كيفية استخدام كتب زوهو للمحاسبة

يتعين على الشركات التعامل مع الأعمال الورقية التي لا نهاية لها وعمليات المحاسبة المعقدة لإدارة شؤونها المالية. ونتيجة لذلك، تتجه المؤسسات نحو أدوات محاسبية قوية، وأحد البرامج التي تقف شامخة بين الجماهير هو Zoho Books.

تقدم Zoho Books حلاً شاملاً للشركات التي تتطلع إلى تعزيز الكفاءة والدقة في ممارساتها المحاسبية. بدءًا من إعداد قوالب فواتير مخصصة ووصولاً إلى إنشاء تقارير مالية ثاقبة، يمكن أن يغير هذا بالفعل الطريقة التي تتعامل بها مع فواتيرك.

سنتحدث في هذه المقالة عن خصوصيات وعموميات هذه الأداة وميزاتها ودليل خطوة بخطوة حول كيفية استخدام Zoho Books لتبسيط عملياتك المالية.

دعنا نذهب اليها!

ما هي كتب زوهو؟

Zoho Books هو برنامج محاسبة صممته شركة Zoho Corporation. إنها أداة قائمة على السحابة مصممة لمساعدة الشركات على إدارة شؤونها المالية بكفاءة.

إنه حل شامل للتعامل مع جميع مهامك المحاسبية، بدءًا من إنشاء الفواتير وإدارة النفقات وحتى التسوية المصرفية وإنشاء التقارير. سننظر في كيفية استخدام برنامج Zoho للمحاسبة لاحقًا في هذه المدونة.

ما هي مميزات كتب زوهو؟

يقدم Zoho Books ميزات متعددة لإنشاء عروض الأسعار وإدارة المخزون وأوامر البيع والشراء وإنشاء التقارير المالية وما إلى ذلك. فيما يلي الميزات التي يقدمها برنامج المحاسبة هذا:

1. إعداد الفواتير وعروض الأسعار: باستخدام Zoho Books، يمكنك بسهولة إنشاء فاتورة وعروض أسعار ذات مظهر احترافي. باستخدام برنامج المحاسبة هذا، يمكنك أيضًا إرساله إلى عملائك والحصول على أموالهم بشكل أسرع.
2. النفقات والفواتير: يمكنك تحميل جميع فواتيرك لتسجيل وتتبع النفقات والبقاء منظمًا. يمكنك أن ترى أين تذهب كل أموالك.
3. الخدمات المصرفية: يمكنك ربط بياناتك المصرفية ومطابقتها ببضع نقرات فقط. جلب المعاملات الخاصة بك، وتصنيفها، والتوفيق بينها في أي وقت من الأوقات. كما أنه يدعم PayPal، لذلك يمكن جلب كل معاملة تتم من خلال حساب PayPal الخاص بك بسهولة.
4. تتبع المشروع: سيساعدك على تتبع الوقت والنفقات الخاصة بالمشاريع. أنشئ ساعات وفواتير قابلة للفوترة بناءً على عمل المشروع وادفع المبلغ الدقيق.
5. أمر البيع والشراء: أرسل أوامر مبيعاتك وتواصل مع البائعين لديك من خلال فواتير المبيعات والمشتريات المخصصة.
6. ضريبة السلع والخدمات: مع Zoho Books، لا داعي للقلق بشأن ضريبة السلع والخدمات. اعرف مسؤوليتك وإجمالي العوائد وادفع ضرائبك فورًا داخل المنصة.
7. الفواتير الإلكترونية: يمكنك ربط Zoho Books بـ IRP (بوابة تسجيل الفواتير) بسهولة وإنشاء فواتير خالية من الأخطاء في ثوانٍ.
8. مسار التدقيق: غالبًا ما يُطلب منك فحص وتتبع دفاتر المحاسبة الخاصة بك بحثًا عن أي تغييرات. باستخدام Zoho Books، يمكنك بسهولة تتبع أي تغييرات يتم إجراؤها في دفاتر المحاسبة الخاصة بك والحفاظ عليها.
9. الأتمتة: أتمتة المهام المتكررة مثل إرسال الفواتير المتكررة، وتصنيف النفقات، وشحن البطاقة تلقائيًا، وما إلى ذلك لتبسيط سير عملك.
10. المستندات: قم بتخزين جميع مستنداتك الضرورية مثل الفواتير والفواتير وأوامر البيع أو الشراء و ITR والمزيد عبر الإنترنت وإرفاقها بالمعاملات الضرورية.
11. بوابة البائع: قدم للبائع الخاص بك بوابة ذاتية لإدارة كل شيء بدءًا من معاملاتهم وأوامرهم وحتى البيانات. سيوفر شفافية أفضل وشعورًا بالثقة بين الطرفين.
12. التكامل: يمكن دمج Zoho Books مع منصات متعددة مثل بوابات الدفع عبر الإنترنت وتطبيقات Zoho وGoogle Suite وSlack وZapier والعديد من أفضل أدوات إدارة علاقات العملاء الأخرى. علاوة على ذلك، ستحصل أيضًا على Zoho Books API لدمجها في سير عملك.
13. تطبيق الهاتف المحمول: يقدم Zoho Books تطبيقات الهاتف المحمول لكل من أجهزة Android وiOS. يمكنك إدارة جميع العمليات المالية وتتبعها وتحليلها أثناء التنقل باستخدام تطبيقات Zoho Books للأجهزة المحمولة.

