هل تم تكليفك بإدارة مثيل HubSpot لشركتك؟ هذا عمل كبير. ويبدأ بجعل بوابتك منظمة ومبسطة.

يعد الحفاظ على نظافة حساب HubSpot الخاص بك هو المفتاح لإدارة HubSpot الناجحة.

إذا كنت قد ورثت حسابًا موجودًا ، فقد يكون من الصعب معرفة من أين تبدأ. مع وجود الكثير من الترابط بين الصفحات المقصودة وعبارات الحث على اتخاذ إجراء والروابط والصور وغير ذلك ، فإن سحب سلسلة رسائل قبل الأخرى يمكن أن يتسبب في ارتباطات معطلة وتجارب سيئة للمستخدم.

في هذه المقالة ، نناقش سبب أهمية وجود استراتيجية تنظيمية واضحة للنمو القابل للتوسع باستخدام HubSpot والترتيب الصحيح لتنظيف أصول HubSpot الخاصة بك.

شاهد المزيد عن الترتيب المثالي والخطوات الدقيقة أدناه. أو انتقل إلى هذا القسم الآن.

لماذا أحتاج إلى الاحتفاظ بأصول HubSpot نظيفة؟

إذا كنت تقرأ هذا المنشور ، فمن المحتمل أن يكون لديك بالفعل القليل من الفوضى في مثيل HubSpot الخاص بك. سواء أكان أكثر من 50 نسخة من شعارك في ملفات HubSpot أو العشرات من قوالب الصفحة المقصودة المستنسخة في مدير التصميم الخاص بك ، فإن البوابة الفوضوية وغير المنظمة تسبب الصداع.

لماذا تجعل البوابة الفوضوية إدارة HubSpot أكثر صعوبة:

• مشاكل العلامة التجارية - عندما يختار فريق العمل لديك قوالب قديمة لرسائل البريد الإلكتروني والصفحات المقصودة وغير ذلك ، فقد تتسبب في كوابيس العلامة التجارية - أو الامتثال - لشركتك.
• مشاكل التحجيم - إذا كان لديك نسخة واحدة فقط من شعارك ، فمن السهل بما يكفي استبدال هذا الملف في أي مكان يوجد فيه عند إعادة التصميم. من ناحية أخرى ، إذا كان لديك مئات الشعارات بأحجام وأشكال ومواقع مختلفة ، فقد تجد نفسك بدلاً من ذلك تقضي ساعات وساعات في استبدال المحتوى الذي كان من الممكن أن يستغرق 15 ثانية لاستبداله. ينطبق هذا أيضًا على المناطق العامة الأخرى مثل الرؤوس والتذييلات وقوائم الموقع والوحدات النمطية الافتراضية والمزيد.
• الوقت المهدر والمال والجهد - يعد الفرز عبر مئات الملفات والقوالب والوحدات النمطية - كما تعلم - ليس استخدامًا استراتيجيًا لوقتك. إذا لم تتمكن من العثور على ما تبحث عنه على الفور ، فقد ينتهي بك الأمر إلى الاستعانة بمصادر خارجية أو تصميم واحد جديد.

ما هو التحدي الأكبر عند تنظيم بوابة HubSpot Marketing الخاصة بك؟

كل شيء في بوابة HubSpot متصل. هذا جزء من السبب الذي يجعل استخدام HubSpot جزءًا لا يتجزأ من إغلاق الحلقة في استراتيجية التسويق الخاصة بشركتك.

ولكن يمكن أيضًا أن يجعل تنظيف الأصول أمرًا صعبًا للغاية.

في اللحظة التي يتم فيها تحميل جهة اتصال ، يمكن رعايتها من خلال وسائل التواصل الاجتماعي والبريد الإلكتروني ومنشورات المدونات وصفحات مواقع الويب المختلفة. الشعار الذي تقوم بتحميله في إعدادات موقع الويب هو الشعار الذي سيشاهدونه على موقع الويب الخاص بك وأي رسائل بريد إلكتروني ترسلها من HubSpot. قد يظهر التذييل المستخدم في الصفحة الرئيسية للمجموعة العالمية على أكثر من 50 صفحة أخرى.

