كيفية بدء ERG: ما تعلمناه من خلال القيام بذلك وما يحتاج موظفو الموارد البشرية إلى معرفته

يعد إنشاء مجموعة موارد الموظفين (ERG) أمرًا مجزيًا بقدر ما هو معقد، خاصة عند البدء من الصفر. لن تكون وحدك من يشعر بالخوف من هذه الرحلة، ولكن بصراحة، بدء عملية تخطيط موارد الطاقة (ERG) ليس بالأمر الصعب كما قد يبدو. في حين أن الأمر يتطلب التخطيط والتنظيم من جانب الموارد البشرية، إلا أن مجموعات ERG يقودها الموظفون ويديرونها بطبيعتها. كل ما عليك فعله كمحترف في مجال الموارد البشرية هو وضع الأساس وإنشاء العمليات للحفاظ على سير الأمور بسلاسة وتقديم الدعم التنظيمي.

لقد كنا في مكانك وتعاملنا مع تعقيدات مجموعات ERG. هذا حساب مباشر حول كيفية بدء ERG - وهي خارطة طريق عملية مستمدة من تجاربنا الواقعية من الطابق الأرضي لإنشاء ERGs القابلة للتسليم.

مجموعات ERG هي مجتمعات داخل الشركة، تم إنشاؤها بواسطة ومن أجل الموظفين الذين يتشاركون خلفيات أو اهتمامات أو خبرات مشتركة. تعمل هذه المجموعات على تمكين الأفراد من التواصل مع الآخرين ومشاركة وجهات النظر بحرية في مساحة آمنة مخصصة. تعمل مجموعات ERG أيضًا على تضخيم أصوات الموظفين من المجموعات الممثلة تمثيلاً ناقصًا، مما يمنحهم فرصًا للدعوة إلى الوعي والتغيير على المستوى التنظيمي.

إذا كنت تتطلع إلى تقديم ERGs لفريقك، فأنت لست وحدك. حوالي 90% من شركات Fortune 500 لديها مجموعات ERG كجزء من ثقافتها التنظيمية، ولكن يمكن للمؤسسات من جميع الأحجام الاستفادة من وجود هذه الأنواع من المساحات.

لقد فكرنا في الرجوع خطوة إلى الوراء والتفكير في رحلة Submittable في تنفيذ وتشغيل ERGs. مجموعات ERG الخاصة بنا هي مجموعات يديرها الموظفون وتركز على الموظفين وتعمل كمجتمعات صغيرة داخل مساحة العمل الأكبر لدينا. بناءً على خبرتنا، حددنا بعض الخطوات التي يمكنك اتباعها لبدء برنامج ERG فعال:

1. قياس اهتمامات الموظفين
2. تأمين قبول القيادة
3. حدد غرض ERG الخاص بك
4. تمكين الموظفين من الانضمام إلى مجموعات ERG الخاصة بك
5. إنشاء قادة ERG
6. خلق مساحات آمنة للمناقشة
7. تقديم الدعم المستمر

المتطلب السابق: يجب أن تكون مجموعات ERG بقيادة الموظفين

إن مفتاح إنشاء مجموعات ERG فعالة يكمن في الاسم: موظفيك. تكون مجموعات ERG أكثر نجاحًا عندما يكون الموظفون قادرين على المشاركة بشكل حقيقي، في بيئة مبنية على الثقة والانتماء. ولتحقيق هذه الغاية، يجب عليك تمكين موظفيك من قيادة هذه المجموعات وإدارتها بأنفسهم، مع الحد الأدنى من إشراف الشركة.

الميزة الأكثر أهمية في أي ERG هي قدرتها على تعزيز المجتمع، وتمكين الأشخاص من الظهور بأنفسهم والتعبير عن نجاحاتهم أو تحدياتهم في مساحة مخصصة للأشخاص ذوي التفكير المماثل. ومن أجل بناء هذا المجتمع، دع موظفيك يأخذون زمام الأمور.

