كيفية منع التداخل والازدواجية في العمل

من المؤكد أن العمل الجماعي يخلق عمل الأحلام - ولكن ليس عندما تتداخل المهام أو تتكرر دون نتيجة إيجابية. ازدواجية الجهود أو تداخل العمل هو أسوأ عدو لمدير المشروع أو القائد حيث لا يتم توجيههما نحو الهدف الصحيح. غالبًا ما يؤدي ازدواجية العمل إلى استنفاد الموارد.

دعنا نتعرف على الوقت الذي تعمل فيه الازدواجية بالفعل وإذا لم يكن كذلك ، فكيف نتجنبها.

ما هو ازدواجية الجهد؟

قبل الغوص في ازدواجية العمل ، دعنا نستكشف ما يعنيه ازدواجية الجهود. ببساطة ، ازدواجية الجهود هي عندما يبذل شخصان أو أكثر نفس الجهد للقيام بمهمة مماثلة. هل ازدواجية الجهود تعني إنتاجية أقل؟ المفتاح هنا هو النتيجة. إذا بقيت النتيجة دون تغيير ، على الرغم من الجهود المكررة ، فلن تكون مجدية. ومع ذلك ، عندما تكون قادرًا على تحقيق نتيجة مختلفة من خلال تكرار الجهود ، يمكن أن تكون مثمرة.

على سبيل المثال ، دعنا نفكر في سيناريو في مصنع لتصنيع الألعاب. يستغرق العامل في خط الإنتاج ساعة واحدة لتعبئة 25 صندوقًا من سيارات اللعب. أضف عامل آخر إلى نفس الخط. الآن لديك عاملين ، كل منهما يعبأ 25 صندوقًا من سيارات اللعب في الساعة. ينتج عن ذلك 50 لعبة سيارة في الساعة. في هذه الحالة ، تتضاعف النتيجة بسبب ازدواجية الجهود ؛ وبالتالي زيادة الإنتاجية.

تخيل أن قسم التسويق في نفس المصنع يجري بحثًا حول إدخال لعبة جديدة لاستهداف المبيعات الموسمية. قد يسعى فريق المنتج في تلك الشركة إلى فعل الشيء نفسه ، دون معرفة أن قسم التسويق يقوم أيضًا بنفس المهمة. في نهاية اليوم ، ينتهي الأمر بمدير العمليات بتقريرين عن نفس المهمة. هنا ، أدى ازدواجية الجهود إلى نفس النتيجة. قد تكون هناك رؤى مختلفة في كلا التقريرين ، ولكن لو تعاون الفريقان في وقت مبكر ، لكان بإمكانهما تحديد أوجه التشابه في جهودهما وتوزيع العمل بين بعضهما البعض لإنتاج تقرير أكثر ثاقبة.

كما ترى ، لا يوجد سوى خط رفيع بين ازدواجية الجهد والعمل. على الرغم من أن تكرار العمل ليس دائمًا أمرًا سيئًا ، إلا أنه عند سوء الإدارة ، يمكن أن يؤدي إلى إهدار الوقت وموارد المنظمة.

كيفية منع التداخل والازدواجية في العمل؟

أنت الآن تتساءل ، "كيف أتغلب على ازدواجية العمل؟"

تتمثل الخطوة الأولى في تحليل نتيجة كل جهد مكرر بعناية ، لتحديد تأثيره على الإنتاجية الإجمالية. إذا كان العمل المكرر يجبر أعضاء الفريق على أن يكونوا أقل إنتاجية ، فأنت بحاجة إلى اتخاذ تدابير لضمان عدم حدوث تداخل في العمل. هذا أسهل للمراقبة بين الفرق الفردية حيث يوجد مدير أو قائد للإشراف على عمل كل عضو في الفريق.

في معظم الحالات ، يحدث تكرار العمل في فرق متعددة الوظائف عندما لا تكون هناك قناة اتصال مناسبة فيما بينها. فيما يلي بعض الخطوات التي يمكنك اتباعها لتجنب ازدواج العمل.

تواصل بانتظام

بمعنى آخر ، تحدث واتصل واشترك! التواصل هو الخطوة الأولى في منع ازدواجية العمل.

يحدث ازدواجية في العمل بسبب نقص التواصل بين الفرق متعددة الوظائف. في مثالنا السابق ، إذا كان هناك خط اتصال مناسب بين فرق التسويق والمنتج ، فيمكنهم التعاون والبحث معًا. لذلك ، من المهم التأكد من وجود قناة اتصال مناسبة بين الفرق وداخلها.

