كيفية إجراء مكالمات عمل ناجحة وأتمتتها

يعد تعلم جدولة جميع مكالمات العمل بنجاح أمرًا بالغ الأهمية للمحترفين والشركات التي تتطلع إلى زيادة الإنتاجية والكفاءة.

تتناول هذه المقالة طرقًا مختلفة لتبسيط إجراء مكالمات المبيعات وترتيب التجمعات والإشراف على اتصالات المكالمات الهاتفية.

من فهم احتياجات عملك المحددة إلى إعداد نظام هاتفك ومراقبته ، سنقوم بتقسيمه خطوة بخطوة.

لذلك ، دون مزيد من اللغط ، دعنا ندخله مباشرة!

5 خطوات لتحسين نظام مكالمات الأعمال

1. افهم احتياجات عملك
2. اختر نظام هاتف العمل الافتراضي المناسب
3. قم بإعداد نظام هاتف العمل الافتراضي الخاص بك
4. أتمتة مكالمات عملك
5. مراقبة أداء نظام الهاتف

1. فهم احتياجات عملك

لجدولة جميع مكالمات العمل بنجاح ، من الأهمية بمكان أولاً فهم احتياجات عملك المحددة.

• حدد المتصلين بك

لدى الشركات المختلفة أنواع مختلفة من المتصلين: العملاء أو الشركاء أو البائعين أو أعضاء الفريق. يساعد تحديد من سيتصل في تصميم نظام جدولة مكالمات يلبي متطلباتهم وتفضيلاتهم.

على سبيل المثال ، إذا كان معظم المتصلين لديك من العملاء الدوليين ، فيمكن لمخطط اجتماعات الساعة العالمية المساعدة في العثور على الأوقات المناسبة لجميع المتصلين.

• حدد أهدافك

يتيح لك تحديد أهداف واضحة لجدولة المكالمات تحديد أولويات المهام بشكل فعال وتخصيص الموارد وفقًا لذلك.

تتضمن بعض الأهداف المشتركة تقليل المكالمات الفائتة أو تحسين معدلات رضا العملاء أو تبسيط عمليات الاتصال الداخلي داخل الفرق.

• حدد مواردك

  • توفر الموظفين : قم بتقييم عدد أعضاء الفريق الذين يتعاملون مع المكالمات الواردة.
  • قيود الميزانية : ضع في اعتبارك أي قيود مالية من خلال مقارنة الخطط المختلفة لمقدمي الخدمات.
  • البنية التحتية التقنية : قم بتقييم البنية التحتية التقنية الحالية لديك لضمان التوافق مع نظام هاتف العمل الافتراضي المختار.

سيساعدك وضع هذه العوامل في الاعتبار على تطوير فهم شامل لاحتياجات عملك ، وهو أمر ضروري لجدولة جميع المكالمات بنجاح باستخدام نظام هاتف العمل الافتراضي.

المصدر: Shutterstock

2. اختر نظام هاتف العمل الافتراضي الصحيح

لجدولة جميع مكالمات العمل بنجاح ، يعد اختيار نظام هاتف العمل الافتراضي الذي يلبي احتياجاتك ومتطلباتك الخاصة أمرًا بالغ الأهمية.

• ضع في اعتبارك الميزات والفوائد

عند تقييم أنظمة هاتف العمل الافتراضية المختلفة ، ركز على الميزات التي تقدمها والتي تلائم احتياجات مؤسستك. الجوانب الرئيسية التي يجب مراعاتها:

• خيارات توجيه المكالمات : تأكد من أن النظام يمكنه توجيه المكالمات بكفاءة بناءً على الوقت من اليوم أو توفر الوكيل.
• التكامل مع الأدوات الأخرى : تحقق مما إذا كان النظام يتكامل بسلاسة مع تطبيقات التقويم الشائعة مثل تقويم Google أو Microsoft Outlook لجدولة أسهل.
• قدرات التحليلات : يجب أن يوفر نظام الهاتف الافتراضي الممتاز رؤى حول اتجاهات حجم المكالمات والمكالمات الفائتة ومقاييس أداء الوكيل.
• دعم تطبيقات الأجهزة المحمولة : تأكد من توفر تطبيق جوال سهل الاستخدام لإدارة المكالمات أثناء تواجدك بعيدًا عن مكتبك.

