بشكل عام ، يعتبر الاجتماع ناجحًا إذا حقق نتائج ملموسة. هل حان الوقت للتوقف عن التركيز على النتيجة والمزيد على المشاركين الفعليين؟

تشير الأبحاث الحديثة إلى أن هذا قد يكون هو الحال. الاجتماع الهادف هو الاجتماع الذي يثري القلوب والعقول ، ويأخذ بالحضور إلى مستويات جديدة.

وفقًا لنتائج العلوم السلوكية ، فإن ما يختبره الناس في الواقع يغير أنسجة المخ الفيزيائية. يمارس الناس عقولهم من خلال المحادثة ، أكثر من ثلثيها اجتماعي. تخيل مدى إلحاق الضرر بالدماغ أثناء الاجتماع التقليدي مع المتحدثين وعروض PowerPoint التقديمية!

تخلص من التقليد ، وانخرط في الإبداع

يطبق العديد من المديرين المنطق الاقتصادي التقليدي ، حيث ينظرون إلى أعضاء المنظمة كوكلاء مهتمين بأنفسهم. إنهم يخلقون ثقافة شركة مقابلة ، والتي تفشل في الدفع.

بعد ذلك ، يصلون إلى مفترق طرق: فرض تحكم أكثر صرامة لتحقيق النتائج المرجوة أو أن يكونوا مبدعين وصمموا الاجتماعات وفقًا لغرض أصيل أعلى يساعد في توجيه القرارات ويتقاطع مع احتياجات الشركة. إذا اختاروا الخيار الثاني ، فسيجدون أشخاصًا يجربون أشياء جديدة ، ويتحملون المخاطر ، وينتقلون إلى التعلم العميق على كل مستوى من مستويات المؤسسة من الأعلى إلى الأسفل.

كيف يمكن للميسر المساعدة في العثور على هذا الغرض الأسمى؟

إذا سألت المديرين عن هدف شركتهم ، سيقول الكثيرون "النمو الاقتصادي" ، "المزيد من الأرباح" ، أو أي شيء آخر على هذا المنوال. هذا أمر طبيعي فقط لأنه يتوافق مع استراتيجية الإدارة التي تم تدريسها في كلية إدارة الأعمال وما تعلموه بعد ذلك. يعتمد العمل أساسًا على النتائج والربح هو هدف أي شركة. بعض المنظمات لديها وثائق تحدد مهمتها ، والغرض ، والقيم. في حين أن هذه خطوة في الاتجاه الصحيح ، هل هذه القيم مدمجة وتنعكس في الاجتماعات؟

أفكار اجتماع الإدارة - قائمة مراجعة فعالة للاجتماع

اجتماعات الإدارة هي المكان الذي يتم فيه اتخاذ القرارات الأكثر أهمية. من خلال رعاية الروابط الاجتماعية ، يمكن للمنظمين جعلها أكثر فائدة. الشعور بالانتماء له تأثير كبير على اتخاذ القرار والسلوك.

استخدم السرد القصصي

لجعل رسائلك ذات مغزى أكبر ، قم بإخبار قصة ، وقم بعمل نسخة احتياطية من الحقائق باستخدام البيانات. يمكن أن يساعدك الميسر في موازنة الحقائق حتى لا يغرق الحاضرين في الاجتماع. لا يستطيع دماغ الشخص الاحتفاظ بكمية غير محدودة من المعلومات. يضع الميسرون خططًا لاجتماعات الإدارة لتجنب التركيز المفرط على البيانات ، بدلاً من التركيز على الاستفادة من الإمكانات البشرية.

انقر فوق الإمكانات البشرية

ليس هناك من ينكر أن التكنولوجيا مفيدة للغاية في الاجتماعات. ومع ذلك ، فإن الناس في الصميم. كل منظمة لديها مجموعة غير مستغلة من وكلاء التغيير المنشط - الأشخاص الذين يحركهم الهدف ، وناضجون ، وإيجابيون للغاية. هم مصدر إلهام طبيعي للآخرين. إنهم دائمًا على استعداد لأخذ زمام المبادرة ويمكنهم المساعدة في كل خطوة من خطوات عملية تحديد الغرض.

للاستفادة من الإمكانات البشرية ، فكر في الوقت الذي تريد أن يضيق فيه الحاضرون تركيزهم ومتى يوسعون انتباههم. استفد من الضوء والصوت لتوليد الطاقة في الفضاء أو للحث على الشعور بالهدوء. تتمثل إحدى طرق القيام بذلك في إنشاء محطات أصغر تتيح للمشاركين اختيار الطريقة التي يريدون المشاركة بها. هذه جلسات مجموعات تركيز أصغر مع أو بدون متحدث ، وغالبًا ما تتضمن تقنيات التعلم التجريبي التي يمكن أن يتواصل معها الميسر.

