كيف تبدأ بريد إلكتروني بشكل احترافي [+ قوالب]

رسائل البريد الإلكتروني هي الوسيلة الأساسية للاتصال لدينا اليوم ، وبدء البريد الإلكتروني هو جانب أساسي من جوانب الاتصال المهني والشخصي. سواء كان ذلك للعمل أو المدرسة أو الأغراض الشخصية ، نحتاج جميعًا إلى معرفة كيفية بدء بريد إلكتروني بشكل صحيح .

سواء كنت تتواصل مع شريك تجاري أو عميل محتمل أو زميل ، فإن كيفية بدء رسالة بريد إلكتروني تحدد نغمة بقية رسالتك. في الواقع ، يمكن أن تكون مقدمة البريد الإلكتروني جيدة الكتابة هي الفرق بين محادثة ناجحة أو غير ناجحة.

في هذه المقالة ، سوف نستكشف سبب أهمية مقدمات البريد الإلكتروني ونزودك بـ 19 طريقة مختلفة لبدء بريد إلكتروني يمكنك استخدامه في ظروف مختلفة. بالإضافة إلى ذلك ، سوف نقدم نصائح حول كيفية كتابة أفضل السطور الافتتاحية للبريد الإلكتروني.

واصل القراءة!

لماذا تعتبر مقدمات البريد الإلكتروني مهمة؟

كما هو مذكور أعلاه ، تحدد مقدمة البريد الإلكتروني نغمة رسالتك بالكامل. إنه انطباعك الأول عن المستلم ويمكن أن يؤثر على كيفية إدراكه لك ولرسالتك. يمكن أن يجذب السطر الافتتاحي المكتوب جيدًا انتباه القارئ ، ويجعله يشعر بالتقدير ، ويمهد الطريق لمحادثة ناجحة.

من ناحية أخرى ، يمكن أن يؤدي فتح البريد الإلكتروني المكتوب بشكل سيء أو غير المناسب إلى إيقاف تشغيل المستلم أو جعله يتجاهل رسالتك. يمكن أن يؤثر أيضًا على نجاح نية بريدك الإلكتروني ، سواء كان ذلك لإجراء عملية بيع أو إنشاء اتصال احترافي أو ببساطة الحفاظ على علاقة صحية.

يجب أن تكون سطور فتح البريد الإلكتروني جذابة وودية وذات صلة بالمستلم. تساعد مقدمة البريد الإلكتروني الرائعة في بناء علاقة ، وتحديد نغمة المحادثة ، وتشجيع المستلم على القراءة.

طرق مختلفة لبدء بريد إلكتروني حسب الظروف

ليس سراً أن البريد الإلكتروني هو وسيلة اتصال سريعة ومريحة. يسمح لك بالتحدث مع الناس في جميع أنحاء العالم. ولكن عندما يتعلق الأمر ببدء بريد إلكتروني ، فإن العديد من الأشخاص يجدون صعوبة في العثور على الكلمات الصحيحة.

دعنا نستكشف كيفية بدء بريد إلكتروني ، حسب الظروف.

البريد الإلكتروني الرسمي / الرسمي

عادةً ما يتم استخدام البريد الإلكتروني الرسمي أو الرسمي في بيئة مهنية ، مثل طلب وظيفة أو استفسار عن العمل. إذا كنت تكتب بريدًا إلكترونيًا رسميًا ، فمن الضروري استخدام نغمة احترافية.

ابدأ بتحية رسمية ، مثل "عزيزي السيد / السيدة / د. [اسم العائلة] " أو " إلى من يهمه الأمر. " تجنب استخدام الاختصارات واللغة غير الرسمية بشكل مفرط ، وتأكد من صحة القواعد النحوية وعلامات الترقيم.

رسائل البريد الإلكتروني غير الرسمية

عادةً ما يتم استخدام البريد الإلكتروني غير الرسمي في إعداد شخصي ، مثل إرسال بريد إلكتروني إلى صديق أو أحد أفراد العائلة. على هذا النحو ، فإنه يسمح بنبرة أكثر استرخاء. يمكنك البدء بتحية ودية ، مثل "مرحبًا [الاسم الأول]" أو "مرحبًا [الاسم الأول]." لكن احرص على ألا تكون عابرًا جدًا ، لأنك لا تزال ترغب في الحفاظ على مستوى من الاحتراف.

رسائل البريد الإلكتروني الباردة

يتم إرسال بريد إلكتروني بارد إلى شخص لم تقابله أو تتواصل معه من قبل. قد يكون بدء بريد إلكتروني بارد أمرًا صعبًا ، حيث تحتاج إلى تكوين انطباع أول جيد.