• قارن الأسعار والخطط

قد يقدم مقدمو الخدمات المختلفون هياكل تسعير مختلفة اعتمادًا على عدد المستخدمين أو الدقائق المضمنة في الشهر.

خذ وقتك لمقارنة الأسعار عبر عدة بائعين للعثور على واحد يناسب ميزانيتك مع الاستمرار في توفير الوظائف الضرورية.

على سبيل المثال ، استكشف خيارات مثل RingCentral ، التي تقدم خطط تسعير مرنة للشركات ذات الأحجام المختلفة.

• اقرأ المراجعات والشهادات

قبل الالتزام بنظام هاتف عمل افتراضي محدد ، اقرأ المراجعات والشهادات من المستخدمين الآخرين للحصول على نظرة ثاقبة حول المشكلات أو القيود المحتملة.

تقدم مواقع الويب مثل G2 و Capterra مراجعات من إنشاء المستخدمين ، مما يسمح لك باتخاذ قرارات مستنيرة بناءً على تجارب العالم الحقيقي.

بشكل عام ، يعد اختيار نظام هاتف العمل الافتراضي المناسب أمرًا حيويًا لضمان الجدولة الناجحة لجميع مكالمات عملك.

المصدر: Shutters tock

3. قم بإعداد نظام هاتف العمل الافتراضي الخاص بك

بمجرد تحديد أنسب نظام هاتف عمل افتراضي لشركتك ، فقد حان الوقت لبدء تكوين النظام وإنشاءه لضمان الجدولة السلس لجميع المكالمات.

• قم بإنشاء حساب واختر خطة

أولاً ، قم بإنشاء حساب مع المزود الذي اخترته لبدء إعداد نظام هاتف العمل الافتراضي الخاص بك.

خلال هذه الخطوة ، قم بمراجعة الخطط المتاحة وخيارات التسعير بعناية للعثور على واحدة تتوافق مع قيود الميزانية ومتطلبات الميزات.

• تكوين الإعدادات والتفضيلات

بعد اختيار خطة مناسبة ، تابع عن طريق تكوين إعدادات مختلفة داخل واجهة نظام هاتف العمل الافتراضي.

• إعادة توجيه المكالمات : قم بتعيين قواعد لتوجيه المكالمات الواردة إلى أعضاء فريق أو أقسام محددة بناءً على معايير مثل معرف المتصل أو الوقت من اليوم.
• رسائل الترحيب : سجل التحيات المخصصة التي يتم تشغيلها عندما يصل المتصلون إلى خطك الرئيسي قبل أن يتم توجيههم وفقًا لذلك.
• القوائم الصوتية (IVR) : قم بإنشاء قوائم استجابة صوتية تفاعلية تتيح للمتصلين التنقل بين الخيارات باستخدام لوحة المفاتيح أو الأوامر الصوتية.
• تفضيلات الجدولة : تحديد ساعات التوفر للمكالمات الواردة.

ستساعد هذه التكوينات في ضمان تجربة سلسة واحترافية للمتصلين وأعضاء الفريق.

• اتصل بخدمات أخرى

إذا كان نظام هاتف العمل الافتراضي يوفر تكاملاً مع خدمات أخرى ، مثل برنامج CRM أو تطبيقات التقويم ، فاستخدم هذه الاتصالات لتبسيط عمليات جدولة المكالمات بشكل أكبر.

يمكن أن يؤدي القيام بذلك إلى توفير الوقت وتقليل الأخطاء المحتملة التي قد تنشأ عن الإدخال اليدوي للبيانات.

يعد إعداد نظام هاتف العمل الافتراضي أمرًا ضروريًا لضمان إدارة جميع مكالماتك بكفاءة.

