كيف تعد خطة طوارئ لمشروع ناجح؟ | # 21 البدء في إدارة المشروع

كيف تعد خطة طوارئ؟ من الأفضل اتباع نهج تدريجي عند التخلص منه. بهذه الطريقة ، عندما تأتي أزمة يمكنك الوصول بهدوء إلى المجلد الموصوف باسم "الخطة ب".

خطة طوارئ المشروع - جدول المحتويات:

1. مقدمة
2. متى يستحق تغيير خطة تنفيذ المشروع؟
3. الخطة ب: للفرص والتهديدات
4. كيف تعد خطة طوارئ؟
5. ملخص

مقدمة

يتم إنشاء خطة طوارئ للمشروع بناءً على تحليل مناطق المخاطر. والغرض منه هو تقليل الخسائر عندما لا تسير الأمور وفقًا للخطة وكذلك للاستفادة من الفرص غير المتوقعة التي تظهر على طول الطريق. بمعنى آخر ، تعمل خطة الطوارئ على تحسين كيفية الاستجابة للمخاطر.

يمكن أن يتضمن أفكارًا للاستجابة لحالة الطوارئ أو عندما تظهر فرص نمو غير متوقعة. على سبيل المثال ، قد تتضمن أفكارًا للحصول على تمويل إضافي إذا تم تجاوز الميزانية أو ظهور مستثمر واعد. يمكن أن تشير خطة الطوارئ أيضًا إلى خيار إعادة تعيين المسؤوليات داخل الفريق في حالة الغياب المفاجئ لأخصائي رئيسي أو إمكانية تعيين شخص إضافي. يتيح لك إعداد خطة الطوارئ أيضًا تحديد الشروط التي تحدد حالة السوق التي يجب فيها إيقاف المشروع بالكامل على الفور. ولكن متى يجب اتخاذ قرار لتنفيذ الخطة ب؟ وكيف نضع خطة طوارئ للاستعداد للسيناريوهات الأكثر احتمالا؟

متى يكون تغيير خطة تنفيذ المشروع فكرة جيدة؟

المخاطر تصاحب تنفيذ أي مشروع. يجب تقييمها في مرحلة البدء ثم مراقبتها طوال مدتها. وفقًا لـ PMBOK ، من الأكثر فاعلية الاستجابة بشكل استباقي للتغييرات ، أي تعديل مسار العمل للظروف قبل أن تصل المخاطر إلى نقطة حرجة وقبول المخاطر بمستوى معين والامتناع عن تجنبها بأي ثمن.

يجب أن يعتمد تنفيذ خطة الطوارئ على عدة عوامل. أولاً وقبل كل شيء ، يجب أن تكون الاستجابة:

• مناسب لمستوى التهديد - أي أننا لا نقطع المشروع لأن مدير المشروع يعاني من نزلة برد ،
• واقعية - أي ، مع الأخذ في الاعتبار سياق ظهور التهديد ، على سبيل المثال ، إذا كان سعر المواد الخام يرتفع بسرعة في جميع أنحاء البلاد ، فإننا لا نأخذ الوقت الكافي للبحث عن مورد أرخص ،
• تم أخذها بوعي من قبل شخص سيتحمل المسؤولية عنها مسبقًا ، بعد النظر في خيارات الاستجابة المختلفة.

في كثير من الأحيان ، تسمح خطة الطوارئ للسيطرة على الموقف بسرعة. من خلال طريقة جيدة التصميم للاستجابة للأحداث غير المتوقعة ، يمكن للمشروع العودة إلى المسار الطبيعي للتنفيذ. ومع ذلك ، فإن تنفيذ خطة الطوارئ في بعض الأحيان ينطوي على إعادة تشكيل مجالات مهمة من المشروع.

الخطة ب: للفرص والتهديدات

ما هي أنواع المخاطر التي ينبغي إيلاء اهتمام خاص لها؟ تستحق خطة تنفيذ المشروع التغيير في حالتين: متى ستساعد في تجنب كارثة أو تحقيق نتائج أفضل بشكل ملحوظ. عادة ما يكون تغيير الخطة عند زيادة المخاطر مصحوبًا بمشاكل مثل:

• تأخير تنفيذ المشروع ،
• تجاوز الميزانية ،
• المشاكل الفنية والفشل ،
• مشاكل الفريق ،
• فقدان ثقة أصحاب المصلحة.

في المقابل ، تشمل الفرص التي تدفع إلى الانتقال إلى الخطة ب ، على سبيل المثال لا الحصر:

• فرص تكنولوجية جديدة ،
• فوائض الميزانية ،
• كفاءة عمل الفريق أعلى من المتوقع ،
• زيادة مفاجئة في الطلب على المنتجات أو الخدمات التي يستهدفها المشروع.

كيف تعد خطة طوارئ؟

يجب أن نضع خطة طوارئ بالتوازي مع خطة المشروع التي نعتزم تنفيذها. من خلال تحليل المعالم اللازمة لتحقيق هدف المشروع ، يكون من الأسهل تخيل الاحتمالات والمخاطر التي قد تصاحب إجراءات محددة.

تأخذ خطة الطوارئ الجيدة في الاعتبار المخاطر ذات الاحتمالية الأكبر لحدوثها. هذا لأنه من المستحيل الاستعداد لجميع المواقف ، ومن غير الفعال إنشاء خطط عمل في حالة هجوم من قبل حضارة غريبة.

