كيفية استخدام الفيديو للتواصل مع الفرق أثناء العمل عن بُعد

لا يوجد شيء أسوأ من الاستيقاظ ، واحتساء قهوتك ، فقط لتلقي رسالة "هل يمكننا الدردشة؟" رسالة من رئيسك أو عضو فريقك في بريدك الوارد أو Slack.

"اه أوه…. هل هناك خطأ؟"

كلنا كنا هناك. قبل أيام فقط ، تلقيت اختبار اتصال مماثل من عميل جديد. على الرغم من أنني كنت أعرف أن الأمور تسير على ما يرام ، إلا أنني ما زلت لا أستطيع إلا التفكير في الأسوأ.

اتضح أن موكلي أراد فقط أن يقول إنهم نشروا أحدث مقالتي.

*الشعور بالإرتياح*

على الرغم من أن تطبيقات الدردشة والبريد الإلكتروني في الوقت الفعلي رائعة للعديد من الأشياء ، إلا أنها غالبًا غير قادرة على التقاط السياق الكامل الذي تسمح به الدردشات الشخصية والفيديو. كنت أتمنى أن أفتح بريدي الإلكتروني وأرى رابطًا لمقطع فيديو قصير أعطاني تحديثًا لمقالتي ، بدلاً من لحظة ذعر تليها راحة.

مع استمرار القوى العاملة في التكيف مع العمل عن بُعد ، فإن تعلم التواصل بشكل فعال مع مؤسستك أمر لا بد منه.

على عكس بيئة المكتب التقليدية ، ليس لديك خيار المشاركة في حديث "المبرد المائي" الكلاسيكي ، أو حتى سحب أحد أعضاء الفريق جانبًا ومشاركة ما يدور في ذهنك.

لحسن الحظ ، يعد استخدام الفيديو للتواصل مع فريقك طريقة رائعة لضمان وجود الجميع في نفس الصفحة ومنع سوء التفاهم الذي قد يحدث بخلاف ذلك عبر البريد الإلكتروني أو الدردشة.

كمدير أو مدير تسويق ، من المهم بشكل خاص الاستفادة من أدوات الاتصال لديك للتأكد من أن فريقك متزامن.

العمل عن بعد: واقعنا الجديد

حتى قبل أن يسرع COVID-19 تحرك الشركات للعمل عن بُعد ، كانت شعبية العمل عن بُعد تزداد بالفعل. وفقًا لـ Owl Labs ، "خطط 42٪ من الموظفين الذين لديهم خيار العمل عن بُعد للعمل عن بُعد في كثير من الأحيان في السنوات الخمس المقبلة . "

مصدر

والآن ، مع وجود شركات كبيرة مثل Adobe و Google و Facebook في عملية الانتقال بشكل دائم إلى العمل عن بُعد ، بدأت العديد من الشركات الأخرى ، الكبيرة والصغيرة ، في أن تحذو حذوها.

بينما يتمتع العمل عن بُعد بالعديد من المزايا ، مثل عدم وجود تنقلات والمزيد من المرونة في الجدول الزمني ، إلا أنه يمثل بعض تحديات الاتصال الداخلي الفريدة. (جانبا ، ظروف العمل عن بعد أثناء COVID-19 ليست ظروف عمل عن بعد عادية.)

في منشور اليوم ، سنلقي نظرة على كيفية استخدام الفيديو وندوات الويب بشكل فعال للتواصل مع فريقك والمساعدة في الحفاظ على إنتاجية مؤسستك وفي الحلقة.

كيف تساعدك مقاطع الفيديو المتحركة على التواصل مع فريق التحكم عن بُعد

إذا سبق لك أن قدمت عرضًا تقديميًا في المكتب ، فأنت تعلم مدى صعوبة جذب انتباه موظفيك.

ليس من غير المألوف رؤية جزء من منطقة فريقك في غضون الدقائق القليلة الأولى - وذلك عندما تشارك الغرفة. مع وجود عوامل تشتيت الانتباه بنقرة واحدة أو علامة تبويب بعيدًا أثناء العمل من المنزل ، قد يكون الأمر أكثر صعوبة للحفاظ على مشاركة فريقك.

يوفر استخدام مقاطع الفيديو المتحركة لعرض أحدث أرقام الإيرادات أو تحديثات الفريق المهمة تجربة منعشة لتقارير الحالة المملة بخلاف ذلك. يمكن أيضًا أن تكون مقاطع الفيديو المتحركة مفيدة بشكل لا يصدق لإعداد موظفين جدد ومساعدتهم على تعلم المهارات.