يمكنك بدء رسالة بريد إلكتروني باردة عن طريق تقديم نفسك وشرح سبب تواصلك. ضع في اعتبارك استخدام سطر موضوع يجذب انتباه المستلم ، مثل "سؤال سريع" أو "مقدمة".

تأكد من تخصيص البريد الإلكتروني قدر الإمكان وتجنب استخدام لغة عامة. تأكد أيضًا من البحث عن أمثلة لخطوط فتح البريد الإلكتروني الباردة للتسويق والمبيعات واختيار أفضلها لرفع معدلات الاستجابة الخاصة بك.

متابعة رسائل البريد الإلكتروني

يتم إرسال بريد إلكتروني للمتابعة بعد رسالة بريد إلكتروني أو محادثة سابقة. يمكنك استخدام بريد إلكتروني للمتابعة في مواقف مختلفة ، مثل مقابلات العمل أو عروض المبيعات. ولكن هل هناك طرق جيدة لبدء متابعة عبر البريد الإلكتروني ، كما تسأل؟

إنها لفكرة جيدة أن تبدأ رسالة متابعة بالبريد الإلكتروني من خلال الرجوع إلى اتصالك السابق وتذكير المستلم بالسياق. استخدم نبرة ودية ومهنية ، وكن واضحًا بشأن ما تتابعه.

شكرا لك رسائل البريد الإلكتروني

يتم إرسال بريد إلكتروني شكر للتعبير عن الامتنان بعد اجتماع أو محادثة. يتم استخدامه في مجموعة متنوعة من المواقف ، مثل بعد مقابلة عمل أو لقاء مع عميل.

ابدأ رسالة شكر عبر البريد الإلكتروني بالتعبير عن امتنانك وشكر المستلم على وقته. كن محددًا بشأن ما تشكره عليه ، واستخدم لهجة ودية وتقديرية.

اقرأ أيضا: لينكد إن شكرا لك رسالة

رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالاعتذار

يتم إرسال بريد إلكتروني للاعتذار للاعتذار عن خطأ أو سوء فهم. يتم استخدامه عادةً في بيئة مهنية ، كما هو الحال في مكان العمل أو سياق العمل. ابدأ بالإقرار بالخطأ وتحمل المسؤولية عنه. استخدم نبرة صادقة وعاطفية ، وكن واضحًا بشأن ما تعتذر عنه.

لذلك ، كما ترى ، هناك العديد من الطرق المختلفة لبدء بريد إلكتروني ، حسب الظروف. سواء كنت تكتب بريدًا إلكترونيًا رسميًا أو بريدًا إلكترونيًا غير رسمي ، فمن المهم أن تختار الافتتاح بعناية ، اعتمادًا على الموقف والعلاقة التي تربطك بالمستلم.

كيف تبدأ رسالة بريد إلكتروني [19 أمثلة]

الآن بعد أن عرفت أهمية مقدمات البريد الإلكتروني وكيفية تغيير فتح بريدك الإلكتروني وفقًا للظروف ، فلنلقِ نظرة على بعض الأمثلة العملية لفتح البريد الإلكتروني لإلهامك. قد ترغب في استخدام أمثلة المحادثات الصغيرة هذه عبر البريد الإلكتروني كقوالب بريد إلكتروني لكتابة رسائل بريد إلكتروني تركز على النتائج.

1. البريد الإلكتروني الرسمي

الموضوع: [الاسم] ، بخصوص [الموضوع]

مرحبًا [Name] ،

أتمنى أن يجدك هذا البريد الإلكتروني في حالة جيدة. أكتب إليكم بخصوص [الموضوع].

2. البريد الإلكتروني غير الرسمي

موضوع الموضوع]

مرحبًا [الاسم] ،

أتمنى أن تكون بخير! أردت فقط التواصل بشأن [الموضوع].

3. البريد الإلكتروني البارد

الموضوع: مقدمة

عزيزي [الاسم] ،

اسمي [اسمك] وأنا [منصبك أو شركتك]. صادفت [موقع الويب الخاص بك ، ملفك الشخصي على LinkedIn ، وما إلى ذلك] واعتقدت أنه من المحتمل [سبب التواصل].

4. متابعة البريد الإلكتروني

الموضوع: متابعة [الموضوع]

مرحبًا [الاسم] ،

أردت متابعة محادثتنا السابقة بخصوص [الموضوع]. كنت أتساءل عما إذا كان هناك أي تحديثات أو إذا كان لديك أي أسئلة أخرى.

