الدليل السهل لتخطيط الموارد البشرية باستخدام الأدوات والقوالب

ليس سراً أن مفتاح التشغيل السلس المستمر للمؤسسة هو موظفوها - حسنًا ، النوع المناسب من الموظفين الماهرين الذين يقومون بعملهم بشكل صحيح. والطريقة لجعل هذا النوع من الموظفين يعملون في مؤسستك لا يمكن تحقيقه إلا من خلال التخطيط المناسب للموارد البشرية.

في هذا المنشور ، قمنا بتبسيط عملية الموارد البشرية لك من خلال إرشادك خلال كل خطوة من خطواتها. استفد من القوالب المتوفرة لتبسيط عملية التخطيط بشكل أكبر.

ما هو تخطيط الموارد البشرية

تخطيط الموارد البشرية هو العملية التي تقوم من خلالها المنظمات بتقييم الموارد البشرية الحالية ، والتنبؤ بالمتطلبات أو الضرورات المستقبلية ، وتحديد الثغرات والتوصل إلى خطة لملئها.

بشكل أساسي ، يساعدك تخطيط الموارد البشرية ، المعروف أيضًا باسم تخطيط القوى العاملة وتخطيط القوى العاملة ، على ضمان حصولك على العدد المناسب من الأشخاص ذوي المهارات ذات الصلة في النوع المناسب من الوظيفة في الوقت المناسب.

أهمية تخطيط الموارد البشرية

يلعب تخطيط الموارد البشرية دورًا رئيسيًا في التأكد من إتاحة المهارات اللازمة للمنظمة كلما دعت الحاجة إلى تحقيق أهدافها الاستراتيجية. بالإضافة إلى ذلك ، هناك العديد من الأسباب الأكثر أهمية التي تجعل تخطيط الموارد البشرية أمرًا بالغ الأهمية للمؤسسة.

• يساعد على التأكد من استخدام القوى العاملة الحالية على النحو الأمثل
• يدعم تحقيق الأهداف والغايات الإستراتيجية للمنظمة من خلال ضمان توظيف النوع المناسب من الأشخاص لتلبية الطلب على العمالة في الوقت المناسب
• يوفر المعلومات اللازمة لتنفيذ وظائف الموارد البشرية الأخرى مثل التوظيف والاختيار والترقية والتدريب والتطوير وما إلى ذلك ، وتحديد سياسات الموارد البشرية
• يساعد المنظمة على التكيف مع التغييرات في البيئة التي تسببها المنافسة والتكنولوجيا والسياسات الحكومية وما إلى ذلك والتي قد تؤدي إلى الحاجة إلى موظفين جدد ومهارات جديدة وما إلى ذلك.
• يساعد في تحديد متطلبات العمالة اللازمة لتنفيذ خطط التوسع والتنويع بنجاح
• كما أنه يساعد في توقع أوجه القصور أو الفائض في القوى العاملة واتخاذ الخطوات اللازمة للتعامل مع الموقف
• يساعد في تطوير الخطط المهنية للموظفين الأفراد وتحديد التدريب والتطوير الذي يحتاجون إليه

4 خطوات في عملية تخطيط الموارد البشرية

هناك 4 خطوات واسعة في عملية تخطيط الموارد البشرية.

الخطوة 1: تحديد العرض الحالي للموارد البشرية

تبدأ عملية التخطيط بتحليل تجمع العمالة الحالي. حدد نقاط القوة والضعف في مؤسستك فيما يتعلق بعدد الموظفين ، ومهاراتهم ، وخبراتهم ، ومؤهلاتهم ، والمناصب ، ومستويات الأداء ، والعمر ، والمزايا ، ومستويات الرواتب ، واللغات المنطوقة ، والتوظيف السابق ، وما إلى ذلك.

هناك عدة طرق يمكنك اتباعها لتنفيذ هذه الخطوة.