السيطرة على التوتر

ذكّر الحاضرين بالحصول على قسط من النوم وممارسة الرياضة قبل الاجتماع حتى يكونوا مرتاحين وجاهزين للمساهمة. يمكن لعناصر اليقظة أن تساعد المديرين على الشعور بمزيد من النشاط وإدارة مستويات التوتر لديهم.
أسهل فكرة هي التوقف على فترات منتظمة أثناء الاجتماع لتذكير الحاضرين بأخذ أنفاس عميقة. أثناء فترات الراحة ، يمكنك تحفيز الحواس من خلال توفير ضوء طبيعي أو كعكات مخبوزة طازجة ، ورائحتها تكفي لتنشيط الناس. تساعد العناصر الطبيعية مثل هذه المديرين على التفكير بشكل أكثر وضوحًا.

حدد عدد الأشخاص الذين يحتاجون إلى حضور الاجتماع فعليًا وتجنب الضغط عليهم من خلال توقع بقاءهم ساكنين لساعات متتالية وأخذ البيانات. من الناحية المثالية ، يتم تقسيم البيانات إلى أجزاء أصغر وأكثر "قابلة للهضم" يمكن أن تتناسب مع 40 -جلسات الدقيقة.

فكر في الطريقة التي تريد أن يشعر بها الحاضرون بعد الاجتماع ، ثم فكر فيما يمكن تغييره أو إضافته لتحقيق ذلك. يُعرف هذا بالمشاعر "الطبقية". قم دائمًا بتضمين متابعة الاجتماع ، على سبيل المثال ، عن طريق إرسال ملخص الاجتماع والمحاضر بالبريد الإلكتروني حيثما كان ذلك ممكنًا وضروريًا.

ضمان الأثر الإيجابي

كيف تضمن نتيجة اجتماع إيجابية؟ يبدأ ذلك بتحديد نتيجة إيجابية. مهما كان ذلك - حل مشكلة ، واتخاذ قرار ، وما إلى ذلك - يتضمن أنشطة لدفع مستويات جديدة من الاتصال والمعنى.

عندما ينخرط الناس ، تكون تجاربهم أكثر ثراءً وإرضاءً وهادفة. سيتأكد ميسر الاجتماع المتمرس من أن كل الحاضرين في الاجتماع نشيطون ومساهمون. يجب أن تؤخذ احتياجات المشاركين في الاعتبار ؛ عندها فقط يمكنك ضمان تأثير إيجابي بالإضافة إلى تجربة حقيقية وأصيلة.

يمكن لميسري الاجتماع إنشاء تجارب فريدة وحقيقية سيرغب الأشخاص في مشاركتها. يبدأ هذا بإعطاء المشاركين الاختيار. وفقًا لبيانات IACC الحالية ، فإن 4 من 5 وظائف مخططي الاجتماعات تشمل خلق الخبرة إلى حد أكبر بكثير مما كانت عليه قبل عامين. تتحول اجتماعات الإدارة إلى تجارب من خلال تحديد الاستراتيجيات المناسبة التي يمكن للميسرين المساعدة في تحديدها وتنفيذها.

سر الاجتماع الهادف: تصميم التجربة

وفقًا لقائد معرض الاجتماعات والفعاليات IMEX ، فإن موضوع "الاجتماعات الهادفة" سوف يهيمن على الصناعة في السنوات القادمة. تتضمن الاجتماعات الهادفة الابتكار والمعنى الأعمق والبصيرة.

يتم التعامل مع فوائد الاجتماع والغرض منه بشكل معقد. بالنسبة للميسرين ، هذا يعني تجاوز تصميم الاجتماع التقليدي من خلال إدخال عناصر الصحة والرفاهية والعلوم السلوكية والتكنولوجيا. قبل كل شيء ، هذا يعني إعطاء الجميع خيارًا يقع ضمن نطاق موضوع الاجتماعات الهادفة.

هدف أسمى في اجتماعك القادم

على الرغم من أن الغرض الأعلى ، مثل الشعور بالرضا وإدراك وظيفة المرء على أنها ذات مغزى ، لا يضمن بالضرورة تأثيرًا فوريًا على المحصلة النهائية ، إلا أن العديد من الشركات أظهرت نتائج مبهرة مع ذلك.

أشارت دراسة Gartenberg على نصف مليون شخص في 429 شركة ، والتي تمت على مدى خمس سنوات (2006 إلى 2011) ، إلى وجود تأثير إيجابي على مقاييس الأداء التطلعية والعائد على الأصول عندما تم الإبلاغ عن الغرض بوضوح.

الغرض إذن هو أكثر من مجرد وهم. قد تعتمد القدرة التنافسية لشركتك وصحتها المالية على ذلك.

سيلفيا بيترز متعاونة مع Find A Facilitator وأم لطفلين. إنها أيضًا خبيرة في تقديم التسهيلات الأكثر مصداقية وخبرة وشخصية إلى كل اجتماع تحضره. في وقت فراغها ، ستجدها تتأمل وتحضر سلطتها المفضلة.