هذا يعني أنه لا يمكنك فقط تسجيل الدخول والبدء في حذف المحتوى. خاصة إذا كانت بوابتك الإلكترونية نشطة لأكثر من عامين ، أو إذا كان لديك عدة موظفين يعملون في HubSpot.

قد يؤدي حذف شعار واحد إلى حذف كل شعار مستخدم عبر الموقع. تمامًا مثل حذف جهة اتصال واحدة ، قد يؤدي ذلك إلى حذف كل سجلها في CRM المدمج الخاص بك.

كيف تحافظ على تنظيم بوابة التسويق الخاصة بك

الخطوة الأولى والأكثر أهمية هي تحديد اصطلاح تسمية للمحتوى الخاص بك. تجعل اصطلاحات التسمية المحتوى الخاص بك قابلاً للبحث ويسهل تنظيمه.

كيفية تطوير اصطلاح تسمية محتوى HubSpot

فيما يلي بعض الأمثلة على إرشادات اصطلاحات التسمية التي يمكنك استخدامها لمحتوى التسويق الخاص بك في HubSpot.

نوع المحتوى	اصطلاح التسمية المقترح	مثال
الحملات	اسم الحملة - تاريخ بدء الحملة	حملة تصنيع الرصاص - الربع الأول 2020
الصفحات المقصودة ، رعاية سير العمل	اسم الحملة - اسم المحتوى - سنة النشر	حملة رواد التصنيع - قائمة التحقق النهائية لكفاءة خط التجميع - 2020
رعاية رسائل البريد الإلكتروني	اسم حملة التغذية (أو سير العمل) - رقم البريد الإلكتروني في التسلسل	رعاية العملاء المحتملين - البريد الإلكتروني رقم 2
القوائم ، سير العمل الداخلي ، رسائل البريد الإلكتروني التسويقية لمرة واحدة	اسم وصفي للغاية - ضع في اعتبارك إضافة التاريخ	نشرة التصنيع - مايو 2021
القوالب والوحدات النمطية والمجلدات في مدير التصميم	اسم الصفحة - السنة	الصفحة الرئيسية - 2020
المعايير العالمية أو الإقليمية أو اللغة	رمز البلد - مؤشر اللغة - اسم المحتوى	الولايات المتحدة - EN - حملة التصنيع - الربع الثالث 2020

تم تصميم اصطلاح التسمية هذا خصيصًا لتمكين البحث السهل في كل أداة. إن العثور على أصولك بشكل أسرع يجعل حياتك أسهل كثيرًا خلال 6-12 شهرًا من الآن.

أفضل الممارسات لتحميل الملفات وتسميتها في HubSpot

عند تحميل الصور والملفات وملفات PDF ومقاطع الفيديو وما إلى ذلك إلى HubSpot ، فإن الخيار الأفضل هو إعطاء ملفك اسمًا وصفيًا للغاية. إذا كان ملف صورتك يبدو كالتالي: GettyImage291830 - يجب أن تستغرق بضع دقائق إضافية لإعادة تسمية هذا الملف.

في غضون ستة أشهر من الآن ، قد تبحث عن تلك الصورة الرائعة لامرأة شابة تراسلها على هاتفها - لكنك لن تجدها أبدًا إذا تم تسميتها بشيء غير مرتبط تمامًا.

بالإضافة إلى ذلك ، قد لا يكون من الحكمة إضافة عام إلى أسماء الملفات الخاصة بك - خاصة بالنسبة للمحتوى الذي تريد أن يكون دائمًا.

لنفترض أنك قمت بتصوير ندوة رائعة حقًا على الويب في عام 2020 ستكون مناسبة لسنوات قادمة. إذا ظهر "2020" في اسم الملف ، فعندما يقوم شخص ما بتنزيل الفيديو في عام 2022 ، يظهر على الفور مؤرخًا.

نصيحة للمحترفين: نوصي بشدة بإنشاء دليل معايير HubSpot الذي يحدد بوضوح معايير مؤسستك. سيؤدي هذا إلى التأكد من أن كل فرد في الشركة يعرف كيفية الحفاظ على البوابة منظمة.

