كيفية إدارة اجتماع بعيد منتج | أفضل الممارسات والقوالب

الحقيقة: تميل الفرق البعيدة إلى عقد اجتماعات أكثر من العاملين في الموقع.

إذا كنت تعمل حاليًا من المنزل ، فأنت تعلم أن هذا صحيح.

في بعض الأحيان قد تبدو الأمور خارجة عن السيطرة ؛ هناك الكثير من الوجوه على الشاشة ، والكثير من الأشخاص يتحدثون في وقت واحد ، والبعض ينضم متأخرين وليس لديهم أي فكرة عما يتحدث عنه الآخرون ، ثم فجأة ينصب تركيز الجميع على قطة شخص ما قررت الانضمام إلى المكالمة بدون دعوة.

لكن الاجتماعات مهمة. وبالنسبة للفرق البعيدة ، فهو الشيء الوحيد الذي يساعد على الحفاظ على توافق الجميع بغض النظر عن مكان وجودهم.

المدرجة أدناه هي بعض الممارسات التي ستساعدك على إدارة اجتماع بعيد عن بعد براحة تامة في منزلك.

جاهز للغطس؟

أفضل ممارسات الاجتماع عن بعد

1. تحديد الحاضرين ومساعدتهم على الاستعداد

يعتمد تحديد من يحتاج إلى المشاركة في الاجتماع على الهدف الفعلي منه.

وعند التخطيط لاجتماع افتراضي ، يجب أن تكون أكثر مراعاة لمن سيحضر الاجتماع حيث قد تكون هناك قيود في الأدوات التي تستخدمها ، ومناطق زمنية متعددة ، وجداول زمنية متضاربة.

من الضروري مراجعة الجدول الزمني للحاضرين قبل تحديد موعد الاجتماع.

في المكتب ، يمكنك أن تكون غير رسمي بشأن جدول الأعمال ، حيث يمكنك مشاركة المزيد من المعلومات أثناء تناول الغداء ، وتمرير بعضكما البعض في الردهة ، والتحدث مع بعضكما البعض ، وما إلى ذلك.

على الرغم من أن الاجتماع الافتراضي يتطلب الكثير من التحضير المسبق.

من المهم أن ترسل جدول الأعمال ، جنبًا إلى جنب مع الهدف / الغرض من الاجتماع ، وروابط لموارد إضافية ، أو تطبيقات ستستخدمها أثناء المناقشة قبل بضع ساعات إن لم يكن قبل يوم واحد.

سيسمح هذا للحضور بالتحضير لما هو قادم ، من خلال تثبيت أي برامج مطلوبة ، والقراءة ، والبحث ، وجدولة الاجتماع في يومهم ، والاهتمام بأي متطلبات فنية أخرى. في نفس الوقت قم بتوضيح الأدوار التي من المتوقع أن يلعبها كل شخص خلال الاجتماع.

2. توضيح إرشادات الاجتماع عن بُعد

تساعد إرشادات الاجتماع في إدارة الأشياء بشكل أفضل.

وضح ما تتوقع أن يفعله / يساهم به كل حاضر وكيف يجب أن يتصرفوا مرة واحدة عبر الإنترنت (أي هل يجب عليهم الانتظار حتى ينتهي شخص آخر من التحدث قبل إبداء رأيه ، هل يجب تشغيل الكاميرا الخاصة بهم وكتم صوت الميكروفونات أثناء تحدث الآخرين ، إلخ. .).

يمكنك ذكر هذه الإرشادات في رسالة البريد الإلكتروني التمهيدية التي ترسلها مع جدول الأعمال. أو خذ بضع دقائق لذكرها في بداية الاجتماع.

في الوقت نفسه ، يمكن للحاضرين المساعدة في جعل الأمور أكثر فاعلية من خلال اتباع إرشادات آداب الاجتماع البسيطة هذه عبر الإنترنت.

