دليل خطوة بخطوة لتعيين مؤشرات الأداء الرئيسية لأعضاء الفريق

منظمة بدون مؤشرات أداء رئيسية (KPIs) تشبه رحلة بدون خريطة. عندما لا تحتوي رحلتك على خريطة ، فلا توجد طريقة لك لتحديد المسافة التي قطعتها منذ أن بدأت. تستمر في القيادة نحو وجهة دون أي معرفة بما يعترض طريقك. في مؤسسة ما ، يساعد وجود مؤشرات أداء رئيسية واضحة مرتبطة بالأهداف النهائية لشركتك في اشتقاق التقدم الذي أحرزته في إطار زمني محدد. يساعد في فهم مساهمات أعضاء الفريق وما يحتاج إلى تحسين.

ما هو KPI؟

تتيح لك مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) الحصول على قياسات قابلة للقياس بمرور الوقت لتحقيق هدف (أو هدف) محدد. تقود مؤشرات الأداء الرئيسية الفرق نحو تحقيق الأهداف ، وتوفر مقاييس لقياس تقدم الأهداف ، وتقدم في النهاية رؤى قيمة لاتخاذ قرارات مستنيرة بشأن إدارة العمليات أو العمليات التجارية. تساعد عملية مؤشرات الأداء الرئيسية كل جانب من جوانب العمل - سواء كان التمويل أو الموارد البشرية أو خدمة العملاء أو التسويق - على أن تكون فعالة وفعالة في الوفاء بمسؤولياتها.

مؤشرات الأداء الرئيسية وأداء الموظف

أداء الموظف هو جوهر النجاح التنظيمي. سواء كانت رحلة المنظمة ناجحة أم لا ، يعتمد على مدى دفع موظفيها للوصول إلى معالمها. من أجل تحقيق الأهداف التنظيمية ، نحتاج أولاً إلى تحديد الأهداف على المستوى الفردي ومستوى الفريق بحيث يمكن ربطها بأهداف الشركة.

الموظفون هم أعظم أصول الشركة. يجب تشجيعهم وتمكينهم وتقييمهم من أجل تحقيق أهداف العمل. من الأهمية بمكان الانتباه إلى السلوكيات الإيجابية والسلبية للموظف ومناقشتها وإبداء الملاحظات لتهيئة بيئة مواتية لهم للتعلم والتحسين. سيؤدي هذا أيضًا إلى مواءمتها للعمل نحو أهداف الفريق والتنظيم.

كيف تقيس الأداء؟ ما هي البيانات القابلة للقياس التي يمكنك تقديمها كدليل على العمل الشاق لفريقك؟ هل يعمل جميع أعضاء الفريق على الأهداف الصحيحة؟ وهل عملهم يساهم في تحقيق أهداف الشركة النهائية؟

هذا هو المكان الذي تظهر فيه مؤشرات الأداء الرئيسية في دائرة الضوء. مؤشرات الأداء الرئيسية هي شكل من الأهداف القابلة للقياس والتي تساعدك على تتبع التقدم المحرز في أهداف عملك. سوف يساعدونك على فهم كيفية مساهمة أداء أعضاء فريقك في ذلك. علاوة على ذلك ، ستدعم مؤشرات الأداء الرئيسية أيضًا في تحديد الفجوات المعرفية وتسمح لك بتنفيذ خطط التدريب النوعي وفقًا لذلك.

لماذا تعتبر مؤشرات الأداء الرئيسية مهمة؟

كما هو مذكور أعلاه ، تعد مؤشرات الأداء الرئيسية ضرورية لتحديد مساهمات أعضاء فريقك في تحقيق أهداف العمل العامة. فيما يلي بعض الأسباب الملحوظة التي تدفعك إلى تنفيذ عملية KPI في مؤسستك.

لضمان خضوع فرقك للمساءلة وتوافقها مع الأهداف. هذا مهم بشكل خاص عند مراقبة التقدم المحرز في مشروع معين. تضمن عملية مؤشرات الأداء الرئيسية المحددة بوضوح أن أعضاء الفريق يقرون بمسؤولياتهم ويبذلون جهودًا جماعية نحو الوفاء بها.

لتتبع النتيجة الصحية للشركة. توفر مؤشرات الأداء الرئيسية بلا شك رؤى قيمة لعمليات المنظمة. في حين أنها توفر فهماً شاملاً للأداء المالي السائد ، فإنها تسلط الضوء أيضًا على عوامل الخطر المحتملة مثل النقص في رأس المال أو المنافسين الجدد أو الفجوات المعرفية.

لرصد التقدم بمرور الوقت. تتيح لك مؤشرات الأداء الرئيسية تحديد الأهداف في بداية السنة المالية واستخدام التقارير الشهرية أو الفصلية لقياس التقدم المحرز من خلال تتبع المعايير الرئيسية مثل الإيرادات والتكلفة لكل معاملة ومعدل رضا العملاء وما إلى ذلك. نظرًا لأن مؤشرات الأداء الرئيسية تتماشى مع الأهداف التنظيمية ، فإن هذا سيساعد أيضًا في تتبع التقدم نحو أهداف الشركة واستراتيجياتها طويلة المدى.