استخدم مجلدات HubSpot لإدارة المحتوى

تتوفر المجلدات للعديد من المجالات الرئيسية في HubSpot بما في ذلك صفحات موقع الويب والصفحات المقصودة ورسائل البريد الإلكتروني ومهام سير العمل والمزيد. يمكن أن تساعدك المجلدات:

• قم بتنظيم المحتوى الخاص بك حسب الأهمية أو من خلال العمليات الرئيسية: على سبيل المثال ، قد ترغب في الاحتفاظ بجميع مهام سير العمل المؤتمتة الخلفية الهامة في مجلد واحد. قد ترغب أيضًا في وضع جميع الإشعارات الداخلية التلقائية في مجلد واحد.
• تنظيم المحتوى الخاص بك عن طريق الحملة: حتى تتمكن من رؤية كل ما لديك على الهواء مباشرة لعرض أو حملة معينة في مكان واحد
• نظّم المحتوى الخاص بك حسب البلد أو المنطقة أو الملكية: بحيث يمكنك تعيين أذونات رئيسية لأجزاء معينة من المحتوى في ثوانٍ.

نصيحة للمحترفين: أرشفة المحتوى طريقة رائعة لنقل المحتوى الذي لا تستخدمه - ولكنك لست جاهزًا للحذف بعد - خارج مناطق المحتوى الرئيسية. ومع ذلك ، نوصي بشدة بإضافة اصطلاح التسمية [مؤرشف] إلى بداية اسم المحتوى الداخلي الخاص بك.

لماذا ا؟ في وقت لاحق ، عندما تذهب إلى حذف الملفات والوحدات النمطية وما إلى ذلك ، ستتمكن من معرفة ما إذا كانت تظهر في المحتوى المباشر أو المؤرشف من خلال وجود المصطلح "مؤرشف" في اسم المحتوى الخاص بك.

أفضل طريقة لإدارة بوابة HubSpot الخاصة بك

إذا تم تكليفك بإعادة تنظيم بوابة HubSpot لشركتك ، فلا داعي للذعر. لدينا الترتيب المثالي للعمليات للتعامل مع التنظيف والإدارة طويلة المدى. باتباع هذه الخطوات ، يمكنك التأكد من عدم إسقاط حملة بأكملها ببساطة عن طريق أرشفة بريد إلكتروني.

كيفية مراجعة وتنظيف أصول HubSpot Marketing الخاصة بك

1. إدارة قاعدة بيانات الاتصال

نوصي بالبدء بتنظيف قاعدة بيانات جهات الاتصال لأن معظم عملاء HubSpot يحصلون على فاتورة بعدد جهات الاتصال المتاحة في نظامهم.

يجب عليك إزالة جهات الاتصال التي تحتوي على:

• غير مشترك في جميع محتويات البريد الإلكتروني (أو تم وضع علامة عليك كرسائل غير مرغوب فيها)
• ارتدت بشدة من بوابتك الإلكترونية (أو ارتدت عالميًا - مما يعني أنها ارتدت بشدة من بوابة مستخدم HubSpot أخرى)

يمكنك أيضًا التفكير بانتظام في إزالة العدسات اللاصقة التي:

• لم تكن نشطة لمدة 2-3 مرات أطول من أطول دورة مبيعات لديك. هذه الاتصالات غير متفاعلة إلى حد كبير وليس من المرجح أن تعاود الانخراط. إليك مقالة رائعة حول أهمية تصفية البريد الرمادي في HubSpot.
• لا تناسب شخصية (شخصيات) المشتري المستهدفة - على سبيل المثال ، إذا كان حجم شركتهم صغيرًا جدًا ، أو إذا كانوا بائعين أو حاولوا بيع شيء ما لك ، أو إذا كانوا يبحثون عن وظيفة ، وما إلى ذلك.

