كيف تحافظ على بيانات صاحب العمل آمنة عند العمل عن بعد في 5 خطوات

إذا سبق لك العمل من المنزل ، فأنت على دراية بالتجربة. ستستفيد أنت وعائلتك بشكل كبير من حقيقة أنه يمكنك العمل في أي وقت وفي أي مكان تريده. ومع ذلك ، فهذا يعني أيضًا أنه يجب وضع بعض الأحكام الإضافية كمنظمة في سياسة العمال عن بُعد. ونحن لا نشير إلى اصطحابهم جميعًا في نزهة ممتعة ، مثل إجازة صفية إلى مدينة نيويورك (على الرغم من أن ذلك سيكون رائعًا). فيما يلي خمس طرق يمكن للمؤسسات استخدامها لحماية بياناتها ولا تزال تسمح بجداول عمل مرنة لموظفيها.

ما هي حماية البيانات

‍

حماية البيانات هي طريقة يتم فيها حماية البيانات من التهديدات المحتملة مثل القرصنة ، والبريد العشوائي ، والخسارة ، والتسوية. وفي حالة الشركات يتم تأمين البيانات بطريقة آمنة يمكن استعادتها فور فقدان البيانات وانتهاكات البيانات من الأنشطة الضارة. لذلك ، تسمى حماية البيانات من جميع التهديدات المحتملة حماية البيانات. تتخذ الشركات خطوات أساسية للحفاظ على البيانات آمنة من جميع أنواع الابتزاز والقرصنة وسرقة الهوية.

‍

تتحكم مجموعة متنوعة من القواعد الدولية في استخدام ومعالجة المعلومات الشخصية (PII). تنظم قوانين مثل قانون حماية خصوصية الأطفال عبر الإنترنت وقانون حماية البيانات في الاتحاد الأوروبي (GDPR) كيفية استخدام هذه المعلومات وتخزينها (CCPA).

‍

يجب على المنظمات التأكد من أن هذه البيانات يتم استخدامها ومعالجتها وتأمينها بشكل فعال للتأكد من أن أولئك الذين يحتاجون إليها فقط هم من يمكنهم الوصول إليها.

لماذا تعتبر حماية بيانات العمل عن بُعد مهمة جدًا

أصبحت حماية البيانات أكثر صعوبة مع زيادة العمل عن بعد.

تزداد احتمالية انتشار البيانات لأن الموظفين يرسلون قدرًا متزايدًا من البيانات عبر البريد الإلكتروني ، وكثيرًا ما تكون كلمات المرور خارج المكتب غير آمنة ، ومن المستحيل معرفة ما إذا كان الموظفون يتخذون جميع الاحتياطات المعقولة لحماية البيانات ، وهناك المزيد من النظام الأساسي على جهازك الشبكة حيث يستخدم العاملون عن بعد أجهزة الكمبيوتر المحمولة والأجهزة الأخرى للوصول إلى الخوادم الخاصة بك.

‍

هذه في الغالب عدد قليل من كل تلك الأسباب التي تجعل الشركات الآن أكثر انكشافًا من أي وقت مضى بسبب العمل عن بُعد ، مما يجعل حلول حماية البيانات أمرًا بالغ الأهمية.

خطوات للحفاظ على بيانات صاحب العمل آمنة

يشمل المفهوم الواسع لـ "حماية البيانات" عددًا من أفضل الممارسات ، بما في ذلك التدريب والتشفير وإدارة البيانات والإدخال المسموح به وسياسات النسخ الاحتياطي والاسترداد للبيانات وجدران الحماية وحلول الأمان وصحة الشبكة المناسبة.

‍

لقد وضعنا قائمة بأفضل الممارسات الموصى بها التي يجب وضعها في الاعتبار أثناء قيامك بإنشاء سياسة حماية البيانات للعاملين عن بُعد في ضوء ذلك.

1- استخدم كلمات المرور للوصول عن بعد إلى البيانات الحساسة

يعد إعداد متطلبات كلمة المرور للوصول عن بُعد إلى المعلومات الحساسة أحد أهم الأشياء التي يمكنك القيام بها لحماية خصوصية البيانات الخاصة بمؤسستك. ثمانية أحرف هي الحد الأدنى لطول كلمة المرور ، ويلزم كل من الصعوبة والأصالة.