5. شبكة البريد الإلكتروني

الموضوع: الروابط المتبادلة

عزيزي [الاسم] ،

أتمنى أن يجدك هذا البريد الإلكتروني في حالة جيدة. لقد لاحظت أن لدينا علاقة متبادلة من خلال [اسم الاتصال] ، وأردت التواصل وتقديم نفسي.

6. البريد الإلكتروني لطلب الوظيفة

الموضوع: [الوظيفة] التطبيق

عزيزي مدير التوظيف ،

أكتب إليكم لأعبر عن اهتمامي بمنصب [المنصب] في [الشركة]. مرفق سيرتي الذاتية للنظر فيها.

7. شكرا لك البريد الإلكتروني

الموضوع: شكرا لك

مرحبًا [الاسم] ،

شكرا جزيلا على [سبب شكرهم]. إنني أقدر حقًا [دعمك ووقتك وجهدك وما إلى ذلك].

8. البريد الإلكتروني للاعتذار

الموضوع: الاعتذار عن [الخطأ]

عزيزي [الاسم] ،

أردت التواصل والاعتذار عن [خطأ]. أفهم أن [عواقب الخطأ] ، وأنا أتحمل المسؤولية الكاملة عن أفعالي.

9. طلب ​​بريد إلكتروني

الموضوع: طلب [Topic]

مرحبًا [Name] ،

أتمنى أن يجدك هذا البريد الإلكتروني في حالة جيدة. أكتب لطلب [موضوع أو خدمة].

10. البريد الإلكتروني للمبيعات

الموضوع: [عرض] لـ [منتج / خدمة]

مرحبًا [Name] ،

أردت التواصل معك وتقديم [المنتج / الخدمة]. [عرض أو خصم] متاح لفترة محدودة.

11. البريد الإلكتروني للتذكير

الموضوع: تذكير بشأن [الموضوع]

مرحبًا [الاسم] ،

أردت فقط إرسال تذكير بشأن [الموضوع].

12. مقدمة البريد الإلكتروني

الموضوع: مقدمة

عزيزي [الاسم] ،

كنت أرغب في التواصل وتقديم نفسي. اسمي [اسمك] وأنا [منصبك أو شركتك].

13. البريد الإلكتروني للتعليقات

الموضوع: طلب الملاحظات

مرحبًا [Name] ،

أكتب إليكم لطلب التعليقات بشأن [المشروع / المهمة]. أنا أقدر رأيك وسأقدر أي مساهمة قد تكون لديك.

14. البريد الإلكتروني للتعاون

الموضوع: فرصة التعاون

مرحبًا [الاسم] ،

أتمنى أن يجدك هذا البريد الإلكتروني في حالة جيدة. صادفت [عملك ، ملفك الشخصي ، إلخ.] واعتقدت أنه يمكننا التعاون في [مشروع / فكرة].

15. بريد إلكتروني للتهنئة

الموضوع: تهنئة على [الإنجاز]

عزيزي [الاسم] ،

مبروك على [الإنجاز]! [رسالة تهنئة إضافية أو عرض مساعدة].

16. البريد الإلكتروني للإعلان

الموضوع: إعلان

مرحبًا [الاسم] ،

أردت التواصل وإعلامك بشأن [إعلان]. [تفاصيل إضافية أو عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء].

17. البريد الإلكتروني للمسح

الموضوع: طلب مسح

عزيزي [الاسم] ،

أطلب مشاركتك في استطلاع حول [الموضوع]. ردود الفعل الخاص بك هو قيمة بالنسبة لنا.

18. البريد الإلكتروني للدعوة

الموضوع: دعوة

مرحبًا [الاسم] ،

أردت توجيه دعوة إلى [الحدث / الاجتماع]. [تفاصيل إضافية أو طلب RSVP].

19. البريد الإلكتروني لتحديث الأخبار

الموضوع: تحديث الأخبار

عزيزي [الاسم] ،

كنت أرغب في التواصل وتقديم تحديث حول [الموضوع]. [تفاصيل إضافية أو عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء].

إذن ، يوجد لديك 19 مثالًا لمقدمات البريد الإلكتروني! يمكنك استخدام هذه الأمثلة كمصدر إلهام أو قوالب لكتابة سطور افتتاحية فعالة للبريد الإلكتروني.