قبل حذف جهات الاتصال ، ضع في اعتبارك الآثار المترتبة على فقدان البيانات التالية:

• بيانات تقديم النموذج
• معلومات زيارة الموقع
• قائمة بيانات العضوية (على سبيل المثال ، المعلومات الخاصة بهم كجزء من القوائم الثابتة)
• البيانات من عمليات الدمج (على سبيل المثال ، Salesforce ، Wistia ، GoToWebinar ، SurveyMonkey)
• بيانات انتقال مرحلة دورة الحياة
• معلومات حول إكمال الحدث المخصص

ومع ذلك ، فإن الاحتفاظ بجهات الاتصال التي لا يمكنك التسويق لها - في الغالب) يعد إهدارًا للمساحة في بوابتك. ما لم تكن تقوم بتشغيل الذكاء الاصطناعي المتقدم في تسجيل النقاط وتحتاج إلى الاحتفاظ بجهات الاتصال المغلقة المفقودة لأغراض إعداد التقارير ، فإننا نوصي بتنظيف بوابتك من جهات الاتصال "غير القابلة للاستخدام" على فترات منتظمة.

يعد إلغاء تكرار جهات الاتصال والشركات طريقة رائعة لتوفير مساحة والتأكد من أن لديك تكامل بيانات قوي. فيما يلي دليل حول كيفية تدقيق جهات الاتصال وإلغاء تكرارها.

ملاحظة مهمة قبل الانتقال إلى الخطوة 2: في حين أن تنظيف خصائص جهات الاتصال الخاصة بك هو من الناحية الفنية الخطوة رقم 9 في هذه المقالة ، فإننا نوصي بشدة بتدقيق خصائصك قبل المضي قدمًا. حدد تكرارات الخصائص ، والخصائص التي لن يتم استخدامها بعد الآن ، وتلك التي يجب ولا يجب استخدامها في النماذج ومهام سير العمل والتكاملات. تتبع ذلك في جدول بيانات أو مستند منفصل. سيضمن هذا إعدادك للنجاح في الخطوات التالية. وسيجعل حذف الخصائص عندما تصل إلى الخطوة رقم 9 أسهل بكثير.

2. راجع عمليات تكامل HubSpot

الآن بعد أن تم تنظيف قاعدة بيانات جهات الاتصال لديك ولديك فكرة قوية عن الخصائص التي ستبقى وتذهب - تأكد من أنك تأخذ الوقت الكافي لمراجعة عمليات التكامل الخاصة بك. قضاء بعض الوقت في المراجعة:

• ما هي عمليات الدمج النشطة حاليًا؟
• كيف تتدفق البيانات بين الأنظمة؟
• هل هذا ما تريد؟ ما الذي يمكن إيقافه أو إزالته؟
• هل لديك حساب مع Zapier؟ ما هي الزابز الحية؟

إذا كنت تستخدم HubSpot> تكامل Salesforce ، فقد حان الوقت لمراجعة:

• قائمة إدراج Salesforce الخاصة بك
• إعدادات مزامنة Salesforce أو CRM

3. تنظيف صفحات موقع HubSpot المقصودة والموقع

من المهم حقًا أن تبدأ بتنظيف أصولك التسويقية الكبيرة قبل الانتقال إلى الأصول الأصغر مثل النماذج ومتابعة رسائل البريد الإلكتروني. أنت لا تريد أبدًا أن يأتي شخص ما إلى صفحة بها أصول معطلة. أفضل طريقة لمنع ذلك هي البدء من الأعلى والعمل لأسفل.

احذف (أو أرشفة) المحتوى الذي لم يعد يقدم قيمة لعملك. توضح لك هذه المقالة كيفية تقييم أداء صفحتك حتى تتمكن من اتخاذ قرارات إستراتيجية بشأن ما يجب الاحتفاظ به وما يجب إزالته.

ملاحظة مهمة: كما ذكرنا أعلاه ، إذا قمت بأرشفة المحتوى الخاص بك ، فحاول إضافة اصطلاح التسمية [مؤرشف] إلى بداية اسم المحتوى الداخلي الخاص بك. سيوفر لك هذا الكثير من الوقت والجهد لاحقًا.