المصدر: Shutterstock

4. أتمتة مكالمات عملك

يمكن أن تكون جدولة مكالمات عملك أمرًا سهلاً باستخدام الأدوات والاستراتيجيات المناسبة.

• أتمتة عمليات الجدولة باستخدام أدوات البرامج

يمكن أن يساعد استخدام أدوات برمجية مثل Cal Friendly أو POWR Appointments أو Acuity Scheduling أو ScheduleOnce على تبسيط مواعيد الحجز وإدارة جداول المكالمات.

تسمح هذه الأنظمة الأساسية للعملاء أو الزملاء بحجز فترات زمنية بناءً على مدى توفرك ، كما تقدم أيضًا عمليات تكامل مع أنظمة هواتف الأعمال الافتراضية الشائعة.

• الاستفادة من تكامل التقويم لجدولة سلسة

يضمن تكامل التقويم أن يتمكن الجميع من الوصول إلى معلومات دقيقة حول الموعد ويقلل من مخاطر تعارض المواعيد .

لحسن الحظ ، توفر معظم أنظمة هواتف العمل الافتراضية خيارات تكامل مع تطبيقات التقويم الشائعة مثل تقويم Google أو Microsoft Outlook أو Apple iCal.

• استفد من التذكيرات الآلية لتحسين الكفاءة

في عصر اليوم ، تقدم معظم أنظمة هواتف العمل الافتراضية ميزات تذكير مدمجة تسمح لك بتخصيص تذكيراتك.

يمكن أن يساعد استخدام التذكيرات الآلية عبر إشعارات البريد الإلكتروني أو الرسائل القصيرة في تقليل حالات عدم الحضور وإلغاءات اللحظة الأخيرة. للقيام بذلك ، استشر موارد الدعم المناسبة للحصول على إرشادات.

من خلال تنفيذ هذه الاستراتيجيات واستخدام نظام هاتف عمل افتراضي موثوق ، ستكون مجهزًا جيدًا لإدارة جدول مكالماتك بسلاسة.

5. مراقبة أداء نظام الهاتف

تعد مراقبة أداء نظام هاتف العمل الافتراضي أمرًا ضروريًا لضمان فعاليته وإجراء التحسينات حسب الحاجة.

• تتبع حجم المكالمات وأنماط الاستخدام

من الضروري تتبع حجم المكالمات وأنماط الاستخدام بمرور الوقت. يمكنك استخدام أدوات تحليل البيانات المضمنة من معظم أنظمة هواتف الأعمال الافتراضية أو تطبيقات الطرف الثالث مثل CallRail لجمع هذه البيانات.

• تحليل البيانات

يعد تحليل البيانات أمرًا بالغ الأهمية عند مراقبة أداء نظام هاتف العمل الافتراضي ، مع الأخذ في الاعتبار أنه يساعد في الكشف عن مجالات التحسين أو النمو.

تتضمن بعض المقاييس الرئيسية التي يجب تحليلها متوسط ​​وقت الانتظار ومتوسط ​​وقت التحدث ومعدل التخلي عن المكالمات.

يمكنك أيضًا استخدام تحليل البيانات لتحديد اتجاهات استفسارات العملاء وتفضيلاتهم. باستخدام البصيرة التي تم جمعها من استفسارات العملاء وتفضيلاتهم ، يمكن للشركات تحسين عملياتها لتلبية احتياجات العملاء بشكل أفضل.

• اضبط الإعدادات

بمجرد تحديد مجالات التحسين أو النمو من خلال تحليل البيانات ، من الضروري ضبط إعدادات نظام هاتف العمل الافتراضي الخاص بك وفقًا لذلك.

فيما يلي بعض التعديلات المحتملة:

• قم بتغيير قواعد التوجيه لضمان أن يتلقى أعضاء الفريق الأنسب مكالماتهم
• اضبط خيارات الموسيقى أو الرسائل إذا أعرب العملاء عن عدم رضاهم عن هذه العناصر.
• قم بدمج ميزات إضافية مثل الرد الآلي أو أنظمة الاستجابة الصوتية التفاعلية (IVR) لتحسين تجارب المتصل.