كيف تكتب أفضل خطوط فتح البريد الإلكتروني

سواء كان ذلك لأسباب تجارية أو شخصية ، يمكن أن يكون لخط افتتاح بريدك الإلكتروني تأثير كبير على الاستجابة التي تتلقاها. تعد كتابة أفضل سطور افتتاحية للبريد الإلكتروني مهارة يمكنك تعلمها بالممارسة.

دعنا نلقي نظرة فاحصة على كيفية إتقان فن كتابة سطور افتتاحية فعالة للبريد الإلكتروني:

أبقها مختصرة و لطيفة

عندما يتعلق الأمر بخطوط فتح البريد الإلكتروني ، فغالباً ما يكون القليل أكثر. من المرجح أن يجذب السطر الافتتاحي القصير والحلو انتباه القارئ أكثر من السطر الطويل والكلامي. على هذا النحو ، من الجيد ألا تزيد السطر الافتتاحي عن جملة أو جملتين. بالإضافة إلى ذلك ، تأكد من سهولة القراءة والفهم.

إضفاء الطابع الشخصي على فتح البريد الإلكتروني الخاص بك

هل تعلم أن تخصيص سطر افتتاح بريدك الإلكتروني يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا؟ خاطب المستلم بالاسم وحاول استخدام نبرة تتناسب مع علاقتك به. إذا كنت تكتب إلى صديق ، فيمكنك أن تكون غير رسمي أكثر مما لو كنت تكتب إلى صاحب عمل محتمل.

توجه مباشرة إلى الهدف

تجنب الالتفاف حول الخط الافتتاحي لبريدك الإلكتروني. انتقل مباشرة إلى صلب الموضوع وأخبر القارئ عن سبب كتابتك. إذا كنت تطلب معلومات ، فقل ذلك. إذا كنت تقدم المساعدة ، فأخبرهم بذلك. كلما كانت رسالتك أوضح ، زاد احتمال حصولك على رد.

استخدم خطافًا

الخطاف عبارة أو جملة جذابة تجذب انتباه القارئ وتشجعه على مواصلة القراءة. يمكن أن يكون سؤالًا أو بيانًا أو دعوة للعمل. يمكن أن يكون استخدام الخطاف في سطر افتتاح البريد الإلكتروني طريقة فعالة لإشراك القارئ وتشجيعه على الرد.

كن محترفًا

في حين أنه من المهم أن تكون شخصيًا ومنخرطًا في سطر افتتاح بريدك الإلكتروني ، إلا أنه من الضروري أيضًا الحفاظ على أسلوب احترافي. تجنب استخدام اللغة العامية أو غير الرسمية التي قد تكون غير مناسبة في بيئة العمل. استخدم القواعد الصحيحة والهجاء واحترم وقت المستلم.

استخدم الفكاهة (إذا كان ذلك مناسبًا)

يتساءل الكثير من الناس عن كيفية بدء بريد إلكتروني احترافي بقليل من المرح. الدعابة ظهرك! نعم ، الفكاهة طريقة رائعة لكسر الجمود والتواصل مع القارئ بطريقة ممتعة. ومع ذلك ، من الضروري استخدام الفكاهة بشكل مناسب وتجنب أي شيء قد يكون مسيئًا أو غير مناسب. إذا لم تكن متأكدًا مما إذا كانت النكتة أو التورية مناسبة ، فمن الأفضل أن تتخذ جانبًا من الحذر وتخطيها.

كن مبدعا

أخيرًا ، لا تتردد في الإبداع مع سطور البريد الإلكتروني الافتتاحية. فكر خارج الصندوق وتوصل إلى شيء فريد لا يُنسى. يمكن لخط افتتاح البريد الإلكتروني الإبداعي أن يترك انطباعًا دائمًا ويزيد من فرص الحصول على رد.

باتباع هذه النصائح ، ستكون في طريقك إلى كتابة السطور الافتتاحية للبريد الإلكتروني التي يتم ملاحظتها والحصول على النتائج.

اقرأ أيضًا: أفضل أمثلة لحملات البريد الإلكتروني بالتنقيط

ما يجب عليك تجنبه لبدء البريد الإلكتروني الخاص بك

في حين أن هناك العديد من الأشياء التي يمكنك القيام بها لتكوين انطباع أول رائع مع السطور الافتتاحية للبريد الإلكتروني ، هناك أيضًا بعض الأشياء التي يجب عليك تجنبها. فيما يلي بعض الأشياء التي يجب أن تتجنبها لبدء بريدك الإلكتروني في الطريق الصحيح.