بشكل عام ، نوصي بإعادة توجيه المحتوى المؤرشف / المحذوف إلى صفحة وثيقة الصلة للغاية كعنصر احتياطي. خاصة إذا قمت بالترويج للصفحة بشكل كبير على وسائل التواصل الاجتماعي ، أو عبر البريد الإلكتروني ، أو إذا كان لديك عبارات تحث المستخدم على اتخاذ إجراء تشير إلى المحتوى.

ضع في اعتبارك مكان ظهور عروضك على موقعك وفي المحتوى المباشر الآخر.

قد تحتاج إلى إزالة الإشارات إلى صفحتك المقصودة من:

• مركز موارد موقع الويب الخاص بك
• قائمة التنقل أو التذييل
• الشريط الجانبي لمدونتك
• حملات الرعاية الخاصة بك أو رسائل البريد الإلكتروني
• صفحة (صفحات) العمود الخاصة بك

نصيحة للمحترفين: أثناء قيامك بأرشفة الصفحات المقصودة أو حذفها ، يمكنك أيضًا التفكير في حذف أو أرشفة البريد الإلكتروني للمتابعة الذي تمت إضافته مباشرةً إلى محرر الصفحة المقصودة. سيوفر لك هذا الوقت في الخطوة 7 ، تنظيف البريد الإلكتروني.

4. توحيد HubSpot CTAs الخاص بك

يعد تنظيف CTAs بعد ذلك أمرًا بالغ الأهمية لأنك لا تريد توجيه زوارك إلى محتوى لم يعد موجودًا. إذا كنت قد استخدمت اصطلاح تسمية مبكرًا ، فسيكون من السهل تحديد عبارات الحث على اتخاذ إجراء التي تشير إلى المحتوى الخاص بك.

في لوحة معلومات الحث على الشراء ، سيسلط عمود "المواقع" الضوء على عدد الأماكن التي تظهر فيها عبارة الحث على الشراء وأين تظهر.

في المثال أدناه ، تظهر عبارة CTA الخاصة بنا في 56 مكانًا. يمكننا إما حذف CTA (والتي ستسحبها من كل المحتوى). قد يكون ذلك محفوفًا بالمخاطر إذا استخدمت نصًا لاستدعاء CTA. إذا كان لديك محتوى ذي صلة - يمكننا إعادة تصميم CTA الحالي وتحديث عنوان URL. سيؤدي هذا إلى تحديثه في جميع الأماكن الـ 56.

بدلاً من ذلك ، للحصول على تجربة مستخدم أكثر دقة ، يمكنك التنقل إلى جميع الأماكن البالغ عددها 56 وإزالة / استبدال عبارات الحث على اتخاذ إجراء بالكامل.

5. تنظيف نماذج HubSpot الخاصة بك

الآن بعد أن عرفت المحتوى الذي يظل مباشرًا والمحتوى المؤرشف ، يمكنك تنظيف النماذج الخاصة بك. قم بإزالة النماذج التي لا تظهر في أي محتوى مباشر. ستتمكن من معرفة ما إذا كانت تظهر فقط على المحتوى المؤرشف بسبب اصطلاح التسمية الذي أضفته في الخطوة رقم 3.

لتبسيط المراجعة ، حاول تنظيم لوحة معلومات النماذج حسب عدد الصفحات التي يظهر عليها النموذج:

ملاحظة: لن يظهر لك هذا العرض إذا كان النموذج قد تم تضمينه في صفحات خارجية (ليست HubSpot).

نصيحة للمحترفين: أثناء تدقيق النماذج ، قد ترغب أيضًا في البحث عن فرص لتنفيذ إستراتيجية نموذج جيد - مثل إضافة التنميط التدريجي ، وإضافة موافقة القانون العام لحماية البيانات ، وتعيين طلبات الحقول الخاصة بك إلى قيمة العرض ، والمزيد.

تأكد من مراجعة النماذج "المنبثقة" الخاصة بك أيضًا وإزالة أي نماذج تروج لمحتوى لم تعد تقدمه من تنظيف الصفحة المقصودة.

6. تبسيط مهام سير عمل HubSpot

يجب تنظيف مهام سير العمل قبل رسائل البريد الإلكتروني حتى تعرف المحتوى المغذي الذي لم تعد تحتفظ به. هذا يجعل من السهل إزالة رسائل البريد الإلكتروني كخطوة تالية.

