كيف تكتب دراسة مقنعة؟ | # 35 البدء في إدارة المشروع
نشرت: 2023-02-17يعتبر تبرير العمل ، أو دراسة الجدوى ، أحد المستندات الرئيسية التي أعدها مدير المشروع. بعد كل شيء ، سيقنع أصحاب المصلحة وسيحدد في نهاية المطاف ما إذا كان المشروع يتلقى الدعم والتمويل ويتم تنفيذه. كيف إذن تكتب مثل هذه الحالة التجارية المقنعة؟
كيف تكتب دراسة مقنعة؟ - جدول المحتويات:
- مقدمة
- لماذا تتابع هذا المشروع؟ حدد بوضوح طبيعة العمل
- ماذا سنفعل؟ صف نطاق المشروع
- كيف سنعمل؟ حدد الجدول
- وكم سيكلف؟ قم بإعداد تحليل التكلفة والعائد
- هل الهدف يستحق الجهد المبذول؟ سجل النتائج المرجوة
- ملخص
مقدمة
إن تعريف دراسة الجدوى في أحدث PMBOK واسع للغاية. تقرأ كما يلي:
"دراسة الجدوى هي عرض ذو قيمة لمشروع مقترح قد يتضمن مزايا مالية وغير مالية."
من هذا الشرح القصير يصعب استنتاج كيفية إعداد وثيقة مقنعة لأصحاب المصلحة. إذن ما نوع دراسة الجدوى التي يجب كتابتها للمشروع المخطط له؟
تتطلب دراسة الجدوى أقصى درجات الوضوح. لذلك ، فإن الفكرة الرائعة التي يجب البدء بها هي محاولة شرحها كما لو كنت تتحدث إلى طفل - حقيقي أو متخيل - حول موضوع مشروعنا. لماذا نريد أن نقوم بالمشروع وماذا نريد أن نفعل؟ كيف سنحققه ومن هدفنا؟
لماذا هذا المشروع يستحق المتابعة؟ حدد بوضوح حاجة العمل
تتمثل الخطوة الأولى نحو دراسة حالة العمل الجيدة في التحديد الواضح للحاجة التي يتناولها غرض المشروع والفائدة التجارية للمؤسسة. بمعنى آخر ، إنها إجابة على السؤال عن سبب تنفيذ المشروع.
للإجابة عليها ، نحتاج إلى التحضير:
- متطلبات العمل الأولية ،
- معلومات مفصلة عن الأهداف والغايات ،
- الخطوط العريضة للحالة المستقبلية للمنظمة التي استفادت من تحقيق الهدف.
سيدخل مدير المشروع تفاصيل حاجة العمل في ميثاق المشروع بعد موافقة أصحاب المصلحة الأولية وقرار نقل المشروع إلى مرحلة التخطيط.
ماذا سنفعل؟ صف نطاق المشروع
الخطوة التالية هي تقديم نطاق المشروع. يجب أن يربط مبرر ذلك بشكل مفهوم بين المهام المخططة لأدائها واحتياجات العمل. بهذه الطريقة ، يشرح لماذا يستحق المشروع المتابعة. تحتاج إلى إقناع أصحاب المصلحة مقتنعين بأن حاجة العمل تستحق الاستثمار وعاجلة ، لذلك يتم تناولها في هذا الوقت.
ومن الجدير بالذكر أيضًا الحلول والابتكارات التقنية التي ننوي توظيفها. إذا اتخذنا حلولًا متقدمة وأجهزة أو برامج متخصصة ، فإن منطقنا سيكتسب وضوحًا عندما نشرح المفاهيم الأساسية ونتجنب المصطلحات.
كيف سنعمل؟ حدد الجدول
الآن ، حان الوقت لتحديد جدول عمل المشروع. عليك أن تذكر المعالم هنا ، واصفة النتائج المتوقعة في جملة أو جملتين. سيسمح ذلك لأصحاب المصلحة بفهم ليس فقط النطاق ، ولكن أيضًا كيفية تنفيذ المشروع. كما سيعطي فكرة فورية عن حجم الفريق والوقت اللازم لتحقيق النتائج الأولى لمشروعنا.
وكم سيكلف؟ قم بإعداد تحليل التكلفة والعائد
يتيح توفير تحليل التكلفة لأصحاب المصلحة اتخاذ قرار بشأن تمويل المشروع. يجب أن تقدم بأكبر قدر ممكن من الدقة:
- المبلغ الإجمالي - بناءً على تحليل سليم للتكاليف والموارد المطلوبة المرتبطة بالمشروع ،
- المبالغ الفرعية حسب المراحل أو السنوات في حالة تنفيذ مشروع طويل الأجل.
على الرغم من أن دراسة الجدوى لا تتطلب سوى مبالغ عامة ، إلا أنك ستحتاج إلى بيانات مالية مفصلة وتحليل في مراحل لاحقة من دورة حياة المشروع. لذلك ، من المفيد إعداد التقديرات في البداية ، حتى يعرف أصحاب المصلحة أن مدير المشروع على دراية بتكاليف تنفيذ المشروع.
