كيفية استخدام تحليل السبب والنتيجة لحل مشاكل العمل

كل عمل له مشاكله الخاصة ، الكبيرة والصغيرة.

يمكن أن تكون المشكلة في عملك فرصة لنمو العمل أو يمكن أن تكون النكسة التي تؤدي إلى الفشل. كل هذا يتوقف على كيفية الشروع في حل المشكلات.

من الطرق الجيدة لمنع حدوث الأشياء غير المرغوب فيها من خلال التحليل المناسب لوضع العمل ، وتحديد الأسباب الجذرية وحل الموقف. ومن هنا تأتي الحاجة إلى تحليل السبب والنتيجة بكفاءة وفعالية. نقدم لك هنا دليلاً واضحًا حول كيفية القيام بذلك.

كيف تقوم بتحليل السبب والنتيجة

يُعرف تحليل السبب والنتيجة أيضًا باسم مخطط هيكل السمكة. تم تطويره من قبل البروفيسور كاورو إيشيكاوا ، وهو محترف رائد في مجال إدارة الجودة في الستينيات.

يُطلق على المخطط اسم هيكل السمكة حيث أن الشكل النهائي له على شكل هيكل السمكة. تم استخدامه في البداية لتحسين الجودة ولكن يمكن أن يكون مفيدًا أيضًا في تحليل العمليات التجارية من خلال تحديد أسبابها وعوائقها ، بالإضافة إلى طرق تحسينها.

يتضمن تحليل السبب والنتيجة بشكل أساسي خطوتين رئيسيتين تنظران إلى الوراء وتتطلعان إلى الأمام.

• بالنظر إلى الوراء ، يركز التحليل على تحديد المجالات التي ارتكبت فيها أخطاء أو ضاع فيها المال. إنه ينظر إلى ما حدث من قبل. عند تحديد مكان المشكلات ، يمكنك العمل على تجنب المشكلة في المستقبل. ميزة أخرى لهذا ، ستكون قادرًا على تكرار نتيجة إيجابية.
• بالنظر إلى المستقبل والتخطيط له ، يسعى التحليل إلى إيجاد حلول عملية يتم تنفيذها في المستقبل وتبني على النجاح المستقبلي للأعمال. يمكّنك هذا التحليل من تحديد نتيجتك المستقبلية من خلال التخطيط لما يجب القيام به الآن لتحقيق ذلك.

هذه الطريقة فريدة من نوعها من حيث أنها تشجع التفكير الإبداعي وكذلك العصف الذهني في عملية حل المشكلات ومواءمتها في عملية البحث عن حلولها.

من بين المزايا الرئيسية لهذه الطريقة أنها تضمن عدم السعي لحل المشكلات الخاطئة ، كما أنها تضمن حل المشكلة جيدًا بما يكفي لتختفي.

الخطوة 1: تحديد المشكلة

طريقة استخدام هذه الأداة بسيطة للغاية. تحتاج أولاً إلى تحديد منطقة المشكلة التي تحتاج إلى تحليل. تتمثل إحدى الطرق الجيدة للقيام بذلك في تقديم وصف موجز لوضع العمل الحالي والعواقب بالإضافة إلى أسباب حدوثها.

هنا يمكنك استبدال المشكلة بهدف تريد تحقيقه. على سبيل المثال ، ربحية عالية. يجب أن تكون محددًا جدًا بشأن المشكلة التي تواجهها لأن هذا يشكل أساس تحليلك. إذا كان التحديد خاطئًا ، فإن التحليل يميل أيضًا إلى أن يكون خاطئًا.

يجب عليك أيضًا تحديد الأشخاص المعنيين وكذلك ما هي المشكلة بالضبط وكيف تحدث. على سبيل المثال ، انخفاض الإنتاجية بسبب التغيب خاصة في قسم الإنتاج ، والذي يشمل موظفي الإنتاج والمدير المباشر ، للفترة من يناير إلى نوفمبر 2017.

الخطوة الثانية: أسباب المشكلة الرئيسية

الخطوة التالية هي تحديد الأسباب الرئيسية للمشكلة ، على سبيل المثال ، الأشخاص والإجراءات التي استخدمها عملك وكذلك المواد أو المعدات. هنا ، سوف تحتاج إلى القيام بالكثير من العصف الذهني للتوصل إلى أكبر عدد ممكن من الأسباب.