خطط تسعير كتب Zoho بالتفصيل

قبل التحقق من كيفية استخدام كتب Zoho للمحاسبة، دعنا نتحقق من خطط التسعير. Zoho Books هي أداة تعتمد على الامتثال وتوفر واجهة مستخدم بسيطة ونظام دعم موثوقًا. هناك نوعان من الخطط التي تقدمها Zoho Books - خطة واحدة هي "للبدء" والأخرى هي "التخطيط لاحتياجاتك الفريدة".

1. خطط Zoho Books للبدء

• قياسي: هذه خطة أساسية لبدء إدارة أموالك عبر الإنترنت. تتضمن هذه الخطة 3 مستخدمين كحد أقصى، ورقم ضريبة السلع والخدمات (GSTIN) واحد، وإصدار 5000 فاتورة كل شهر. تبدأ الخطة بسعر 749 روبية هندية شهريًا لكل مؤسسة.
• الاحترافية: مع الخطة الاحترافية، يمكنك الحصول على إمكانيات إدارة الأعمال والمحاسبة. يمكنك إضافة 5 مستخدمين كحد أقصى ورقمين GSTIN وإنشاء 10 آلاف فاتورة شهريًا. تبدأ الخطة بسعر 1499 روبية هندية شهريًا لكل مؤسسة.
• Premium: تعد هذه الخطة خيارًا مثاليًا للشركات التي تبحث عن ميزات قابلة للتخصيص وتعاونية وأتمتة. يمكنك إضافة 10 مستخدمين كحد أقصى و3 أرقام GSTIN وإنشاء 25000 فاتورة شهريًا. تبدأ الخطة بسعر 2999 روبية هندية شهريًا لكل مؤسسة.

2. خطط Zoho Books لتلبية احتياجاتك الفريدة

• النخبة: تعد هذه الخطة خيارًا جيدًا للمؤسسات التي تتطلب ميزات متقدمة لإدارة المخزون. تتضمن هذه الخطة 15 مستخدمًا و3 أرقام GSTIN و100000 فاتورة شهريًا. تبدأ الخطة بسعر 4999 روبية هندية شهريًا لكل مؤسسة.
• Ultimate: الخطة النهائية مخصصة للمؤسسات الأكبر التي تتطلع إلى اتخاذ قرارات محاسبية تعتمد على البيانات. يمكنك إضافة 25 مستخدمًا و3 أرقام GSTIN وإنشاء 100000 فاتورة كل شهر. ستكلفك هذه الخطة 7999 روبية هندية شهريًا لكل مؤسسة.

واجهة كتب زوهو

يتمتع Zoho Books بواجهة نظيفة وبديهية لتبسيط تجربتك المحاسبية. فيما يلي تفصيل لواجهته:

