كيف ترسل فاتورة؟ أدوات مفيدة
نشرت: 2022-08-29يقوم كل صاحب عمل حر أو صاحب عمل صغير أو رائد أعمال بإصدار فواتير كل شهر. فهي ضرورية لتلقي الدفع مقابل العمل المنجز أو البضائع المسلمة. لكن مجرد إصدار مثل هذا المستند لا يضمن استلام الدفع. لتحقيق النجاح الكامل ، من الضروري تسليمها إلى المقاول. من هذه المقالة ، ستتعلم 3 طرق حول كيفية إرسال فاتورة والأدوات المفيدة بشكل خاص في هذه العملية.
كيف ترسل فاتورة - جدول المحتويات:
- كيف ترسل فاتورة ورقية؟
- كيف تعد الفاتورة في شكل الكتروني؟
- كيفية إنشاء وإرسال ملف PDF مع فاتورة؟
- كيف يمكن أن يساعدك تطبيق الفواتير؟
كيف ترسل فاتورة ورقية؟
على الرغم من أن الإنترنت سيطرت على منازلنا ومكاتبنا إلى الأبد ، إلا أن الغالبية العظمى من الفواتير يتم إرسالها عبر البريد التقليدي. وفقًا للتقرير E-Invoicing / E-Billing. الرقمنة والأتمتة يذهب ما يصل إلى 90٪ من الفواتير إلى المستلمين في شكل ورقي.
لسوء الحظ ، هذا له عيوبه. واحد منهم هو الوقت المستغرق لتسليم الرسالة إلى العنوان المشار إليه. عند الشحن ، يجب أن تأخذ هذا في الاعتبار العملية برمتها المؤدية إلى الحصول على الأموال. عليك أن تتذكر أنه قد يتم إرفاق عدد غير قليل من الأشخاص بالمستندات الورقية. سيتوقعون منك أن تزودهم بالفواتير في هذا النموذج فقط. باعتراف الجميع ، قد تتمكن من إقناع البعض بالفاتورة إلكترونيًا ، ولكن في حالات أخرى ، سيتعين عليك التكيف مع رغبات عملائك.
تتوفر معظم الأدوات التي تحتاجها لإرسال فاتورة ورقية في أي مكتب. ستحتاج إلى جهاز كمبيوتر به طابعة وبرامج مكتبية وأظرف. على الرغم من أنه يمكنك كتابة فاتورة يدويًا في نموذج مُعد خصيصًا ، إلا أنه من الأسهل بكثير العمل على المستندات الإلكترونية.
باستخدام معالج النصوص أو جدول البيانات ، يمكنك إعداد مستند يحتوي على جميع العناصر الضرورية. ثم تحتاج إلى طباعته ووضعه في مظروف وعنوانه وإرساله. تسمح لك معالجات النصوص الأكثر شيوعًا بالطباعة على الأظرف ، لذلك لا داعي للقلق بشأن كتابة العنوان يدويًا. كل ما تبقى لك هو شراء طابع بريدي وإرسال الخطاب إلى المقاول.
كيف تعد الفاتورة في شكل الكتروني؟
بديل عن المستندات الورقية هو الفاتورة الإلكترونية. لا تحتاج إلى برنامج خاص لإنشائه ، لأن البرنامج الذي تستخدمه يوميًا - جدول بيانات بسيط أو معالج كلمات - سيكون كافياً. كما هو الحال مع المستند المرسل بالبريد التقليدي ، يجب عليك أولاً إنشاء فاتورة ، باستثناء أنه بدلاً من الطباعة ، يجب عليك حفظ الملف الذي تم إنشاؤه بهذه الطريقة.
تجنب التنسيقات مثل DOC أو XLS ، لأنه على الرغم من كونها شائعة وسهلة الفتح ، إلا أن لها عيبًا رئيسيًا واحدًا - يمكن تحرير المستند الذي يتم إعداده بهذه الطريقة بسهولة. باعتراف الجميع ، لديك خيار تأمين تحرير مثل هذا الملف بكلمة مرور ، ولكن من الأفضل استخدام حل مثبت - ملفات PDF. بإرسال مثل هذا المستند فأنت على يقين من أن لا أحد سيتدخل في محتواه.
