كيفية الانتقال إلى العمل عن بُعد في مواجهة تفشي فيروس كورونا
نشرت: 2020-03-14العمل عن بعد 101: خطة عملنا للتبديل إلى العمل عن بعد بسلاسة
لا تعمل العمليات إلا عندما يثق الناس ببعضهم البعض - عن بُعد أو غير ذلك
استعد لبيئة عمل عن بعد منتجة تساعدك على التركيز
يمكن أن يؤدي التحول إلى العمل عن بُعد إلى تعطيل الشركات التي ليس لديها سياسة العمل عن بُعد. في ضوء COVID-19 ، تتجه الشركات في جميع أنحاء العالم إلى العمل عن بُعد للحفاظ على سلامة موظفيها. إذا كنت تفكر في العمل عن بُعد ، فقد تكون قلقًا بشأن الاتصالات والإنتاجية وسير العمل ، خاصة وأن فرقك ليست معتادة على أن تكون مستقلة عن الموقع.
في Fynd ، أنشأنا خطة عمل للانتقال بسلاسة إلى العمل عن بُعد وضمان سلامة موظفينا.
إذا كان العمل من المنزل مفهومًا جديدًا لفرقك ، فإن Remote Work 101 سيساعدك على تمكين موظفيك من تحقيق أقصى استفادة من العمل عندما يصبح المنزل "المكتب الرئيسي".
الخطوة 1. أولاً وقبل كل شيء ، حافظ على صحتك واتبع الإجراءات الوقائية لتكون آمنًا
الخطوة 2. اعتمد الممارسات الشخصية اليومية للحفاظ على الزخم مستمرًا
لا تعمل العمليات إلا عندما يثق الناس ببعضهم البعض - عن بُعد أو غير ذلك. ساعد فرقك على اكتساب عقلية إيجابية من خلال هذه الممارسات:
- قيمة الناس - عامل الناس باحترام وقيمة وقتهم. قم بتمكين الأشخاص من خلال جعلهم يشعرون بالمسؤولية والإلهام للقيام بعملهم الأفضل دون إلهاءات التتبع المستمر. ابدأ هذا بتحديد توقعات واضحة ، وتقديم تعليقات شفافة وتواصل مستمر.
- تحديد أولويات المهام - تبدو كل مهمة على أنها أهم مهمة عندما لا تعرف من أين تبدأ. بدلاً من الدخول في وضع "كل شيء عاجل" وإلقاء جميع المهام في النهاية ، حاول العمل بشكل عكسي. حدد المهام التي لا تمثل أولوية وقم بإلغاء هذه المهام. سيكون لديك عدد أقل من الأشياء التي يجب مراعاتها والمزيد من الوقت لإنجاز الأمور.
- الاتصال - الاتصال الواضح والشفاف هو حجر الأساس الذي يجعل العمل عن بُعد ناجحًا. تجنب المصطلحات والمختصرات واستخدام لغة واضحة. شجع أعضاء الفريق على التواصل باستمرار وإعطاء القليل من المعلومات أكثر من اللازم لجعل المهمة واضحة قدر الإمكان.
- افترض وجود نية إيجابية - في الفرق البعيدة من السهل جدًا الوقوع فريسة للسلبيات لأنك لا تتحدث وجهًا لوجه. حاول ألا تقرأ ما بين السطور وتواصل دائمًا بشكل إيجابي.
- الحفاظ على التوازن بين العمل والحياة - من السهل أن تنجرف بعيدًا في العمل عندما لا يكون هناك تقسيم واضح بين العمل والحياة. قد يبدو الأمر رائعًا على المدى القصير ولكنك تخاطر في النهاية بالإرهاق. دع الناس يعرفون أنه ليس عليهم دائمًا أن يكونوا "في وضع التشغيل" ، وبدلاً من ذلك ركزوا على الإنتاجية. حافظ على التوازن وحدد جدولًا والتزم به.
فيما يلي قائمة بالأدوات التي نستخدمها للتواصل والتعاون بشكل فعال في العمل ، أينما كان ذلك ممكنًا. لا تتسرع في تنفيذ أدوات جديدة ، استخدم التطبيقات التي تستخدمها كل يوم.
الخطوه 3. اتبع خطة الإنتاجية الشخصية
استعد لبيئة عمل عن بعد منتجة تساعدك على التركيز.