• لوحة المعلومات: يمنحك خيار لوحة المعلومات نظرة عامة سريعة على بياناتك المالية. ويتضمن مخططات ورسوم بيانية تلخص المقاييس الرئيسية مثل الدخل والنفقات والأرباح.
• جهات الاتصال: في قسم جهات الاتصال، يمكنك إدارة المعلومات المتعلقة بجهات اتصال عملك. يمكنك إضافة وتعديل وتنظيم تفاصيل الاتصال هنا. جهات الاتصال مثل العملاء والموردين والشركات الأخرى التي تعمل معها.
• العنصر: هنا يمكنك إدارة مخزونك أو قائمة المنتجات والخدمات.
• الخدمات المصرفية: قم بربط حساباتك المصرفية وبطاقاتك وإدارة معاملاتك المالية. يمكنك أيضًا تتبع دخلك ونفقاتك.
• المبيعات: المبيعات هي القسم الذي تتعامل فيه مع جميع جوانب عملية البيع. يتضمن هذا القسم ميزات لإنشاء الفواتير وإرسالها وإدارتها.
• المشتريات: تركز وحدة المشتريات على إدارة النفقات والمشتريات. يمكنك تتبع الفواتير والنفقات. يساعدك هذا على مراقبة نفقات عملك والتحكم فيها.
• المحاسبون: باستخدام هذا الخيار، يمكنك إضافة المحاسب الخاص بك أو التعاون معه للاهتمام بإعداد الإقرارات الضريبية والتدقيق والامتثال لمؤسستك.
• الجدول الزمني: يتم استخدام وحدة الجدول الزمني لتتبع ساعات عمل الموظف. يعد هذا أمرًا ضروريًا للشركات لحساب الساعات القابلة للفوترة.
• التقارير: يقدم قسم التقارير تقارير مالية متنوعة لمساعدتك على تحليل وفهم أداء أعمالك. قد يشمل ذلك بيانات الربح والخسارة، والميزانية العمومية، وتقارير التدفق النقدي، والمزيد.

كيفية استخدام كتب زوهو؟

يمكنك استخدام Zoho Books لإنشاء الفواتير وإرسالها وتسجيل النفقات وإدارة الموردين وإنشاء تقارير الأعمال وغير ذلك الكثير. ولكن قبل استخدام هذا البرنامج، تحتاج إلى إنشاء حساب لتطبيق Zoho Books على عمليات عملك.

قم بزيارة الموقع الرسمي (https://www.zoho.com/in/books/) وقم بالتسجيل لإنشاء حساب. يمكنك اختيار أي خطة أو البدء بنسخة تجريبية مجانية مدتها 14 يومًا. دعونا نلقي نظرة على كيفية استخدام Zoho Books لأغراض مختلفة.

1. كيفية استخدام Zoho Books لإنشاء الفواتير وإرسالها؟

لإنشاء الفواتير وإرسالها، انتقل إلى لوحة التحكم وقم بالوصول إلى شريط القائمة الأيسر. انقر على قائمة المبيعات واتبع الخطوات التالية:

• انقر فوق زر المبيعات وسيتم فتح علامة تبويب جديدة
• الآن انقر فوق الزر "إنشاء سريع" ضمن وحدة الفاتورة
• املأ جميع التفاصيل مثل اسم العميل ورقم الفاتورة والتاريخ في صفحة الفاتورة الجديدة
• حدد العنصر الذي تريد تضمينه
• قم بتحميل أي مستند ضروري تريد إرفاقه بالفاتورة (اختياري)
• انقر فوق خيار حفظ وإرسال ، وتم ذلك

2. كيفية إدارة البائعين؟

يمكنك إضافة بائع جديد أو إزالته بسهولة باستخدام Zoho Books. للقيام بذلك، اتبع الخطوات التالية:

• انقر فوق الزر "إنشاء سريع" من وحدة الاتصال
• حدد جميع جهات الاتصال من القائمة المنسدلة لتصفية البائعين وجهات الاتصال
• يمكنك إضافة عملاء جدد هنا من خلال النقر على زر + جديد أعلى الصفحة
• انقر على جهة اتصال معينة لعرض التفاصيل. سيعرض جميع المعاملات، ونظرة عامة على جهة الاتصال أو البائع المحدد.
• لحذف أو إزالة أي بائع، حدد خيار المزيد من الزاوية اليمنى العليا وانقر على حذف

كيفية استخدام Zoho Books لتسجيل النفقات والفواتير؟

خطوات تسجيل النفقات باستخدام كتب Zoho

• لتسجيل النفقات، قم بزيارة خيار النفقات على الشريط الأيسر
• انقر فوق + New Expense في الزاوية اليمنى العليا أو ببساطة انقر فوق أيقونة + بجوار وحدة النفقات
• الآن املأ جميع التفاصيل الضرورية مثل الفئة والتاريخ والمبلغ وما إلى ذلك.
• يمكنك أيضًا تحميل الإيصالات
• انقر فوق حفظ

طرق لتسجيل الفواتير باستخدام كتب Zoho

• لتسجيل فواتيرك، قم بزيارة علامة التبويب "المشتريات" في الشريط الجانبي الأيسر
• ثم انقر فوق زر الإنشاء السريع من وحدة الفواتير
• أدخل الآن التفاصيل مثل الاسم وتاريخ الفاتورة وما إلى ذلك.
• حدد المنتجات التي قمت بجمع الفاتورة لها
• قم بإرفاق الملفات أو المستندات التي يمكن أن تدعم فواتيرك
• اضغط على زر حفظ .