كيفية إنشاء وإرسال ملف PDF مع فاتورة؟
يمكنك البحث عن أحد المحولات المتوفرة على الويب ، مثل Adobe Acrobat ، على سبيل المثال ، لإنشاء ملف PDF. ما عليك سوى اختيار فاتورة محفوظة مسبقًا في ملف DOC ، وسيقوم البرنامج تلقائيًا بالتحويل إلى PDF. اعتمادًا على إعدادات جهاز الكمبيوتر الخاص بك والخيارات المتاحة في معالج الكلمات / جدول البيانات ، يمكنك أيضًا تحديد خيار حفظ الملف بتنسيق PDF من داخل البرنامج.
أضف المستند المعد بهذه الطريقة كمرفق في رسالة بريد إلكتروني. إنها لفكرة جيدة أن تبدأ في إنشاء رسالة إلى العميل بهذه الخطوة. سيضمن ذلك عدم إرسال بريد إلكتروني بدون مرفق. في عنوان الرسالة ، يمكنك تضمين اسم المشروع الذي تنطبق عليه الفاتورة. يجب أن يكون محتوى البريد الإلكتروني قصيرًا ومباشرًا ، ولكن تذكر أن تحافظ على نبرة مهذبة. يمكنك شكرهم على تعاونهم السابق ، وتشجيعهم على استخدام الخدمات المقدمة في المستقبل ، وفي حالة وجود فاتورة جزئية ، حدد مرحلة العمل المتعلقة بها.
كيف يمكن أن يساعدك تطبيق الفواتير؟
هذه أداة تسهل بشكل كبير إرسال الفواتير لأنها تمنحك أوسع نطاق من الخيارات. إذا كنت تعمل مع شركات تتطلب مستندات ورقية ، يمكنك ببساطة إصدار الفاتورة وطباعتها وإرسالها بالبريد العادي وفقًا لرغبات العميل. الفائدة بالنسبة لك هي أن مثل هذا التطبيق يأتي مع قوالب فواتير جاهزة ، لذا يمكنك التأكد من امتثالها للوائح بلدك.
لا داعي للقلق أيضًا بشأن معدلات ضريبة القيمة المضافة أو صحة الحسابات والتلخيص. ما عليك سوى تحديد معدل الضريبة المناسب ، وإدخال القيمة الصافية للسلع / الخدمات ، وسيقوم البرنامج بحساب قيمة العنصر نفسه مع الضريبة.
مع تطبيق الفواتير المجاني ، يمكنك بسهولة إرسال الفواتير الإلكترونية مباشرة إلى صناديق البريد الإلكتروني الخاصة بالمقاولين الذين يقبلون هذا النوع من الاتصال. يتم حفظ هذا المستند على الفور بتنسيق PDF ، لذلك لن تواجه مشكلة في تحويل مثل هذا الملف إلى تنسيق يضمن تكامل البيانات. يمكنك إرسال فاتورة معدة بهذه الطريقة فعليًا ببضع نقرات. لا يتعين عليك تسجيل الدخول إلى بريدك الإلكتروني - يمكنك القيام بكل شيء من داخل التطبيق. يمكنك إدخال موضوع الرسالة وإكمال محتواها أو استخدام قالب معد ، مما يوفر الوقت ويقصر عملك بشكل كبير.
الأهم من ذلك ، أنك لن تصادف مرة أخرى إرسال بريد إلكتروني بدون مرفق ، لأنه بالنقر فوق الزر "إرسال" ، يتم إرفاق الفاتورة التي قمت بإصدارها تلقائيًا بالرسالة. كما هو الحال مع البريد الإلكتروني القياسي ، يمكنك تحديد مستلم الرسالة وإضافة المزيد من المستلمين وحتى إرسال نسخة مخفية. هذا أمر عملي عند التعامل مع الشركات الكبيرة لأنه يمكنك إرسال الفاتورة إلى كل من الشخص الذي تعمل معه في مشروع ومباشرة إلى قسم المحاسبة.
إذا أعجبك المحتوى الخاص بنا ، فقم بالانضمام إلى مجتمع النحل المشغول لدينا على Facebook و Twitter و LinkedIn و Instagram و YouTube و Pinterest.
المؤلف: آندي نيكولز
حل المشكلات مع 5 درجات مختلفة واحتياطيات لا نهاية لها من التحفيز. هذا يجعله مالكًا ومديرًا مثاليًا للعمل. عند البحث عن موظفين وشركاء ، يعد الانفتاح وفضول العالم من الصفات التي يقدرها أكثر من غيرها.