الدليل النهائي للعمل من المنزل بالطريقة الصحيحة

ما مدى صعوبتها؟ قد تعتقد.

أنت في المنزل. لديك جهاز الكمبيوتر المحمول الخاص بك. اتصال Wifi يعمل بشكل جيد. أنت ترتدي البيجامات الخاصة بك. يمكنك أن تأكل على طاولتك ، كل ما تريد ومتى تريد.

إنه مريح ومريح ولا يستطيع رئيسك أن يحوم فوق كتفيك ويشاهد كل تحركاتك. لذلك يمكنك حتى أن تأخذ تلك الدقائق القليلة لملء اختبار Buzzfeed لأنه في بعض الأحيان يكون من الممتع أن تعرف شخصية ديزني التي تعتمد على تفضيلاتك للوجبات السريعة.

لكن لا يزال عليك العمل. احصل على آخر رمز مكتوب ومراجعة منشور المدونة. في نهاية اليوم ، لا تريد أن يتراكم العمل.

إذا كنت تماطل وتشعر بعدم الإنتاجية عند العمل من المنزل ، فإليك بعض الممارسات الفعالة التي يمكنك أنت وفريقك اتباعها للحصول على الكرة.

لقد بدأت للتو؟ إليك كيفية التحضير

عندما تعمل عن بعد ، من المهم أن تتأكد من أنك مستعد جيدًا. على الرغم من أنه قد يبدو أنه لا يوجد الكثير للقيام به ، إلا أن هناك بعض الخطوات التي يجب عليك اتباعها للبقاء منتِجًا طوال اليوم.

قم بإعداد محطة العمل الخاصة بك

تريد أن تبقي الأشياء منتجة؟ إذن فأنت بحاجة إلى مساحة خالية من الإلهاء ، محطة عمل.

قد تكون فكرة الكتابة على الكمبيوتر المحمول أثناء الاستلقاء على السرير أو الجلوس على الأريكة أثناء تشغيل التلفزيون فكرة مغرية. لكنها لن تنجح إذا كان هدفك أن تكون منتجًا.

ستعمل محطة العمل مع مكتب مناسب وكرسي حيث يمكنك الاحتفاظ بجهاز الكمبيوتر المحمول الخاص بك والعمل على خلق الجو الذي تحتاجه للحفاظ على تركيزك.

ليس بالضرورة أن يكون مكتبًا منزليًا مخصصًا في بعض أركان منزلك ، ولكن سيكون المكان الذي سيساعدك على الاستعداد عقليًا والتركيز على عملك أثناء التهرب من الاضطرابات في أجزاء أخرى من المنزل كافياً.

نصيحة: تظاهر وكأنك في الواقع ذاهب إلى العمل. افعل كل الأشياء التي كنت ستفعلها إذا كنت بالفعل ذاهبًا إلى المكتب. اضبط المنبه ، واستيقظ مبكرًا ، وصنع القهوة ، وارتد ملابس لائقة (وليس بيجامات) ، وما إلى ذلك.

إذا كان هناك الكثير من الأصوات التي لا تزال تقاطعك ، فيجب أن تفكر في استخدام أو شراء سماعات إلغاء الضوضاء.

احصل على التكنولوجيا الخاصة بك بالترتيب

سبب ازدهار العمل من المنزل هو التكنولوجيا. بدونها ، لن يكون أي منها ممكنًا.

لذلك من المهم أن يكون لديك كل ما تحتاجه بالترتيب. على سبيل المثال ، إذا كان عملك يتطلب شاشة بالإضافة إلى شاشة الكمبيوتر المحمول ، فقد تحتاج إلى التفكير في الحصول على واحدة.

نصيحة: اجعل من المعتاد إحضار الكمبيوتر المحمول والشاحن إلى المنزل عندما تغادر بعد العمل. بهذه الطريقة في حالة حدوث حالة طارئة تمنعك من الذهاب إلى العمل في اليوم التالي ، يمكنك العمل من المنزل.

من الضروري أيضًا أن تقوم بتثبيت جميع التطبيقات ذات الصلة التي يستخدمها فريقك على جهازك أيضًا. إذا كنت تستخدم جهازك الشخصي بدلاً من الجهاز الذي يوفره مكتبك ، فعليك التأكد من تثبيت جميع البرامج التي تحتاجها لإنجاز عملك هناك أيضًا.

والأهم من ذلك ، أنك بحاجة إلى اتصال إنترنت يعمل ، لا ينقطع من وقت لآخر ويبطئ تقدمك. ابقَ قريبًا من شبكة WiFi لأن الأجهزة البعيدة عنها تميل إلى الاعتماد على النطاق الترددي.

تحديد ساعات العمل

قد تشعر أن لديك كل الوقت في العالم لإنجاز هذا التقرير عندما تعمل من المنزل.