يتعين على القادة والمشاركين في ERGs الخاصة بـ Submittable أن يقرروا شكل المساحة الخاصة بهم. من الأرجح أن يعبر الموظفون عن آرائهم، ويشاركوا في المناقشات، ويشاركوا بنشاط في المبادرات التحويلية عندما يكون لديهم قدر أكبر من الملكية والوكالة داخل المجموعة. والأهم من ذلك، من خلال اتباع نهج شعبي، تظل مجموعات ERG التي يديرها الموظفون متناغمة مع احتياجات أعضائها ومتوافقة مع القضايا الحقيقية التي تواجهها مجتمعاتهم.

1. قياس اهتمام الموظف

لن يشارك الموظفون في مجموعة لا تخدمهم بشكل أصلي . لا ينبغي أن يكون إنشاء مجموعات ERG بمثابة مبادرة من أعلى إلى أسفل حيث تقرر الشركة المجموعات التي ستدعمها. ولا يجب عليك فقط إنشاء ERGs لإكمال عنصر في قائمة التحقق الخاصة بـ DEI الخاصة بك، وإلا فإنك تتعرض لخطر إدامة الرمز المميز.

ابدأ بقياس اهتمام الموظفين بتأسيس برنامج ERG. اسأل عن المواضيع الأكثر صلة بهم. يمكنك أيضًا الاعتماد على البيانات الديموغرافية للموظفين كمعيار لتحديد التركيبة السكانية المستهدفة التي قد يكون لديها عدد كافٍ من الموظفين المهتمين بالمشاركة.

نوصي بإجراء مسح لنبض الموظفين على مستوى الشركة أو طرح ERGs كعنصر في جدول الأعمال أثناء الاجتماع الشامل. بناءً على اهتمامات الموظفين، يدعم Submittable حاليًا أربع مجموعات ERG بقيادة القاعدة الشعبية:

1. الآباء العاملون ومقدمو الرعاية ERG
2. مناصرة الصحة العقلية ERG
3. دي ايرج
4. الموظفين عن بعد ERG.

توضح هالي كاتون، مديرة الموارد البشرية في Submittable، أن طلب الموظفين أدى إلى إنشاء أول مجموعات ERG الخاصة بـ Submittable.

قال كاتون: "يجب أن تساعد مجموعات ERG حقًا في بناء المجتمع، والاحتفاء بالاهتمامات والتركيبات السكانية المختلفة، وتقليل العزلة". "لهذا السبب بدأت مجموعات ERG الخاصة بنا، لأنه بعد فيروس كورونا عندما كان الكثير من الناس بعيدًا، كانت هناك دعوة للمجتمع بسبب العزلة والعزلة."

لا تحتاج إلى عدد محدد من الموظفين الراغبين في الانضمام إلى ERG، ولكنك بحاجة إلى التأكد من وجود مستوى ملحوظ من الاهتمام من الموظفين. يمكن أن يظهر هذا الاهتمام في شكل قيام الموظفين بإحضار مجموعات ERG بشكل عضوي، أو كردود إيجابية من استطلاعات النبض. وبخلاف ذلك، وبدون اهتمام حقيقي، يمكن أن تعاني مجموعة ERG من انخفاض المشاركة، وبالتالي، تكون أقل فعالية في خدمة احتياجات مجموعتها المستهدفة.

2. تأمين الدعم والميزانية من القيادة

بمجرد تحديد رغبة الموظفين في المشاركة، يمكنك تقديم الدعم للقيادة لدعم الموارد البشرية في إنشاء مجموعات ERG بميزانية. يُظهر الدعم المالي من المنظمة التزام القيادة ودعمها، مما يمكّن مجموعات ERG من إجراء أنشطة هادفة مثل الأحداث أو الدورات التدريبية. بدون الدعم المالي، قد يكون نطاق وتأثير مجموعات ERG محدودًا.

يمكنك إثبات أن هناك حاجة إلى مجموعات ERG من خلال الإشارة إلى البيانات المستمدة من استبيانات تجربة الموظفين والمعلومات الديموغرافية. على سبيل المثال، إذا شعر الموظفون أن شركتك يمكن أن تفعل المزيد من أجل DEI، فإن إنشاء ERGs يعد طريقة واضحة لإثبات التزامك ببناء مكان عمل أكثر شمولاً.