لتنظيف سير عمل HubSpot ، نوصي بتنظيم لوحة معلومات سير العمل من خلال:

• مسجل نشط - سيُظهر لك هذا سير العمل الذي يحتوي حاليًا على جهات اتصال تمر عبرها.
• تاريخ آخر تحديث - سيُظهر لك هذا آخر مرة قام فيها شخص ما في فريقك بإجراء تعديل على سير العمل - ملاحظة ، قد يكون هذا التعديل كبيرًا أو صغيرًا ، لذا يجب مراجعة كل سير عمل
• تاريخ الإنشاء - لمعرفة متى تم إنشاء سير العمل الأصلي.

استخدم هذه المرشحات لتحديد أولويات مراجعتك. إذا كان هناك 1000 جهة اتصال مسجلة حاليًا في سير عمل تم إنشاؤه في عام 2014 - فمن المحتمل أن يكون المحتوى قديمًا للغاية. ضع في اعتبارك إيقاف تدفقات التنشئة القديمة حقًا مؤقتًا حتى تتمكن من مراجعة المحتوى والتأكد من أدائها.

قم بمراجعة أو إيقاف تشغيل أو حذف إنشاء العملاء المحتملين أو تعزيز تدفقات العمل التي لم تعد تخدم إستراتيجية التسويق الخاصة بك بشكل منهجي.

نصيحة للمحترفين : قد تفكر أيضًا في أرشفة أو حذف رسائل البريد الإلكتروني المرتبطة بسير العمل الذي تقوم بإزالته من أجل تسهيل الخطوة التالية.

عند تنظيف مهام سير العمل الأخرى - مثل الإشعارات التلقائية والإعدادات الخلفية والحلول البديلة والمزيد - من المهم أن تأخذ الوقت الكافي لفهم الترابط بين كل شيء. أحيانًا يساعد تخطيط سير العمل على الورق أو على السبورة البيضاء.

عندما تكون في شك ، حاول أن تفهم ما تحتاج إلى تحقيقه وتبسيطه من هناك.

في بعض الحالات ، نوصي أيضًا بالبدء تمامًا من نقطة الصفر.

يمكن أن يساعدك العمل مع مدرب HubSpot معتمد في اتخاذ قرارات مستنيرة حول كيفية تبسيط سير العمل وتعقيده ببساطة. إذا أخبرك أمعائك أنه يجب أن يكون أسهل - فمن المحتمل أن يكون!

7. تنظيف رسائل البريد الإلكتروني HubSpot

الآن بعد أن قمت بتنظيف عروضك وعبارات الحث على اتخاذ إجراء وسير العمل ، يمكنك الانتقال والبدء في سحب الأعشاب الضارة من أداة البريد الإلكتروني الخاصة بك.

أولاً ، قم بتصفية أداة البريد الإلكتروني الخاصة بك حسب نوع البريد الإلكتروني = آلي. سيُظهر لك هذا جميع رسائل البريد الإلكتروني التي يتم إطلاقها حاليًا في الخلفية.

بعد ذلك ، حاول تنظيم العرض حسب تاريخ "آخر تحديث"

يجب أن يمنحك هذا فكرة قوية جدًا عن رسائل البريد الإلكتروني التي لم يتم تحريرها في وقت ما ، ولكنها لا تزال موجودة في مكان ما. ابدأ في حذف أو أرشفة رسائل البريد الإلكتروني التي لم تعد متصلة بالمحتوى المباشر.

الآن هو الوقت المناسب لمراجعة أي رسائل بريد إلكتروني "للمتابعة" - رسائل البريد الإلكتروني المرسلة بعد إرسال نموذج الصفحة المقصودة - لأي رسائل بريد إلكتروني ربما فاتتك أثناء تنظيف الصفحة المقصودة.

نوصي بشدة أيضًا بمراجعة رسائل البريد الإلكتروني في مجلد المسودة:

إذا كان لديك مسودات بدأت منذ أسابيع (أو حتى سنوات) - فقم بتطهير كل هؤلاء!

