الدليل السهل لتخطيط الأحداث باستخدام قوالب قابلة للتحرير على الفور

قد يكون تنظيم الحدث مهمة شاقة إذا لم يكن لديك خطة مناسبة. كلما كان الحدث أكبر ، زادت التفاصيل التي يتعين عليك النظر فيها عند التخطيط لها ، والمزيد من التحديات التي سيتعين عليك التغلب عليها.

في هذا المنشور ، سنعلمك بكيفية التخطيط لحدث ما بالطريقة السهلة. لتسهيل الأمر عليك ، أضفنا قوالب أيضًا. يمكنك تعديلها على الفور وبدء مشروعك.

كيف تخطط لحدث

من مرحلة التخطيط المسبق إلى يوم الحدث ، هناك الكثير لتنظيمه ومتابعته.

اتبع خطوات التخطيط للحدث أدناه لتوفير وقتك وميزانيتك عند تنظيم وظيفة ناجحة.

قم بإنشاء قائمة مراجعة لتخطيط الحدث

يمكن أن تحدث قائمة المراجعة فرقًا كبيرًا عندما يتعلق الأمر بالتخطيط لحدث ما.

ستساعدك قائمة مراجعة التخطيط للحدث أنت وفريقك على تتبع الأشياء التي يحتاجون إليها لرعاية وتنفيذ الأمور بشكل لا تشوبه شائبة.

فيما يلي قالب قائمة مراجعة لتخطيط الحدث في شكل خريطة ذهنية. يمكنك تخصيصه وفقًا لحدثك ودعوة فريقك للتعاون في الوقت الفعلي أيضًا.

حدد هدفًا للحدث

يعد تحديد هدف الحدث من أول الأشياء التي تحتاج إلى القيام بها عند التخطيط لحدث ما. يمكن أن تكون الأهداف متنوعة ؛ الإيرادات ، واهتمام وسائل الإعلام ، وجمع الأموال ، وعدد الحضور ، وإطلاق منتج جديد ، وما إلى ذلك.

حدد الغرض من الحدث الخاص بك أو ما تريد تحقيقه به. وتأكد من أن الهدف الذي تحدده يتوافق مع معايير SMART ، أو بعبارة أخرى محدد وقابل للقياس ويمكن تحقيقه وواقعي وفي الوقت المناسب.

تنظيم فريقك

قم بتجميع فريق كفء يمكنه مساعدتك في تحقيق الهدف الذي حددته ويمكنك تفويض عملك إليه دون تفكير ثانٍ.

يمكن أن يساعدك المخطط التنظيمي مثل المخطط أدناه في توضيح الأدوار والمسؤوليات وعلاقات إعداد التقارير بين أعضاء الفريق.

أثناء قيامك بتعيين مسؤوليات كل عضو ، من المهم أيضًا اكتشاف طرق للتواصل معهم (مثل برامج الدردشة والبريد الإلكتروني وما إلى ذلك) خلال عملية التخطيط. ولا تنسى عقد اجتماعات دورية للجنة لمناقشة تقدم التخطيط وأي قضايا.

أنشئ مخططًا زمنيًا لتخطيط الحدث لإبراز المهام الفردية التي تحتاج إلى إكمالها والمواعيد النهائية ذات الصلة. سيساعد فريقك على تتبع الأشياء.

حدد ميزانيتك

قبل البدء في التخطيط ، تحتاج إلى النظر في ميزانيتك ومعرفة ما إذا كان تخطيط الحدث الخاص بك يحتاج إلى التوافق معها.

فيما يلي المجالات الرئيسية التي تحتاج إلى تخصيص الأموال لها (تعيين تكاليف واقعية لكل عنصر) عند إعداد الميزانية. قد لا يكون لبعض هذه العناصر تكاليف ثابتة ، ولكن من المهم عمل تقديرات تقريبية لتقرير ما إذا كنت تستطيع تحملها بالفعل.

• المكان - يمكن أن يشمل ذلك المدفوعات التي يتعين عليك سدادها مقابل تأجير (إيجارات) القاعة / الغرف ، ودائع التأمين ، ومواقف السيارات ، وما إلى ذلك.
• الموظفون - ضع في اعتبارك الميزانية التي يجب عليك تخصيصها لوجبات الموظفين ووسائل النقل والإقامة ، خاصةً إذا كان الحدث خارج المدينة.
• الأطعمة والمشروبات: الطعام والماء من العناصر الأساسية التي تحتاجها لهذا الحدث. ضع في اعتبارك العديد من خيارات متعهد تقديم الطعام حتى تجد الخيار الذي يناسب احتياجاتك وميزانيتك.
• الترفيه - هل ستحتاج إلى موسيقيين أو دي جي أو مكبرات صوت؟ تخصيص الأموال لهم وكذلك تكاليف النقل والإسكان المرتبطة بها.
• الزينة - إذا كنت تنوي تزيين قاعة أو المسرح بالورود والأضواء وما إلى ذلك ، فأنت بحاجة إلى تقدير التكلفة لها أيضًا.
• التسويق - يجب أن يشمل هذا أي أموال يتعين عليك إنفاقها على جهودك لتسويق الحدث الخاص بك ، سواء كان ذلك لإعلانات Facebook أو الملصقات والنشرات الإعلانية.
• A / V - يشمل ذلك جميع المعدات مثل الميكروفونات ومكبرات الصوت والواي فاي والكابلات وأجهزة العرض وما إلى ذلك.

