دليل مرئي لتحسين الأداء التنظيمي

الهدف من كل منظمة هو الوصول إلى مستوى أدائها الذروة بكفاءة. إذا كانت لديك الأدوات والتقنيات اللازمة لتحديد مشكلات الأداء وعزل الأسباب الجذرية وتحسين العمليات وتوفير التدخلات المناسبة لأداء الموظف ، فيمكن القيام بذلك بطريقة فعالة من حيث التكلفة.

هذا ما نستهدفه في هذا المنشور من خلال محاولة تعريفك بالعديد من التقنيات المرئية التي يمكن استخدامها لتحسين الأداء التنظيمي.

أدوات حل المشكلات

يستغرق حل المشكلات في بيئة الشركة وقتًا أطول من أي موقف آخر. من العثور على المشكلة إلى تنفيذ الحل ومراقبة النتيجة ، قد تحتاج إلى نهج منظم. ستساعدك التقنيات المرئية التالية على تبسيط عملية اللف هذه.

مخططات العلاقات المتبادلة

ما هذا

يصور مخطط العلاقة المتبادلة علاقات السبب والنتيجة الموجودة ضمن مجموعة من المشكلات. إذا كنت تحاول معرفة العلاقة السببية وراء مشكلة ما ، يمكن أن تساعدك هذه الأداة في حل المشكلة.

كيف افعلها

الخطوة 1: الخطوة الأولى هي تحديد المشكلة التي تبطئ تقدم مؤسستك ، وعملياتك وما إلى ذلك. يجب أن تأتي المشكلة في أعلى الرسم التخطيطي ؛ لإبرازه يمكنك إظهاره بلون مختلف أو بحجم أكبر.

الخطوة 2: فكّر في الأسباب التي تعتقد أنها قد تكون سببًا للمشكلة التي حددتها مسبقًا.

الخطوة 3: قم بتحليل الأسباب التي حددتها واكتشف علاقة السبب والنتيجة فيما بينها. ربط الأسباب والتأثيرات مع الأسهم. إذا كان تأثير السبب على التأثير أقوى ، فقم بتمييزه بجعل السهم أغمق. وإذا كانت العلاقة أضعف ، يمكنك تصويرها بخط منقط.

الخطوة 4: الخطوة التالية هي تحليل الأسباب الجذرية. إذا كان هناك سبب معين له أسهم متعددة تشير إليه ، فيمكنك اعتباره سببًا رئيسيًا لمشكلتك. وإذا كان هناك عنصر يحتوي على العديد من الأسهم التي تشير إليه ، فهذه نتيجة رئيسية. بمجرد أن تعرف هذه التفاصيل ، سيكون من الأسهل عليك التوصل إلى حل.

تحليل السبب الجذري

ما هذا

تحليل السبب الجذري هو أداة أخرى تُستخدم لتحديد السبب الجذري للمشكلة. يساعدك في الوصول إلى جوهر المشكلة وإيجاد حلول دائمة.

كيف افعلها

هناك عدد من الأدوات المتاحة لإجراء تحليل السبب الجذري وهي متوفرة

5 أسباب

5 لماذا من السهل القيام بالتحليل. بمجرد تحديد مشكلتك ، اسأل فريقك عن سبب حدوثها. حملهم على إعطاء الأسباب. اسأل لماذا أربع مرات أخرى بينما تحفر بعمق وتحلل السبب. يمكنك استخدام قالب مخطط 5 أسباب مثل المثال أدناه لتسجيل المعلومات للرجوع إليها بسرعة.

مخطط هيكل السمكة (مخطط إيشيكاوا / مخطط الأسباب والتأثير)

ارجع إلى دليلنا النهائي لمخططات هيكل السمكة لمعرفة كل ما تحتاج لمعرفته حول نوع الرسم التخطيطي. بمجرد أن تصبح جاهزًا ، يمكنك استخدام قالب مخطط هيكل السمكة مثل النموذج أدناه لإجراء تحليل السبب الجذري.

مخططات التقارب

ما هذا

مخطط التقارب هو أسلوب عصف ذهني يستخدم لتنظيم عدد كبير من المعلومات / البيانات عن طريق تجميع الأفكار المتشابهة أو ذات الصلة تحت موضوع واحد. وهي طريقة رائعة لاستكشاف مشكلة بشكل تعاوني مع فريق.