عند التحدث مع المديرين التنفيذيين، حدد كيفية إدارة مجموعات ERG الخاصة بك من قبل الموظفين وأنواع الدعم الذي ستحتاج الشركة إلى تقديمه.

هدفك هو تأمين ميزانية لمجموعات ERG الخاصة بك لإجراء الأنشطة أو تقديم تبرعات للشركات لأسباب تتماشى مع اهتماماتها. يمكنك أيضًا أن تطلب من القيادة العمل كجهات راعية تنفيذية لمجموعات ERG لتوفير خط مباشر للاتصال والدعم.

قد تختار مجموعات ERG استخدام ميزانيتها لزيادة الوعي على مستوى الشركة حول القضايا أو الأسباب التي تشعر بأهميتها. يمكن للفعاليات أو البرامج على مستوى الشركة أن تمنح المجموعات الممثلة تمثيلاً ناقصًا منصة وتزيد من التفاهم الثقافي.

على سبيل المثال، قامت منظمة ERG لمناصرة الصحة العقلية بدعوة Ivy Watts للتحدث إلى جميع الموظفين القابلين للتقديم حول أهمية الصحة العقلية وكيفية التعامل مع القلق. قامت شركة ERG للآباء العاملين ومقدمي الرعاية لدينا بإدارة حملة للتبرع بالمستلزمات المدرسية لمساعدة أي موظف لديه أطفال يحتاجون إلى المساعدة، مع تقديم معظم التبرعات إلى مدرسة محلية في ميسولا.

3. تأكد من قيام الموظفين بتحديد وتوثيق الغرض من كل ERG

يجب أن يكون لكل مجموعة ERG غرض واضح، ملخص في بضع جمل، يشرح سبب وجودها ومن يخدمها. فيما يلي بيان الغرض من ERG للصحة العقلية لدينا على سبيل المثال:

إن ERG للصحة العقلية القابلة للتقديم هو مجتمع يقوده الموظفون ويعزز مساحة تعليمية لمناقشة الاضطرابات العقلية وممارسات الرفاهية بطريقة آمنة وخالية من الوصمة النفسية.

يمثل بيان الغرض هذا التزام كل مجموعة ERG تجاه أعضائها، وسيبقي المشاركين يركزون على الصورة الكبيرة.

قد ترحب بعض المجموعات بالحلفاء، بينما قد تفضل مجموعات أخرى قصر مجموعة ERG على أعضاء تلك المجموعة لمزيد من الأمان. كما هو الحال دائمًا، بدلاً من اتخاذ قرار من أعلى إلى أسفل، دع الموظفين الذين ينتمون إلى كل ERG يقررون بأنفسهم.

4. اجعل ERGs مرئية من خلال الإعلانات المتكررة

لا يمكن للموظفين الانضمام إلى ERG إذا كانوا لا يعرفون بوجودها. كموارد بشرية، فإن أحد أدوارك الأساسية عندما يتعلق الأمر بنجاح مجموعات ERG الخاصة بك هو القيام بدورك في رفع مستوى الوعي بها.

أعلن عن مجموعات ERG القادمة من خلال جميع القنوات الداخلية المتاحة، بما في ذلك الاجتماعات الشاملة والنشرات الإخبارية الداخلية وقنوات Slack واللوحات الإعلانية في غرف استراحة الموظفين. تواصل مع الموظفين الذين أعربوا على وجه التحديد عن اهتمامهم بقضايا معينة أو بالانضمام إلى ERG. اطلب من المشاركين في ERG نشر الكلمة.

لا يقتصر الوعي على إطلاق ERGs الخاص بك على الأرض فحسب. بمجرد إنشاء مجموعات ERG الخاصة بك، ستحتاج إلى الاستمرار في جعلها مرئية. نحن نقوم بتثقيف الموظفين الجدد القابلين للتقديم حول مجموعات ERG الخاصة بنا أثناء عملية الإعداد، ونوفر موارد حول الانضمام إلى مجموعات ERG الخاصة بنا في أماكن بارزة يمكن الوصول إليها، مثل wiki الخاص بشركتنا (نستخدم حاليًا Confluence).