• الرجوع إلى مراجعات الأداء السابقة
• جمع البيانات من نظام معلومات الموارد البشرية الخاص بك
• تحدث إلى رؤساء الأقسام للحصول على فكرة عن الموظفين الذين يعملون تحتهم
• اسأل الموظفين أنفسهم مع استبيان
• اطلب من الموظفين إجراء تقييم ذاتي لأنفسهم باستخدام تحليل SWOT

بمجرد قيامك بجمع الكثير من المعلومات عن الموظفين الحاليين ، قم بنقلهم إلى تقرير جرد المهارات. فيما يلي نموذج مرئي لمخزون المهارات الذي يسهل الرجوع إليه وفهمه.

الخطوة 2: توقع الطلب المستقبلي على الموارد البشرية

تتطلب هذه الخطوة فهم الأهداف المستقبلية للمؤسسة أولاً ، حيث سيكون لها تأثير كبير على متطلبات الموارد البشرية المستقبلية.

قبل تحديد الاحتياجات المستقبلية ، تحتاج أيضًا إلى مراعاة عوامل مثل معدلات دوران الموظفين ، واتجاهات السوق أو الصناعة ، والتقدم التكنولوجي الذي سيساعد في أتمتة العمليات ، والتقاعد ، والترقيات ، وتسريح العمال ، وما إلى ذلك.

الخطوة 3: تحليل الفجوة بين العرض والطلب على العمالة

الآن بعد أن أوضحت المهارات المتوفرة في مخزونك والتي ستحتاج إليها في المستقبل ، يمكنك أن ترى بوضوح الفجوات الموجودة.

هل يمكن أن يساعد العرض الحالي للموظفين في المنظمة في تلبية المتطلبات المستقبلية؟

هل سيتعين عليك تقديم برامج تدريب وتطوير لترقية الموظفين الحاليين لتحقيق أهداف الشركة؟

إذا لم يكن هذا كافيًا ، فسيتعين عليك تعيين موظفين جدد بمجموعات المهارات ذات الصلة لمطابقة الطلب على القوى العاملة في المستقبل.

من المهم أن تحافظ على التوازن بين الطلب والعرض في تخطيط الموارد البشرية.

الخطوة الرابعة: تطوير وتنفيذ خطة لسد الثغرات

ثم يأتي بعد ذلك تطوير خطة عمل.

إذا كان هناك عجز في الموظفين ، فيمكنك إنفاق جهودك على تعيين موظفين جدد أو تدريب الموظفين الحاليين أو الاستعانة بمصادر خارجية أو عمليات النقل بين الأقسام.

من ناحية أخرى ، إذا كان هناك فائض من الموظفين ، فقد تحتاج إلى التفكير في تسريح العمال ، وبرامج التقاعد الطوعي ، والتحويلات ، وما إلى ذلك.

بمجرد وضع الخطة ، يجب دمجها مع الإستراتيجية العامة للمنظمة. ومن المهم مراقبة الخطة وتقييم فعاليتها على مدار الوقت.

أدوات تخطيط الموارد البشرية

يمكنك استخدام هذه الأدوات خلال الخطوات المختلفة لعملية تخطيط القوى العاملة. يمكنهم مساعدتك في تحليل قدرات فريق العمل الحالي لديك ، وتحديد الاحتياجات المستقبلية. القوالب المتوفرة قابلة للتحرير عبر الإنترنت ؛ ما عليك سوى النقر فوق النموذج لتحريره عبر الإنترنت.

تحليل SWOT

SWOT تعني نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات. يمكن استخدامه كأداة للتقييم الذاتي من قبل الموظفين الفرديين ، أو كأداة إستراتيجية لتقييم الوضع الحالي للمؤسسة.

نقاط القوة والضعف هي العوامل الداخلية. على سبيل المثال ، يمكن أن تكون قوة مؤسستك هي وجود موظفين مهرة ، ولكن قد يكون ضعف الأعداد غير الكافية من الموظفين المهرة.

الفرص والتهديدات عوامل خارجية. على سبيل المثال ، قد يكون توفر الموظفين المهرة في السوق فرصة رائعة لك إذا كنت تقوم بالتوظيف. من ناحية أخرى ، فإن قيام منافسك بسرقة موظفيك برواتب أفضل قد يشكل تهديدًا لك.