يمكنك استخدام الأساليب الرسمية التقليدية مثل اجتماعات تخطيط العمل اليومية ؛ أو البريد الإلكتروني أو التطبيقات مثل Slack أو Google Chat أو Microsoft Teams لتسهيل الاتصال السلس بين أعضاء الفريق.

في المنظمات الكبيرة ، قد لا يكون من العملي عقد اجتماعات منتظمة ؛ لكن يمكن لقادة الفريق الاعتراف ببعضهم البعض بشأن المشاريع التي يشاركون فيها.

أصبحت قنوات الاتصال الفعالة أكثر أهمية الآن من أي وقت مضى. ويرجع ذلك إلى الاتجاه المتزايد بين الشركات للجوء إلى هياكل العمل عن بعد. في هذا السياق ، هناك حاجة إلى التواصل المستمر للحفاظ على شفافية العمل ، مع بناء علاقات الفريق.

تتبع وقياس التقدم

من المهم تتبع المهام المخصصة لكل فريق وقياس التقدم. تعاون مع أعضاء فريقك ولديك خطة عمل لسرد جميع المهام التي يجب إنجازها. قم بإجراء هذا التمرين عند بدء مشروع جديد أو إجراء مهام يومية. قم بإجراء مناقشات مع كل فريق لوضع أطر زمنية واقعية لتحقيق هذه النتائج.

يمكن بعد ذلك تتبع المهام على لوحة كانبان وفقًا لترتيب الأولوية. تساعد هذه الممارسة في تحديد مقدار العمل الذي تم إنجازه ، وما الذي يجب إكماله ، ومكان وجود الحواجز.

سوف يمنحك أيضًا فهمًا واضحًا للمكان المطلوب انتباه قائد الفريق والتدابير التي يجب اتخاذها لإزالة الحواجز.

Creately هي مساحة عمل مرئية عبر الإنترنت تتيح تصور سير العمل أثناء تخطيط المشروع بحيث يمكن تحديد ازدواجية العمل في وقت مبكر ومنعها. قم بتخطيط سير عمل المشروع على مخطط حارة السباحة لتخصيص المهام والموارد لكل فريق. يمكن أن يساعد تصور مشروعك بالكامل على لوحة واحدة في تجنب متاعب الاضطرار إلى القفز ذهابًا وإيابًا عبر تطبيقات متعددة لتتبع المشروع. يجعل Creately من السهل تحديد من يفعل ماذا - وبالتالي يقضي على فرصة تداخل المهام.

تحلى بالشفافية واجعل عملك سهل الوصول إليه

عندما تكمل مشروعًا ، اترك إرثًا من العمل الذي قمت به. اجعل عملك في متناول جميع أعضاء الفريق المعنيين في الشركة.

تأكد من وجود قاعدة بيانات تسهل الوصول السلس إلى الأبحاث السابقة ومساعي المشروع. سيساعد هذا الزملاء الذين يحاولون المشاريع المستقبلية على جمع المعرفة حول العمل المنجز ، مما يلغي مساحة ازدواجية العمل.

كما أنه سيوضح لهم نتائج مسار العمل المحتمل ويلقي الضوء على ما يجب القيام به بشكل مختلف.

يمكن أن يعمل Creately كمحور مركزي لإضفاء الطابع المركزي على كل محتوى المشروع والمهام والاتصالات من العصف الذهني والتخطيط إلى التنفيذ. يوفر أطرًا قابلة للتخصيص لرسم الخرائط الذهنية ، ورسم خرائط التقارب ، والتخطيط السريع ، والجداول الزمنية للمشروع ، ورسم خرائط سير العمل ، والمزيد. تتيح إمكانات التعاون في Creately ، بما في ذلك مؤتمرات الفيديو داخل التطبيق ، وتتبع الماوس ، والتعليق للمستخدمين العمل معًا ومشاركة المعلومات بسلاسة.

المرة الثانية "ليست دائمًا" السحر

ازدواجية العمل ليست دائما سيئة. ومع ذلك ، عندما لا يتم توجيهه إلى نتيجة مناسبة ، يمكن أن يكون تكرار العمل مستهلكًا للوقت ومضجرًا تمامًا.

كن ذكيا بشأن الطريقة التي تؤدي بها عملك. في بيئة الأعمال اليوم ، لم يعد بإمكانك العمل في صوامع. لا تتردد في التواصل مع زملائك ولديك خط تواصل مستمر معهم. كن منفتحًا على مشاركة المعرفة مع بعضكما البعض والتركيز على تحقيق الأهداف الجماعية. سيضمن التواصل والتعاون الفعالان قيام كل فرد في الشركة بعمل هادف في رحلة جماعية نحو النجاح.