيف يكون ذلك ممكنا؟ يساعد العرض الواضح والشفاف للقضايا المالية من البداية على تجنب أي سوء فهم لا داعي له لاحقًا. يجب أن يعرف العميل بالضبط المبلغ والوقت الذي يتعين عليه دفعه في لحظة قبول عرضك.
قرر ما إذا كنت تجري تسوياتك بناءً على ساعات العمل ، أو بناءً على المشروع بأكمله ، وحدد الموعد النهائي للدفع. إذا قمت بمنح خصومات على مدفوعات سابقة ، فيجب عليك إبلاغ عملائك في البداية. حذر عملائك من أسعار الفائدة على المدفوعات المتأخرة. دعهم يعرفون ، متى يكون يومك لإصدار الفواتير. كلما توفرت المزيد من المعلومات حول المدفوعات في بداية التعاون ، قلّت الشكوك أثناء السداد لدى العميل.
تذكر الاحتفاظ بالصيغة المكتوبة لجميع الترتيبات. أي نموذج مكتوب ، حتى البريد الإلكتروني أو رسالة من برنامج المراسلة الفورية ، كافية. ماذا لو نسيت تعيين شروطك - فقط افعل ذلك قبل إصدار فاتورتك. بهذه الطريقة سوف تتجنب الأسئلة غير الضرورية بعد إرسال الفاتورة. يستغرق شرح جميع حالات سوء الفهم بعض الوقت ، مما يعني أنك قد تحصل على مدفوعاتك فقط بعد مناقشة جميع القضايا ذات الصلة.
اجمع كل المعلومات
قبل إصدار الفاتورة ، تحقق مما إذا كانت لديك جميع المعلومات المطلوبة لهذه العملية. هناك معلومات يجب تضمينها في كل فاتورة. لا يمكن أن يكون أي عنصر مفقود. سوف تحتاج:
- اسم ولقب العميل (اسم الشركة اختياري)
- عنوان العميل (المادي والبريد الإلكتروني)
- رقم هاتف العميل (ليس ضروريًا ولكنه يسهل الاتصال)
- رقم التعريف الضريبي للعميل
- طريقة الدفع المختارة
- تاريخ إصدار الفاتورة
- مبلغ الفاتورة
- وصف الموقف على الفاتورة
- معلومات أخرى مهمة للعميل
لا ينبغي أن تستغرق عملية إصدار الفواتير الكثير من الوقت ، عند جمع مثل هذه المجموعة من المعلومات بالفعل. لماذا من المفيد جمع كل المعلومات قبل عملية الفوترة؟ عندما تكون لديك جميع المعلومات في متناول اليد ، فلن تضطر إلى البحث عنها أثناء إعداد الفواتير ، مما يعني أنه يمكنك البقاء في التدفق.
إصدار فاتورة بعد انتهاء العمل
بعد انتهاء عملك مباشرة ، ما زلت تتذكر كل تفاصيل العمولة. أنت تعرف بالضبط ما كان في الأوامر أو في الاتفاقية. سيسمح لك ذلك بإنشاء وصف دقيق للفاتورة. حتى إذا كانت لديك ذاكرة جيدة جدًا ، فليس من الجيد تأجيل عملية إصدار الفواتير إلى وقت لاحق.
يجب أن تكون الفواتير سريعة وإلا فقد يعتقد العميل أنك لا تتوقع بالضرورة دفعًا سريعًا. بالإضافة إلى ذلك ، فإن أي تأخير في الفواتير يمكن أن يجعل العملية برمتها أكثر صعوبة بسبب تراكم المستندات - سيتعين عليك قضاء يوم كامل في معالجتها.
لا تسمح معالجة المستند على أساس مستمر بالتوزيع المتساوي لأعباء العمل فحسب ، بل تقلل من مخاطر حذف أي فاتورة. الفواتير الإلكترونية هي الأفضل من نواح كثيرة - يمكنك إصدارها في أي وقت ، حتى خلال عطلة نهاية الأسبوع ، وإرسالها على الفور إلى البريد الإلكتروني للمقاول الخاص بك. يجب طباعة النسخ الورقية من الفواتير وإرسالها كرسائل بالبريد التقليدي خلال يوم العمل.
استخدم القوالب الجاهزة
بعض العمليات متكررة. معالجة الفواتير هي واحدة منها. يتم تحديد شكل الفواتير في القانون ، وبالتالي تظل معظم العناصر الموجودة في الفاتورة دون تغيير. بدلاً من التفكير في عناصر فواتيرك ، استخدم قوالب جاهزة.