في بيئة العمل التقليدية ، قد يكون لديك موظفين جدد يتعاملون مع زميل عمل أقدم للتعرف على كيفية إدارة الشركة. ولكن عند العمل عن بُعد ، فهذا ليس ممكنًا دائمًا. بالإضافة إلى ذلك ، قد تكون مشاركة مستند Google كثيفًا مليئًا بإجراءات فريقك بداية جيدة ، ولكنها ليست الطريقة الأكثر جاذبية لمشاركة المعلومات المهمة.

يعد إنشاء مقطع فيديو متحرك حول قيم شركتك وتوقعاتها طريقة رائعة لتقديم شركتك لموظف جديد. يعلم المعلومات الضرورية مع القليل من التوهج الإضافي. بدلاً من جعل موظفيك الجدد يتعلمون من خلال Google بشكل افتراضي ، يمكنك تقديم إرشادات تجذب الانتباه لجعلهم على دراية بالسرعة.

يكون الفيديو المتحرك مفيدًا بشكل خاص عند تحليل الموضوعات الفنية الأخرى مثل كيفية استخدام الأدوات أو البرامج الداخلية.

مصدر

فائدة أخرى لأداة فيديو الرسوم المتحركة هي أنها توفر الوقت في الاضطرار إلى إعادة إنشاء القوالب من البداية. بمجرد قيامك بتطوير مقطع فيديو تدريبي للموظفين الجدد ، على سبيل المثال ، يمكنك بسهولة تكرار أو إجراء تغييرات طفيفة اعتمادًا على الموقف المحدد دون الحاجة إلى البدء من جديد في كل مرة.

أخيرًا ، يمكن أن يكون مقطع الفيديو القصير المتحرك طريقة رائعة لمشاركة أخبار الشركة ، على سبيل المثال ، عندما تفوز شركتك بجائزة أو يتم عرضها في منشور صحفي رئيسي.

بينما يمكن أن تنقل مقاطع الفيديو المتحركة الكثير من المعلومات القيمة ، فهناك بالتأكيد أوقات قد لا تكون فيها أنسب منصة للاتصال الداخلي.

على سبيل المثال ، إذا كنت بحاجة إلى إجراء مناقشة جادة تتعلق بالأداء مع أحد أعضاء فريقك ، فلن تكون أفضل فكرة لنقل ذلك باستخدام الرسوم المتحركة. في هذه الحالة ، سيكون من الأفضل إجراء مكالمة فيديو أو مكالمة هاتفية تقليدية.

[هل تحتاج إلى بعض القوالب الرائعة لبدء استخدام مقاطع الفيديو المتحركة الخاصة بك؟ تحقق من قوالب الفيديو الشائعة الخاصة بالعمل عن بُعد والتهيئة.]

الندوات عبر الإنترنت هي لأكثر من مجرد عروض تقديمية

الندوات عبر الإنترنت هي طريقة أخرى فعالة للتواصل مع فريقك. على الرغم من أنه من الشائع الانتقال تلقائيًا إلى مكالمة Zoom أو Google Hangouts ، فإن الندوات عبر الإنترنت تقدم بعض المزايا الفريدة.

تمتلك العديد من منصات مكالمات الفيديو حدودًا صغيرة نسبيًا للحضور ، مما قد يمثل مشكلة للشركات الكبيرة (ما لم يكن لديك الموارد اللازمة للترقية إلى الخطط المتميزة).

تسمح لك الندوات عبر الإنترنت بالتحدث إلى كل فرد في فريقك في وقت واحد دون تشتيت الانتباه الإضافي للموظفين عن طريق إلغاء كتم صوت أنفسهم وإحداث ضوضاء في الخلفية.

تعد الندوات عبر الإنترنت مفيدة أيضًا في أن معظم أدوات الندوات عبر الإنترنت تتضمن اليوم ميزة تتبع الحضور. مع منصات أخرى مثل Zoom ، على سبيل المثال ، قد لا تعرف ما إذا كان أحد أعضاء الفريق قد عقد الاجتماع أم لا.

تعتبر الأدوات مثل Demio رائعة لأنها تسمح لفريقك بالانضمام دون عناء دون الحاجة إلى تثبيت أي برامج إضافية ، والتي يمكن أن توفر الكثير من الوقت والصداع التقني للجميع.

فائدة أخرى لاستخدام الندوات عبر الإنترنت لاتصالات الفريق هي أنها تخفف بعض الضغط الذي قد يشعر به أعضائك.

في مكالمة الفيديو التقليدية ، غالبًا ما يشعر أعضاء الفريق أنهم بحاجة إلى أن يكونوا "حسن المظهر" ومستعدون للانضمام إلى كل من الفيديو والصوت. نظرًا لأن الحياة المنزلية ليست طبيعية بالنسبة للعديد من موظفيك خلال جائحة COVID-19 ، فقد يؤدي ذلك إلى ضغط وقلق غير ضروريين. من خلال ندوة عبر الإنترنت ، يمكن لموظفيك التركيز على الرسالة في متناول اليد دون القلق بشأن مظهرهم أو ما إذا كان مكتبهم في المنزل في حالة من الفوضى.

