كيفية كتابة إجراءات تشغيل معيارية واضحة وفعالة ؛ الدليل العملي مع القوالب

تحتاج كل منظمة إلى مجموعة من القواعد لتوجيه أعضائها. يتم وضع إجراءات التشغيل القياسية (SOPs) لهذا الغرض. تعتبر إجراءات التشغيل الموحدة جزءًا أساسيًا من أي عمل وهي ضرورية لضمان جودة واتساق العمليات التنظيمية وسط انشغال العمل اليومي.

سيساعدك هذا المنشور أثناء كتابة إجراءات التشغيل القياسية الخاصة بمؤسستك بشكل فعال وجعلها جزءًا من نهج الإدارة اليومي الخاص بك. يشرح ويتضمن ،

• ما هي إجراءات التشغيل الموحدة
• تنسيقات SOP مختلفة
• كيفية كتابة إجراءات التشغيل الموحدة وأفضل الممارسات
• قوالب SOP قابلة للتحرير

ما هي إجراءات التشغيل القياسية

إجراءات التشغيل القياسية هي مجموعة من الإرشادات المكتوبة حول كيفية أداء الأنشطة أو العمليات المهمة أو الروتينية أو المتكررة بدقة في المؤسسة.

يشرحون الطريقة التي ينبغي بها أداء الأنشطة من أجل تسهيل التوافق مع متطلبات النظام التقني والجودة ودعم جودة البيانات.

عادةً ما تكون إجراءات التشغيل الموحدة خاصة بالمنظمة التي تمت كتابتها من أجلها وتساعدهم في الحفاظ على عمليات ضمان الجودة ومراقبة الجودة. كما أنها تساعد المنظمات على ضمان التزامها باللوائح الحكومية والحفاظ على الاتساق في جودة وسلامة المنتجات والخدمات التي تقدمها.

إجراءات التشغيل الموحدة ،

• هي وثائق متعددة الوظائف
• تمثل سير العمل عبر الوظائف
• يتم البدء من خلال خريطة العملية
• أجب عن سؤال "من يفعل ماذا؟"
• مكتوبة بصوت نشط

تُستخدم أيضًا مصطلحات مثل البروتوكولات وأوراق العمل وتعليمات العمل وإجراءات تشغيل المختبر بدلاً من إجراءات التشغيل القياسية.

أهمية إجراءات التشغيل القياسية

يمكن توثيق كل نشاط تقريبًا ، من تنظيف آلة الإنتاج إلى تنفيذ عملية حرجة من خلال إجراءات التشغيل القياسية. يساعدون ،

• قم بتحسين أداء الأعمال من خلال توفير الحماية ، والصحة ، والمعلومات البيئية والتشغيلية اللازمة لتنفيذ العمليات التجارية الفردية بنجاح
• ضمان سلامة وجودة المنتجات والخدمات
• ضمان الامتثال للمعايير واللوائح والمبادئ التوجيهية ذات الصلة
• إزالة الاختلافات في الإجراءات والعمليات التي يقوم بها موظفون مختلفون في مواقع أو مصانع مختلفة ، وبالتالي المساعدة في الحفاظ على الاتساق
• العمل كأساس سليم لتدريب وتأهيل الموظفين الجدد
• تمكين التحكم في العمليات ، وبالتالي السماح بفرص التحسين المستمر
• تسهيل الاتصال المحسن
• العمل كقوائم مرجعية لمساعدة المفتشين في إجراءات المراجعة
• إعادة بناء أنظمة التشغيل في الإعدادات الجديدة

أنواع إجراءات التشغيل القياسية | تنسيقات إجراءات التشغيل القياسية

بينما يمكن للمؤسسات استخدام تنسيق مفضل أو مخصص لكتابة إجراءات التشغيل القياسية الخاصة بها ، إلا أن هناك أنواعًا قليلة من تنسيقات SOP التي تستخدمها المؤسسات على نطاق واسع.

