أهمية نمذجة عمليات الأعمال لعملك

ناقشنا في بعض مقالاتنا السابقة ما هي أساليب نمذجة عمليات الأعمال وتقنيات نمذجة عمليات الأعمال. في هذه المقالة الأخيرة من السلسلة سنتحدث عن أهمية نمذجة عمليات الأعمال.

(1) مواءمة العمليات مع إستراتيجية الأعمال الجديدة

عادة ما يتطلب تنفيذ أو تعديل إستراتيجية العمل تغييرات في العمليات والأشخاص الذين يؤدون العمل. والناس بطبيعتهم يقاومون التغيير. لذا فإن العمليات والقواعد والشخصية المشاركة في الإستراتيجية القديمة يمكن أن يكون لها تأثير على الإستراتيجية الجديدة.

تسهل نمذجة عمليات الأعمال ذلك من خلال:

• من خلال مساعدة المديرين والمديرين التنفيذيين على الحفاظ على الاتساق عبر العمليات مع مراقبة الإستراتيجية العامة للمؤسسة
• من خلال التأكد من أن المهام والأنشطة التشغيلية التي يقوم بها أعضاء الفريق تساعد بالفعل المنظمة في تنفيذ استراتيجيتها. إذا لم تتم محاذاة العمليات والاستراتيجيات ، فعادة ما يؤدي ذلك إلى فشل التنفيذ. لأنه حتى إذا تم تنفيذ المهام التشغيلية بشكل صحيح ، فإن الأهداف التنظيمية العامة لا تتحقق.
• تنفيذ إعادة هندسة عمليات الأعمال (BPR) من خلال فهم العمليات الحالية وتغييرها لتحسين الأداء - يساعد تحليل عمليات الأعمال في تحديد الاختناقات وعدم الكفاءة في العمليات وبالتالي تحسينها.
• تمكين رشاقة العمليات ، والقدرة على تغيير العمليات وإبلاغها بسرعة للاستفادة من فرص الأعمال الجديدة أو مواجهة تحديات الأعمال.

تساعد نماذج إجراءات العمل على تصور العمليات لاتخاذ قرار أفضل

(2) تحسين عملية الاتصال

أحد المجالات التي تميز الشركات والفرق الناجحة هو أن لديهم فكرة واضحة جدًا عما يفترض بهم القيام به ، وكيف يفترض بهم القيام به وما هو الدور المحدد لكل عضو في الفريق. يعد الاتصال الواضح للعمليات التشغيلية أمرًا بالغ الأهمية لتسهيل الأداء السلس للفريق.

تمكّن نمذجة إجراءات الأعمال من توثيق وإبلاغ العمليات التجارية للمنظمات:

• تقدم نمذجة العملية لغة موحدة ومنهجية مشتركة لتوصيل العمليات والمعلومات حول العمليات وقواعد القرار.
• إنه مثالي لتدريب الأشخاص الجدد ونقل المعرفة السريع لأنه من خلال عملية موثقة بدقة ، يمكن تدريب أي عضو جديد في الفريق بسرعة كبيرة على ما يتعين عليهم القيام به في أي موقف قد يواجهونه.
• يقلل من الخطر المحتمل لفقدان الموظفين مما يؤدي إلى فقدان المعرفة العملية التجارية.
• يساعد مديري الأعمال على توصيل أفكارهم بسرعة ووضوح.
• انطلاق سريع في مبادرة توثيق العملية التنظيمية.
• يحول خبرة الفريق إلى عمليات موثقة.

(3) زيادة التحكم والاتساق

المنظمات والشركات التي تنجح هي تلك التي تضمن أن عملياتها التجارية وقواعدها مصممة تصميماً جيداً وأنها تطبق باستمرار بنفس الطريقة في كل مرة. هذا التحكم في العملية والاتساق هو النجاح الرئيسي في أي منظمة.

