كيف تدير عشاء التواصل الفعال
نشرت: 2019-04-17تعد الشبكات جزءًا مهمًا من بناء العلاقات
جزء من إدارة مجلس الإدارة هو إدارة اجتماع مجلس الإدارة نفسه
هدفك هو الحصول على أفضل مناقشات طاولة ممكنة وإتاحة الوقت للجميع
تعد الشبكات جزءًا مهمًا من بناء العلاقات ولا يوجد حدث أكثر قيمة لبناء العلاقات من "كسر الخبز" الذي يضرب به المثل مع الناس. أنا شخصياً أدير العديد من وجبات الغداء والعشاء الجماعية وأحضر أكثر من ذلك ، لذلك قمت بتطوير مجموعة من النصائح التي أقدمها في كثير من الأحيان حول كيفية جعلها أكثر فعالية.
سأركز في هذا المنشور على مفهوم "عشاء على متن الطائرة" أو "غداء على المجلس" نظرًا لأن هذا جزء من سلسلة حول كيفية إدارة علاقات مجلس الإدارة بشكل أكثر فاعلية ولكن يمكن تطبيق معظم هذه النصائح على نطاق واسع.
سيبدو هذا محددًا جدًا بشأن كيفية القيام بالأشياء. لست مضطرًا لفعلها بنفس الطريقة ولكني اعتقدت أنه إذا أعطيتك كتاب اللعب الخاص بي ، يمكنك أن تقرر ما هو مريح لك.
لماذا عشاء المجلس (أو الغداء)؟
جزء من مجلس الإدارة هو إدارة اجتماع مجلس الإدارة نفسه حيث تشارك تقدمك المالي والتشغيلي ، وتناقش إستراتيجيتك وخططك للمضي قدمًا وتحصل على المعلومات وتعطيها لأعضاء مجلس الإدارة. هذه هي الوظيفة الأساسية لاجتماع مجلس الإدارة وغالبًا ما تكون من 2 إلى 4 ساعات اعتمادًا على المرحلة المبكرة أو المتأخرة من الشركة.
يتمثل جزء آخر من إدارة العلاقات خارج مجلس الإدارة في إرسال رسائل بريد إلكتروني محدثة و / أو إجراء مكالمات قصيرة منتظمة لأعضاء مجلس الإدارة لإبقائهم في الحلقة والتماس التعليقات وكذلك لإنشاء قناة مفتوحة وبناء علاقة.
إن إدارة اللوحة تشبه إلى حد ما الطيران - في الغالبية العظمى من الوقت تكون فيه على ارتفاع مع أحزمة الأمان ولا يوجد شيء خارج عن المألوف. بين الحين والآخر تصاب باضطراب شديد حيث يمسك الناس بمساند الذراع ويصابون بالذعر مما قد يحدث بعد ذلك. في هذه اللحظات ، فإن وجود جيران ثابتين من حولك يقولون لك "كل شيء سيكون على ما يرام" يلعب دورًا حقيقيًا ، ووجود مضيفة طيران تعرف حقًا ما يجب القيام به في حالات الطوارئ يمكن أن تحدث فرقًا كبيرًا.
تأتي هذه اللحظات الوجودية مع الشركات والمجالس. إلى الحد الذي تتمتع فيه بعلاقات شخصية دافئة بين أعضاء مجلس الإدارة ، غالبًا ما تجد التزامًا عميقًا بمساعدة بعضهم البعض حتى في أكثر الاضطرابات وعراً.
تتعامل المجالس مع الشركات التي تنفد أموالها بشكل غير متوقع ، ولديها دعاوى قضائية مع العملاء أو الموردين ، وتقاتل المنافسين السيئين ، وتتعامل مع انخفاض المبيعات ، وتدير شجار المؤسس ، وما إلى ذلك. تتعامل المجالس أيضًا مع المشكلات الصعبة "الجيدة" مثل "هل يجب أن نبيع الشركة الآن" وإذا كان الأمر كذلك ، فهل يجب أن نأخذ النقد أو الأسهم.
