كيفية معالجة القضايا الرئيسية في إدارة المشاريع

نشرت: 2022-03-16

التغييرات الهائلة في تنظيم العمل وإدارة الأعمال التي بدأها الوباء لم تتباطأ ولو قليلاً في عام 2022. ومع ذلك ، فإن الهياج الاقتصادي والديناميكيات قد يثبت في الواقع أنهما مواتيان للتنفيذ السلس للمشاريع. اليوم ، دعونا نلقي نظرة فاحصة على القضايا الرئيسية في إدارة المشروع.

قضايا في إدارة المشروع - جدول المحتويات:

  1. القضايا الرئيسية في إدارة المشروع
  2. قضايا نطاق المشروع
  3. وقت تنفيذ المشروع
  4. مرونة العمل
  5. ملخص

القضايا الرئيسية في إدارة المشروع

وفقًا لتقرير Pulse of the Profession ، تم إكمال نسبة أعلى من المشاريع بكفاءة: تحقيق أهدافها ، والبقاء في حدود الميزانية ووقت الانتهاء المخطط له. من ناحية أخرى ، تم إلغاء عدد أكبر من المشاريع في عام 2021 مقارنة بالأعوام السابقة.

ومن ثم ، سوف نفحص الناجحين لنتعلم من الأفضل. ما هي القضايا الرئيسية المتعلقة بإدارة هذه المشاريع؟ وكيف سنحاول حلها اليوم؟

سنركز اليوم على ثلاثة مجالات رئيسية للقلق في إدارة المشروع. هؤلاء هم:

  • نطاق المشروع
  • وقت تنفيذ المشروع
  • مرونة الفريق
How to tackle major issues in project management

قضايا نطاق المشروع

عادة ما تبدأ مشاكل تحديد نطاق المشروع في البداية. وحتى قبل أن يتم توضيح افتراضاتها بالكامل. هذا هو السبب في أنه من الأهمية بمكان رسم مخطط المشروع بعناية. لا تتسرع وخذ الكثير من الوقت لتوضيح الهدف وخطة العمل بعناية قبل جدولة المهام.

من الجيد استخدام الأدوات المناسبة لذلك عند التخطيط لنطاق المشروع وكذلك تقسيمه إلى ملاحم أو خيوط مفهومة لجميع المعنيين.

  • التواصل مع العميل والشركاء
  • لضمان نجاح المشروع ، فإن ولادته أمر بالغ الأهمية. إن الأجواء المواتية والعرض التقديمي المقنع لأهم الافتراضات جنبًا إلى جنب مع مهارات التفاوض والتعامل مع الآخرين لمدير المشروع قد يقررون جميعًا ما إذا كان سيتم رفض المشروع أو تنفيذه.

    المناقشة اللاحقة مع العميل وصناع القرار الآخرين هي اللحظات الملزمة التي تحدد النطاق الأولي للمشروع.

  • مرونة النطاق الطبيعي مقابل زحف النطاق
  • لكن لماذا نتحدث عن النطاق "الأولي" للمشروع؟ لأن نطاقه المخطط لن يكون متطابقًا أبدًا مع النطاق النهائي.

    إن افتراض المرونة الطبيعية لنطاق المشروع هو وسيلة للتعامل مع تقلب النطاق وببساطة نهج واقعي. يسمح لإطار المشروع بالتكيف مع إمكانية التسليم الفعلية وظروف العمل المتغيرة. ومع ذلك ، يجب ألا ينطبق هذا التباين الطبيعي على الافتراضات الرئيسية للمشروع.

    عندما تتغير الافتراضات الرئيسية ويتسع نطاق المهام المطلوب تنفيذها ، يصبح نجاح المشروع موضع تساؤل. تسمى هذه المشكلة بزحف النطاق. مصطلح زحف النطاق يعني نمو المشروع غير المنضبط. وهي لعنة ما يصل إلى ثلث المشاريع التجارية المنفذة.

  • جانب المحتوى
  • عائق آخر في إدارة المشروع هو تحديد محتوى المشروع. يجب أن يجيب مدير المشروع بصدق على السؤال: هل أعرف ما يكفي عن المهام التي أريد القيام بها؟

    إذا كانت الإجابة على هذا السؤال بالنفي ، فبغض النظر عن مدى تقدم المشروع ، من الضروري التشاور مع المتخصصين. في البداية مع أولئك الذين يشكلون فريق المشروع. لكن في بعض الأحيان تكون هناك حاجة إلى مشورة الخبراء الخارجيين.

