كتابة خطة ناجحة لإدارة الأزمات: 9 خطوات أساسية يجب اتباعها

في عالم الشركات ، قد تستدعي كلمة "أزمة" عددًا من الصور في رأسك ؛ اندلاع جائحة أو طقس عنيف أو حريق في المستودع أو حتى فضيحة عامة شائنة.

لدى العديد من المنظمات عملية مطبقة للتعامل مع مثل هذه المواقف ، إما عن طريق محاولة الحفاظ على وقوع الحادث في المقام الأول أو عن طريق التخفيف أو التقليل من تأثير الأزمة عند حدوثها. هذا يسمى إدارة الأزمات.

يجب أن تكون إدارة الأزمات جزءًا أساسيًا من أي منظمة حيث لا أحد منهم محصن ضد مثل هذه الحوادث التي قد تعرض عملياتها للخطر وتؤدي في النهاية إلى توقفها عن العمل.

في هذا المنشور ، سوف نستكشف كيفية إنشاء خطة لإدارة الأزمات بشكل صحيح ، خطوة بخطوة. لقد قدمنا ​​أيضًا نموذجًا لخطة عمل لإدارة الأزمات يمكنك استخدامه على الفور لبدء التحرك.

كيف تكتب خطة إدارة الأزمات

يشمل جوهر تخطيط إدارة الأزمات تشكيل فريق إدارة الأزمات وكتابة خطة إدارة الأزمات.

ما هي خطة إدارة الأزمات؟

إنها وثيقة توضح بالتفصيل الإجراءات التي يجب أن يتخذها فريق إدارة الأزمات عندما تضرب أزمة منظمة ما. يجب أن تهدف إلى إزالة أو تقليل الضرر المُلحق ومساعدة المنظمة على استئناف عملياتها في أقرب وقت ممكن بعد وقوع أزمة.

يجب أن تكون خطة إدارة الأزمات ،

• لا تقتصر على نوع أو نوعين من الأزمات. نظرًا لأن المنظمة يمكن أن تتعرض لأكثر من نوع واحد من الأزمات ، فيجب أن تتضمن سيناريوهات الأزمة التي تم تحليلها جيدًا والمتوقعة والتي تغطي جميع جوانب المنظمة. يجب أن تتضمن الخطة العديد من الإجراءات التي يمكن تنفيذها لسيناريوهات الأزمات المحددة.
• يتم تطويرها بمشاركة أعضاء فريق إدارة الأزمات (CMT). تساعد مشاركتهم في ضمان التزامهم بالخطة.

أهمية خطة إدارة الأزمات:

يخلق CMP الثقافة والنظام المناسب الذي تحتاجه المنظمة لتكون مجهزة بشكل أفضل للاستجابة بفعالية للأزمة.

• في حالة وقوع أزمة ، يمكن أن تساعد الخطة الموثقة بشكل صحيح في توجيه الفريق المعني لاتخاذ قرارات متماسكة واتخاذ الإجراءات اللازمة بسرعة للتخفيف من أي تأثير سلبي.
• كما أنه يساعد في طمأنة الموظفين ومكافحة مخاوفهم وشكوكهم ، بينما يساعد في الحفاظ على تركيزهم على الأولويات القصوى للمؤسسة.
• تساعد عملية إنشاء خطة إدارة الأزمات في تحديد التهديدات المحتملة لمؤسستك ، والتوصل إلى تدابير لتقليل احتمالية حدوثها والتوصل إلى تدابير استباقية للاستجابة لها.
• ستساعد خطة إدارة الأزمات أيضًا في تجنب الإضرار بسمعة الشركة والابتعاد عن المشاكل القانونية وتقليل وقت تعطل التشغيل والحفاظ على إنتاجية الموظف.

المدرجة أدناه هي الخطوات التي تحتاج إلى اتخاذها عند كتابة خطة إدارة الأزمات.