تجنب المبالغة في التباهي

في حين أنه من المهم أن تكون ودودًا وودودًا في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، يجب أن تتجنب أن تكون عابرًا جدًا. ابدأ بريدك الإلكتروني بكلمة "مرحبًا" أو "ما الأمر؟ "يمكن أن يبدو غير مهني أو حتى غير محترم ، خاصة إذا كنت تكتب إلى شخص لا تعرفه جيدًا.

تجنب استخدام كل الحروف الكبيرة

يمكن أن يُنظر إلى استخدام جميع الأحرف الكبيرة في فتح بريدك الإلكتروني على أنه صراخ أو عدواني. بدلاً من ذلك ، استخدم الأحرف الكبيرة وعلامات الترقيم المناسبة لنقل رسالتك بشكل واضح ومهني.

تجنب اللغة العامية أو الاختصارات

قد تكون اللغة العامية والاختصارات محيرة ، ولا يمكن للجميع فهمها. إذا كنت تكتب إلى شخص لا تعرفه جيدًا ، فمن الأفضل تجنب استخدام أي لغة قد لا تكون مفهومة عالميًا. يتضمن هذا الاختصارات ، والاختزال ، وحتى الرموز التعبيرية.

تجنب وضع افتراضات

عندما تبدأ بريدًا إلكترونيًا بافتراضات ، يمكن أن يجعل المستلم يشعر بعدم الارتياح أو حتى في موقف دفاعي. على سبيل المثال ، قد يكون بدء رسالة بريد إلكتروني بـ "أفترض أنك لست مهتمًا" أمرًا مزعجًا وقد يثني المتلقي عن الرد.

تجنب المبالغة في الرسمية

في حين أنه من المهم الحفاظ على نغمة احترافية في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، إلا أن كونك رسميًا جدًا يمكن أن يكون أمرًا غير لائق مثل كونك غير رسمي. تجنب الإفراط في استخدام اللغة الرسمية أو الجمل المعقدة غير الضرورية التي قد يكون من الصعب فهمها.

تجنب الكلام كثير الكلام

قد يؤدي بدء بريدك الإلكتروني بجملة طويلة ومشتتة إلى صعوبة فهم المستلم لرسالتك. اجعل الجملة الافتتاحية قصيرة ومباشرة ، مع التأكد من أنها تنقل بوضوح الغرض من بريدك الإلكتروني.

تجنب أن تكون سلبيًا

عندما تبدأ بريدك الإلكتروني بنبرة سلبية ، يمكن أن يضع المستلم في موقف دفاعي ويقلل من احتمالية رده. لذا ، تأكد من تجنب بدء بريدك الإلكتروني بالشكاوى أو الانتقادات والتركيز بدلاً من ذلك على اللغة الإيجابية والبناءة.

يعد بدء بريدك الإلكتروني من القدم اليمنى أمرًا ضروريًا للتواصل الفعال. باتباع هذه الإرشادات ، يمكنك التأكد من أن فتح بريدك الإلكتروني احترافي ، ويمكن الوصول إليه ، وفعال في إيصال رسالتك.

خاتمة

قد يكون بدء بريد إلكتروني أمرًا صعبًا ، خاصة إذا كنت غير متأكد من أفضل طريقة للبدء. لحسن الحظ ، مع هذه النصائح حول كيفية بدء بريد إلكتروني ، لديك خيارات مختلفة للاختيار من بينها اعتمادًا على نغمة رسالتك والغرض منها.

من العبارات المباشرة إلى التحية الودية أو حتى الافتتاحية المضحكة ، هناك العديد من الطرق لجذب انتباه القارئ وترك انطباع أول إيجابي. علاوة على ذلك ، تقدم القوالب أمثلة عملية يمكنك تخصيصها لتناسب وضعك الفريد.

تذكر أن السطر الافتتاحي هو جانب مهم في كتابة رسائل البريد الإلكتروني ، لذا خذ وقتك في صياغة افتتاحية احترافية وجذابة ومصممة خصيصًا لجمهورك. بالإضافة إلى ذلك ، يعد استخدام الوسائط الاجتماعية لكتابة سطور فتح البريد الإلكتروني فكرة جيدة أيضًا. على سبيل المثال ، ستجد العديد من مقالات LinkedIn الثاقبة التي تشارك نصائح قيمة حول كتابة مقدمات البريد الإلكتروني. باستخدام هذه النصائح ، ستكون في طريقك إلى كتابة رسائل بريد إلكتروني فعالة ومؤثرة.