قد ترغب في الاحتفاظ بدفعاتك ورسائل البريد الإلكتروني العادية كما هي. تحتوي على نشاط ارتباط بالبريد الإلكتروني قد يكون مهمًا لتقاريرك في المستقبل.

8. تنظيم مدير الملفات ومدير التصميم

الآن بعد أن قررت المحتوى الذي سيبقى وما الذي يجري ، حان الوقت لتنظيف الملفات والقوالب غير المستخدمة.

اعتمادًا على حجم المحتوى لديك في هذين المجالين ، قد يكون هذا هو الجانب الأكثر كثافة في عملية التنظيف. خاصة إذا لم يتم تسمية صورك ووحداتك بشكل جيد. يمكنك التفكير في الاستعانة بمصادر خارجية لهذا التنظيف. لكننا نوصي بشدة بما يلي:

• إزالة الملفات والقوالب التي لم تعد قيد الاستخدام
• إعادة تسمية الملفات والقوالب الموجودة باتباع اصطلاح التسمية الخاص بك
• نقل ملفاتك وقوالبك إلى مجلدات إستراتيجية ستساعدك في تحديد موقع المحتوى بسرعة
• استبدال الملفات القديمة القديمة بأخرى جديدة حيث تظهر مباشرة

8. تنظيف خاصية HubSpot

الآن بعد أن أصبح التسويق الخاص بك في حالة أفضل ، حان الوقت لمراجعة بعض المواد الخلفية الخاصة بك. سيكون من الأسهل تحديد الخصائص التي يتم استخدامها بنشاط الآن بعد أن تم تنظيف النماذج الخاصة بك.

قبل البدء ، من أفضل الممارسات أن تقوم بتصدير محفوظات الممتلكات بالكامل واستيرادها إلى مدير الملفات الخاص بك لحفظها بشكل آمن. يضمن هذا تكامل البيانات في حالة حذف شيء ما تبين أنه مهم في المستقبل. أسهل طريقة للقيام بذلك هي:

1. قم بعمل قائمة بجميع جهات الاتصال
2. حدد للتصدير
3. حدد كل الخصائص
4. تصدير كملف CSV
5. أضف إلى ملفات HubSpot لحفظها

بمجرد الانتهاء من التصدير ، حان الوقت لإزالة الممتلكات غير المستخدمة. بعد ذلك ، ادمج الخصائص شديدة الارتباط معًا للحصول على أقصى قيمة من قاعدة البيانات الخاصة بك.

ملاحظة: لا يمكنك إزالة خصائص HubSpot الافتراضية في الوقت الحالي. لكن يمكنك جعلها غير متوفرة في النماذج. المزيد عن ذلك أدناه.

نوصي بشدة بأخذ هذا الوقت لتحديد الخصائص التي يجب أن تكون متاحة في النماذج وأيها لا ينبغي. هذا مهم بشكل خاص إذا كان لديك حقول مخصصة تحتاج إلى أن يستخدمها فريقك بدلاً من حقول HubSpot الافتراضية. لمنع الالتباس عند إنشاء النماذج ، يمكنك تحديد ما هو مرئي في النماذج وما هو غير مرئي.

ما عليك سوى تحرير الخاصية وتحديد / إلغاء تحديد المربع الذي يشير إلى ما إذا كان يجب إتاحة الحقل في النماذج والروبوتات:

كن حذرًا في تحديد أولويات الحقول التي يتم استخدامها في عمليات الدمج الخاصة بك - مثل Salesforce أو من خلال عمليات التكامل وواجهات برمجة التطبيقات الأخرى.