بناء فريق إدارة الأزمات الخاص بك

يتولى فريق إدارة الأزمات مسؤولية وضع خطة إدارة الأزمات وتنفيذ الاستجابة في حالة حدوث أزمة فعلية.

إنهم مسؤولون عن التشاور مع أصحاب المصلحة الآخرين في الشركة (أي الإدارات القانونية وإدارة المخاطر وموظفي العمليات وكبار المديرين) من أجل بناء خطة سليمة ولديهم السلطة لاتخاذ القرارات أثناء الأزمة.

يتكون الفريق من قائد وأعضاء فرعيين مسؤولين عن كل مجال من مجالات التخطيط وإدارة الأزمات (مثل اللوجستيات والتخطيط وما إلى ذلك). يجب أن يكون الأعضاء أفرادًا من ذوي الخبرة في المالية والاتصالات والعمليات والإدارة ، وعادة ما يشملون رؤساء الأقسام وكبار المديرين ومديري الموارد البشرية ومديري المواقع ومديري التسويق أو المبيعات.

انتقل إلى مهمة الشركة وقيمها

تتمثل المسؤولية الأولى لفريق إدارة الأزمات في مراجعة مهمة الشركة وقيمها والتأكد من أن الاستجابات التي تتضمنها الخطة تعكسها.

حدد أي أزمة يمكن أن تضرب مؤسستك

تتمثل الخطوة التالية في وضع خطة لإدارة الأزمات في تحديد نوع الأزمات التي يمكن أن تواجهها مؤسستك. من خلال إجراء تحليل للمخاطر ، يمكنك تحديد الأنواع الأكثر احتمالا للأزمات التي قد تهدد مؤسستك بشكل فعال.

تشمل بعض الأزمات الأكثر شيوعًا التي تواجهها المنظمات القضايا القانونية ، والكوارث الطبيعية ، والإضرار بالسمعة ، والهجمات الإلكترونية ، وقضايا سلامة المنتجات ، والحوادث الصناعية ، والعنف في مكان العمل ، ومحاولات الابتزاز ، ومقاطعة الشركات. على الرغم من أنك لست مضطرًا إلى تضمين جميع التهديدات لمؤسستك ، قم بتغطية معظم التهديدات المحتملة.

في حين أن أنواع المخاطر التي قد تضرب مؤسستك ستختلف بناءً على طبيعة عملك وبيئته ، فإليك بعض الطرق التي يمكنك استخدامها لتحديد المخاطر التي قد تؤثر عليك.

• حلل أنواع الأزمات التي واجهتها المنظمات الأخرى في الصناعة لفهمها.
• ارجع إلى قائمة شاملة بالأزمات وحدد التهديدات ذات الصلة لمنظمتك.
• افحص العمليات والأنظمة والهياكل في مؤسستك واحدة تلو الأخرى لاكتشاف نقاط الضعف فيها والتي يمكن أن تتحول إلى أزمة.
• استشر خبيرًا (مثل مستشار مالي أو محاسب) أو احصل على تعليقات من الموظفين الذين قد يكون لديهم نظرة ثاقبة حول المخاطر التي يواجهونها يوميًا.
• انظر في شكاوى العملاء لتحديد أكثر الأشياء التي يشعرون بعدم الرضا عنها أو عدم رضاهم عنها.

تحليل التهديدات التي حددتها

بمجرد إنشاء قائمة الأزمات التي من المحتمل أن تؤثر عليك ، قم بتحليلها واحدة تلو الأخرى وصنفها بناءً على شدتها واحتمالية حدوثها.

يمكنك استخدام مصفوفة إدارة المخاطر لتقييم المخاطر المحددة بناءً على احتمالية حدوثها وتأثيرها من أجل ترتيب أولويات التخفيف منها

يجب أن تتضمن خطتك ردودًا على الأزمات الأكثر احتمالية التي تم تحديدها على هذا النحو.

التعرف على علامات التحذير

راجع كل من الأزمات التي تم تحديدها وحاول تحديد علامات التحذير المرتبطة بها. ستسمح لك معرفة ذلك باكتشاف حدوث أزمة في وقت مبكر وتطبيق تدابير لمنع أو تخفيف تأثيرها.