ومع ذلك ، يمكن لمدير المشروع قليل الخبرة توقع مجالات المخاطر الأكثر احتمالا. على سبيل المثال ، في مشروع لبناء برنامج للعميل ، هناك خطر كبير يتعلق بالمتطلبات المتغيرة. وفي مثل هذا الظرف يجب أن تكون لدينا خطة جاهزة. على سبيل المثال ، نحتاج إلى الافتراض مقدمًا والكتابة في معايير القبول المحددة جيدًا في العقد بالإضافة إلى الشروط التي يجب أن يفي بها المنتج النهائي ، جنبًا إلى جنب مع المنهجيات الرشيقة المعتمدة مع وضع هذا النوع من المشاريع في الاعتبار.

على الرغم من أن كل مشروع يتطلب علاجًا فرديًا ، إلا أنه يجدر مراعاة بعض المبادئ لإعداد خطة الطوارئ:

1. توقع المخاطر. لا يمكن تجنبه ، لذلك من الأفضل مواجهته وجهاً لوجه.
2. قم بإعداد خطة عمل مفصلة للسيناريوهات الأكثر احتمالا. الرسم العام لن يساعد في أزمة.
3. استخدم التهديد كفرصة للتغيير. ربما سيجعل المشروع أكثر نجاحًا مما توقعته.
4. لا تحاول شرح كل شيء للفريق. معظم أعضاء الفريق ليس لديهم خطة للمشروع بأكمله في رؤوسهم ، لذلك قد لا يكونون على دراية بتنفيذها. قل لهم فقط ما يتعلق مباشرة بعملهم.
5. ساعد الفريق على إجراء التغيير. إذا كانت التغييرات تتضمن كيفية تنفيذ المشروع أو كيفية عمل الفريق معًا ، فقم بإيلاء اهتمام خاص لما إذا كان الجميع على دراية بالطريقة الجديدة للقيام بالأشياء.

ملخص

خطة الطوارئ هي طريقة للتعامل بشكل استباقي مع المخاطر في المشروع. يسمح لك بتقليل الخسائر الناجمة عن حالات الطوارئ ، مثل تأخر التسليم أو فقدان أحد العملاء. كما تمكنك من الاستفادة من الفرص القادمة التي توفر إمكانية تحقيق هدف المشروع بشكل أسرع أو أفضل.

إذا أعجبك المحتوى الخاص بنا ، فقم بالانضمام إلى مجتمع النحل المشغول لدينا على Facebook و Twitter و LinkedIn و Instagram و YouTube و Pinterest و TikTok.

المؤلف: كارولين بيكر

بصفتها مديرة المشروع ، تعد كارولين خبيرة في إيجاد طرق جديدة لتصميم أفضل تدفقات العمل وتحسين العمليات. مهاراتها التنظيمية وقدرتها على العمل تحت ضغط الوقت تجعلها أفضل شخص لتحويل المشاريع المعقدة إلى واقع.

مشاهدة جميع المشاركات

الشروع في إدارة المشروع:

1. ما هو المشروع؟
2. ما هي ادارة المشروع؟
3. كيف تدير المشاريع؟
4. طرق إدارة المشروع
5. أنواع المشاريع
6. 4 أمثلة على المشاريع
7. تحديد أولويات المشاريع
8. مجالات نشاط المشروع
9. تعريف النجاح في إدارة المشاريع
10. لماذا استخدام برنامج إدارة المشاريع؟
11. كيف تختار أفضل برنامج لإدارة المشاريع؟
12. نظرة عامة على برنامج إدارة المشاريع
13. دورة حياة المشروع
14. ما هي رؤية المشروع؟
15. هدف المشروع. ما هو وكيف نحدده جيدا؟
16. مرحلة بدء المشروع - ما الذي يجب الانتباه إليه؟
17. مجال التخطيط في إدارة المشاريع
18. ما هو جدول المشروع وما الغرض منه؟
19. كيفية استخدام المعالم في المشروع؟
20. تنفيذ المشروع
21. كيف تعد خطة طوارئ لمشروع ناجح؟
22. أهمية إغلاق المشروع
23. فشل المشروع. 5 أسباب لفشل المشاريع
24. 4P الإدارة: المشروع والمنتج والبرنامج والمحفظة
25. أهم مهام ومسؤوليات مدير المشروع
26. مهارات مدير المشروع الأكثر فائدة
27. كيف تصبح مدير مشروع؟
28. 5 كتب يجب على كل مدير مشروع قراءتها
29. كيف تنشئ فريق مشروع؟
30. هيكل تنظيم العمل - كيفية تفويض العمل في المشروع؟
31. كيف تقود فريقًا أثناء العمل الهجين؟
32. التحديات التي يواجهها مديرو المشاريع عند العمل مع فريق
33. أنواع اجتماعات المشروع
34. رصد المشاريع. ما المعلمات لمشاهدة؟
35. كيف تكتب مقنعة
36. كيف تحدد نطاق المشروع وتتجنب زحف النطاق؟
37. دراسة جدوى - هل يمكننا تنفيذ هذا المشروع؟
38. تحليل المخاطر في المشاريع والأدوات لتسهيل ذلك
39. كيف تصنع ميثاق المشروع؟
40. ما هو سجل اصحاب المصالح؟
41. مخطط جانت في تخطيط إدارة المشاريع
42. كيف تصنع ميزانية المشروع؟
43. إدارة الوقت في المشروع
44. كيف يتم إنشاء سجل مخاطر المشروع؟
45. استراتيجيات إدارة مخاطر المشروع
46. تسويق المشروع
47. مصادر ومجالات التغيير في المشروع
48. نماذج تغيير إدارة المشروع
49. ماذا بعد Agile؟ الطرق في إدارة المشاريع