تنسيق قائمة التحقق

يأخذ هذا شكل قائمة المهام حيث يتم تحديد المهام المختلفة التي سيتم تنفيذها. هذا مناسب للفرق الصغيرة أو الأفراد الذين لا يحتاجون إلى تعليمات مفصلة.

تنسيق خطوة بخطوة

يستخدم هذا التنسيق قوائم ذات تعداد نقطي أو رقمي لتقديم إرشادات SOP. هذا التنسيق هو الأنسب للإجراءات أو العمليات التي تكون روتينية ومباشرة وسهلة المتابعة.

تنسيق هرمي

على غرار التنسيق خطوة بخطوة ، يشرح التنسيق الهرمي أيضًا الإجراءات خطوة بخطوة. ومع ذلك ، في هذا التنسيق ، تتم إضافة الخطوات الفرعية تحت كل خطوة أساسية كقوائم ذات تعداد نقطي أو رقمي لإبراز المعلومات الإضافية المطلوبة. هذا التنسيق هو الأنسب للإجراءات المعقدة التي تحتوي على الكثير من المعلومات.

تنسيق مخطط انسيابي

تساعد المخططات الانسيابية في تبسيط إجراءات التشغيل المعيارية المعقدة مع العديد من النتائج المحتملة التي لا يمكن التنبؤ بها من خلال التصور. يسلط هذا التنسيق الضوء أيضًا على كيفية ارتباط كل خطوة من خطوات العملية ببعضها البعض ، ومن ثم تحديد مسارها بوضوح لفهم أسهل.

كيفية كتابة إجراءات التشغيل القياسية وأفضل الممارسات

الخطوة الأولى: تحديد الإجراءات المراد توثيقها

تتمثل الخطوة الأولى في تحديد الأنشطة أو العمليات أو تدفقات العمل التي تحتاجها لكتابة إرشادات لها.

تحدث إلى خبير في العمليات أو موظفين فرديين لمعرفة الأنشطة التي يؤدونها يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا بنفس الطريقة تقريبًا. لديك خيار جمع المعلومات الضرورية هنا من خلال استطلاع وكذلك إذا كان التحدث إليهم صعبًا.

مع وجود هذه القائمة في متناول اليد ، يمكنك بعد ذلك المضي قدمًا في تحديد العمليات التي تحتاج إلى توحيدها.

إذا كان المتطلب هو تحديث SOP موجود ، فقم بمراجعته وتحسينه بمساعدة شخص لديه تدريب مناسب وخبرة في تنفيذ العملية ذات الصلة.

الخطوة الثانية: تحديد الهدف

بعد ذلك ، حدد الهدف من إنشاء مستند SOP. هل هو لمواءمة العمليات مع أولويات العمل؟ أو للتأكد من أن العمليات تعمل بشكل جيد؟ سيسمح لك تحديد سبب كتابة إجراءات التشغيل الموحدة ببنائها بشكل أكثر فعالية.

في حالة وجود SOP موجود ، حدد نقاط الألم أو العقبات في عملياتك التي تسبب التأخير والفشل وحدد التغييرات التي يجب إجراؤها لتحسينها.

الخطوة 3: اختر التنسيق

هناك مجموعة متنوعة من تنسيقات إجراءات التشغيل القياسية (SOP) التي تلبي متطلبات العمل المختلفة والعمليات المتضمنة. كما نوقش أعلاه ، تتضمن تنسيقات SOP هذه قوائم التحقق ، والتنسيق خطوة بخطوة ، والتنسيق الهرمي ، وتنسيق المخطط الانسيابي. يمكن تحديد أحد هذه التنسيقات بناءً على نوع المعلومات التي تريد مشاركتها.

الخطوة 4: تحديد المبدعين وأصحاب المصلحة

يجب كتابة إجراءات التشغيل الموحدة بواسطة خبراء متخصصين يشاركون بالفعل في تنفيذ العملية أو استخدامها.

