كيف تكتب اقتراح مشروع عمل يحصل على الموافقة

من المؤكد أن كتابة اقتراح مشروع عمل يستغرق وقتًا ودراسة متأنية ، لكنه سيؤتي ثماره عندما تتمكن من إقناع المستثمرين.

قد تعتمد الموافقة على مشروعك أو تمويله على مدى فعالية اقتراح مشروعك ، لذا فإن استثمار هذا الجهد الإضافي في إتقانه أمر ضروري.

هناك خطوات يمكنك اتباعها للتأكد من أن اقتراح عملك له تأثير كبير على صانعي القرار في شركتك ، وفي هذا المنشور ، سنرشدك خلالهم ، وشرح كيفية كتابة مقترح المشروع خطوة بخطوة. تتوفر أيضًا قوالب يمكنك استخدامها لكتابة اقتراح مشروع ناجح.

ما هو اقتراح المشروع

هيا لنبدأ مع الأساسيات.

ما هو اقتراح المشروع؟ إنها وثيقة تسرد جميع جوانب المشروع ؛ خلفيته ، ورؤيته ، وأهدافه ، ومهامه ، ومتطلباته ، ومالكيه ، والمخاطر المرتبطة به ، وما إلى ذلك. لذا فهو يشرح بشكل أساسي ماهية مشروعك ، وما الذي تريد تحقيقه من خلاله ، وكيف تخطط لتنفيذه.

إنه أحد الأجزاء الهامة العديدة في مرحلة التخطيط للمشروع. إنه يحدد كل خطوة من خطوات المشروع ، مما يسمح للجميع بفهم ما هو مطلوب منهم ، وأولوياتهم ، والهدف المشترك الذي من المفترض أن يعملوا من أجله.

الغرض من اقتراح المشروع هو إيصال قيمة مشروعك إلى جميع أصحاب المصلحة ؛ العملاء وأصحاب العمل والمستثمرين وإقناعهم بقيمة المشروع.

فوائد اقتراح مشروع جيد التنظيم

• يوضح توقعات المشروع - متطلبات المشروع وخطة العمل
• يساعد على زيادة جدوى المشروع
• يقدم نظرة عامة كبيرة على المشروع مما يسمح لك بتحديد المشكلات بسهولة
• يبسط تنفيذ المشروع

أنواع مختلفة من مقترحات المشاريع تشمل

• مطلوب رسميًا - عرض يتم تقديمه استجابة لطلب رسمي لتقديم عرض (RFP). عادة ما تحدد وثيقة طلب تقديم العروض متطلبات أصحاب المصلحة وحتى في بعض الأحيان توضح التعليمات لإعداد الاقتراح.
• تم التماسه بشكل غير رسمي - لا يتطلب هذا النوع من العروض طلب تقديم العروض ، مما يعني أنه لا توجد وثيقة رسمية تحدد متطلبات العميل أو صاحب المصلحة ، وبالتالي لا تتكون من التفاصيل المحددة التي عادة ما تكون رسمية.
• غير مطلوب - هذا النوع من العروض يُفكر فيه الشخص الذي قام بإنشائه ولا يتوقعه أو يطلبه أي شخص ، ومع ذلك يمكن أن يكون ذا قيمة كبيرة لأصحاب المصلحة.
• استمرار - هذا يتطلب منك بشكل أساسي تحديث اقتراح مستمر أو معتمد بالفعل أو تذكير أصحاب المصلحة به. أنت مطالب بتسجيل الوصول مع أصحاب المصلحة ومناقشة التقدم.
• التجديد - هذا مكتوب لدعم تجديد مشروع تم إنهاؤه أو تجاوز فائدته.
• تكميلي - عندما تحتاج إلى موارد أكثر مما تم تخصيصه في الأصل لمشروع ما ، يمكنك كتابة اقتراح مشروع تكميلي. والغرض منه هو تبرير الحاجة إلى موارد إضافية وإعادة تقدير نطاق المشروع والجدول الزمني.

كيف تكتب اقتراح مشروع

بمجرد تحديد نوع اقتراح المشروع الذي يناسب متطلباتك ، يمكنك البدء في كتابة اقتراح مشروع عملك.

