أهمية أدوات إدارة مشروع هندسة البرمجيات

الملخص: تطوير البرامج بطريقة أكثر تنظيماً باستخدام أداة إدارة المشاريع. اكتشف لماذا يجب عليك التبديل إلى برنامج إدارة المشاريع والتخلي عن جداول البيانات العادية. لقد اخترنا دراسة حالة مثيرة للاهتمام لكي تفهم أهمية هذا البرنامج.

يعد تطوير البرامج عملية طويلة تتضمن مراحل متعددة ومتخصصين وحتى فرق. لكن إدارة كل شيء تقع على عاتق مدير مشروع واحد فقط يتعين عليه إنشاء جداول زمنية للمشروع ، وتخصيص المهام ، وإدارة الشؤون المالية ، وإنشاء التقارير ، والقيام بالكثير.

يؤدي القيام بكل هذا يدويًا أو على جدول بيانات فقط إلى عدم الكفاءة في العمليات ، وتأخر تسليم المشروع ، وإنفاق الموارد غير المتعقب. ومع ذلك ، فإن تنفيذ أدوات إدارة مشروع هندسة البرمجيات يمكن أن يساعد مهندسي البرمجيات وغيرهم من الزملاء في إدارة فرقهم ووضع الميزانية وتسليم المشاريع.

دعنا نتحقق من سبب احتياجك إلى أداة إدارة مشروع في تطوير البرامج وكيف يمكنك استخدامها لزيادة إنتاجك.

ما هي أدوات إدارة مشروع هندسة البرمجيات؟

تمكّن أدوات إدارة مشروع هندسة البرمجيات مديري المشاريع من التخطيط والجدولة وتخصيص الموارد بفعالية وتتبع تقدم المشروع لتطوير البرامج وتنفيذ مشاريع الويب.

لماذا تعتبر أداة إدارة المشاريع مهمة في تطوير البرمجيات؟

فيما يلي بعض الوظائف المهمة لأداة إدارة المشروع لتطوير البرامج:

• ادارة المهام

قم بإنجاز مهامك بشكل أسرع عن طريق إنشاء وتعيين وتعيين تواريخ الاستحقاق ذات الصلة باستخدام أداة إدارة المشروع. يمكن لمديري المشاريع تتبع الوقت من قبل المطورين في مهمة معينة ، وإنشاء قوائم تحقق لهم ، وتعيين الجداول الزمنية ، وأتمتة المهام المتكررة ، والمزيد. علاوة على ذلك ، يمكن لمديري المشاريع أيضًا إضافة علامات وإنشاء أقسام غير محدودة لتنظيم المهام وفقًا لمراحلها في عملية تطوير البرامج. على سبيل المثال ، يمكن للمستخدمين إنشاء أعمدة مهام في لوحات Kanban للاختبار وتتبع الأخطاء والتصميم وما إلى ذلك.

• تخطيط الموارد

يمكن لقادة الفريق تخطيط مواردهم البشرية والأصول الأخرى بشكل استراتيجي لزيادة الإنتاجية وبناء حلول مبتكرة. يمكنهم استخدام طرق عرض نمط جانت لفهم أي الموظفين مشغولون بالفعل ببعض المشاريع ، ومن هم على استعداد لتولي المزيد من المهام. وفقًا لذلك ، يمكن لمديري المشاريع تعيين مهام جديدة باستخدام وظيفة جدولة السحب والإفلات.

• تتبع الوقت

يمكن لمهندسي البرمجيات الكبار تتبع وقت السجل لكل مهندس فردي في مهمة معينة باستخدام متتبع وقت بدء التشغيل أو الجداول الزمنية التنبؤية أو عرض التقويم. يمكنك تتبع مقدار الوقت الذي استغرقته كل مرحلة والتي تتضمن إنشاء نماذج بالأحجام الطبيعية لتصميم البرامج ، و PRD ، والاختبار ، والتكامل ، والإطلاق النهائي. في الواقع ، يمكن لقادة الفريق أيضًا إنشاء جداول زمنية مفصلة مخصصة مع الحقول والمقاييس المفضلة لديهم مثل المرحلة ، والساعات القابلة للفوترة وغير القابلة للفوترة ، والملخص ، والحالة ، والمسمى الوظيفي ، وما إلى ذلك.