نظرًا لأن الخروج من بيئة العمل يساعد في بناء علاقة شخصية أقوى ولأن هذه العلاقة تؤدي إلى اتخاذ قرارات أكثر تماسكًا في الأوقات الصعبة ، يجب أن تعتبر وجبات مجلس الإدارة استثمارًا اليوم في اتخاذ قرارات أفضل على الطريق عندما تحتاج إليها.
لا يمكنك أن تتوقع من أعضاء مجلس الإدارة أن يجتمعوا لتناول وجبة في كل مرة لأنه مع أكثر من 4 اجتماعات / عام ، يكون لدى الأشخاص مسؤوليات أخرى والتزامات زمنية ولكن العمل مع مجلس الإدارة الخاص بك بشأن ما يناسبهم بشكل أفضل. لا توجد وجبات في السنة هي خسارتك.
متى يجب أن تحصل على غرفة خاصة؟
واحدة من أقوى النصائح التي أود أن أقدمها لك هي أن تكون شرجياً للغاية بشأن البيئة المادية لوجبتك الجماعية. إذا كانت طاولة من 4 ، فلن تطلب غرفة خاصة في مطعم ، لكنني بالتأكيد سأختار مكانًا أكثر هدوءًا وأزوره مسبقًا لحجز أهدأ طاولة. إذا كنت تهتم بجودة المناقشة والوجبة معًا ، فيجب أن تهتم بالضوضاء والمشتتات وما شابه ذلك.
بالنسبة لأي مجموعة من 8 أشخاص أو أكثر ، أحاول دائمًا حجز غرف خاصة في مطعم وسأبذل قصارى جهدي لاختيار مطعم به غرفة خاصة ، وهو أمر أكثر أهمية بلا حدود من الطعام المثالي.
هدفك هو الحصول على أفضل مناقشات طاولة ممكنة وإتاحة الوقت للجميع للتعرف على بعضهم البعض على المستوى البشري وهذا صعب حقًا إذا لم تستطع سماع الجميع يتحدثون. إذا قمت بالحجز في مطعم مفتوح به الكثير من الضوضاء ، فإن ما يحدث هو أن كل شخص يتحدث غالبًا إلى الشخص الموجود على يمينه أو يساره وقليلًا إلى الشخص الآخر. هذا دون المستوى الأمثل - احجز غرفة خاصة.
التخطيط لوجبة طعام ليس من مهام المشرف - إنه وظيفتك. يمكنك العمل مع مشرف رائع للمساعدة ولكنك تحتاج إلى امتلاك جودة البيئة المادية والأجواء والطعام. لا يهم.
موصى به لك:
لا يمكن لرواد الأعمال إنشاء شركات ناشئة مستدامة وقابلة للتطوير من خلال 'Jugaad': المواطنون ...
كيف ستحول Metaverse صناعة السيارات الهندية
ماذا يعني توفير مكافحة الربح بالنسبة للشركات الهندية الناشئة؟
كيف تساعد الشركات الناشئة في تكنولوجيا التعليم في تطوير مهارات القوى العاملة في الهند وتصبح جاهزة للمستقبل ...
الأسهم التقنية في العصر الجديد هذا الأسبوع: مشاكل Zomato مستمرة ، EaseMyTrip تنشر Stro ...
تتخذ الشركات الهندية الناشئة اختصارات في مطاردة للتمويل
هل يجب أن يكون هناك موضوع؟
الهيكل المفضل لدي هو أن أبدأ لفترة من اللحاق بجيرانك بشكل عام. يجب أن تخصص فترة للتواصل العام ، وفرصة لتناول قضماتك الأولى من الطعام وبعض اللحظات غير الرسمية. أوصي عادة بحوالي 20 دقيقة من هذا إذا كان العشاء لمدة ساعتين وحوالي 10 دقائق إذا كان الغداء لمدة 60-90 دقيقة.
بعد kibitzing الأولي ، أوصي بالوقوف وعمل نخب صغير (إذا كان اجتماع عشاء) وتقديم "موضوع". بالنسبة إلى المجالس ، يمكن أن تكون هذه مشكلة كنت تناقشها كفريق إداري ولا تخطط للتستر عليها في اجتماع مجلس الإدارة أو يمكنك الاستمتاع بمزيد من المرح وتقديم موضوع "التعرف عليك" إذا كانت المجموعة أحدث.