عند كتابة إجراءات تشغيل قياسية للعمليات متعددة المهام ، ضع في اعتبارك نهج الفريق حيث يمكن الاستفادة من خبرات العديد من الأفراد المعنيين.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أيضًا إشراك المديرين التنفيذيين على مستوى C وقادة الإدارة لضمان تنفيذ إجراءات التشغيل الموحدة

• التوافق مع أولويات العمل عالية المستوى
• لديها الموارد والمعدات اللازمة لتنفيذها
• معقولة من حيث استهلاك الموارد والخدمات اللوجستية

نصيحة: سواء كنت تعتمد على مالك المهمة أو كاتب داخلي لتوثيق إجراءات التشغيل القياسية ، تأكد من أن لديهم مهارات الكتابة الفنية اللازمة والمعرفة المتعمقة بالعمليات التنظيمية ذات الصلة.

الخطوة الخامسة: تحديد الجمهور

إن معرفة من سيشير إلى إجراءات التشغيل الموحدة أمر ضروري لكتابتها بفعالية.

يجب كتابة إجراءات التشغيل الموحدة بتفاصيل كافية تسمح للموظفين ، حتى الأشخاص ذوي المعرفة والخبرة المحدودة بالعملية ، بإعادة إنتاج الإجراء دون إشراف.

من أجل تحديد مستوى التفاصيل التي يجب تضمينها في الإجراء التشغيلي الموحد ، عليك أولاً أن تفهم من تكتبه. قد يكون هذا موظفًا جديدًا دون أي معرفة مسبقة أو شخصًا أجرى الأنشطة عدة مرات. سيساعدك التعرف على احتياجاتهم على تخصيص الإجراء التشغيلي الموحد لفهمهم

• التركيز بدقة على واجباتهم
• استخدام اللغة والمصطلحات الصحيحة المألوفة لهم وتفسيرات المصطلحات الجديدة عليهم

نصيحة: تحدث إلى الموظفين المسؤولين في النهاية عن تنفيذ العمليات وتعرف على التحديات التي يواجهونها واستمع إلى اقتراحاتهم. باستخدام مساحة عمل مرئية مثل Creately ، يمكنك إحضار الجميع إلى نفس اللوحة لتسهيل التعاون أثناء تصور إجراءات التشغيل القياسية وتحريرها ومراجعتها.

الخطوة 6: قم بإنشاء مخطط تفصيلي للإجراء التشغيلي الموحد

بمجرد الانتهاء من كل شيء - العملية والمبدعين والجمهور والشكل - ابدأ في تخطيط المستند. فيما يلي المكونات النموذجية المضمنة في مستند SOP.

عناصر مستند SOP

• صفحة العنوان - هذا محجوز لتضمين المعلومات ذات الصلة بالمستند ، بما في ذلك اسم الإجراء التشغيلي الموحد وتاريخ الإنشاء ورقم التعريف الفريد وأسماء كتّاب المستند والقسم أو تعيين الأفراد الذين سينفذون SOP.
• جدول المحتويات - إذا لزم الأمر ، قم بتضمين جدول محتويات لتسهيل التنقل عبر المستند على أي شخص. هذا العنصر مفيد في حالة مستندات SOP التي تحتوي على صفحات متعددة.
• المعلومات التحضيرية - تشمل المعلومات الأولية مثل الغرض من الإجراء التشغيلي الموحد ، والأدوار والمسؤوليات ، والموارد ، والمواد ، والمعدات اللازمة ، واحتياطات السلامة.
• المنهجية والإجراءات - يشرح هذا القسم الإجراءات باستخدام تنسيق SOP المختار.
• مراقبة الجودة وضمانها - هذا هو المكان الذي يتم فيه تحديد القواعد أو الوسائل الأخرى لقياس أداء الموظف فيما يتعلق بإجراءات التشغيل الموحدة.
• المرجع ومسرد المصطلحات - هذا القسم محجوز لسرد الموارد الخارجية التي ذكرتها في المستند وشرح المصطلحات التي أشرت إليها بمزيد من التفصيل.