10. أصول HubSpot الأخرى لمراجعتها بانتظام

هناك مناطق أخرى في HubSpot تحتاج إلى إدارة منتظمة. وتشمل هذه:

• الحملات
• التقارير ولوحات التقارير
• تسجيل النقاط الرئيسية
• مستخدمي وأذونات HubSpot
• الإعداد الاجتماعي الخاص بك وإعداد التقارير
• محتوى المدونة وإدارة Cruft
• عمليات إعادة توجيه URL
• إعدادات اللائحة العامة لحماية البيانات

فيما يلي بعض النصائح لتنظيف البوابة التي يجب وضعها في الاعتبار:

1. تأكد من عدم حذف أو أرشفة المحتوى الذي يتم استخدامه في المحتوى المباشر على موقعك. يجعل HubSpot من السهل رؤية مكان استخدام المحتوى. في معظم الحالات ، ستتلقى "تحذيرًا" قبل حذف المحتوى الذي يتم استخدامه في مكان آخر. لكن من الأفضل دائمًا التحقق. استخدم هذه الموارد لمساعدتك في تحديد مكان تبعيات مشتركة في HubSpot:

• كيف تتحقق من استخدام ملف من مدير الملفات في مكان آخر
• كيف تتحقق من استخدام نموذج على صفحة مقصودة

2. تستغرق هذه العملية الكثير من الوقت. سواء كنت تتعامل مع هذا التنظيف بنفسك ، أو كان لديك فريق يساعدك ، فكن على دراية بأن هذه العملية تستغرق وقتًا طويلاً. ستحتاج إلى تخصيص ثماني ساعات عمل على الأقل لكل منطقة من HubSpot تقوم بتنظيفها. قد تجد أن هذا الرقم يتضاعف ثلاث مرات أو أربع مرات اعتمادًا على كمية المحتوى الموجودة في بوابتك ومدى معرفتك بالبرنامج.

3. تتبع ما تفعله. احتفظ بقائمة نقطية لما تكمله. ستساعدك هذه القائمة على تذكر المجالات التي عالجتها بالفعل ، ولكن يمكن أيضًا استخدامها لإبلاغ فريق التسويق أو المدير عن التقدم الذي أحرزته.

ضع في اعتبارك استخدام أداة مجانية مثل Trello لتنظيم هذه الجهود.

4. لا بأس في الأرشفة. إذا كنت قلقًا بشأن النقر على "حذف" على المحتوى الخاص بك ، فقد يكون هناك سبب وجيه لذلك. تُعد إزالة المحتوى من HubSpot - بما في ذلك جهات الاتصال أو رسائل البريد الإلكتروني أو القوائم - دائمًا. ومن المحتمل ألا يتمكن فريق الدعم الفني في HubSpot من مساعدتك في استعادة بياناتك المفقودة. عندما تكون في شك ، قم ببساطة بإلغاء نشر المحتوى الخاص بك وأرشفته. يتيح لك ذلك الاحتفاظ بالبيانات التحليلية التاريخية ، وإعادة النشر في حالة احتياجك للوصول إليها في المستقبل.

ومع ذلك ، يمكن أن يصبح صندوق الأرشيف الخاص بك مرهقًا في إدارته أيضًا. ضع في اعتبارك حذف مجلد الأرشيف بشكل جماعي بعد 6-12 شهرًا من عدم الاستخدام.

5. قم بتصدير محفوظات الاتصال الخاصة بك قبل أن تبدأ. إذا تم تكليفك بإزالة جهات الاتصال من قاعدة البيانات الخاصة بك ، فمن الأفضل تصدير قاعدة البيانات بأكملها قبل الضغط على زر الحذف الأحمر الكبير. اتبع هذه الخطوات ، ثم قم باستيراد ملف .csv إلى HubSpot File Manager باستخدام اصطلاح تسمية مثل: HubSpot Contact Database - All Data / All Time - Date. سيسمح لك هذا بالوصول إلى معلومات الاتصال الأولية الخاصة بك في حال احتجت إلى الوصول إليها في المستقبل.

على مر السنين ، ساعدنا في عمليات تنظيف HubSpot أكثر مما يمكننا الاعتماد عليه. إذا كان لديك سؤال أو ظرف فريد يمكننا المساعدة فيه ، أرسل لنا سطرًا في التعليقات.

هل تحتاج إلى إحضار موارد إضافية لإكمال تنظيف HubSpot؟ نحن نقدم العديد من خدمات التسويق والإدارة HubSpot لعملائنا - لا تتردد في الاتصال بفريقنا والسؤال عن كيف يمكننا المساعدة!