لإجراء تحسينات عندما وحيثما لزم الأمر. بمجرد تحليل نتائج مؤشرات الأداء الرئيسية ، فإنها تسمح لك بالتركيز على مجالات العمل التي تحتاج إلى تحسين وما إذا كان ينبغي إجراء أي تعديلات على مسار العمل الحالي. سيحميك هذا من اتخاذ القرارات الخاطئة والتنبؤ بالسيناريوهات المستقبلية. نظرًا لأن مؤشرات الأداء الرئيسية قابلة للقياس ، يمكنك التأثير بشكل مباشر على العوامل التي تحدد نتائجها واتخاذ إجراءات وقائية للتأكد من أنك على الطريق الصحيح لتحقيق أهدافك.

عملية KPI

الخطوة 01 - تحديد كيفية استخدام مؤشرات الأداء الرئيسية

تتمثل الخطوة الأولى في تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية في فهم كيفية استخدام مؤشرات الأداء هذه لمراقبة التقدم. قبل تعيين مؤشرات الأداء الرئيسية للفرق ، اجمع الأعضاء وناقش المعايير التي يجب استخدامها لتحديد مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بهم وكيف ستؤثر هذه على أدائهم.

مؤشرات الأداء الرئيسية هي ببساطة شكل من أشكال الاتصال ، ومثل أي إطار عمل للتواصل ، يجب أن تكون مؤشرات الأداء الرئيسية مفهومة بوضوح من قبل الأشخاص المعينين لهم حتى يمكن التصرف بناءً عليها. تأكد من أن أعضاء فريقك على دراية بالبيانات ومجهزين بالمعرفة والأدوات والمهارات الصحيحة لاتخاذ القرارات الصحيحة بناءً على البيانات التي يعملون بها.

الخطوة 02 - ربط مؤشرات الأداء الرئيسية بالأهداف التنظيمية

غالبًا ما ترتكب الشركات خطأ اعتماد مؤشرات أداء رئيسية غامضة لا تعكس عمليات أعمالها وبالتالي تفشل في رؤية أي تأثير جوهري. يجب ربط مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك بالأهداف التنظيمية حتى تعرف أن الشركة تسير على الطريق الصحيح. على سبيل المثال ، قد تحدد الشركات استراتيجيات التطوير الخاصة بها من منظور التمويل والعمليات التجارية الداخلية والتعلم والنمو والعملاء. وفقًا لذلك ، يجب أن تندرج مؤشرات الأداء الرئيسية التي تحددها أيضًا ضمن هذه الفئات.

على سبيل المثال ، قد تضع شركة ABC هدفًا ضمن جانب التعلم والنمو لتوفير تدريب على المهارات الشخصية لموظفيها في حدود ميزانية قدرها 6 ملايين. هنا ، سيكون مدير الموارد البشرية وفريقه أوصياء رئيسيين على تحقيق هذا الهدف. ومن ثم ، للتوافق مع هذا الهدف ، يمكن أن يكون لديهم مؤشر أداء رئيسي لإجراء ست ورش عمل تدريبية على المهارات الشخصية كل ربع سنة (24 ورشة عمل في السنة) مع الحفاظ على نفقاتهم في حدود الميزانية المحددة.

يتمثل أحد الجوانب الرئيسية الأخرى لعملية مؤشرات الأداء الرئيسية في التأكد من أن فريقك يفهم الأهداف النهائية للمؤسسة وخطة العمل التي يجب اتباعها لتحقيقها. سيؤدي ذلك إلى تمكين القوى العاملة لديك بغرض الوفاء بمسؤولياتهم.

الخطوة 03 - هل مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك ذكية؟

استخدم صيغة SMART لتحديد مدى فعالية مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك.

خاص - يجب أن يركز مؤشر الأداء الرئيسي الذي تحدده على جانب معين من عملك يمكن قياسه وتحديد سبب أهميته.

قابل للقياس - كما ذكر أعلاه ، يجب أن يكون قابلاً للقياس ومقارنته بمعيار محدد.

قابل للكسر - يجب أن يكون مؤشر الأداء الرئيسي قابلاً للتسليم.

R ذات صلة - يجب أن تكون ذات صلة بعملية تجارية داخل الشركة مع ربطها بالأهداف الإستراتيجية للمؤسسة.

T ime-Bound - يجب أن يكون مؤشر الأداء الرئيسي قابلاً للتحقيق في إطار زمني محدد.

الخطوة 04 - تدقيق مؤشرات الأداء الرئيسية عند الضرورة وإجراء التغييرات

تقوم الشركات بتنويع أو تغيير عملياتها الحالية اعتمادًا على ظروف السوق. عندما يحدث هذا ، قد تحتاج إلى مراجعة مؤشرات الأداء الرئيسية المحددة مسبقًا وإنشاء مؤشرات جديدة تتوافق مع الأهداف الجديدة. ومن ثم ، فمن المهم تدقيق مؤشرات الأداء الرئيسية سنويًا وإجراء التغييرات عند الضرورة - لذلك فأنت متأكد من أن مؤشرات الأداء الرئيسية تتماشى مع التوجيهات المتغيرة للأعمال. استخدم النموذج أدناه لتدقيق مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك.

دع مؤشرات الأداء الرئيسية ترشدك نحو النجاح

تساهم مؤشرات الأداء الرئيسية بشكل كبير في دفع الأعمال لتحقيق أهدافها. في بيئة الأعمال التنافسية والمعقدة اليوم ، أصبح من المهم بشكل متزايد تحديد أهداف العمل وخطة عمل واضحة حول كيفية تحقيقها. على هذا النحو ، يمكن أن تكون مؤشرات الأداء الرئيسية هي الضوء الذي يوجهك لتحديد اتجاه رحلتك وتقدمك.