تجعل نمذجة عمليات الأعمال ذلك ممكنًا من خلال المساعدة:

• إضفاء الطابع الرسمي على العمليات الحالية التي قد لا تكون موثقة جيدًا أو التي تطورت بمرور الوقت إلى "معرفة غير رسمية".
• قم بتنفيذ عملية بطريقة متسقة لأنه بدلاً من الاعتماد على الأشخاص لتذكر فعل الشيء الصحيح ، يمكن إعطاء العملية الموثقة لمستخدمي الأعمال.
• اتخذ قرارات أفضل لأنه تم التخلص من التخمين حيث يمكن أن يكون لدى مستخدمي الأعمال قواعد العمل الموثقة أمامهم.
• تعامل مع الاستثناءات بشكل أسرع وبطريقة أفضل.
• الامتثال التنظيمي الكامل من خلال التأكد من أن العمليات الموثقة تتبع إرشادات الشركة واللوائح القانونية.
• ضع رجال الأعمال في المسؤولية.
• دعم مبادرات الامتثال مثل Six Sigma و ISO 9000

(4) تحسين الكفاءة التشغيلية

• في بيئة الأعمال اليوم ، يريد كل عمل وكل مدير التأكد من تحقيقه لأفضل النتائج الممكنة بالموارد المتاحة لهم. لا يوجد مجال لعدم الكفاءة والهدر.
• تعتبر محاكاة العملية وخطوات التحليل الخاصة بنمذجة عمليات الأعمال أدوات مهمة للمديرين والمحللين لضمان تحسين عملياتهم وتشغيلها بدقة.
• تسمح محاكاة العمليات بتحليل وفهم تدفقات العملية وتساعد المديرين على معرفة ما إذا كان هناك مجال لمزيد من التحسين والكفاءات.
• يساعد في تحديد التحسينات المطلوبة وتقليل وقت دورة العملية.
• إنه يزيد من إنتاجية الموارد الحالية والموظفين وبالتالي يسمح للفريق بعمل المزيد بموارد أقل.
• يسهل إجراء التجارب الخالية من المخاطر ويشجع على تبادل أفكار تحسين العملية.
• تسمح محاكاة العملية بنمذجة تصميمات العمليات قبل تنفيذها فعليًا وبالتالي تقليل الاضطرابات.
• إنه يشجع على مجموعة عقلية من التحسين المستمر للعمليات التجارية الحيوية لتحسين الكفاءة التشغيلية بشكل تدريجي.
• يتيح تحليل العملية استخدام أفضل للموارد.

(5) اكتساب ميزة تنافسية

تؤدي جميع المزايا المذكورة أعلاه إلى ميزة تنافسية كبيرة لمؤسسة استثمرت الوقت والجهد لتوثيق عملياتها التجارية ومحاكاتها وتحسينها.

غالبًا ما أظهرت الدراسات التي أجريت على العديد من الشركات الناجحة إلى حد كبير أنها نجحت ليس فقط بسبب الأفكار الأفضل أو نماذج الأعمال الأفضل. ولكن أيضًا لأنهم قاموا باستمرار بتحسين وتحسين عملياتهم من خلال نمذجة عمليات الأعمال.

يؤدي التحسن الطفيف في نشاط واحد هنا وآخر هناك إلى عملية أفضل بشكل عام. وتساعد هذه التحسينات الصغيرة المؤسسات على العمل بكفاءة وتعطي ميزة على منافسيها.

توضح النقاط المذكورة أعلاه أهمية نمذجة عمليات الأعمال للمؤسسة. وهذا يمثل نهاية سلسلة المقالات التي شاركناها حول نمذجة عمليات الأعمال.

نأمل مخلصين أن تكون قد ساعدت في تحسين معرفتك حول BPM وأنك ستضع المعرفة المكتسبة ، موضع التنفيذ. وقد قمنا بتصميم قوالب نمذجة عمليات الأعمال بشكل احترافي لكي تبدأ بسرعة أيضًا. انقر هنا لبدء إنشاء أي مخطط BPMN معقد.

كما هو الحال دائمًا إذا كان لديك أي أسئلة ، فلا تتردد في طرحها في قسم التعليقات.