بالإضافة إلى ذلك ، بينما يمكن لأعضاء الفريق مشاهدة ندوات عبر الإنترنت مباشرة ، يمكنك أيضًا مشاركتها مع أولئك الذين فاتهم العرض التقديمي الأصلي. تسمح بعض خيارات مكالمات الفيديو بتسجيل المكالمات ، ولكن لا يتم ضبطها دائمًا على الإعداد الافتراضي ، لذلك إذا نسيت تسجيل المكالمات ، فقد يكون الأمر محبطًا للغاية.

على الرغم من أن منصات الندوات عبر الإنترنت تركز تقليديًا على توليد المبيعات والعملاء الجدد والعملاء المتوقعين ، إلا أنها طريقة لا تُستهان بها بشكل لا يصدق للتواصل مع فريقك الداخلي.

توفر أدوات الويبينار مثل Demio أيضًا ميزات مكالمات الفيديو القياسية التي أصبحت جزءًا أساسيًا من الاتصالات اليومية. باستخدام Demio ، يمكنك مشاركة شاشتك ودعوة الضيوف للتحدث مع أو بدون فيديو والمزيد.

سوف تساعد اتصالات الفيديو Asynch فريقك البعيد على التواصل

ربما تكون إحدى التحولات الأكثر أهمية عند العمل عن بُعد هي الانتقال إلى الاتصال غير المتزامن. يقول أمير صالحفينديك ، مؤسس شركة Doist عن بُعد: "ببساطة ، الاتصال غير المتزامن هو عندما ترسل رسالة دون توقع استجابة فورية " .

عندما تستخدم الفيديو للتواصل مع فريقك ، فليس هناك توقعات برد فوري. لجعل الأمور أكثر وضوحًا ، أخبر الشخص أنك لست بحاجة إلى رد سريع في الفيديو الخاص بك.

على سبيل المثال ، إذا قمت بمشاركة فيديو تحديث مع فريقك ، يمكنك بدء تشغيل الفيديو برسالة بسيطة تحدد التوقعات: "مرحبًا أيها الفريق ، أردت مشاركة تحديث سريع لمؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بنا لهذا الربع. الرجاء الرد بأفكارك في موعد أقصاه يوم الخميس ".

يساعد اتصال الفيديو افتراضيًا في تخفيف الضغط وضرورة الاستجابة على الفور ، وهو أمر مفيد بشكل خاص إذا كان فريقك يمتد عبر مناطق زمنية متعددة. ومع ذلك ، يمكنك بالتأكيد استخدام الفيديو عند الحاجة إلى الرد في أسرع وقت ممكن.

في النهاية ، "الغرض من الاتصال غير المتزامن هو مساعدة فريقك على التواصل بوضوح دون وضع أعباء غير ضرورية حول الاتصال" ، كما يقول جو مارتن ، نائب رئيس التسويق في CloudApp .

وبينما يعد عدم التزامن أمرًا شائعًا عند العمل عن بُعد ، فإن هذا لا يعني أنه يتعين عليك تجاهل الاتصال المتزامن تمامًا. في بعض الأحيان ، من الضروري الرد السريع أو الاتصال الفوري أو الدردشة. باستخدام مقاطع الفيديو المتحركة والندوات عبر الإنترنت ، يمكنك زيادة الخيارات المتاحة لفريقك للتواصل بشكل أكثر فاعلية.

إذا كنت تبحث عن بعض الأدوات غير المتزامنة الرائعة لتجربتها ، فتأكد من إطلاعك على CloudApp و Loom و Snagit و Recordit .

فوائد الفيديو

باختصار ، هناك فوائد متعددة للاتصال بالفيديو مع فرقك البعيدة. في هذه المقالة ، تناولنا كيف يمكن للفيديو:

• زيادة الإنتاجية
• رفع معنويات الفريق
• حافظ على مشاركة أعضاء الفريق
• اجعل المعلومات سهلة الفهم
• خففي الضغط حتى تكوني مناسبة للاجتماعات
• توفير المرونة في الاتصال

مع استمرار الشركات في جميع أنحاء العالم في التكيف مع طريقة العمل الجديدة هذه ، فإن الاستفادة من الفيديو للتواصل مع فريقك يمكن أن تقطع شوطًا طويلاً نحو ضمان بقاء الجميع منتجين ومحدّثين ويشعرون بأنهم جزء مهم من مؤسستك.

هل أنت مستعد لاكتشاف قوة الفيديو؟ جرب Wideo وأنشئ مقاطع الفيديو الخاصة بك اليوم.

فاكوندو رومي

وايدو التسويق والنمو