الهدف هو قيادة مناقشة على مستوى المائدة حيث تكون أنت الميسر. يمكنك القفز للتحدث أيضًا ولكن هدفك الأساسي هو سيد الحلقة والتأكد من قيامك بما يلي:
- تضمين الجميع في المناقشة - لذا قم بدعوة الأشخاص الذين تحدثوا أقل أو يجب أن يكون لديهم إجابة عن هذا الموضوع
- القفز بأدب لمنع خنازير الكرة من احتكار المحادثة
- التأكد من أن المحادثة لا تنجرف بعيدًا عن منطقة الإضراب لموضوع المناقشة المقصود
- الانتقال إلى الموضوع التالي إذا أصبحت المحادثة قديمة
أوصي بأن يكون لديك عدة نقاط على بطاقات الملاحظات لتذكيرك بالموضوعات التي تريد مناقشتها حتى إذا أصبحت باهتة بعض الشيء ، فلن تضطر إلى التفكير سريعًا في ما يجب تغطيته. عليك أن تقرأ الغرفة والمزاج السائد في المحادثة ولكن عادة ما يتم التحدث عن الناس في مرحلة ما.
في هذه المرحلة - غالبًا حول الحلويات / القهوة - لا بأس بالعودة إلى الشبكات العامة إذا لزم الأمر. أو إذا كنت بحاجة إلى استراحة يمكنك أن تعلن خلال الطبق الرئيسي "تفضل وتناول الطعام. سنعود إلى مواضيع الجدول بعد الطبق الرئيسي ". كل مرة تختلف - عليك أن تتعلم كيف تكون مضيفًا رائعًا للوجبات.
متى نلتقي؟
عندما تتناول وجبة ، سيعتمد إلى حد كبير على موعد اجتماع مجلس إدارتك. إذا كان لديك اجتماع مجلس إدارة في الصباح ، وإذا سافر العديد من الأشخاص لحضور اجتماعاتك ، يمكنك بسهولة طلب العشاء في الليلة السابقة. إذا قمت بذلك ، فسأحرص على عدم وجود "اجتماع ما قبل مجلس الإدارة" حيث يمكنك ببساطة مناقشة كل ما تخطط لمناقشته في اليوم التالي. إذا قمت بذلك ، فسيبدو اجتماع مجلس الإدارة وكأنه يتكرر وسيريد الناس التوقف عن تناول وجبة منفصلة.
إذا كنت تقوم باجتماع مجلس الإدارة في فترة ما بعد الظهر ، فلديك خيار إما تناول الغداء قبل الاجتماع أو العشاء بعد ذلك. أود أن أخلطها قليلاً في أوقات مختلفة من العام. من الأسهل على الأشخاص الالتزام بالغداء ولكنه أيضًا غير رسمي ويفكر الناس في الاجتماع الذي أتوا منه للتو أو الاجتماع الذي يحتاجون للذهاب إليه. العشاء أفضل للعلاقات ولكنه يأتي بعلاوة للجدولة مع الأشخاص المشغولين.
كيف تتعامل مع الجلوس؟
أفضل عمومًا عدم تخصيص المقاعد بأسماء محددة مسبقًا. الأساس المنطقي هو أنك عندما تفعل هذا فإنك تخاطر بأن يتساءل كل شخص عن سبب تعيينهم في المقعد الذي تم تعيينهم فيه. هناك كل فرصة لإهانة الناس عن غير قصد.
ومع ذلك ، أفضل ألا أكون عفويًا تمامًا بشأن هذا الأمر أيضًا. إذا كان لديك 10 أشخاص في مأدبة عشاء وخمسة أعضاء غير إداريين ، فيمكنك بسهولة وضع بطاقة اسم على كل لوحة من لوحات شركتك تذكر اسم شركتك ، لذلك بالنسبة لي سأضع ، "Upfront Person" على بطاقات الأسماء في الجدول و ضعهم خارج كل مقعد آخر.