لا يكفي الترويج لـ ERGs على الورق، بل تحتاج أيضًا إلى تمكين موظفيك من المشاركة فعليًا. وفقًا لـ Great Place to Work، بينما يعتقد 100% من الرعاة التنفيذيين لمجموعات ERG أن القيادة تشجع المشاركة في مجموعات ERG، يعتقد 52% من قادة ERG أن هذا صحيح. داخليًا، وجدت دراسة استقصائية أجريت مؤخرًا على جميع الموظفين أن 56% من الموظفين القابلين للتسليم قالوا إن "عدم وجود وقت" كان أكبر عائق أمام المشاركة في مجموعات ERG.

ونتيجة لذلك، اتخذنا خطوات للتأكد من أن الموظفين لديهم المساحة والوقت لحضور اجتماعات وفعاليات ERG. من وجهة نظر الموارد البشرية والإدارة، فإننا نؤيد مجموعات ERG باعتبارها استخدامًا كبيرًا لوقت الموظفين ونشجع أعضاء فريقنا على الاستفادة من ERGs كميزة صحية. نحن أيضًا نتشارك مع ERGs لرعاية الأحداث على مستوى الشركة لتحقيق رؤية أكبر.

5. قم بتعيين قادة ERG وفكر في استخدام نموذج القائد المساعد

تحتاج كل ERG إلى قائد لتمثيل مجتمعها والدفاع عنه. يعمل القادة كحلقة وصل بين مجموعات ERG الخاصة بهم والموارد البشرية، مما يوفر رؤية لأنشطة مجموعاتهم مع حماية خصوصية مجموعتهم.

لا يجب عليك تعيين قائد ERG. لا يمكنك إجبار شخص ما على تحمل المسؤولية الإضافية إذا كان لا يريد ذلك. يجب أن يكون قائد ERG القوي متحمسًا لبناء مجتمع شامل، ويجب أن يرغب في مساعدة الآخرين على فعل الشيء نفسه.

للتعويض عن عبء قيادة ERG، قمنا بتنفيذ نموذج القائد المشارك. كل ERG لديه قائدان، وكحافز، نقدم لكل قائد مشارك 500 دولار للتبرع لجمعية خيرية من اختياره. ونحن نطلب من القادة الالتزام بالمنصب لمدة عام واحد على الأقل، وبعد ذلك يمكنهم تسليم عصا القيادة أو الاستمرار في القيادة.

يحافظ القادة المشاركون في ERG على تنظيم الاجتماعات ويضمنون حصول كل فرد في مجموعتهم على فرصة للتعبير عن رأيهم. نطلب من قادة ERG المشاركين في Submittable وضع جدول أعمال لكل اجتماع لتزويد الأعضاء بالرؤية وتشجيع المشاركة.

ومع ذلك، على الرغم من وجود قادة مشاركين لتوجيه المناقشات، فمن المهم أن تكون مجموعة ERG بمثابة مساحة ديمقراطية من أجل الاستمرار في التركيز على الموظفين وتوجيهها من قبل المجتمع.

سام إلسورث، مدير تسويق المنتجات في Submittable، يشارك في قيادة ERG للدفاع عن الصحة العقلية.

يقول إلسورث: "إن وجود قائد لا يعني أنهم يعرفون الموضوع أفضل من أي شخص آخر". "الطريقة التي يحدد بها كل منا موضوعه ويتعامل معه، مثل الصحة العقلية، يمكن أن تكون مختلفة تمامًا. على سبيل المثال، لدينا ميزانية، لكنني لست الوحيد الذي يقرر أين تذهب الميزانية - لدينا اجتماعات لنقرر "ماذا نريد ؟" كونك قائدًا يعني جمع الجميع معًا والتأكد من أن الأشخاص يعرفون متى وأين تحدث الأشياء، بدلاً من قول رأيك أفضل من رأي شخص آخر.

6. السماح لمجموعات ERG بإنشاء مساحات آمنة للمناقشة

يجب أن توفر ERG مكانًا آمنًا للموظفين للتحدث بحرية عن تجاربهم، بما في ذلك التحديات المتعلقة بالعمل، وإقامة اتصالات مع الآخرين. تتطلب هذه المساحة الآمنة قدرًا كبيرًا من الخصوصية والاستقلالية.