كيف افعلها

الخطوة 1: حدد المشكلة التي تحتاج إلى إيجاد حل لها. إذا كان لديك بيان مشكلة واضح (على سبيل المثال ، كيف يمكننا تسريع مشاريعنا) ، فسيكون من الأسهل على فريقك اقتراح الأفكار.

الخطوة 2: اجعل فريقك يفكر ويخرج بأفكار لحل المشكلة. يمكنهم تقديم أفكارهم الخاصة أو التحدث مع بعضهم البعض وتقديم الأفكار كمجموعة.

الخطوة 3: صنف أفكارك أو جمّعها لتحليلها بسهولة. يمكنك استخدام مخطط العلاقات المتبادلة أو مخطط هيكل السمكة أو تحليل أسباب 5 لمزيد من العثور على الأسباب الجذرية للمشكلة التي تقوم بتحليلها هنا.

أدوات تحسين العمليات

عندما يتعلق الأمر بتخفيض التكلفة ، وتحسين الخدمة ، وزيادة الإنتاجية ، وتحسين الجودة ، فإن تحسين العملية هو المفتاح. ستساعدك الأدوات المرئية التالية التي نحن بصدد النظر فيها في مساعدتك في مشاريع تحسين العمليات الخاصة بك.

مخططات السلحفاة

ما هذا

الرسوم البيانية للسلاحف هي أداة جودة تصور عناصر عملية مثل من يشارك ، والمدخلات ، والمخرجات ، والموارد وما إلى ذلك. وهي تساعد على فهم العملية من منظور الإدارة والقوى العاملة.

كيف افعلها

إليك كيفية ملء كل مربع في مخطط السلحفاة

المدخلات - هنا يجب أن تذكر جميع المدخلات أو الموارد مثل المستندات والمعلومات والمواد التي ستحتاجها لتنفيذ العملية.

المخرجات - ما هي النتيجة النهائية لعمليتك؟ قد يشمل ذلك المنتج النهائي والمستندات والسجلات.

من يشارك - في هذا القسم ، عليك ذكر أصحاب العملية والموارد البشرية اللازمة لإكمال العملية.

مع ماذا - هنا تحتاج إلى سرد الموارد غير البشرية اللازمة لتنفيذ العملية

العملية / كيف يتم ذلك - هذا هو المكان الذي تضيف فيه مراجع إلى المستندات التي تخبر الأشخاص بكيفية تنفيذ كل خطوة

المقاييس - اذكر مؤشرات الأداء التي ستساعدك على تحديد ما إذا كانت العملية ناجحة أم فاشلة

للحصول على قائمة شاملة بتقنيات تحسين العملية التي تغطي أدوات Lean و Six Sigma ، ارجع إلى دليلنا السهل إلى منهجيات تحسين العمليات .

أدوات التخطيط الاستراتيجي

التخطيط الاستراتيجي هو أفضل رهان لك في ميزة تنافسية وأداء تنظيمي أفضل. تتخذ أدوات التخطيط الاستراتيجي التالية مقاربة بصرية ، وتساعد في تشكيل وتنفيذ الاستراتيجيات بفعالية.

تخطيط السيناريو

ما هذا

تخطيط السيناريو هو أداة يمكنك استخدامها لوضع افتراضات حول المستقبل وكيف ستتغير بيئتك التنظيمية وفقًا لذلك. في الأساس ، من خلال تخطيط السيناريو ، يمكنك تصور حقائق مختلفة يمكن أن يواجهها عملك في المستقبل. سيساعدك هذا على التوصل إلى ردود لمواجهة كل واقع بديل بنجاح.

كيف افعلها

للحصول على دليل مفصل حول كيفية تنفيذ تمرين تخطيط السيناريو ، يرجى الرجوع إلى هذه المقالة.

الخطوة 1: حدد القوى الدافعة لعملك مثل التحولات في الاقتصاد والتكنولوجيا وما إلى ذلك. ضع في اعتبارك التغييرات الداخلية التي قد يكون لها تأثير على شركتك أيضًا. ضع في اعتبارك جميع الدوافع ، بما في ذلك تلك التي تعتقد أنها قد تؤثر على نمو شركتك ، وقم بإدراجها في قائمة.

الخطوة 2: ما هي حالات عدم اليقين التي لها أكبر تأثير على شركتك؟ اختر شكلين تعتقد أنهما سيكون لهما أكبر تأثير على شركتك.