كيفية استخدام كتب Zoho لتسجيل المدفوعات؟

إدارة دفعات الفواتير عبر Zoho

• لتسجيل دفع الفاتورة، انتقل إلى المبيعات ثم الفواتير
• الآن حدد الفاتورة لتسجيل الدفع وسيتم فتح نافذة تفاصيل الفاتورة
• هناك سترى خيار تسجيل الدفع في الأعلى، انقر على هذا الزر
• أدخل الآن جميع التفاصيل مثل المبلغ وطريقة الدفع وتاريخ الدفع وما إلى ذلك.
• يمكنك أيضًا إضافة معلومات إضافية في رقم المرجع أو في قسم الملاحظات
• إرفاق أي ملف أو مستند للرجوع إليه، إن وجد
• اضغط على سجل الدفع، وبذلك تكون قد انتهيت

مدفوعات العملاء عبر Zoho

• الآن لتسجيل مدفوعات العملاء، قم بزيارة علامة التبويب "جهات الاتصال" واختر جهة الاتصال من قائمتك
• سيتم فتح نافذة تفاصيل الاتصال ثم الضغط على زر معاملة جديدة
• عندما تنقر عليه، ستظهر قائمة منسدلة ثم حدد دفعات الفاتورة
• أدخل جميع التفاصيل مثل المبلغ وتاريخ الدفع والوضع وما إلى ذلك.
• قم بإرفاق المستند إذا لزم الأمر
• انقر على زر حفظ

كيفية إضافة البنوك والبطاقات في كتب زوهو؟

لربط حسابك البنكي أو بطاقاتك، انتقل إلى قسم البنك على الشريط الجانبي الأيسر من لوحة التحكم الخاصة بك واتبع التعليمات:

• انقر فوق الوحدة المصرفية وافتح علامة التبويب
• ستجد زرًا لإضافة البنك أو بطاقات الائتمان الخاصة بك في الزاوية اليمنى العليا، انقر عليه
• من شريط البحث، ابحث عن البنك الذي تتعامل معه. إذا لم تتمكن من العثور على البنك الخاص بك، فيمكنك إضافته يدويًا
• أضف الآن جميع تفاصيل حسابك واضغط على زر حفظ

كيفية استخدام Zoho Books لإنشاء تقارير الأعمال؟

يمكن أن تساعدك تقارير الأعمال في معرفة ما يفعله عملك وأين يقف.

• حدد قسم التقارير من لوحة التنقل
• هنا، يمكنك تحديد النطاق الزمني للتقارير
• الآن اضغط على زر تشغيل التقرير
• سيتم إنشاء التقرير الخاص بك على الفور. يمكنك إما طباعته أو تصديره كملف PDF

كيفية التعاون في كتب زوهو؟

يمكنك التواصل والتعاون مع أعضاء فريقك والموظفين والمحاسبين والزملاء من خلال لوحة التحكم الخاصة بك.

• انتقل إلى الزاوية اليمنى العليا وحدد الإعدادات (رمز مفتاح الربط الدائري)
• انقر عليها وحدد المستخدمون من القائمة المنسدلة
• سيظهر لك زر دعوة المستخدم ، اضغط عليه
• أدخل الاسم والبريد ودور المستخدم
• اضغط على زر إرسال

كيفية إدارة المشاريع والجداول الزمنية في كتب زوهو؟

لإدارة المشاريع والجداول الزمنية بشكل فعال، اتبع الخطوات التالية:

• انقر فوق زر القائمة وانتقل إلى قسم الجدول الزمني
• من القائمة، يمكنك الاختيار بين المشاريع أو الجداول الزمنية
• من الزاوية اليمنى العليا، حدد وقت السجل أو السجل الأسبوعي
• يمكنك عرض الجداول الزمنية المسجلة الخاصة بك إما كقائمة أو في التقويم.

خاتمة

Zoho Books هي أداة مفيدة لإدارة الشؤون المالية للأعمال. يساعدك في إنشاء الفواتير وتتبع النفقات وحتى التعامل مع المشاريع. الأداة سهلة الاستخدام، كما أن تصميمها النظيف يجعلها سهلة الاستخدام للشركات بجميع أحجامها.

بفضل خطط التسعير المختلفة والميزات المفيدة مثل الأتمتة والتعاون، تبرز Zoho Books كحل عملي لجعل التعامل مع الشؤون المالية أكثر سلاسة وكفاءة للشركات.