• لكل موقع ، استخدم كلمة مرور منفصلة. قد يكون لديك خرق للبيانات إذا تم استهداف موقع ويب وتمكن المتسللون من الوصول إلى جميع سجلاتك لأنك تستخدم نفس كلمات المرور لجميع حساباتك عبر الإنترنت.
• لا تستخدم مطلقًا كلمة مرور آمنة تحتوي على معلومات شخصية ، مثل "أحب أمي" أو تاريخ ميلادك أو اسم عائلتك. إذا تم نشر هذا النوع من المعلومات بشكل دائم على الإنترنت عارياً ، يمكن للشخص الذي يعرف ما يفعله أن يكتشف بسرعة ما تقوله بلغة إنجليزية بسيطة من خلال البحث في Google أو مواقع أخرى بشكل كامل (مثل Facebook)!
• يصعب اختراق حسابك إذا كانت كلمة مرورك معقدة وتتضمن أحرفًا وأرقامًا. يجب أن تكون كلمات مرورك غير متوقعة قدر الإمكان. كتوضيح ، إذا كنت لا تعرف تسجيلات الدخول الخاصة بك ، فستجعل الأمر أكثر صعوبة على أي شخص يحاول الدخول إلى ملف التعريف الخاص بك لتحديد الحالة التي يعيش فيها الكلب أو لون عينيه (أو أي نظام أساسي).

‍

2- ضمان تشفير البيانات

من الضروري أن تضع في اعتبارك أن تشفير البيانات لا يزال ممارسة جيدة حتى لو كنت تعمل في بيئة آمنة. يمكن حماية البيانات عن طريق التشفير أثناء وجودها في وضع الراحة والتنقل بين الأنظمة (مثل عند إرسال الملفات عبر الإنترنت).

‍

عملية التشفير في الأمن السيبراني هي تحويل البيانات المفهومة إلى بيانات مشفرة. لا يمكن الوصول إلى البيانات التي تم تشفيرها أو معالجتها حتى يتم فك تشفيرها.

‍

هذا هو السبب في أن المكون الأساسي لأمن البيانات هو التشفير. إنها الطريقة الأسرع وربما الأكثر أهمية لضمان عدم إمكانية أخذ البيانات الموجودة على جهاز الكمبيوتر والوصول إليها من قبل الآخرين الذين ينوون استخدامها بشكل ضار.

‍

هناك دائمًا احتمال أن يقوم شخص ما يريد الوصول باختراق نظامك ومعرفة كيفية الالتفاف عليه ، حتى لو لم يعرف أي شخص آخر كلمة مرورك.

‍

بالإضافة إلى ذلك ، يضمن التشفير أنه حتى إذا تمكن شخص ما من الوصول إلى هاتفك أو جهاز الكمبيوتر الخاص بك أثناء عدم الاتصال بالإنترنت (على سبيل المثال ، أثناء السفر) ، فلن يتمكن من عرض أي بيانات حساسة مثل المعلومات المصرفية أو المعلومات الشخصية الأخرى مثل أعياد الميلاد والعناوين لأنه ببساطة مستحيل بدون كلمة المرور الخاصة بهم!

فوائد التشفير

• نظرًا لأن العديد من الأشخاص والشركات يضعون بياناتهم في السحابة ، فإن أمان السحابة أمر بالغ الأهمية. يتم الاحتفاظ بالمعلومات الخاصة بمساعدة التخزين المشفر. سيتأكد العملاء تمامًا من حماية المعلومات أثناء نقلها واستخدامها وتخزينها في حالة الراحة.
• بعد انتشار الوباء بشكل خاص ، تنشئ العديد من المنظمات مكاتب تابعة. نظرًا لأنه يتم التقاط المعلومات من العديد من المواقع ، فقد تكون هناك مخاطر تتعلق بالأمن السيبراني. يساعد التشفير في منع خروقات البيانات وتدميرها.
• باستخدام التحقق ، يتم استخدام التشفير لإثبات صحة البيانات وسلامتها. لا يمكن منع النسخ وإدارة حرية الإنترنت بدون تشفير.
• يمكن حذف البيانات عبر التشفير. يمكن لبرامج استعادة البيانات أحيانًا استعادة البيانات المفقودة ، ولكن إذا قمت بترميز المحتويات مسبقًا وتجاهل المفتاح ، فإن نقطة واحدة فقط يمكن استردادها هي النص المشفر وليس البيانات الأصلية.

3- تفضل المصادقة متعددة العوامل

تتطلب العديد من الشركات مصادقة متعددة العوامل ، ويعتبر استخدامها فكرة جيدة. إنه إجراء أمني إضافي يمكن أن يساعد في منع سرقة البيانات. إذا كنت تعمل مع صاحب العمل عن بُعد ، فقد ترغب في التأكد من أن أي معلومات حساسة من الشركة لا يمكن الوصول إليها من قبل أي شخص آخر لديه حق الوصول إلى حسابك أو جهاز الكمبيوتر الخاص بك - والمصادقة متعددة العوامل هي إحدى الطرق التي يمكنك القيام بها هذه.