إعداد مكتب منزلي
قم بإعداد بيئة عمل تكون مكان عملك فقط ، بعيدًا عن الانقطاعات المستمرة. ابحث عن غرفة بها باب وطاولة وكرسي وجهاز كمبيوتر محمول وأنت على ما يرام. لكن تذكر ألا تعمل من السرير ، فمن السهل جدًا أن تنام ، والأهم من ذلك ، أن كل هذا التراخي سيء حقًا لظهرك. إذا كنت بحاجة إلى طلب معدات ضرورية لك للعمل ، فقم بالتخطيط والطلب مسبقًا.
إنترنت قوي
أهم عامل تمكين في عصرنا هو التكنولوجيا. تأكد من أن لديك اتصالاً بالإنترنت يتيح لك العمل بسلام وحضور الاجتماعات والتواصل بنجاح.
الحالة المخصصة على Slack أو أدوات المراسلة الأخرى
موصى به لك:
كيف يتم تعيين إطار عمل مجمع الحسابات في RBI لتحويل التكنولوجيا المالية في الهند
لا يمكن لرواد الأعمال إنشاء شركات ناشئة مستدامة وقابلة للتطوير من خلال 'Jugaad': المواطنون ...
كيف ستحول Metaverse صناعة السيارات الهندية
ماذا يعني توفير مكافحة الربح بالنسبة للشركات الهندية الناشئة؟
كيف تساعد الشركات الناشئة في تكنولوجيا التعليم في تطوير مهارات القوى العاملة في الهند وتصبح جاهزة للمستقبل ...
الأسهم التقنية في العصر الجديد هذا الأسبوع: مشاكل Zomato مستمرة ، EaseMyTrip تنشر Stro ...
شارك أوقات عملك وحالة التحديث عندما تكون متاحًا في العمل أو في الاجتماعات أو بعيدًا عن لوحة المفاتيح (AFK) أو في إجازة. سيسمح هذا لأعضاء فريقك بمعرفة أنك متواجد في اجتماع أو ستكون بطيئًا في الاستجابة.
تحديث التقويم
حافظ على التقويمات محدثة لتجنب الانتقال ذهابًا وإيابًا لجدولة الاجتماعات. أرسل دعوات التقويم مع روابط الاجتماع لـ Google Hangout أو WebEx أو أي شيء آخر تستخدمه. تأكد من وجود جميع المعلومات هناك ليسهل على أعضاء الفريق الانضمام إلى الاجتماع وأن يكونوا منتجين.
قم بتوثيق ثم توثيق المزيد
احتفظ بالملاحظات على كل ما تفعله. عند العمل عن بعد ، من السهل أن تفقد المعرفة القبلية التي جمعتها. حافظ على سلامتها ، فهذه المعرفة يمكن أن تكون مفيدة للآخرين - يمكن أن تحل المشاكل ، وتساعد الآخرين على تجنب نفس الأخطاء وتكون مفيدة بشكل عام.
الخطوة رقم 4. قم بإعداد خطة إستراتيجية لإنتاجية الفريق
الاستعداد لبيئة العمل الجماعي التعاوني.
ضع أهدافًا واضحة
ضع أهدافًا واضحة ، وحدد التوقعات من البداية. في Fynd ، نمر بعملية مكثفة لإنشاء أهداف شركة أوسع يتم تقسيمها بعد ذلك إلى أهداف تتعلق بالفريق. هذه تسمى OKRs. من خلال هذا التمرين ، نفهم أننا جميعًا نسير في نفس الاتجاه وهذا عامل تناسق مهم يبقينا متحمسين.
يجب أن تحدد الأهداف التوقعات ومسؤوليات أعضاء الفريق:
- ضع هدفًا واضحًا لفرقك.
- قم بتدوين النتائج الرئيسية التي تريد رؤيتها.
- أضف المقياس الذي سيكون المعيار لقياس النتائج.
- تعيين المهام لأعضاء الفريق.
- تتبع التقدم والإخراج.
الاجتماعات
اعقد اجتماعات منتظمة - الوقوف ، المراسلة ، الأسبوعية ، اختر ما يناسبك. الاجتماعات مهمة لبناء الثقة والشفافية. اجعل من الممارسة أن يقدم جميع أعضاء الفريق تحديثات منتظمة في شكل ما. من الجيد ربط "العمل" لإظهار التقدم وإجراء مناقشات حول القضايا أو المهام التي يحتاجون إلى المساعدة فيها.