الذي ينبغي أن يحضر؟
أعتقد أن حفلات العشاء على متن الطائرة هي فرصة ممتازة لفريقك الأوسع للتعرف على السبورة. إنها طريقة لمكافأة كبار المديرين التنفيذيين من خلال التعامل مع مجلس الإدارة والعلاقات وأيضًا فرصة للتأكد من أن المستثمرين لديك يبنون علاقات شخصية قوية مع فريقك.
أود أن أخلطها قليلا. كنت سأقوم ببعض الوجبات على مر السنين مع السبورة فقط وأخرى حيث تحضر فريق الإدارة. إذا كان لديك فريق إداري كبير ، يمكنك تبديل من يأتي. في بعض الأحيان ، استمتعت بالموضوعات حيث ، على سبيل المثال ، قد يدعو عشاء على لوحة واحدة فقط 6 أعضاء من الهندسة والآخر قد يجلب المبيعات.
المفتاح هو معرفة ما تريد الحصول عليه من العلاقات التي يتم بناؤها. كنت سأقوم بتناول الوجبة الأولى مع جمهور أصغر لأن أول شيء تريد الذهاب إليه هو علاقات عضو مجلس الإدارة مع أعضاء مجلس الإدارة ومن ثم يمكنك التوسع.
اين يجب ان تجلس؟
الوسط. دائماً. إذا كان هدفك هو أن تكون قائد الحلقة وتساعد في التحكم في المناقشة ، يجب أن تجلس دائمًا بالقرب من منتصف الطاولة.
عندما أصل إلى مأدبة عشاء ، في الواقع ، فإن أول شيء أفعله عادة هو وضع شيء ما على مقعدي بالقرب من منتصف الطاولة سواء كنت أستضيف العشاء أم لا. لماذا ا؟ أظن أنني إذا كنت أخصص وقتًا لتناول وجبة ، فأنا أرغب في الحصول على فرصة للتحدث والتفاعل مع أكبر عدد ممكن من الأشخاص. من الصعب دائمًا القيام بذلك في نهاية الجدول.
لماذا يجب أن تطلب الوجبة مسبقًا
أحب فكرة الطلب المسبق للوحات المشتركة التي يمكن تمريرها حيثما أمكن ذلك. يمكنك بسهولة استيعاب خصوصيات الأكل من خلال التأكد من أن بعض الأطباق نباتية و / أو أسماك. في بداية الليل (أو قبله) ، كنت أسأل عما إذا كانت هناك أي حساسية من الطعام و / أو متطلبات تناول الطعام (كوشير ، نباتي ، حلال ، إلخ) وأعاملها كاستثناءات.
إذا كان هدفك هو إجراء مناقشات على طاولة ، فأنت تريد تقليل الانحرافات. لا يوجد شيء أكثر تشويشًا من نادل يأتي حول الطاولة ويسأل الناس عن طلباتهم ثم يحث الجميع على الجلوس على الأطباق ويسألون ، "انتظر ، هل طلبت السمك؟"
كنت أتحدث مسبقًا مع طاقم الانتظار - بشكل اعتذاري تقريبًا - وأخبرهم مقدمًا أن هدفك هو تقليل الاضطرابات والتركيز على المحادثات. يشعر بعض النوادل أنهم العرض ويحبون التحدث أو إخبارك عن الطعام أو أن يكونوا بشكل عام مركز الاهتمام. هذه ليست ليلة ذلك. إنهم بحاجة إلى معرفة بأدب قبل بدء الوجبة.
ملخص
تعتبر الوجبات طريقة فعالة بشكل لا يصدق لتقوية العلاقات ومناقشة الموضوعات المهمة. تشعر بعض المجالس بطابع معاملات أكثر وتتجاهل الوظيفة الاجتماعية المهمة لبناء روابط قوية بين أعضاء مجلس الإدارة والتي لا تقدر بثمن في أوقات الحاجة. الأمر يستحق الجهد والوقت الإضافي لتخطيط وجبات الطعام وأيضًا لإشراك موظفيك.
[ظهر هذا المقال أولاً على كلا الجانبين ، وتم نسخه بإذن.]