• ميزانية المشروع

يمكن لمديري المشاريع تحديد الميزانيات أو المشاريع الفردية التي تتضمن تكاليف لمرة واحدة ومتكررة باستخدام نماذج فوترة مختلفة. وفقًا للجدول الزمني المحدد للمشروع ، يمكن لرؤساء المشروع إجراء تقدير لساعات العمل القابلة للفوترة والأدوات وتكاليف التكامل والتكاليف المتنوعة الأخرى لإنشاء تقدير إجمالي للميزانية للمشروع.

• إدارة تتابع الأعمال

يمكن لمهندسي البرمجيات الكبار إنشاء وتحسين سير العمل باستخدام برامج إدارة المشاريع . يتيح لك البرنامج رؤية عملياتك بشكل مرئي وتقدمها في حالة المهمة حتى الآن. يمكنك استخدام لوحات Kanban للحصول على مزيد من الوضوح وفهم المهام المكتملة وقيد التقدم والمعلقة. علاوة على ذلك ، يمكن أيضًا استخدام ميزة إدارة سير العمل بشكل فعال لتحديد مسؤولية المهام.

• تقارير الأعمال

يمكن لقادة المشروع بسهولة إنشاء تقارير موجزة وموجزة في غضون دقائق باستخدام أداة إدارة المشروع. يمكن استخدام هذه التقارير أيضًا لتحليل الأداء والتنبؤات المالية المتقدمة والمحاكاة. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تساعدك التقارير في مقارنة الفجوة بين الأهداف المحددة والتي تم تحقيقها وتحديد الاختناقات. في الواقع ، يمكن للمستخدمين أيضًا إنشاء تقارير مرئية في شكل مخططات دائرية ورسوم بيانية مختلفة باستخدام عوامل التصفية والمقاييس المخصصة الخاصة بهم.

قراءة مثيرة للاهتمام

يجب قراءته: برنامج مفتوح المصدر ومجاني لإدارة المشاريع (قائم على الويب)

استخدام حالات أداة إدارة المشاريع في تطوير البرمجيات

دعونا نفهم كيف يمكن لمدير المشروع أن يستخدم عمليا أدوات إدارة مشروع هندسة البرمجيات لتحقيق أقصى استفادة منها.

1. ابحث عن المهارات والموارد المناسبة لتعيين المهام

لبدء مشروعك ، تحتاج إلى العثور على المطورين والمبرمجين والمصممين لديك المتوفرين باستخدام عامل التصفية المخصص في Kanban أو Scrum أو لوحات أخرى. علاوة على ذلك ، يحتاج المديرون أيضًا إلى التحقق من أي من أعضاء فريقهم لديه مجموعة المهارات المناسبة لمشروع معين ، والذي يمكن القيام به عن طريق استخراج السير الذاتية العمياء.

تحتوي هذه السير الذاتية فقط على المعلومات والمهارات المهنية للموظفين ، وليس معلوماتهم الشخصية ، مما يؤدي إلى اختيار أكثر عدلاً للموظفين للمشروع. على سبيل المثال ، يمكنك تعيين مهمة PRD فقط للموظفين الذين يتقنون لغة البرمجة المطلوبة. باستخدام أداة إدارة المشروع ، يمكنك تخصيص جميع المهام بمعلومات كاملة ومواد داعمة للشخص المناسب.