قم بدعوة أعضاء الفريق المسؤولين عن المجالات المختلفة لإكمال المخطط بالتكاليف ذات الصلة.

حدد التاريخ واحجز مكانك

قد يكون لديك تاريخ محدد مسبقًا إذا كان حدثًا متكررًا. ومع ذلك ، إذا كان الأمر متروكًا لك ، فإليك بعض الأشياء التي تحتاج إلى الاهتمام بها.

• هل لديك ما يكفي من الوقت للتخطيط قبل يوم الحدث؟
• تخطي أيام العطل مثل الأعياد الدينية أو الرسمية
• تحقق مما إذا كانت جداول المشاركين الرئيسيين مجانية في ذلك اليوم
• اعتمادًا على المكان ونوع الحدث ، ضع في اعتبارك الطقس
• وفي هذه الحالة ، اختر ثاني أفضل موعد

بمجرد تحديد التاريخ ، ابدأ في البحث عن مكان يناسب احتياجاتك. هنا أيضا تحتاج إلى النظر

• سواء كان متاحًا في التاريخ وإلى أي مدى تحتاج إلى حجزه مسبقًا
• سياسات الدفع والاسترداد والإلغاء
• سواء كان يناسب نوع الحدث الذي تخطط له
• هل يوفر المكان معدات A / V ، WiFi؟
• ترتيبات الجلوس واحتياجات وقوف السيارات الخاصة بك

تحديد الشركاء والرعاة

يمكن للمنظمات المجتمعية والشركات الراعية المساعدة في خفض التكاليف ، والعثور على المزيد من فرص الإعلان ، وتوسيع نطاق جمهورك ومساعدتك في التخطيط للحدث. وعندما تبحث عن شركاء ، فأنت بحاجة إلى التأكد من أن رؤيتهم تكمل رؤيتك.

تسويق الحدث الخاص بك

هناك طرق متنوعة لتسويق الحدث الخاص بك. اعتمادًا على أفضل طريقة للوصول إلى جمهورك المستهدف ، يمكنك الاستفادة من التسويق عبر البريد الإلكتروني أو النشرات الإعلانية أو وسائل التواصل الاجتماعي أو التلفزيون أو الراديو أو الدعوات ، إلخ.

جهز موادك التسويقية حسب ما تسمح به ميزانيتك. يمكن أن يشمل ذلك الشعارات واللافتات والملصقات والنشرات والدعوات والنشرات الإخبارية وما إلى ذلك.

الاستعدادات النهائية

لم يبق على حدثك سوى أيام قليلة وهناك بعض الأشياء الأخرى التي تحتاج إلى القيام بها لتجنب أي انتكاسات.

• تحقق مع متعهد الطعام الخاص بك وقم بتأكيد القائمة ، وعرض الطعام وتفاصيل الخدمة ، وما إلى ذلك.
• تأكد من أن المكان جاهز للتجهيز في التاريخ والوقت اللذين حجزتهما فيهما
• تحقق من جميع المعدات الأخرى التي تحتاجها لهذا الحدث. لا تنس اختبارها لمعرفة ما إذا كانت تعمل عندما تقوم بإعدادها أخيرًا.
• أنشئ جدولًا زمنيًا للحدث لك وللفريق أيضًا

• إرسال تذكيرات للحاضرين والمقدمين / المتحدثين والجهات الراعية والشركاء

هل أنت جاهز للتخطيط لحدثك القادم؟

سواء كنت مخطط حدث من ذوي الخبرة أو مبتدئًا ، نأمل أن تساعدك هذه الخطوات (في إعادة) تنظيم عمليتك بشكل فعال. امتلك الأدوات المناسبة والفريق المناسب جاهزًا وأنت على ما يرام. تأكد من استخدام قوالب التخطيط للأحداث الخاصة بنا عندما تخطط لحدثك التالي.

هل لديك أي نصائح تخطيط مناسبة لمشاركتها معنا؟ واسمحوا لنا أن نعرف في قسم التعليقات أدناه.