هل الهدف يستحق الجهد المبذول فيه؟ سجل النتائج المرجوة
الخطوة الأخيرة هي وضع النتائج المرجوة للمشروع. هذه رؤية موجزة للوضع المستقبلي ، تصف بوضوح الفوائد التي تعود على كل مجموعة من أصحاب المصلحة. يجب عليك الاحتفاظ بها:
- مختصرا،
- خالية من المصطلحات
- مع المرئيات التي تحتوي على البيانات والنتائج المرجوة ،
- حقيقي.
ضع في اعتبارك الآثار المتعلقة بالنقطة الأخيرة ، حيث ستخضع أنشطة فريق المشروع للفحص أثناء التنفيذ وستتم مقارنتها بالنتائج المرجوة المحددة للمشروع. إذا كانت طموحة ولكن حذرة بما فيه الكفاية ، فستلبيها بأمان وسيظل المشروع متوافقًا مع الاحتياجات وتحقيق النتائج المرجوة.
ملخص
يجب أن تتضمن دراسة الجدوى المقنعة ما يلي: حاجة عمل محددة بوضوح ، ونطاق المشروع ، والجدول الزمني ، وتحليل التكلفة والعائد والنتيجة المرجوة.
إن تقديم دراسة الجدوى ينقل بشكل فعال قيمة المشروع لأصحاب المصلحة. كما ينص PMBOK ، "يجب وصف النتائج المرجوة بوضوح وتقييمها بشكل متكرر وتحديثها في جميع أنحاء المشروع". لذلك ، يجب على مديري المشروع تقييم المشروع بانتظام من منظور دراسة الجدوى طوال فترة المشروع. وبهذه الطريقة ، يمكنهم بسهولة التأكد من أنها تظل متوافقة مع الاحتياجات وتتجه نحو الهدف المتفق عليه مع أصحاب المصلحة.
إذا أعجبك المحتوى الخاص بنا ، فقم بالانضمام إلى مجتمع النحل المشغول لدينا على Facebook و Twitter و LinkedIn و Instagram و YouTube و Pinterest و TikTok.
المؤلف: كارولين بيكر
بصفتها مديرة المشروع ، تعد كارولين خبيرة في إيجاد طرق جديدة لتصميم أفضل تدفقات العمل وتحسين العمليات. مهاراتها التنظيمية وقدرتها على العمل تحت ضغط الوقت تجعلها أفضل شخص لتحويل المشاريع المعقدة إلى واقع.
الشروع في إدارة المشروع:
- ما هو المشروع؟
- ما هي ادارة المشروع؟
- كيف تدير المشاريع؟
- طرق إدارة المشروع
- أنواع المشاريع
- 4 أمثلة على المشاريع
- تحديد أولويات المشاريع
- مجالات نشاط المشروع
- تعريف النجاح في إدارة المشاريع
- لماذا استخدام برنامج إدارة المشاريع؟
- كيف تختار أفضل برنامج لإدارة المشاريع؟
- نظرة عامة على برنامج إدارة المشاريع
- دورة حياة المشروع
- ما هي رؤية المشروع؟
- هدف المشروع. ما هو وكيف نحدده جيدا؟
- مرحلة بدء المشروع - ما الذي يجب الانتباه إليه؟
- مجال التخطيط في إدارة المشاريع
- ما هو جدول المشروع وما الغرض منه؟
- كيفية استخدام المعالم في المشروع؟
- تنفيذ المشروع
- كيف تعد خطة طوارئ لمشروع ناجح؟
- أهمية إغلاق المشروع
- فشل المشروع. 5 أسباب لفشل المشاريع
- 4P الإدارة: المشروع والمنتج والبرنامج والمحفظة
- أهم مهام ومسؤوليات مدير المشروع
- مهارات مدير المشروع الأكثر فائدة
- كيف تصبح مدير مشروع؟
- 5 كتب يجب على كل مدير مشروع قراءتها
- كيف تنشئ فريق مشروع؟
- هيكل تنظيم العمل - كيفية تفويض العمل في المشروع؟
- كيف تقود فريقًا أثناء العمل الهجين؟
- التحديات التي يواجهها مديرو المشاريع عند العمل مع فريق
- أنواع اجتماعات المشروع
- رصد المشاريع. ما المعلمات لمشاهدة؟
- كيف تكتب مقنعة
- كيف تحدد نطاق المشروع وتتجنب زحف النطاق؟
- دراسة جدوى - هل يمكننا تنفيذ هذا المشروع؟
- تحليل المخاطر في المشاريع والأدوات لتسهيل ذلك
- كيف تصنع ميثاق المشروع؟
- ما هو سجل اصحاب المصالح؟
- مخطط جانت في تخطيط إدارة المشاريع
- كيف تصنع ميزانية المشروع؟
- إدارة الوقت في المشروع
- كيف يتم إنشاء سجل مخاطر المشروع؟
- استراتيجيات إدارة مخاطر المشروع
- تسويق المشروع
- مصادر ومجالات التغيير في المشروع
- نماذج تغيير إدارة المشروع
- ماذا بعد Agile؟ الطرق في إدارة المشاريع