ستسمح لك المراقبة المنتظمة بتحسين أداء نظام هاتف العمل الافتراضي باستمرار بمرور الوقت ، مما يضمن تجربة إيجابية لكل من المتصلين والموظفين.

يعد البقاء على دراية بالتطورات في مجال التكنولوجيا أمرًا ضروريًا لمواكبة التقدم وإجراء مزيد من التحسينات حسب الحاجة.

المصدر: Shutterstock

بصفتك محترفًا ، تعد جدولة مكالمات العمل أمرًا ضروريًا لعملك. فيما يلي بعض النصائح لمساعدتك على إتقان المهمة الحالية بنجاح.

5 خطوات لجدولة جميع مكالمات العمل بنجاح

1. تحديد المشاركين والتوافر
2. اختر أفضل وقت
3. استخدم تطبيقات التقويم أو تطبيقات جدولة الاجتماعات
4. يرسل دعوات
5. احترم الحدود الشخصية

1. تحديد المشاركين والتوافر

يمكنك استخدام برامج الجدولة أو أدوات تكامل التقويم لتسهيل هذه العملية.

قبل تحديد موعد مكالمة ، حدد جميع المشاركين ومدى توفرهم. سيساعدك في العثور على وقت مناسب لجميع المعنيين.

2. اختر أفضل وقت

أفضل وقت لإجراء مكالمات العمل بين الساعة 9 صباحًا و 5 مساءً بتوقيت المنطقة الزمنية المحلية للمستلم.

ومع ذلك ، قد يختلف اعتمادًا على التفضيلات الفردية وجداول العمل. ضع في اعتبارك استخدام محولات المنطقة الزمنية عند جدولة المكالمات الدولية.

3. استخدم تطبيقات التقويم أو تطبيقات جدولة الاجتماعات

يمكنك جدولة المكالمات باستخدام تطبيقات التقويم مثل تقويم Google أو Microsoft Outlook لإنشاء أحداث بتواريخ وأوقات محددة.

يمكنك أيضًا استخدام تطبيقات جدولة الاجتماعات المخصصة ، والتي تساعد في أتمتة العثور على الأوقات المناسبة للطرفين لجميع المشاركين.

4. إرسال الدعوات

بمجرد تحديد المشاركين واختيار الوقت المناسب ، أرسل دعوات مع التاريخ والوقت ومعلومات الاتصال للتأكد من إبلاغ جميع الأطراف.

5. احترام الحدود الشخصية

اتصل بالعملاء قبل الساعة 8 صباحًا بتوقيت منطقتهم المحلية إذا طلبوا تحديدًا وقت اتصال سابق. يعد احترام حدود الأشخاص مع الحفاظ على المهنية أثناء ساعات العمل أمرًا ضروريًا.

باتباع هذه النصائح ، يمكنك جدولة جميع مكالمات عملك بنجاح والتأكد من أن الجميع على علم ومتوفر. اتصال سعيد!

خاتمة

في الختام ، تتطلب جدولة جميع مكالمات العمل بنجاح فهم احتياجات عملك تمامًا ، واختيار نظام الهاتف الافتراضي المناسب ، وإعداده بشكل صحيح ، والاستفادة من أدوات التشغيل الآلي لتبسيط عملية الجدولة.

تأكد من مراقبة الأداء بمرور الوقت لإجراء التعديلات وتحسين الكفاءة.

في خدمة المراسلة ، نقدم نظام هاتف افتراضي موثوق به وبأسعار معقولة مع ميزات مثل الجدولة التلقائية والتذكيرات.

اشتراك لنظام الهاتف الافتراضي لخدمة المراسلة اليوم لتحسين عمليات الاتصال الخاصة بشركتك بشكل لم يسبق له مثيل!