كيفية تقليل الانكماش في المخزون

جميع أصحاب الأعمال التجارية في التجارة الإلكترونية على دراية كبيرة بتحديات انكماش المخزون.

سواء كان ذلك بسبب أخطاء في التنفيذ أو السرقة ، فإن الانكماش يمكن أن يأكل الأرباح ويترك الشركات تكافح من أجل البقاء واقفة على قدميها. ومع ذلك ، فإن العديد من أصحاب أعمال التجارة الإلكترونية لا يدركون مدى تأثير انكماش المخزون على أرباحهم النهائية.

وجدت دراسة حديثة تم الاستشهاد بها في المسح الوطني لأمن التجزئة لعام 2021 أن انكماش المخزون يكلف أعمال التجارة الإلكترونية بمتوسط ​​1.62٪ من مبيعاتها السنوية. قد لا يبدو هذا كثيرًا ، ولكن بالنسبة إلى الأعمال التجارية التي تحقق مبيعات بقيمة 100000 دولار سنويًا ، فهذه خسارة قدرها 1620 دولارًا.

وبالنسبة للشركات التي تحقق مبيعات بالملايين سنويًا ، يمكن أن تكون الخسائر أكثر رعبًا.

يعد تقلص المخزون مشكلة خطيرة لشركات التجارة الإلكترونية ، والتي يمكن أن تؤثر بشكل كبير على المحصلة النهائية.

كيف تقلل الانكماش في عملك؟

دعنا نتعمق.

كيف يؤثر انكماش المخزون على عملك

يمكن لأصحاب الأعمال التجارية في التجارة الإلكترونية أن يشهدوا على أن انكماش المخزون يمثل مشكلة حاسمة.

وليست الشركات الكبيرة فقط هي التي تتأثر بالانكماش ؛ تتعرض الشركات الصغيرة لخسائر أيضًا - غالبًا مع ربح أقل ووسادة تشغيلية يمكن استيعابها.

يمكن أن يكون لانكماش المخزون عدد من الآثار السلبية على الشركات الصغيرة ، بما في ذلك:

• انخفاض الإيرادات ،
• تكاليف استبدال البضائع المسروقة ،
• زيادة تكاليف العمالة ،
• تكاليف الأمن المضافة ،
• تكاليف التكنولوجيا المضافة للتحكم في السرقة
• وقت واهتمام قيادة الشركة ، و
• انخفاض معنويات الموظفين.

كل هذه العوامل يمكن أن يكون لها تأثير خطير على أرباح الأعمال الصغيرة.

إذن ما الذي يمكن لأصحاب أعمال التجارة الإلكترونية فعله لمنع الانكماش؟ حسنًا ، هناك العديد من الإجراءات التي يمكن أن يتخذها عملك لتقليل مخاطر الانكماش ، بما في ذلك تنفيذ تدابير أمنية مناسبة ، واستخدام التكنولوجيا لتتبع المخزون ، وتوفير التدريب للموظفين.

من خلال اتخاذ الخطوات الموضحة أدناه ، يمكن لأصحاب أعمال التجارة الإلكترونية المساعدة في تقليل التأثير السلبي لانكماش المخزون على أعمالهم.

الأسباب الرئيسية لانكماش المخزون

لحل مشاكل انكماش مخزون شركتك أو تقليلها ، من الضروري أن تفهم بالضبط مصدر الخسارة.

1. السرقة من المتاجر: تعتبر سرقة المتاجر (أو أبناء عمومتها في التجارة الإلكترونية والاحتيال في رد المبالغ المدفوعة والاحتيال المرتجع) مسؤولة عن أكثر من 35٪ من الخسائر السنوية لتجار التجزئة ، وفقًا للمسح السنوي للاتحاد الوطني للبيع بالتجزئة.
2. سرقة الموظف: تأخذ سرقة الموظفين قدرًا كبيرًا من العضة من صافي أرباحك مثل سرقة المتاجر وهي مسؤولة عن 33 ٪ من الانكماش الهائل في تجارة التجزئة. يسرق الموظفون باستخدام أساليب إبداعية مختلفة ، من إصدار بطاقات هدايا مزيفة بطريقة احتيالية واستخدام خصومات موظفيهم إلى أخذ البضائع أو الحصول على النقود.
3. تقليص الورق: المعروف أيضًا باسم الأخطاء الإدارية ، يمثل انكماش الورق ما يصل إلى 20٪ من انكماش التجزئة. يتضمن ذلك بيع منتجاتك عن طريق الخطأ بأموال أقل أو استردادها مقابل أموال أكثر مما ينبغي. يمكن أن يكون هذا بسبب أخطاء في التذاكر أو المعاملات أو أخطاء جرد خاطئة.
4. احتيال البائع: يمثل احتيال البائع أقل من 5٪ من الانكماش الإجمالي لتجار التجزئة ، ولكنه يحدث بالفعل ، لذلك من الضروري أن تكون على دراية. يحدث احتيال البائع عندما يرسل لك البائعون عن قصد مخزونًا أقل مما هو مدرج في فاتورتك أو عندما يسرق ممثلو البائع المنتجات من متجرك أو المستودع الخاص بك.