• اللباس المناسب
• تأكد من إعدادك بخلفية احترافية ومناسبة للعمل (على سبيل المثال ، بدون أسرة ، وغرف فوضوية ، وما إلى ذلك)
• كتم صوت الميكروفون الخاص بك عندما لا تتحدث
• لا تشتت انتباهك. لا تحدق في هاتفك أو تكتب بعيدًا على لوحة المفاتيح أو تعمل في مهام أخرى عندما يقوم شخص آخر بالتقديم
• اجعل هاتفك في وضع الصمت وأوقف تشغيل الإشعارات الأخرى
• انتظر دورك. لا تقاطع بينما يتحدث الآخرون أو تتحدث معهم
• إذا كان لديك تعليق أو سؤال ، فلفت الانتباه إلى نفسك قبل التحدث. إما أن تقوم بإيماءة يد أو تقول "سؤال" أو "تعليق"
• كن جاهزا. تأكد من عمل الاتصال والكاميرا والميكروفون قبل الاجتماع

نصيحة: خصص للحاضرين أدوار الميسر ، وكاتب الملاحظات ، والمسئول عن الوقت ، وما إلى ذلك. قم بتدوير هذه الأدوار فيما بينهم في أيام مختلفة للحفاظ على مشاركتهم جميعًا.

3. حدد برنامج مناسب للاجتماعات عن بعد

ما هو القاسم المشترك بين جميع الاجتماعات الافتراضية الناجحة؟ مجموعة من الأدوات الجيدة لتسهيل ذلك وأغراضه.

هناك مجموعة متنوعة من الأدوات التي يمكنك الاختيار من بينها بناءً على احتياجاتك.

تكبير / تصغير: هذا حل غرفة اجتماعات قائم على البرامج يسمح للفرق بالاجتماع عبر الإنترنت سواء بالفيديو أو بدونه. عندما تريد مناقشة شيء ما مع فريق أكبر وتفضل رؤية ردود أفعالهم على الفيديو ، ستعمل هذه الأداة بشكل رائع.

Slack: Slack هو تطبيق مراسلة يمكن استخدامه أيضًا لمكالمات الصوت والفيديو. يمكنك الحصول على قناة Slack منفصلة حيث يمكنك تعيين تذكيرات لمواقفك اليومية أو تسجيلات الوصول الأسبوعية الخاصة بالمشروع ، والاحتفاظ بمحاضر اجتماعاتك مسجلة مع المنشورات أو مباشرة على قناة Slack ، إلخ. ومع ذلك ، فهي تسمح فقط بمكالمات الفيديو الجماعية لـ 15 شخصًا في المجموع. لذلك فهي تعمل بشكل أفضل مع الفرق الصغيرة للاجتماعات القصيرة.

بشكل إبداعي: ​​هل تريد شرح فكرة أو مفهوم من خلال تصورها على السبورة عبر الإنترنت؟ Creately هي أداة رائعة للفرق التي ترغب في استخدام خريطة ذهنية لتبادل الأفكار ، أو مخطط انسيابي لمناقشة عملية جديدة ، وما إلى ذلك أثناء الاجتماع. من خلال ميزة التعاون في الوقت الفعلي ، يمكن للجميع تحرير التعليقات ومشاركتها على نفس اللوحة / اللوحة في وقت واحد.

مُحرر مستندات Google: سواء كنت تريد إنشاء جدول أعمال اجتماع ، أو مشاركة ملاحظات الاجتماع ، أو العمل معًا في اقتراح مشروع ، فإن محرر مستندات Google هو أداة رائعة. يمكن للجميع التعاون وتحرير المستند في الوقت الفعلي ، والدردشة والتعليق ، ويمكنك استخدام محفوظات المراجعة للعودة إلى الإصدارات القديمة من المستند في أي وقت تريده.

يمكنك أيضًا استخدام مجموعة من هذه الأدوات لتحقيق الغرض من اجتماعك. على سبيل المثال ، يمكنك استخدام Slack للتحدث مع بعضكما البعض و Creately لشرح وتسجيل استراتيجيتك. إما أن تشارك شاشتك مع بقية الفريق حتى يتمكن الجميع من رؤية ما تعمل عليه أو أنشئ مستند Creately الخاص بك من قناة Slack الخاصة بك (باستخدام المكون الإضافي Creatly لـ Slack) لمنح الجميع وصولاً سريعًا إليها.

نصيحة: استخدم الفيديو بقدر ما تستطيع لأنه أقرب ما يكون إلى الاتصال الشخصي الذي يمكنك الحصول عليه عند العمل من المنزل. بالإضافة إلى أنه يمنحك الفرصة لقراءة لغة جسد الحاضرين والتأكد من أنهم ينتبهون بالفعل.