وقد تميل أيضًا إلى تأجيل العمل عليه لأن كل ما لديك هو الوقت (الآن بما أنك لست مضطرًا للسفر ذهابًا وإيابًا بين مكتبك ومنزلك ، يمكنك العمل عليه الليلة ، أو صباح الغد أو في أي وقت!) .

لكن من المهم أن تكون واضحًا بشأن ساعات العمل وساعات غير العمل. في بعض الأحيان ، قد يصبح الخط الفاصل بين العمل والوقت الشخصي ضبابيًا عندما تعمل عن بُعد ، لذلك تحتاج إلى الحفاظ على روتين. حاول بدء العمل وإنهاء العمل في نفس الوقت كل يوم لتبدأ به.

نصيحة: حدد يومك كما تفعل عادةً في المكتب. إذا كنت تعمل في وظيفة 9-5 ، فابدأ وإنهاء وردية WFH الخاصة بك في نفس الوقت تقريبًا.

إذا كنت تعمل مع فريق ، فقد يكون لديك بالفعل فترة زمنية قياسية عندما يكون الجميع متصلين بالإنترنت ويعملون. لذلك من المهم جدولة فترات راحة بينهما وإخطار الجميع عندما تكون بعيدًا.

إذا كنت تستخدم نظامًا أساسيًا للاتصالات مثل Slack ، فيمكنك تحديد مدى توفرك بحالة يمكن تخصيصها لمؤسستك.

احم نفسك عند العمل عن بعد

على الرغم من أنك في المنزل وفرص الوقوع في حادث منخفضة جدًا ، يمكنك أن تكون غير آمن بعدة طرق أخرى.

بالنسبة للمبتدئين ، من المحتمل أن تقع ضحية للبرامج الضارة وسرقة الهوية أو احتيال الإنترنت.

من المهم أن تكون قد قمت بتثبيت برنامج الأمان الضروري على أجهزتك لحماية بياناتك عبر الإنترنت.

إليك كيف يمكنك حماية نفسك عند العمل عن بُعد.

كيف تتعاون مع فريق

حتى لو كنت تعمل بشكل مستقل ، فقد تضطر إلى التعاون مع عميل أو مجموعة من العملاء في بعض الأحيان. على هذا النحو ، من المهم زيادة لعبة التعاون عند العمل عن بُعد.

هل يعمل فريقك من المنزل بسبب جائحة COVID-19؟ لقد قررنا الحصول على خصم 50٪ على جميع خطط فريق Creately الخاصة بنا لمساعدة الفرق والشركات التي تحتاج إلى التعاون بشكل أكثر فعالية. استرداد هذا العرض.

وثق الإرشادات وأفضل الممارسات للعمل عن بُعد

لكي تكون منتجًا كفريق واحد ، من المهم أن يكون لديك إرشادات واضحة وأفضل الممارسات التي يجب على الجميع الالتزام بها واتباعها.

سواء كان ذلك مستند Google أو صفحة wiki أو ملف PDF يتم مشاركته عبر البريد الإلكتروني ، تأكد من تحديد وتوثيق السياسات وأفضل الممارسات للعمل عن بُعد. سوف يساعد في الحفاظ على التزام أولئك الذين يعملون من المنزل.

الإفراط في التواصل مع فريقك

إذا كنت في نفس الغرفة ، فستناقش كل شيء ، ويمكن للآخرين الذين ليسوا حتى جزءًا من المحادثة المساهمة. لكن عند العمل عن بعد ، لا تتمتع بهذه الرفاهية.

لكن لا يزال بإمكانك جعلها تعمل.

• يمكنك طرح أسئلتك وآرائك واقتراحاتك في القناة العامة بدلاً من إرسالها مباشرة إلى الشخص الذي تريد التحدث معه بالفعل. بهذه الطريقة ، لن يتمكن الآخرون من قراءة المحادثة بينك وبين زميلك فحسب ، بل يمكنهم أيضًا الانضمام إليها بتعليقاتهم.

• وحيثما أمكن ، اعتمد على مكالمات الفيديو للتحدث مع بعضكما البعض. إنه أقرب اتصال شخصي يمكن أن تحصل عليه عند العمل من المنزل. فهو لا يساعد فقط في الحفاظ على الاتصال البشري حياً ، ولكن ستتمكن من التعبير عن نفسك بشكل أكثر وضوحًا للشخص الآخر.

نصيحة: تأكد من أنك قد حددت وقتًا للاجتماعات المنتظمة. أنشئ حدثًا باستخدام أداة مثل تقويم Google وأرسل الدعوة إلى الأشخاص المعنيين قبل ساعتين على الأقل.

• اطلب من الفريق مشاركة ما يعملون عليه لهذا اليوم على القناة في بدايتها. إذا كانوا ينتقلون إلى شيء آخر خلال اليوم ، فيمكنهم إخطار الفريق بالتحديثات. في نهاية اليوم ، يمكن للجميع مشاركة ما استطاعوا فعله وما لم يتمكنوا من إكماله.