2. جعل الربحية وتقديرات الوقت

بعد أن تعثر على المطورين والمصممين المناسبين لمشروعك التالي لتطوير البرمجيات ، تحتاج إلى عمل تقديرات للمراحل المختلفة التي يمر بها مشروعك. على سبيل المثال ، في هندسة البرمجيات ، ستشمل هذه المراحل البحث ، و PRD ، وتصميم نماذج بالأحجام الطبيعية ، والاختبار ، و RFL ، و Live ، وما إلى ذلك ، اعتمادًا على سير عمل مؤسستك. يساعد البرنامج أيضًا في إجراء تقديرات حول الوقت وربحية المشروع والمزيد.

3. تتبع إنتاجية الفريق وتحسين سير العمل

يمكن أن تسمح برامج إدارة المشاريع للمطورين بتسجيل الوقت الذي يقضونه في العمل على مهمة ما. يمكن القيام بذلك بسهولة من خلال النقر على أزرار موقت البدء والانتهاء. علاوة على ذلك ، يسمح تتبع هذه المرة لرؤساء المشروع بمراقبة الموظف الذي يستغرق وقتًا لإكمال مهمة ما ومعرفة مستويات إنتاجيته في النهاية. بناءً على ذلك ، يمكن لمديري المشاريع تحسين سير عمل المشروع بالكامل وتعديل جداوله الزمنية ، إذا لزم الأمر.

4. العمل على الشؤون المالية

الآن ، بعد أن عرفت العدد المطلوب من ساعات العمل والأدوات الأخرى اللازمة لإكمال مشروع ، يمكنك بسهولة تقدير ميزانية المشروع أيضًا. باستخدام أداة إدارة المشروع ، يمكن لرؤساء المشاريع حساب الربح من خلال مشروع برمجي معين.

يمكن القيام بذلك عن طريق إضافة تكلفة ساعات العمل والأدوات والتكاليف الثابتة والمتكررة الأخرى ، إلى جانب الدخل الذي حققه المشروع. في الواقع ، إذا كانت هناك تغييرات في التكاليف أو الجدول الزمني أو التسليمات ، فيمكن عرضها بسهولة وتتبعها باستخدام تقارير الوقت الفعلي وعوامل التصفية المختلفة الخاصة بها.

5. إنشاء تقرير مخصص بمقاييس مخصصة

إذا كنت قد أكملت أو كنت في منتصف سباق سريع أو مشروع كامل ، فيمكنك بسهولة البقاء على اطلاع بأحدث التقدم باستخدام التقارير. ستمنحك التقارير رؤى في الوقت الفعلي حول مدى توفر موظفيك ، والشؤون المالية للمشروع ، وتقارير الوظائف الشاغرة ، وما إلى ذلك.

يمكن للمستخدمين تخصيص هذه التقارير باستخدام مقاييس مختلفة مثل الوقت المجدول والوقت المتعقب والتكلفة المقدرة وساعات السعة والوظائف وما إلى ذلك. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للمستخدمين أيضًا تحويل هذه التقارير إلى تنسيقات مرئية باستخدام المخططات الدائرية والرسوم البيانية الشريطية والمزيد.

دعونا نفهم تأثير برامج إدارة المشاريع في شركات تكنولوجيا المعلومات

دعنا نتحقق من مثال لشركة رائدة في مجال تكنولوجيا المعلومات ونفهم الفائدة التي حققتها من تنفيذ أداة إدارة المشروع.

نفذت شركة SovTech ، وهي شركة رائدة في مجال خدمات تكنولوجيا المعلومات في جنوب إفريقيا ، برنامج إدارة المشاريع وزادت من ربحيتها الإجمالية من خلال نظرة ثاقبة للأموال المتعلقة بالمشروع.

عندما بدأت المنظمة في النمو ووصلت إلى 170 شخصًا مع 25 مشروعًا رئيسيًا تحت مظلتها ، بدأ مديرها ، أوليفر ، في مواجهة التحديات أثناء إدارة العمليات المالية للشركة. في ذلك الوقت ، كانت الشركة تشهد نموًا كبيرًا مع حوالي 220 موظفًا يعملون في 40 مشروعًا.