4. تخصيص بعض الوقت لكسر الجليد

بالنسبة للفرق البعيدة ، يمكن أن يكون الاجتماع أيضًا وقتًا لبناء العلاقات. بدلًا من الغوص في مناقشة الأمور الرسمية ، خذ بعض الوقت في بداية الاجتماع لكسر الجمود. سيساعد هذا أيضًا في الحفاظ على مشاركة المشاركين في الساعات القادمة.

يمكنك التجول في غرفة الاجتماعات الافتراضية لتسأل الجميع عن الأسبوع الذي يقضونه ، أو بالحديث عن حدث حالي تأثر به الجميع.

نصيحة: قبل الانتقال إلى مناقشة الأمور المطروحة رسميًا ، تأكد من تذكير الجميع بهدف الاجتماع أيضًا.

5. تدوين الملاحظات وإنشاء خطة عمل

من المهم الاحتفاظ بسجل لجميع الأفكار التي تمت مشاركتها أثناء الاجتماع. يمكن مشاركتها مع من فاتهم الاجتماع واستخدامها لإنشاء خطة العمل الخاصة بك لاحقًا.

لا تقل أهمية مناقشة الأشياء وإيجاد الحلول عن تعيين كل من شارك في مخرجات الاجتماع وعناصر العمل لتنفيذ الخطة. في الوقت نفسه ، من المهم توضيح مواعيد الاستحقاق وموعد الاجتماع التالي.

إذا كنت تستخدم أداة لإدارة المهام ، فيمكنك التخطيط بسرعة لكل شيء فيها. يمكنك أيضًا استخدام نموذج خطة العمل (راجع النموذج أدناه) لتحديد أولويات الأمور.

نصيحة: أرسل بريدًا إلكترونيًا يحتوي على ملخص لكل شيء بما في ذلك عناصر العمل المخصصة لهم بعد الاجتماع.

7 قوالب للحفاظ على إنتاجية الأشياء أثناء الاجتماعات عن بعد

فيما يلي بعض القوالب التي يمكنك استخدامها على الفور أثناء اجتماعاتك الافتراضية. ما عليك سوى النقر فوق النموذج لفتحه في المحرر. شارك ارتباط تعديل / مراجعة مع الآخرين للتعاون.

خطة عمل

حدد الأدوار والمسؤوليات والموارد وتواريخ الاستحقاق وما إلى ذلك بعد ذلك باستخدام نموذج خطة العمل هذا.

ملاحظات الإجتماع

حافظ على تنظيم محضر اجتماعك باستخدام هذا القالب البسيط لتدوين ملاحظات الاجتماع. يمكنك لاحقًا إرفاقه برسالة الملخص أو مشاركته على قناة Slack لمنح إمكانية الوصول للآخرين.

ابدأ توقف تابع

فكر في الإجراءات التي يجب أن يبدأ الفريق في القيام بها ، وتوقف عن فعلها واستمر في القيام بها باستخدام هذا القالب.

خريطة ذهنية

تبادل الأفكار حول موضوع باستخدام هذا النموذج. يمكنك استخدام الترميز اللوني لتحديد الأفكار التي أضافها مختلف الحاضرين.

مخطط هيكل السمكة

تبسيط حل المشكلات والعثور على السبب الجذري للمشكلة باستخدام مخطط هيكل السمكة هذا.

لوحة الفكرة

جمع وتنظيم وتحديد أولويات الأفكار التي تم جمعها باستخدام لوحة الأفكار. يمكنك أيضًا استخدام مخطط تقارب لتصنيف الأفكار والعثور على الاتجاهات / الأنماط.

ميثاق فريق

تعاون في توضيح توجيه الفريق ووضع الحدود باستخدام قالب ميثاق الفريق هذا.

هل هناك المزيد من النصائح حول إجراء اجتماع افتراضي مثمر؟

العمل من المنزل هذه الأيام بسبب جائحة فيروس كورونا؟ بعد ذلك ، يجب أن تكون المشاركة في الاجتماعات عبر الإنترنت جزءًا من روتينك اليومي. أخبرنا ببعض أفضل الممارسات التي يستخدمها فريقك للحفاظ على إنتاجية الأشياء.