في Submittable، يقرر قادة وأعضاء ERG كيف يريدون استخدام مساحاتهم. في حين أن كل ERG تعقد اجتماعات شهرية حول موضوعات محددة (على سبيل المثال، كيف تريد المجموعة استخدام ميزانيتها)، فإن الأعضاء غير مجبرين على الحضور. نوفر أيضًا قنوات Slack حيث يمكن للأعضاء الدردشة بشكل أكثر عرضًا مع بعضهم البعض.

يقول إلسورث إن مفتاح توفير مساحة آمنة لأعضاء ERG هو التأكد من أنهم يشعرون بالقبول والاستقبال بأي صفة يظهرون فيها.

قال إلسورث: "بغض النظر عن الموضوع، توفر ERG مجتمعًا للأشخاص ليكونوا متحمسين لشيء ما، ولديهم لوحة صوتية، ولديهم فرصة للتواصل مع الأشخاص الذين يعانون من أشياء مماثلة لهم". "سواء كنت تريد أن تكون مشاركًا نشطًا أو مجرد ذبابة على الحائط - سواء كنت تتحدث أم لا - فإن ERG يمنحك النظام الأساسي حتى لا تكون وحيدًا."

كقاعدة عامة، يجب أن يتفق الأعضاء على عدم مشاركة أي شيء يُقال في القنوات أو الاجتماعات الخاصة خارج نطاق ERG الخاص بهم. باعتبارك موظفًا في مجال الموارد البشرية، يمكنك تسهيل السلامة النفسية من خلال جعل قنوات ERG Slack متاحة للدعوة فقط، وتوضيح أن محادثات ERG لا ولن تتم مراقبتها أبدًا من قبل الموارد البشرية أو القيادة.

7. تقديم الدعم المستمر

يتم قيادة مجموعات ERG الفعالة من قبل الموظفين، ولكنها مدعومة بموارد الشركة. من أجل إحداث تغيير إيجابي ودائم، من المهم تقديم الدعم لمجموعات ERG الخاصة بك - والاعتماد على مجموعات ERG الخاصة بك كمصدر قيم للتعليم. قد يبدو هذا كالتالي:

تسجيلات وصول منتظمة مع قادة ERG الخاص بك

في Submittable، نقوم بإجراء مزامنة ربع سنوية بين قادة ERG ومدير الموارد البشرية والرئيس التنفيذي لدينا. أثناء عمليات التحقق هذه، يقدم القادة تحديثات حول كيفية عمل مجموعات ERG الخاصة بهم، ويراجعون أهدافهم، ويطرحون الموضوعات أو الاهتمامات التي تعتقد مجموعاتهم أنه يجب على الشركة أخذها في الاعتبار. توفر هذه الاجتماعات خط اتصال مباشر بين مجموعات ERG لدينا والموارد البشرية والرئيس التنفيذي، مع السماح لمجموعات ERG لدينا بحماية خصوصيتهم والحفاظ على استقلاليتهم.

قم بإنشاء مساحة لأحداث أو أنشطة ERG

قد تختار مجموعات ERG استخدام الميزانية المخصصة لها أو وقت الشركة في الأحداث أو الأنشطة التي يمكن أن تساعد في تعزيز المجتمع أو إحداث تغيير إيجابي.

يمكن لأحداث ERG مثل ورش العمل أو الندوات أو الاحتفالات زيادة الرؤية وبناء الوعي على المستوى التنظيمي حول القضايا ذات الصلة. يمكنهم أيضًا تسليط الضوء على التنوع وتعزيز التفاهم وتعزيز الشمولية في بيئة مكان عملك.

على سبيل المثال، بعد كل اجتماع شامل، يستضيف موقعينا داخل المكتب ساعة سعيدة لاستخلاص المعلومات والتواصل الاجتماعي. لقد دافعت ERG لموظفينا عن بعد بنجاح عن ساعة سعيدة افتراضية بعد كل الجهود، مما ساعد على تعزيز مجتمعنا الافتراضي وإدراج العاملين عن بعد لدينا في نشاط مفيد لبناء الفريق.