قبل أن تبدأ فعليًا في تدوين اقتراح المشروع ، هناك بعض الخطوات الأولية التي يتعين عليك اتخاذها. هؤلاء هم:

• حدد من هم أصحاب المصلحة. بينما يجب أن تهدف إلى جذب انتباه واهتمام أصحاب المصلحة بمقترحك ، فإن أفضل طريقة للقيام بذلك هي التفكير مثلهم. افهم من هم وماذا يعرفون بالفعل وماذا يفضلون من حيث فكرتك. بناءً على هويتهم ، يمكنك تغيير المعلومات التي تقوم بتضمينها واللغة التي تستخدمها.
• اجمع معلومات حول المشكلة التي يهدف المشروع إلى حلها ، لا سيما فيما يتعلق بكيفية تأثيرها على أصحاب المصلحة ومصالحهم.
• قم بإجراء بحث في الحالة الحالية للمشكلة والحلول المحتملة التي تم اكتشافها بالفعل من قبل أولئك الذين هم خارج شركتك أو من قبل فريقك الخاص. سيساعدك هذا على تعديل الحل الخاص بك لتوليد حجة أكثر صلابة أو تحديد ما إذا كان الأمر يستحق المتابعة (خاصة إذا كانت الحلول التي وجدها الآخرون قد تم اختبارها وفشلت بالفعل).
• حدد تأثير المشروع على نجاح شركتك أو كيف سيعود بالفائدة على أصحاب المصلحة. ضع مقاييس النجاح للاقتراح واعرض النتائج ، وإذا وجدت أي مخاطر متضمنة ، فلا تخف من تسليط الضوء عليها أيضًا ؛ على أي حال ، سيسمح لك معرفتهم بتعديل خطة العمل الخاصة بك لتحملهم.
• حدد الجدول الزمني والموارد اللازمة لإكمال المشروع. تحقق مما إذا كانت الفرق والمعدات والمواد اللازمة لتنفيذ مهام المشروع متوفرة ويمكن تحقيق الأهداف في الوقت المناسب. ضع في الاعتبار المشاريع الأخرى التي سيعمل عليها فريقك ، والمعدات أو المواد غير المتوفرة حاليًا ، وأي تكاليف إضافية على الموارد التي سيتعين عليك تحملها من أجل تنفيذ المشروع المقترح.
• قم بإنشاء مخطط تفصيلي لمقترح مشروعك بناءً على المعلومات التي جمعتها. اكتب العناصر الأساسية ؛ يجب أن تشتمل العناصر الأساسية بشكل أو بآخر على مقدمة ومشكلة وحل وخطة عمل وجدول زمني وموارد وخاتمة.

يوفر لك إكمال الخطوات الأولية أعلاه بداية جيدة لكتابة مقترح مشروع عملك. خطوتك التالية هي تنظيم بحثك في وثيقة متماسكة - اقتراح فعلي. إليك كيفية كتابة اقتراح لمشروع من البداية ؛

1. اكتب الملخص التنفيذي

يقدم الملخص التنفيذي نظرة عامة سريعة على الاقتراح الذي سيتبع. إنه ليس فقط أول شيء يراه القارئ ، ولكنه في بعض الأحيان هو الشيء الوحيد الذي يقرأه أصحاب المصلحة قبل اتخاذ قرار بشأن الفكرة المقترحة. لذلك ، يجب أن يكون الملخص التنفيذي منطقيًا لمن لم يقرأه ؛ لهذا الغرض ، يجب أن تتكون من ملخص لجميع أقسام الوثيقة.

• تحليل المشكلة
• الاستنتاجات التي توصلت إليها
• خطة العمل الموصى بها

تهدف إلى جعل الملخص مثيرًا للاهتمام ومقنعًا ؛ استفد من الإحصائيات البارزة في الجملتين الأوليين لإثارة اهتمام القارئ.

2. تحديد المشكلة

قدم وصفًا موجزًا ​​للمشكلة التي يهدف مشروعك إلى حلها.

بالإشارة إلى البحث الذي أجريته سابقًا ، يمكنك شرح الوضع الحالي للمشكلة من حيث ما يتم القيام به حيالها داخل وخارج مؤسستك ، ولماذا يجب أن يشعر أصحاب المصلحة بالقلق حيال ذلك.

بينما تحتاج إلى أن تكون واضحًا في شرحك ، تذكر استخدام اللغة والمفاهيم التي يتردد صداها مع أصحاب المصلحة أكثر من غيرها.

03. قدم الحل الخاص بك

الآن بعد أن عرف أصحاب المصلحة ماهية المشكلة ، حان الوقت لشرح كيفية بدء مشروعك أو الحل الذي تقدمه. عادةً ما يكون هذا القسم هو الجزء الأكثر تفصيلاً من مقترح المشروع ، وللحفاظ على انتباه القارئ ، يمكنك التلاعب باستخدام العناصر المرئية.

يجب أن يشرح هذا القسم الحل الخاص بك بالإضافة إلى كيفية التخطيط لتنفيذه. يجب أن يعزز حقيقة أن قرارك مدعوم ببحث مناسب وشامل. يوضح،

• نهج المشروع ؛ كيف سيتم تجميع الفريق ، والأدوات والمعدات التي سيتم استخدامها ، وكيف ستتعامل مع التغييرات أثناء التنفيذ.