يمكنك استخدام نماذج مختلفة لمساعدتك في تحديد أكبر عدد ممكن من المشاكل بطريقة واضحة. على سبيل المثال ، إطار عمل McKinsey 7S الذي يتضمن الإستراتيجية والأنظمة وهياكل الأعمال والقيم المشتركة للأعمال والموظفين والمهارات والأسلوب.

الخطوة 3: تحديد الأسباب الفرعية المعقولة للأسباب الرئيسية

بعد ذلك ، يمكنك تضييق نطاق الأسباب المعقولة للمشكلات الرئيسية التي ذكرتها. هذا مهم لمرحلة حل المشكلات لتحليل الرسم التخطيطي ، حيث ستعرف ما يجب فعله بالضبط لتصحيح الموقف. يمكن أن يشمل ذلك قضايا مثل القواعد والقيم الخاطئة التي قد تكون نتيجة سوء تدريب الموظفين.

الخطوة 4: تحليل الرسم التخطيطي

الآن ، يجب أن يعرض الرسم التخطيطي جميع الأسباب الرئيسية والثانوية التي فكرت فيها.

اعتمادًا على مدى تعقيد المعلومات ، يمكنك إجراء تحقيق أعمق في الأسباب. يمكن أن يكون ذلك عن طريق إجراء مسح وكذلك إعداد الاستبيانات.

على سبيل المثال ، يمكنك أن تطلب من موظفيك ملء استبيان حول مدى فهمهم للمنتجات التي تبيعها في عملك. ستساعدك المعلومات التي تحصل عليها من هذا على البناء على مجالات التدريب من أجل معالجة مشكلة نقص المعرفة أو عدم كفايتها.

من هنا ، تتمثل الخطوة المقابلة في تطوير خطة عمل ذات أولويات واضحة يمكن تنفيذها على الفور. هذا أمر بسيط حيث يمكن أن تتكون الخطط من إجراءات لحل أسباب المشكلة الفرعية.

لكي تكون خطة العمل فعالة ، يجب أن تكون واضحة ويتم تنفيذها بحزم. على سبيل المثال ، يمكن تحويل سبب فرعي مثل نقص معنويات الموظفين إلى خطة عمل ، والتي ستوفر حوافز لتحفيز الموظفين ، وبالتالي تحسين الإنتاجية وبالتالي زيادة الربحية التي كانت الهدف الرئيسي.

هل أنت جاهز لاستخدام تحليل السبب والنتيجة في حل مشكلات الأعمال؟

يستخدم تحليل السبب والنتيجة العصف الذهني والتحليل النقدي عن طريق التمثيل المرئي لتمكين حل المشكلات.

المشكلة الرئيسية مطروحة على اليسار بينما الأسباب الرئيسية توضع امتداداً للمشكلة. يستدعي هذا بعد ذلك إلقاء نظرة على الأسباب الفرعية التي تمت كتابتها كفروع للمشكلات الرئيسية.

يتم استخدام نماذج مختلفة أيضًا كدليل لتحديد أسباب المشكلة. تبحث النماذج في عناصر العمل المختلفة بما في ذلك ، علاقة الأشخاص بالعمليات والأنظمة واستخدام المعدات والإدارة بالإضافة إلى الهيكل التنظيمي العام.

من بين مزايا طريقة التحليل هذه التحديد الصحيح لمسببات المشكلة ومن ثم الحل المناسب للمشكلات وتصور أفضل وبالتالي فعالية عملية حل المشكلات.

هل ترغب في تجربة رسم مخطط هيكل السمكة الخاص بك؟

السيرة الذاتية : لوري وايد هي كاتبة محتوى واختصاصية مهنية لطلاب الجامعات. هي مسوق محتوى ، تشارك الخبرة في الكتابة والتعليم والتطوير الذاتي في منشوراتها ، على سبيل المثال ، https://eliteessaywriters.com/blog/toefl-essay-topics/ . تواصل معها على الفيسبوك وتابعها على تويتر .