يعد تحليل SWOT أحد أكثر الأدوات شيوعًا المستخدمة أثناء تحليل الموقف. بعض أدوات تحليل الموقف الأخرى التي يمكنك استخدامها مع تخطيط القوى العاملة موصوفة في دليلنا لتحليل الموقف.

الهيكل التنظيمي

المخطط التنظيمي هو تمثيل مرئي للتسلسل الهرمي / هيكل المنظمة. كما يسلط الضوء على علاقات الإبلاغ بين الموظفين وأدوارهم ومسؤولياتهم. في تخطيط الموارد البشرية ، يمكن استخدامه بعدة طرق ،

• لتسجيل معلومات حول أدوار الموظفين الحالية ومسؤولياتهم ومهاراتهم وخبراتهم وما إلى ذلك. يمكنك أيضًا إضافة معلومات إضافية مثل المؤهلات التعليمية والبيانات الديموغرافية. سيساعدك هذا على تحديد الموظفين المناسبين للوظيفة بسرعة.
• لإنشاء خارطة طريق لاحتياجات التوظيف. يمكنك تحديد أوجه القصور والزيادات في العمالة على المخطط التنظيمي لشركتك أيضًا.

مصفوفة RACI

هذا مخطط يستخدمه مديرو المشاريع لتعيين الأدوار والمسؤوليات للمهام في المشروع. إنه يسلط الضوء على من يجب أن يكون مسؤولاً وخاضعًا للمساءلة ويتم استشارته وإعلامه أثناء المشروع.

9 مربع شبكة

تُستخدم الشبكة المكونة من 9 صناديق ، والمعروفة أيضًا باسم مصفوفة إمكانات الأداء ، على نطاق واسع في تطوير الموظفين وتخطيط التعاقب. يساعد في تقييم موظفيك الحاليين مقابل أدائهم الحالي وأدائهم المحتمل في المستقبل.

يساعدك تصنيف موظفيك بمساعدة شبكة الصندوق 9 على تحديد الموظفين الأقوياء وأولئك الذين يتخلفون عن الركب.

تخطيط السيناريو

هناك العديد من السيناريوهات ، مثل التطورات التكنولوجية ، والكوارث الطبيعية ، والتغيرات السياسية أو الاقتصادية التي يمكن أن تغير بشكل جذري الاتجاه المستقبلي لشركتك. عادة ، قد لا تراهم قادمون أو يخططون لهم.

من خلال دمج تخطيط السيناريو في عملية التخطيط الاستراتيجي ، يمكنك تحديد هذه السيناريوهات المستقبلية المختلفة ومناقشة كيفية تأثيرها على مؤسستك واتخاذ الإجراءات الاحترازية.

يمكنك دمج تخطيط السيناريو مع تخطيط الموارد البشرية عن طريق فحص السيناريوهات التي تتضمن متطلبات العمل المستقبلية المتغيرة.

ارجع إلى مواردنا حول تخطيط السيناريو للتعرف على هذه الأداة بمزيد من التفاصيل.

مخطط الاستبدال

هذا رسم تخطيطي مشابه للمخطط التنظيمي. يتم استخدامه لتحديد المرشحين المحتملين الذين يمكن أن يحلوا محل الموظف الذي يتقاعد ، أو ينتقل ، وما إلى ذلك. يمكن تطوير مخططات الاستبدال الفردية لكل منصب مهم في الشركة جنبًا إلى جنب مع البدائل المحتملة.

أي نصائح لتحسين تخطيط القوى العاملة؟

في هذا المنشور ، قمنا بتغطية كل ما تحتاج لمعرفته حول تخطيط الموارد البشرية ، خاصة إذا كنت مبتدئًا. ونعتقد أن القوالب المتوفرة ستساعدك على بدء مشروعك.

بالفعل خبير في تخطيط القوى العاملة؟ قم بمشاركة النصائح حول الأدوات والعمليات التي تقسم بها في قسم التعليقات أدناه.