في حين أن العديد من العوامل المختلفة يمكن أن تسبب انكماش المخزون ، يمكنك التخفيف من خسائرك.

من خلال إدراك الأسباب الأكثر شيوعًا لتقلص المخزون واتخاذ خطوات لمنعها ، يمكنك أن تضع نفسك في وضع أفضل لحماية أرباحك النهائية.

قم بتعيين مدير منع الخسائر

واحدة من أفضل الطرق لتقليل انكماش المخزون في أعمال التجارة الإلكترونية الخاصة بك هي تعيين مدير منع الخسائر.

تتمثل مهمة هذا الشخص في تتبع وتقليل كمية المخزون المفقودة بسبب السرقة أو التلف أو لأسباب أخرى. سيعمل مدير منع الخسائر معك لتطوير وتنفيذ السياسات والإجراءات لتقليل الخسارة.

سيقومون أيضًا بإجراء عمليات تدقيق منتظمة لمستويات المخزون وإجراءات المخزن. بالإضافة إلى ذلك ، قد يتمكنون أيضًا من توفير التدريب لموظفيك حول كيفية التعامل مع المخزون وتخزينه بشكل صحيح.

يمكن أن يساعد تعيين مدير منع الخسارة بشكل كبير في تقليل مقدار انكماش المخزون في أعمال التجارة الإلكترونية الخاصة بك.

تقليل الأخطاء البشرية بقوائم المراجعة والتقارير

موظفوك هم بشر فقط ، وكل البشر يخطئون. لسوء الحظ ، يمكن أن تؤدي الأخطاء المتكررة من قبل موظفيك إلى فقدان المخزون وانحراف في صافي أرباحك.

لتقليل الأخطاء التي يرتكبها موظفوك ، قم بتنفيذ نظام قوائم المراجعة اليومية والتقارير المنتظمة لإبقاء الموظفين مسؤولين وعلى المسار الصحيح.

يعني تنفيذ قوائم المراجعة اليومية أن موظفيك يعرفون ويفهمون ما يجب القيام به عند وصولهم إلى العمل وكيف تريدهم بالضبط لإكمال كل مهمة.

في نهاية يوم العمل ، يمكن أن يُطلب من موظفيك تقديم تقرير يجعلهم مسؤولين عن المهام وقوائم المراجعة التي أكملوها.

تعد تقارير الضرر أداة أساسية لمساعدة عملك على تقليل الانكماش. يمكنك زيادة مساءلة الموظف وتقليل مخزونك التالف من خلال طلب إكمال تقرير عندما يتلف الموظف أو العميل المخزون.

يساعد إنشاء نظام من التقارير وقوائم المراجعة على تقليل الخطأ البشري ، وجعل الموظفين أكثر إنتاجية ، ومحاسبة الموظفين. كما أنه يوفر للإدارة موردًا لا يقدر بثمن للإشراف على الموظفين وحل المشكلات عند ظهورها.

ضعف (وثلاثة أضعاف) تحقق من البائعين

ليس فقط موظفيك هم من يرتكبون الأخطاء أو يسرقون المخزون. قد يكون البائعون لديك مصدر انكماش لعملك أيضًا.

من الأهمية بمكان لشركتك أن تقوم بالتحقق من جميع الأوراق الخاصة بالمورد والتحقق منها ثلاث مرات للتأكد من أن مخزونك محسوب بالكامل وفي حالة قابلة للبيع.