التحديات التي واجهتها سوفتيك

• إجراء تغييرات متكررة في جداول البيانات على أساس يومي وأسبوعي وشهري
• بدأت أخطاء الحساب والتقدير المتكررة بالحدوث ، الأمر الذي استغرق ساعات ليتم تصحيحه
• الحصول على تحديثات منتظمة يدويًا في كل مرحلة من جميع المعينين فيما يتعلق بتقدم المهمة ووقت الإكمال المقدر ومساءلة المهمة والمزيد.
• لا يوجد وضوح بشأن توافر الموظفين ومسؤوليات مهامهم
• تحديد المهام وإسنادها إلى المحترف المناسب
• عدم وجود تقرير عند الطلب

أدت معالجة كل هذه التحديات بجداول البيانات والمتابعة اليدوية إلى حدوث فوضى. كما تأثرت مالية الشركة وإنتاجية الموظفين. أصبح من الصعب على شركة SovTech تحديد وتقدير هامش الربح الحقيقي للمشروع وتكاليف الإنفاق في عملياته وتطويره. حتى استخدام متتبع الوقت العام لم يساعد لأنه كان قادرًا فقط على حساب الوقت الذي يقضيه في مهمة ما ولكن ليس المراجعات أو التغييرات أو التعديلات الإضافية.

يجب قراءة: استخدام برامج إدارة المشاريع في صناعة البناء

التأثير بعد تنفيذ أداة إدارة المشروع

عندما بدأت جداول بيانات SovTech تطول وأصبحت العمليات أكثر تعقيدًا ، قررت شركة تكنولوجيا المعلومات تجربة أداة إدارة المشروع. ساعدتهم الأداة على تبسيط العمليات الفوضوية والأشياء الأخرى التي تشمل:

• التنبؤ والتحقق من قدرة المهام لكل موظف
• تحسين الموارد وتخصيصها بكفاءة من خلال عرض لوحات المعلومات بزاوية 360 درجة
• مراقبة تقدم المهمة وتغييرات التكلفة ذات الصلة
• توزيع عبء العمل بشكل فعال بين الموارد البشرية المتاحة والماهرة
• مراقبة العوامل الأخرى التي قد تؤثر على البيانات المالية للمشروع
• تتبع كيف وأين يتم إنفاق الميزانية الحالية

ساعد كل هذا مدير المشروع ، أوليفر على فهم أنه يمكنه العمل بشكل أكثر فاعلية باستخدام برنامج إدارة مشروع هندسة البرمجيات. إنه يوفر له نظرة عامة على جميع العمليات ولا يحتاج إلى متابعة يدوية من أي شخص.

"بالنسبة لمدير المشروع ، يعد البقاء في حدود الميزانية وتوفير الوقت دائمًا من أهم الأولويات ، وباستخدام أداة إدارة المشروع ، يمكنك رؤية بياناتك ومواردك والمخطط مقابل الأنشطة الفعلية وتتبع الأنشطة وغير ذلك الكثير." - أديتيا غوش ، مدير المنتج

استنتاج

تعد برامج البناء عملية معقدة وتتضمن مهام وفرق متعددة يمكن أن تكون مربكة ومتعبة لإدارة مدير المشروع. في الواقع ، يمكن أن يؤدي هذا الالتباس أيضًا إلى تأخير تسليم المشروع وإفراط في الميزانية. ولكن ، سيؤدي تنفيذ أدوات إدارة مشروع هندسة البرمجيات إلى تجهيز مدير المشروع الخاص بك لإدارة وجدولة وتعيين وتتبع تقدم المشروع. علاوة على ذلك ، سيساعد هذا قادة الفريق على ضمان التسليم في الوقت المناسب والبقاء على الميزانية.

فئات ذات صلة: برامج إدارة سير العمل | برمجيات إدارة المهام | برمجيات رسم الخرائط الذهنية | برمجيات مخطط جانت | أدوات كانبان | أدوات سكرم | أدوات الهيكل السلكي | برمجيات مخطط انسيابي | برامج إدارة المنتجات | إدارة معلومات المنتج | برامج إدارة الجودة