- تجنب الاجتماعات غير المخطط لها وقم بإعداد دعوة تقويم مع روابط الاجتماع للأشخاص للانضمام إلى المكالمة. حدد أعضاء الفريق المطلوبين والاختياريين.
- قم بتعيين جدول أعمال واضح قبل الاجتماع ، وأثناء الاجتماع قم بإنشاء عناصر عمل ، وقم بتعيين المالكين والمواعيد النهائية.
- اطرح أسئلة صريحة ، مثل "هل هناك شيء ذي صلة ينقصنا؟"
- لا تترك القرارات حتى اللحظة الأخيرة. إذا كنت تحتاج إلى ملاحظات أو مدخلات من أعضاء الفريق ، فناقشها في اجتماعاتك وقم بإعداد عنصر عمل. يمكن لفرق المشروع إعداد قائمة مهام للتعاون الفعال.
- اقضِ بعض الوقت في الحديث عن موضوعات غير متعلقة بالعمل. فرقك معتادة على لقاء بعضها البعض كل يوم. قم بإعداد بعض الوقت في نهاية الاجتماع للتفاعل الاجتماعي لتخفيف الحالة المزاجية والحفاظ على استمرار الثرثرة.
تحديثات منتظمة
لا يعني العمل عن بُعد أنك تفقد الزخم الذي كنت تقوم ببنائه عندما كانت فرقك تعمل معًا في المكتب. تحقق من OKR الخاص بك بانتظام وابق على رأسها. تواصل مع أي مانع في أسرع وقت ممكن لتجنب إضاعة الوقت والجهد الثمين.
توصيل النتائج والاحتفال بالنجاح
قم بإبلاغ النتائج إلى أعضاء الفريق حتى يكون الجميع على دراية بما تعمل عليه ، وتقدم المهمة ومجالات التحسين. شارك تحديثات المنتج وحالات الفشل والتفاصيل الأخرى في أداة الاتصال الخاصة بك. نحن نستخدم سلاك. يُعد رد فعل رمز تعبيري عن طريق الإبهام لأعلى بمثابة دفعة فورية للمعنويات بالنسبة لنا. تعرف على العمل الممتاز وابحث عن طرق للاحتفال معًا.
للحفاظ على تدفق المحادثات والاستمتاع معًا ، توصلنا إلى بعض الأفكار لتجميل العمل في الأسابيع القادمة:
- ميمي التحدي . ينشر أعضاء الفريق meme على قناتنا الاجتماعية على Slack ، #socialappa .
- تحدي المدونة . طريقة ممتعة للمشاركة والإلهام. يمكن للناس طرح أي موضوع متعلق بـ Fynd. سيتم نشر أفضل المدونات على Building Fynd .
- صور المكتب المنزلي لإظهار كيف نعمل "حقًا" ، عندما نكون في المنزل. مطلوب ان يكون في الصورة: محطة عمل. من الجيد أن يكون لديك: القطط والكتب والأطفال.
- دليل على مستوى الشركة : طريقة لربط أعضاء الفريق مباشرة بالأشخاص والمعلومات الضرورية الأخرى التي يحتاجونها.
الخطوة رقم 5. قم بتقييم تجربة العمل عن بعد
قد لا يأتي العمل عن بُعد بشكل طبيعي للجميع. ابدأ محادثة حول شعور أعضاء فريقك تجاه العمل عن بُعد. اطرح أسئلة ذات مغزى تساعدك على فهم تجربتهم.
- هل أنت مرتاح للعمل من المنزل؟
- كيف يمكنني دعمك؟
- هل تشعر أن الإنتاجية قد تغيرت؟
أخيرًا ، أنت من يعرف فريقك جيدًا. اعتمد على فهمك لثقافتك لتسهيل خطة العمل. بعض الإجراءات سهلة التنفيذ ، والبعض الآخر يتطلب المزيد من الجهد والوقت ، لكنه سيساعد في بناء فرق أقوى ومرنة تعمل معًا وتتقدم للأمام - أينما كانت.
[ظهر هذا المنشور لأول مرة على Medium وتم إعادة إنتاجه بإذن.]