لتقليل احتيال البائع ، يجب عليك:

• تأكد من صحة جميع العناصر الموجودة في فاتورتك وتسليمها
• تأكد من عدم تلف أو كسر أي من المخزون
• تأكد من أن أي عناصر قابلة للتلف ضمن تاريخ البيع أو تاريخ انتهاء الصلاحية
• تحقق جيدًا للتأكد من دقة الأسعار ومطابقتها لفاتورتك

تحدث معظم عمليات احتيال البائعين عندما يكون البائعون في متجرك أو المستودع الخاص بك ، لذا راقب عن كثب للتأكد من عدم وجود أخطاء أو تناقضات في مخزونك.

إجراء عمليات تدقيق جرد متكررة

تساعد عمليات تدقيق المخزون شركات التجارة الإلكترونية على تحديد أخطاء نظام إدارة المخزون وتصحيحها. كما أنها تساعد في تحديد ومنع السرقة والانكماش.

يمكن أن يكون تدقيق المخزون مستهلكًا للوقت ومكلفًا ، ولكنه استثمار مفيد لأعمال التجارة الإلكترونية. لن يساعد ذلك فقط في تقليل انكماش المخزون وزيادة الأرباح ، ولكنه سيحسن أيضًا فهم الموظفين لأهمية مراقبة المخزون بالنسبة إلى أرباح شركتك.

يجب عليك أيضًا تنفيذ الجرد الدوري بانتظام ، وهو تدقيق للمخزون على نطاق أصغر يحدث يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا حسب الحاجة. يساعد ذلك في الحفاظ على يقظة موظفيك ويسمح لك بالبقاء بانتظام على رأس المخزون العام وأي مناطق بها مشاكل.

هناك بعض الأشياء التي يجب تذكرها عند إجراء تدقيق المخزون. ستحتاج إلى التأكد من أن تدقيقك لا يؤكد فقط كمية المخزون الخاص بك ولكن أيضًا حالته. سيساعدك هذا على تحديد أي سرقة أو وضع غير صحيح أو ضرر يحدث بشكل منتظم.

أولاً ، يجب أن يركز عملك على مراجعة مستويات مخزونه بانتظام. سيساعد هذا في ضمان الدقة ومنع أي أخطاء محتملة.

ثانيًا ، يجب على شركتك إنشاء نظام لتتبع تغييرات المخزون. سيساعد هذا الشركات على تحديد أي تناقضات واتخاذ إجراءات تصحيحية.

أخيرًا ، سترغب في التركيز على الوقاية. يمكن للشركات تقليل مخاطر الانكماش والسرقة من خلال تطبيق نظام فعال لإدارة المخزون مثل SkuVault.

تدقيق المخزون هو أداة قيمة لأعمال التجارة الإلكترونية. يمكن أن يساعد في تحسين رضا العملاء وزيادة الأرباح ومنع الانكماش والسرقة. باتباع هذه النصائح ، يمكن للشركات التأكد من أن تدقيق المخزون الخاص بهم هو الأكثر فعالية.

وضح سياسات شركتك

من أكثر الأشياء تأثيرًا التي يمكن أن تقوم بها شركة التجارة الإلكترونية لتقليل انكماش المخزون هو توضيح سياسات الشركة.

وهذا يعني إلقاء نظرة فاحصة على إجراءاتك الداخلية وإبلاغ موظفيك بها بوضوح.

أولاً ، يجب عليك تحديد الأسباب الجذرية لانكماش عملك. قد يكون هذا أي شيء من سرقة الموظف إلى البضائع التالفة.

بمجرد أن تعرف سبب الانكماش ، يمكنك تنفيذ سياسات للمساعدة في منعه.

على سبيل المثال ، قد تطلب من الموظفين التوقيع على جميع عمليات التسليم أو إجراء فحوصات جرد منتظمة.

بالإضافة إلى ذلك ، يجب عليك الإبلاغ عن عواقب سرقة الموظفين. عندما يدرك موظفوك أن هناك عواقب قانونية وتوظيفية كبيرة للسرقة ضد عملك ، بما في ذلك سرقة البضائع أو الأموال والسرقة الفكرية ، فسيكونون أقل ميلًا للسرقة من شركتك.

أخيرًا ، يمكن أن تساعد أيضًا المراقبة بالفيديو واللافتات التي تشير إلى أن المستودع أو المتجر الخاص بك يستخدم هذا في ردع السرقة.