تلميح: قم بإرفاق التفاصيل المعقدة بمخططات مبسطة مثل المخططات الانسيابية أو خرائط العمليات أو الرسوم البيانية لسير العمل والرسوم التوضيحية لمساعدة القارئ على الفهم بشكل أفضل.

استخدم أسلوب كتابة متسق

يجب أن تكون إجراءات التشغيل الموحدة سهلة الفهم وموجزة ودقيقة لضمان فهم الجميع لها ومتابعتها بشكل صحيح ، وبالتالي تجنب مخاطر وانحرافات الجودة والسلامة. لهذا الغرض ، تأكد من أن إجراءات التشغيل القياسية ،

• تتم كتابتها باستخدام تنسيق خطوة بخطوة يسهل متابعته
• لا لبس فيها وليست معقدة للغاية
• تكتب باستخدام الصوت النشط والفعل المضارع. تجنب استخدام مصطلح "أنت" ولكن اذكر مصطلح "أنت"
• ليست طويلة وزائدة عن الحاجة
• التزم بدليل الأسلوب (أي نوع الخط وحجم الخط والألوان المستخدمة) الذي تستخدمه المنظمة
• استخدم المخططات الانسيابية لتصور العمليات التي يتم شرحها

الخطوة 7: مراجعة واعتماد إجراءات التشغيل الموحدة

يجب مراجعة إجراءات التشغيل الموحدة المكتوبة من قبل فرد واحد أو أكثر ممن لديهم المعرفة المناسبة بالعملية وتدريبهم وخبراتهم فيها. يجب على المراجعين تدوين ومشاركة أية مشكلات أو مخاوف يواجهونها أثناء مراجعة المستند. يمكن بعد ذلك تصحيح هذه قبل الموافقة.

نصيحة: احصل على الفرد المسؤول في النهاية عن تنفيذ العملية لاختبار إجراءات التشغيل الموحدة التي تمت صياغتها قبل الانتهاء منها.

لكي تكون فعالة ، يجب أن تظل إجراءات التشغيل الموحدة حديثة. وهذا يستلزم مراجعتها وتحديثها وإعادة اعتمادها بانتظام كلما طرأت تغييرات على الإجراءات.

يجب أيضًا مراجعة إجراءات التشغيل الموحدة هذه بشكل منهجي كل عام إلى عامين للتأكد من ملاءمتها. كأفضل ممارسة ، اذكر دائمًا تاريخ مراجعة إجراءات التشغيل الموحدة التي تمت مراجعتها. في حالة عدم اتباع عملية معينة ، قم بإزالتها من الملف وأرشفتها.

نصيحة: تأكد من أن مستندات الإجراء التشغيلي الموحد متاحة بسهولة إما بنسخة ورقية أو رقمية ، خاصة لأولئك الذين يشاركون بشكل مباشر في تنفيذ الأنشطة. إنشاء مكتبة SOP باستخدام Creately ؛ مركزية جميع المستندات والموارد والروابط والمرئيات الضرورية المتعلقة بوثائق SOP الخاصة بك في مساحة عمل متصلة واحدة حيث يمكنك التعاون في الوقت الفعلي من خلال مؤتمرات الفيديو والتحرير المتزامن.

هل أنت جاهز لكتابة إجراءات التشغيل القياسية الخاصة بك؟

تتيح لك إجراءات التشغيل الموحدة (SOPs) اتخاذ أفضل أساليب العمل في شركة وإنشاء مستند بسيط لأفضل الممارسات التي تمكن الجميع من أداء أفضل ما لديهم فيما يقومون به. في هذا المنشور ، قمنا بتغطية كل شيء بدءًا من كيفية كتابة إجراءات تشغيل قياسية فعالة إلى القوالب التي يمكنك استخدامها على الفور. اتبع الخطوات لإنشاء واحدة بنجاح.

شارك تجربتك ورؤيتك معنا في قسم التعليقات أدناه.