وقت تنفيذ المشروع

حتى مديري المشاريع ذوي الخبرة العالية هم متفائلون لا يمكن إصلاحهم عندما يتعلق الأمر بوقت تنفيذ المشروع. يتضح هذا من خلال إحصاءات المشاريع الكبيرة المنجزة. في عام 2021 على مستوى العالم ، تم الانتهاء من 55٪ من المشاريع في الوقت المحدد. وهذا يمثل زيادة بنسبة 4٪ مقارنة بالعام السابق. ومع ذلك ، فإن النتائج لا تزال غير مرضية للغاية.

  • تأخيرات واقعية
  • عادةً ما يتم إعاقة إكمال المشروع في الوقت المحدد بسبب الوقت غير الواقعي المخصص لمهام معينة. هذا هو السبب في أنه من المفيد استخدام الأدوات التي تتيح القياس الإحصائي للسرعة الفعلية لتنفيذ المهمة ومقارنتها بالوقت المحدد.

  • التواصل الجماعي
  • بالطبع ، يرتبط وقت تنفيذ المشروع ارتباطًا وثيقًا بنطاقه وميزانيته. ومع ذلك ، فإن العوامل الحاسمة في كثير من الأحيان هي كفاءة ومرونة الفريق.

    يجب أن يفي أداء الفريق بمتطلبات واضحة ومفهومة من خلال التفويض الواضح للمهام والمسؤوليات. بنفس القدر من الأهمية هي شفافية الترابط بين المراحل الفردية لتنفيذ العمل ، وكذلك ترتيب المهام. الاهتمام بهذه الجوانب من الاتصال لمنع الانتكاسات مع وقت تنفيذ المشروع.

مرونة العمل

المضيق ومصدر الفشل في إدارة المشروع هو الافتقار إلى المرونة الناتج عن التمسك بمسارات معروفة ومضبوطة. يؤدي في كثير من الأحيان إلى استخدام طرق وأدوات إدارة مجربة ومختبرة غير مناسبة لمشروع معين. ولكن كيف تزيد من مرونتك - كمدير مشروع - ومرونة الفريق بأكمله؟

  • رشاقة
  • ليس من قبيل المصادفة أن مرونة التشغيل وحل المشكلات المتأصلة في فرق تصميم البرامج الصغيرة والرشاقة قد اكتسبت اعترافًا عالميًا. في كثير من الأحيان ، تنتشر أدوات إدارة المشروع من صناعة تكنولوجيا المعلومات إلى الصناعات الأخرى عندما يتطلب الموقف مزيدًا من المرونة في التشغيل.

  • الالتزام والتنظيم الذاتي
  • يمكن للفرق التي تدار بأجايل ممارسة قدر كبير من المرونة. في نفوسهم ، يشارك المديرون بشكل مباشر في المشروع بشكل متكرر لإعطاء الملاحظات وتلقيها على أفعالهم. ويختار أعضاء الفريق - إلى حد ما على الأقل - المهام المراد أداؤها بشكل مستقل. كل هذا يجعل الفرق المرنة تبدو مشابهة لنموذج التنظيم الذاتي.

ملخص

قمنا بتصنيف القضايا الرئيسية في إدارة المشاريع إلى ثلاث مجموعات. الأول يشمل تحديد وفهم وصيانة نطاق المشروع أثناء تنفيذه. والثاني هو توقيت مهام المشروع. والثالث هو الحفاظ على المرونة في إدارة الفريق والتكيف باستمرار مع الظروف المتغيرة.

أفضل طريقة للتعامل مع هذه المشكلات هي البقاء على اطلاع دائم - بجدولك الزمني ومعرفتك وأساليب إدارتك وفريقك والبرامج التي تجعل إدارة المشاريع المعقدة للغاية أسهل.

مصدر الإحصاء: نبض المهنة 2021

اقرأ أيضًا: معالم المشروع

إذا أعجبك المحتوى الخاص بنا ، فقم بالانضمام إلى مجتمع النحل المشغول على Facebook و Twitter.

How to tackle major issues in project management caroline becker avatar 1background

المؤلف: كارولين بيكر

بصفتها مديرة المشروع ، تعد كارولين خبيرة في إيجاد طرق جديدة لتصميم أفضل تدفقات العمل وتحسين العمليات. مهاراتها التنظيمية وقدرتها على العمل تحت ضغط الوقت تجعلها أفضل شخص لتحويل المشاريع المعقدة إلى واقع.