يجب أن يحتوي كل نموذج جاهز للفاتورة على مساحة لجميع التفاصيل الضرورية - لا يمكن فقد أي شيء. ما عليك سوى ملء الفراغات ويتم الانتهاء من فاتورتك. في هذه المرحلة من العملية ، ستكون قاعدة بياناتك مع التفاصيل الضرورية مفيدة بشكل خاص. عادة ، قد يتم تعديل النموذج حسب طبيعة نشاطك. هناك العديد من أنواع القوالب التي يمكنك الاختيار من بينها. بعضها تقليدي للغاية ، والرسمي ، والبعض الآخر يظهر تصميمًا مثيرًا للاهتمام ، أو يركز شكله على الشفافية. لضبط النموذج وفقًا لاحتياجاتك الخاصة ، يمكنك إضافة شعار شركتك أو استخدام الألوان المرتبطة بعلامتك التجارية.
تصحيح الأخطاء المحتملة
يتيح لك استخدام القوالب تجنب معظم الأخطاء المحتملة. تتضمن القوالب عادةً جميع العناصر الضرورية للفاتورة. ومع ذلك ، يمكن أن تحدث الأخطاء في أي وقت. قبل إرسال المستند إلى العميل ، تحقق منه جيدًا وتذكر مقارنة فاتورتك بالطلب أو الاتفاقية. من الأفضل التحقق من جميع التفاصيل قبل إرسال الفاتورة إلى العميل بدلاً من عمل فواتير تصحيحية مما يؤدي إلى انتظار أطول للدفع.
أتمتة عملية الفواتير
يمكن إجراء معظم العمليات باستخدام برامج الكمبيوتر. يمكن للكمبيوتر أيضًا المساعدة في معالجة الفواتير. يمكنك إنشاء قاعدة بيانات العملاء الخاصة بك - تحتاج إلى إدخال البيانات في النظام مرة واحدة فقط لتتمكن من استخدامها لاحقًا مرارًا وتكرارًا. يساعد برنامج الفواتير الجيد على تجنب الأخطاء أثناء عملية تحرير الفواتير.
تعتبر أتمتة عملية الفوترة مفيدة بشكل خاص للفواتير المتكررة. لماذا ا؟ لديك نفس تفاصيل العميل والمبلغ والوصف ، كل ما عليك فعله هو تحديد تاريخ أو تكرار المدفوعات وسيقوم البرنامج بالباقي. إنه أسهل في حالة الفواتير الإلكترونية - يمكن للبرنامج إصدار فاتورة وإرسالها إلى العميل. إنه تحسن كبير في معالجة الفواتير.
راقب المواعيد النهائية للدفع
لا تشمل عملية إعداد الفواتير فقط إصدار الفاتورة وإرسالها إلى العميل ولكن ضمان السداد في الوقت المحدد. إنه الإجراء الأخير في عملية الفوترة بأكملها ، ولكنه لا يزال أقل أهمية. من المفيد جدًا مراقبة المواعيد النهائية لجميع المدفوعات بشكل مستمر.
في بعض الأحيان بعد تاريخ الدفع ، لا يزال لديك أي أموال في حسابك. يمكنك إرسال تذكير لطيف إلى العميل - اللباقة والأدب مهمان للغاية هنا. للعميل الحق في الدفع في آخر لحظة ، وحتى التأخير الطفيف لا يمكن أن يكون سبب توبيخ شديد. من الأفضل الحفاظ على علاقات جيدة مع العملاء حتى لو كان عليك تأكيد اهتماماتك.
استخدم أحد التطبيقات لتحسين عملية إعداد الفواتير
لتحسين عملية الفوترة ، استخدم تطبيق الفاتورة - فهو يساعد على مواكبة جميع السياسات المذكورة أعلاه. عادةً ما يحتوي التطبيق على وظائف مثل القوالب الجاهزة وقاعدة بيانات العملاء ووحدة العنونة.
يساعد طلب الفواتير على تجنب الأخطاء العددية بفضل أتمتة العمليات الحسابية. تسمح الوظائف الإضافية بالفواتير المتكررة وإرسال التذكيرات ومراقبة حالات الدفع أو حتى إرسال طلبات الدفع إلى المدينين.
إذا أعجبك المحتوى الخاص بنا ، فقم بالانضمام إلى مجتمع النحل المشغول لدينا على Facebook و Twitter و LinkedIn و Instagram و YouTube و Pinterest.
المؤلف: آندي نيكولز
حل المشكلات مع 5 درجات مختلفة واحتياطيات لا نهاية لها من التحفيز. هذا يجعله مالكًا ومديرًا مثاليًا للعمل. عند البحث عن موظفين وشركاء ، يعد الانفتاح وفضول العالم من الصفات التي يقدرها أكثر من غيرها.