تعلم من ERGs الخاص بك

تقدم ERGs رؤية لا تقدر بثمن حول ما يشعر به الموظفون من المجتمعات المهمشة داخل مؤسستك. على سبيل المثال، قم بإجراء استطلاع رأي لجميع الموظفين واسألهم عن مدى جودة أداء الشركة فيما يتعلق بمبادرات DEI. قد يكون الشعور العام بأنك على ما يرام، ولكن إذا كان أعضاء ERGs يشعرون بشكل مختلف، فإن هذه الآراء يمكن أن تحكي القصة الحقيقية. سيشعر هؤلاء الأفراد بالآثار السلبية الناجمة عن استبعادهم بقوة أكبر من الموظفين الذين لديهم أقل عرضة للخطر.

يمكنك أيضًا الاعتماد على ERGs للحصول على تعليقات وتوجيهات بشأن قرارات الشركة. إذا كنت تريد التأكد من أن إطلاق منتج جديد أو حملة تسويقية تحترم جميع الهويات، فاترك لـ ERGs وزنك أولاً. وكما قالت باتريشيا توثمان، مديرة التأثير الاجتماعي في Splunk، فإن التعامل مع مجموعات ERG الخاصة بك كخبراء في الموضوع يمكن أن يسمح لشركتك باتخاذ قرارات أكثر ذكاءً وأكثر شمولاً.

قال توثمان: "لقد ساعدنا ERG المعاقين والحقيقيين في إعادة تصميم المنتجات، ومنتجات Splunk الخاصة بنا، حتى يتمكن الأشخاص الذين يعانون من ضعف البصر من الوصول إلى المنتج بشكل أفضل".

يمكنك أيضًا أن تطلب من ERGs تقديم التوجيه بشأن استراتيجية المسؤولية الاجتماعية للشركات لديك، وما هي البرامج التي يرغبون في رؤية الشركة تتبعها.

قال توثمان: "من خلال مجموعات موارد الموظفين لدينا، فإننا ندعمهم تمامًا وندعم القضايا الأكثر أهمية بالنسبة لهم". "وأعتقد أن المجال الذي أفتخر به حقًا هو هذا الارتباط، كيف يمكننا الاستفادة من مواردنا - إجازات المتطوعين لدينا، وبرنامج الهدايا المطابقة لدينا - للارتقاء حقًا بالقضايا التي يحتفلون بها ويدعمونها؟"

التحدي الأكبر بالنسبة لمعظم مجموعات ERG هو زيادة مشاركة الموظفين

يعد بدء ERG مجرد خطوة أولى. ERGs طوعية تمامًا حسب التصميم. يجب أن يرغب الموظفون في الانضمام إلى ERG، ومن ثم يتعين عليهم الحضور بنشاط للاجتماعات والمحادثات. وهنا يكمن التحدي الحقيقي.

يشارك حاليًا حوالي 8.6% فقط من إجمالي القوى العاملة لدينا في ERG، بمتوسط ​​أربعة مشاركين في كل اجتماع ERG. ومع ذلك، فإن الأعضاء الذين يشاركون في مجموعات ERG الخاصة بنا يستمتعون بكونهم جزءًا من مجتمعاتهم ويعززون الروابط مع الآخرين - وبالنسبة لفريقنا، فإن هذا يثبت أن مجموعات ERG الخاصة بنا فعالة.

قال كاتون: "مثل أي برنامج - خاصة إذا كان جديدًا إلى حد ما - سيستغرق تطويره وقتًا وعملًا، ولكنني سعيد جدًا بوجود مجموعات ERG هنا". لقد بدأنا للتو بأنفسنا، لكننا تعلمنا الكثير على طول الطريق.

أحد الدروس الأخيرة التي تعلمناها هو أن العمليات والأدوات الصحيحة يمكن أن تساعدك في قياس وتحسين مشاركة الموظفين في ERGs. من خلال برنامج Submittable's Volunteer and Give، يمكن لقادة ERG إنشاء مبادراتهم الخاصة وإدارتها - وهي مثالية لمجموعات ERG التي ترغب في الخروج وإحداث تأثير في مجتمعاتهم.