• الجدول الزمني للمشروع ضع قائمة بمهام المشروع مع تقديرات الوقت لكل منها. سيمكنك توزيع المهام من تخصيص فريقك بشكل صحيح ، ويمكنك استخدام مخطط جانت في هذا القسم لتحديد الموارد والمهام والجدول الزمني بوضوح.

• مخرجات المشروع ؛ التسليمات هي نتائج مشروع مكتمل (أي منتج أو خدمة أو تقرير مفصل). اذكر مخرجات مشروعك مع مواعيد التسليم. استخدم هيكل تنظيم العمل هنا لمساعدة أصحاب المصلحة في الحصول على صورة أوضح.

كما هو مطلوب ، يمكنك أيضًا تضمين معلومات إضافية مثل المخاطر المتوقعة والخطوات التي قد تتخذها للتغلب عليها ، وخطة اتصالات ، ومعالم للمساعدة في تتبع التقدم.

من أجل جعل هذا القسم أكثر سهولة في القراءة ، يمكنك تقديم كل هذه المعلومات باستخدام خطة عمل.

04. تحديد تكاليف المشروع

يركز هذا القسم على التكلفة التقديرية للمشروع المقترح. يجب أن تتضمن ميزانية مفصلة للمشروع.

الغرض من هذا القسم هو مساعدة المستثمرين في الحصول على فكرة عما إذا كانت تكاليف المشروع يمكن أن تتناسب مع ميزانياتهم الخاصة ، لذلك تأكد من أن الحسابات دقيقة قدر الإمكان.

05. اختتم اقتراحك

قدم مراجعة موجزة لجميع النقاط الرئيسية التي تمت مناقشتها خلال الاقتراح. نظرًا لأن هذا هو القسم الأخير ، فهو أيضًا آخر فرصة لإقناع أصحاب المصلحة ؛ لذلك عزز الحل الخاص بك ولماذا يجب أن يهتم أصحاب المصلحة به مع التأكد من أن طريقتك المقترحة في مصلحة المنظمة.

06. إضافة ملحق

هذا القسم مخصص للوثائق المرجعية والمخططات والرسوم البيانية وما إلى ذلك والتي تمت الإشارة إليها عند كتابة مقترح المشروع.

07. مراجعة وتنقيح

من أجل إثبات احترافك وكسب أصحاب المصلحة لديك ، يجب عليك تقديم اقتراح مشروع خالٍ من الأخطاء.

صحح اقتراحك للتحقق من أي أخطاء إملائية وأخطاء نحوية. غالبًا ما يساعد زوج جديد من العيون على اكتشاف الأخطاء بسهولة ؛ إما أن تطلب من أحد الزملاء مراجعة المستند أو الانتظار لمدة يوم أو يومين ومراجعته من جديد بنفسك.

قوالب اقتراح المشروع

سيساعدك اقتراح مشروع مفصل وجيد التنظيم على الاستمرار في التركيز والبقاء على المسار الصحيح من خلال تقديم الإرشادات اللازمة لك خلال المشروع ، وهو بالتأكيد أفضل من انتقاء الأشياء من ذاكرتك أو المحادثات التي أجريتها مع فريقك خلال هذا الاجتماع القليل قبل أسابيع.

لتسهيل الأمر على الجميع ، يمكنك الحصول على قالب مقترح مشروع قياسي يمكنهم الرجوع إليه عند توثيق فكرة مشروعهم.

فيما يلي بعض قوالب مقترحات المشروع التي يمكنك مشاركتها مع الفريق.

اقتراح مشروع عمل من صفحة واحدة

يمكنك تحرير هذا النموذج عبر الإنترنت ومشاركة الرابط مع فريقك أو أصحاب المصلحة عبر الإنترنت حتى يتمكنوا من التعاون عليه أيضًا. تواصل معهم عبر مؤتمرات الفيديو Creately داخل التطبيق واطلعهم على كل قسم من الاقتراح. بدلاً من ذلك ، باستخدام التعليق المباشر ، يمكنهم أيضًا ترك تعليقاتهم على الاقتراح.

نموذج اقتراح المشروع

ما هي عمليتك لكتابة اقتراح مشروع عمل؟

يمكن أن يكون إنشاء اقتراح مشروع في بعض الأحيان مشروعًا صغيرًا في حد ذاته. يمكن أن يساعدك استخدام قائمة مراجعة عملية مناسبة أو نموذج قياسي في تسريع الأمور. قبل كتابة اقتراح مشروعك ، اتبع الخطوات الأولية المذكورة أعلاه أولاً. ضع في اعتبارك أصحاب المصلحة المستهدفين وقدم حالة مقنعة لمقترحك.

هل تريد مشاركة أفكارك حول كيفية كتابة اقتراح لمشروع؟ واسمحوا لنا أن نعرف في قسم التعليقات أدناه.