من خلال توضيح سياساتك وإجراءاتك ، يمكنك المساعدة في تقليل انكماش المخزون والحفاظ على سير أعمالك بسلاسة.

تدريب الموظفين على منع السرقة

من الأدوات القيمة الأخرى لتقليل انكماش شركتك تدريب جميع الموظفين الحاليين والجدد لمنع الاحتيال على العملاء والموظفين.

تأكد من أن جميع موظفيك يعرفون الأنواع العديدة من عمليات الاحتيال والسرقة التي يمكن أن تؤثر على عملك وتمكنهم من التدريب ، حتى يعرفوا دائمًا ما يجب عليهم فعله إذا اشتبهوا في السرقة أو الاحتيال.

لا يغرس التدريب على الوقاية من السرقة الشعور بالمساءلة الشخصية لدى موظفيك فحسب ، بل يمنحهم أيضًا الثقة للتعامل بفعالية مع حالات السرقة عند ظهورها.

استفد من التكنولوجيا

يمكن أن تساعدك أنواع عديدة من التكنولوجيا على إدارة مخزونك بشكل فعال وتقليل الانكماش.

على سبيل المثال ، يمكن أن تساعدك علامات RFID على تتبع مخزونك في الوقت الفعلي ، ويمكن أن تساعدك ماسحات الباركود على حساب مخزونك بسرعة ودقة.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تساعدك العديد من البرامج على تتبع مستويات المخزون لديك وإدارة موظفيك بشكل فعال.

في حين أنه من المستحيل القضاء على انكماش المخزون تمامًا ، فإن برنامج إدارة المستودعات (WMS) مثل SKuVault يمكن أن يساعدك في تقليله بشكل فعال. يوفر WMS معلومات دقيقة ومحدثة عن مستويات المخزون لديك ، حتى تتمكن من تحديد التناقضات بسرعة.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يساعد WMS في أتمتة جوانب مختلفة من إدارة المخزون ، مثل الاستلام والتخزين ، والتي يمكن أن تساعد في تقليل الخطأ البشري. باستخدام WMS ، يمكنك إنشاء نظام جرد أكثر كفاءة وفعالية من شأنه أن يساعد في تقليل انكماش شركتك.

يمكن أن تكون برامج إدارة الموظفين أيضًا أداة قيمة لتنفيذ سياسات تقليل الانكماش بسرعة. يمكن لهذا البرنامج أن يجعل التدريب على متن الطائرة ومكافحة السرقة سلسًا للموظفين الجدد والحاليين. يمكنه أيضًا تزويد موظفيك بالمهام اليومية وقوائم المراجعة والتقارير الرقمية للبضائع التالفة أو المفقودة.

افكار اخيرة

يعد انكماش المخزون مشكلة خطيرة للشركات من جميع الأحجام ، ويمكن أن تؤثر على كل شيء بدءًا من صافي أرباحك وحتى قاعدة عملائك. في هذا المنشور ، حددنا بعض الخطوات لتقليل انكماش مخزون عملك.

أولاً وقبل كل شيء ، من الضروري فهم أسباب انكماش المخزون حتى تتمكن من معالجتها وجهاً لوجه. الأسباب الرئيسية هي السرقة من قبل الموظفين أو العملاء ، والأخطاء التي يرتكبها الموظفون ، والمنتجات التالفة أو المفقودة.

بمجرد معرفة الأسباب الجذرية لانكماش المخزون في عملك ، يمكنك البدء في اتخاذ خطوات للتخفيف منها. تتمثل إحدى الخطوات الرئيسية في تعيين مدير منع الخسائر المسؤول عن تنفيذ السياسات والإجراءات لمنع الخسائر. يمكنك أيضًا تقليل الخطأ البشري من خلال قوائم المراجعة والتقارير ، وإجراء عمليات تدقيق متكررة للمخزون ، وتوضيح سياسات الشركة ، وتدريب الموظفين على منع السرقة.

يمكن أن تساعدك التكنولوجيا أيضًا على تتبع مخزونك واكتشاف التناقضات.

في النهاية ، يتطلب الأمر جهودًا متضافرة من كل فرد في المؤسسة لتقليل انكماش المخزون - من الإدارة العليا إلى أسفل.

باتباع النصائح الواردة في هذا المنشور ، يمكنك وضع نفسك على الطريق نحو تقليل هذه المشكلة المكلفة لعملك.