ستسمع كثيرًا عن المصادقة الثنائية (2FA) ، ولكن هناك أنواعًا أخرى:

• الرموز المميزة لكلمة المرور لمرة واحدة (OTP) هي كلمات مرور فريدة لمرة واحدة يتم إرسالها عبر الرسائل القصيرة أو البريد الإلكتروني والتي يجب إدخالها حتى يتمكن المستخدمون من الوصول إلى حساباتهم.
• إنها سهلة نسبيًا للمتسللين الذين يحاولون تسجيل الدخول من خلال هجمات التصيد على حسابات الموظفين ؛ مهما فعلوا.

4- نصائح لتأمين الأجهزة المحمولة

بسبب انتشار الهواتف الذكية في المجتمع الحديث ، أصبح موضوع الأمن الرقمي موضوعًا يستحيل تجنبه. كثيرًا ما يتم تحذيرنا للاستمرار في تحديث نظام التشغيل والبرامج لدينا ، وتغيير كلمات المرور الخاصة بنا ، وتوخي الحذر عند استخدام مواقع ويب معينة ، وأشياء أخرى.

‍

• على الأجهزة المحمولة ، قم بتشفير البيانات.
• لجعل بياناتك آمنة عند استخدام شبكة Wi-Fi عامة ، تفضل دائمًا شراء خدمة VPN وتنزيلها. حيث أن VPN ستساعد في تشفير بياناتك للمتسللين والحفاظ على خصوصيتك. تذكر ، لا تذهب إلى شبكات VPN المجانية لأنها لن تؤمن البيانات من المتسللين ، فدائماً ما تقوم شبكات VPN المتميزة بأفضل الأعمال.
• بالإضافة إلى ذلك ، قم بإنشاء كلمات مرور قوية لا تشاركها مع أي شخص واستخدم مدير كلمات المرور لإدارتها (وهذا أمر بالغ الأهمية إذا كنت تعمل عن بُعد).
• علاوة على ذلك ، قم بتثبيت برنامج مكافحة الفيروسات على أجهزتك المحمولة ، وتأكد من تحديثه بشكل متكرر حتى يتمكن من اكتشاف أي تهديدات جديدة عند ظهورها في البرية. يمكن لبعض البرامج الضارة استغلال الثغرات الموجودة في أنظمة التشغيل أو التطبيقات القديمة قبل أن تتاح للمطورين فرصة تصحيحها.

‍

على الرغم من أنه قد يكون من المغري كسر حماية هاتفك أو تجذيره واستخدام تطبيقات الطرف الثالث التي تعد بتكثيف واكتشاف قدرات إضافية ، قاوم الإلحاح. نظرًا لأن العديد من تطبيقات الأجهزة المحمولة المستندة إلى الإنترنت تحتوي على فيروسات واختراقات تهدف إلى جمع التفاصيل الخاصة من جهازك ، فإن لدى كل من Google و Apple معايير صارمة حول التطبيقات المسموح بها في متاجرهم. حتى لو لم يضمن ذلك الشبكة الأكثر خصوصية ، فإن الالتزام بالبرنامج الرسمي يعد خطوة حاسمة يتم تخطيها بشكل متكرر في حماية معلوماتك الشخصية.

5- دعم الأمن التنظيمي

من الأهمية بمكان إبلاغ الموظفين بالطرق التي يمكنهم من خلالها دعم الأمن التنظيمي. تأكد من أنهم على دراية بقيمة الأمن وما هو متوقع منهم من حيث مساهمتهم في حماية البيانات الحساسة.

‍

باستخدام هذه المعلومات ، يمكنك التأكد من أن موظفيك سيكونون مستعدين لأي شيء يتعلق بحماية بيانات صاحب العمل. هذه بعض النقاط التي يجب اتباعها.

الأشياء لتكون جزءًا من سياستك الخاصة بالعاملين عن بُعد

‍

• تأكد من أن الإجراءات الأمنية التي تطبقها مؤسستك للموظفين عن بعد موثقة بشكل كافٍ.
• تأكد من أن شركتك لديها سياسة كلمات مرور قوية تدعو الموظفين إلى استخدام كلمات مرور فريدة لكل موقع ويب يصلون إليه.
• اطلب من موظفيك تسجيل الدخول دائمًا باستخدام المصادقة ذات العاملين ، وتأكد من فهمهم لكيفية عملها (إذا لم يفعلوا ذلك بالفعل).
• سيتم استخدام النظام فقط من قبل المستخدمين الذين حصلوا على إذن للوصول إلى البيانات الموجودة فيه.
• يجب أن يسمح النظام فقط للمستخدمين المصرح لهم الذين لديهم "حاجة إلى معرفة" إذن المعرفة المحدد للوصول إلى البيانات وتعديلها وإتلافها للتغلب على هذه القيود.
• المشاركون في النظام مسؤولون عن الأفعال التي يتخذونها أثناء استخدامه.

‍