بعض العلامات التحذيرية ، مثل توقعات الطقس ، تكون أكثر وضوحًا ، في حين أن أعراض المبيعات أو الأزمة المالية قد تكون غير محددة وستظهر بمرور الوقت. قد يتطلب التعرف عليها وتفسيرها خبرة وخبرة فريق إدارة الأزمات لديك.

قم بإجراء تحليل تأثير الأعمال

يساعد هذا التقييم في تحليل التأثير المحتمل للأزمة على عمليات عملك. سيساعدك على الدخول في التفاصيل حول تأثير الأزمة على عملك ؛ كيف سيؤدي ذلك إلى تعطيل الإنتاج ، ومنع العمليات ، والتسبب في خسائر مالية ، وإلحاق الضرر بالسمعة ، وما إلى ذلك.

عادة ، يتم إجراء تحليل تأثير الأعمال مع وضع أسوأ السيناريوهات في الاعتبار ، وبالتالي فإنه يضع الأساس للمؤسسة لإنشاء خطط استجابة أكثر منهجية ومنطقية.

قم بإعداد خطة الاستجابة والطوارئ

الآن بعد أن حددت الأزمات المحتملة وصنفتها وتأثيرها على مؤسستك ، فإن الخطوة التالية هي تحديد كيفية الاستجابة لها في فرصة حدوثها المحتملة.

في حين أنه من غير المحتمل أن تحدث أزمة بالطريقة التي خططت لها بالضبط ، فمن المهم التوصل إلى استجابات مرنة يمكن تطبيقها في ظروف متعددة. على سبيل المثال ، يمكن أيضًا تطبيق بعض الاستجابات التي يمكنك تطبيقها أثناء الفيضان أثناء انفجار حريق (مثل الإخلاء ، وإغلاق المنشأة ، والعزل).

أثناء تحديد الإجراءات التي سيتم تنفيذها خلال كل أزمة من الأزمات ، من المهم أيضًا تعيين أفراد أو فرق ليكونوا مسؤولين عن تنفيذها. إلى جانب ذلك ، يجب عليك ملء التفاصيل المتعلقة بالأدوات والموارد التي قد تحتاجها لتنفيذ الاستجابة والجدول الزمني للخطوات التي سيتم تنفيذها.

الجزء المهم الآخر من التخطيط للطوارئ هو تعيين متحدث أو مسؤول اتصالات لكل أزمة. عادةً ما يكون الشخص الأكثر تخصصًا في المنطقة المصابة مثاليًا لهذا الوضع.

تثقيف وتدريب الفريق

شارك خطة إدارة الأزمات المكتملة مع باقي أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة الرئيسيين في المنظمة. التأكد من أنهم يعرفون مسؤولياتهم وأنهم على دراية بكيفية أداء أدوارهم أثناء الأزمة ؛ إذا لزم الأمر ، يمكنك تزويدهم بالتدريب اللازم لأداء واجباتهم بشكل أفضل.

راجع الخطة بانتظام

راجع محتوى خطة إدارة الأزمات الخاصة بك وقم بتحديثها حسب الضرورة للتأكد من أنها حديثة وصالحة. في أعقاب الأزمة ، راجع ما نجح وما لم ينجح ، وقم بتحديث الخطة بناءً على الدروس الجديدة المستفادة.

هل أنت جاهز لكتابة خطة إدارة الأزمات الخاصة بك؟

أزمة بطبيعتها لا يمكن التنبؤ بها ولها احتمالية منخفضة لحدوثها. ومع ذلك ، يمكن أن يكون لها تأثير شديد الضرر. أفضل طريقة للاستعداد لأي أزمة قد تحدث هو التخطيط لها. اتبع الخطوات المذكورة أعلاه في إنشاء خطة إدارة الأزمات الخاصة بك وشاركنا تجربتك في قسم التعليقات أدناه.