• قم بإجراء مكالمة فيديو يومية من خلال مكالمة فيديو مشتركة مع الفريق أو موضوع عام على منصة الاتصالات الخاصة بك.

تخزين الملفات والمستندات في موقع مركزي

إن إزعاج زميلك كل خمس دقائق لإرسال رابط إلى ملف أو مستند تحتاجه هو قاتل للإنتاجية.

سيوفر الكثير من الوقت إذا تم تخزين جميع الملفات والمستندات والأصول وما إلى ذلك المشتركة بين الآخرين في فريقك في موقع مركزي يسهل على الجميع الوصول إليه. تتيح لك أداة مثل Google Drives حفظ كل شيء في السحابة ، حتى تتمكن من الوصول إلى ما تريد أينما كنت.

حافظ على بنية محددة جيدًا تسهل تحديد موقع الملفات والمجلدات. من الأفضل التخطيط لهيكل المجلد باستخدام هذا الرسم التخطيطي أدناه.

تقسيم المشاريع هنا ، ولكن يمكن لبقية أعضاء الفريق أيضًا المساعدة في مكالمة فيديو مشتركة.

نصيحة: خطط لما ستعمل عليه مسبقًا لتساعد نفسك على الاستمرار في التركيز. إن وجود جدول أعمال أو قائمة مهام لوضع علامة عليها سيحفزك أكثر على إنجاز الأشياء خلال اليوم.

أدوات العمل عن بعد

هناك الكثير من الأدوات التي تجعل التعاون عبر الإنترنت أمرًا سهلاً. ومع ذلك ، اخترها بحكمة ، فقد لا تتمكن من تحمل تكاليفها جميعًا ، وحتى إذا كنت تستطيع ، فإن استخدام الكثير من الأدوات سيجعل من الصعب تتبع الأشياء.

فيما يلي بعض الأدوات الشائعة التي يمكنك استخدامها للتعاون مع فرقك في مجموعة متنوعة من المهام.

للتواصل: سلاك

استبدل رسائل البريد الإلكتروني الطويلة بالرسائل الفورية باستخدام Slack. يتيح لك إرسال رسائل مباشرة إلى زملائك في العمل وإنشاء قنوات لفرق مختلفة (مثل التسويق) حيث يمكنهم مشاركة الرسائل والرد على سلاسل المحادثات. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك أيضًا الاحتفاظ بمحفوظات الرسائل.

يمكنك أيضًا استخدام Slack لعقد مؤتمرات الفيديو.

للتعاون المرئي: Creately

Creately هي أداة قائمة على السحابة لتنظيم وتوصيل أفكارك وخططك واستراتيجياتك وما إلى ذلك باستخدام الرسوم البيانية والمرئيات.

باستخدام ميزة التعاون في الوقت الفعلي ، يمكنك أنت وفريقك تجزئة الأفكار باستخدام أكثر من 50 نوعًا من المخططات بما في ذلك مخططات UML والخرائط الذهنية ونماذج واجهة المستخدم والمخططات الانسيابية وما إلى ذلك أثناء التقاط طلبات التغيير والاقتراحات مع التعليقات المضمنة.

يتكامل أيضًا مع تطبيقات أخرى مثل Slack و Google Drive و Confluence وما إلى ذلك.

لإدارة الملفات: Google Drive

يوفر Google Drive مكانًا آمنًا لتخزين جميع ملفاتك الشخصية والتجارية ومشاركتها وإدارتها. يتكامل مع جميع تطبيقات Google الأخرى مثل مستندات Google وجداول البيانات ، مما يسمح لك بالحفاظ على جميع الملفات منظمة في موقع مركزي يمكن الوصول إليه من أي مكان باستخدام أي جهاز.

لإدارة المهام: Asana

تساعد Asana الفرق على تنظيم مهامهم ومشاريعهم اليومية وتعقبها وإدارتها. باستخدامه ، يمكنك تحديد الأولويات وتعيين المهام والمواعيد النهائية وتتبع تقدم المشروع والحفاظ على توافق الجميع مع الأهداف.

لإدارة الوقت والجدولة: تقويم جوجل

يمكن أن يساعدك تقويم Google في إدارة جدولك الزمني لليوم بأكمله بسهولة ، وإعلامك بالاجتماعات والأحداث المجدولة وما إلى ذلك.

فيما يلي قائمة بالمزيد من الأدوات التي يمكن أن تساعدك على العمل بشكل أكثر ذكاءً عند العمل عن بُعد.

كيف تعمل من المنزل؟ هل من مزيد من النصائح؟

مع ما يجري مع الانتشار العالمي لفيروس كورونا ، المزيد والمزيد من الشركات تجد العمل من المنزل ليكون الخيار المناسب. نأمل أن يساعدك هذا الدليل على أن تكون أكثر إنتاجية وفعالية في إنجاز العمل.

هل حصلت على أي اقتراحات ونصائح أخرى حول كيفية العمل من المنزل؟ واسمحوا لنا أن نعرف في قسم التعليقات أدناه.