الخطوة 3: قم بتشكيل مصفوفة مع 2 من أوجه عدم اليقين مثل المحور ومحركات الأعمال. باستخدام المصفوفة ، يمكنك الخروج بأربعة سيناريوهات معقولة ستساعدك في اتخاذ القرارات المتعلقة بمستقبل عملك.

الخطوة 4: أخيرًا ، يمكنك أنت وفريقك مناقشة كيفية الرد على كل من هذه السيناريوهات.

تحليل SOAR

ما هذا

SOAR تعني نقاط القوة والفرص والتطلعات والنتائج. إنه إطار عمل للتخطيط الاستراتيجي يساعد المؤسسة على التركيز على ما تقوم به بشكل جيد ، وما الذي يجب تحسينه وما الذي يهتم به أصحاب المصلحة بشكل أكبر.

كيف افعلها

الخطوة 1: عندما تختار فريقك لحضور جلسة العصف الذهني ، تأكد من أنهم ينتمون إلى أقسام مختلفة ولديهم مهارات وخبرات مختلفة ، حتى تتمكن من التفكير في مجموعة من وجهات النظر.

الخطوة 2: قم بإنشاء استبيان أو دليل للإشارة إليه عند استجواب المشاركين أثناء الجلسة.

الخطوة 3: حاول مع الفريق اكتشاف الظروف الإيجابية التي ساهمت في نجاح شركتك في الماضي. تحديد التطلعات والنتائج المرجوة لمستقبل ناجح.

الخطوة 4: حدد مجالات الفرص واكتب بيانات الهدف لكل منها. أيضًا ، حدد الإجراءات التي ستساعد في تتبع نجاح المؤسسة.

تحليل المدقة

ما هذا

يساعد تحليل PESTLE في تحديد وتحليل العوامل الخارجية الرئيسية أو القوى الكلية التي تؤثر على المؤسسة. أثناء تحليل PESTLE ، يجب عليك فحص وتحديد التغييرات في كل من المجالات التالية.

العوامل السياسية

تأثير السياسات الحكومية أو الحكومية على شركتك أو صناعتك.

عوامل اقتصادية

كيف يمكن أن يؤثر الاقتصاد وأدائه على مؤسستك أو صناعتك؟ تتضمن التفاصيل التي قد تحتاج إلى النظر فيها معدلات التوظيف وتكاليف المواد الخام ومعدلات الفائدة وما إلى ذلك.

عوامل اجتماعية

يساعدك فحص العوامل الاجتماعية على فهم احتياجات ورغبات عملائك بشكل أفضل. على سبيل المثال ، تغيرات المواقف والتغيرات الثقافية والمستويات التعليمية وما إلى ذلك.

العوامل التكنولوجية

كيف سيؤثر التقدم التكنولوجي على نمو شركتك والصناعة؟

العوامل القانونية

يجب أن تكون على دراية بالمناطق القانونية التي تعمل فيها. وترقب أي تغيير في التشريع وكيف سيؤثر على عمليات عملك.

العوامل البيئية

في هذا القسم ، تحتاج إلى سرد كيفية تأثير التغييرات في البيئة مثل تغير المناخ والتلوث وما إلى ذلك على نمو شركتك.

لمزيد من أدوات التخطيط الاستراتيجي للتسويق ، ارجع إلى القائمة النهائية لأدوات تخطيط إستراتيجية التسويق.

أدوات تحسين أداء الموظف

لا يمكن للمؤسسة المضي قدمًا إلا إذا كانت مدعومة بفريق قوي من الموظفين الذين يؤدون أداءً جيدًا. فيما يلي بعض الأدوات التي يمكنك استخدامها لتطوير فريقك وتوجيه وتدريب موظفيك لمساعدتهم على تحسين إنتاجيتهم وأدائهم.

نموذج 9 بوكس

ما هذا

نموذج 9-Box هو أداة رائعة لتخطيط التعاقب والتطوير. الفكرة وراء المصفوفة هي أنه من خلال معرفة كيفية تناسب جميع الموظفين في الشبكة ، يمكن للشركة أن تفهم المكان الذي ينتمي إليه كل موظف وكيف يجب أن يتم تعيينهم أثناء التغييرات التنظيمية التي ستحدث في المستقبل.

يتتبع المحور X للشبكة الأداء العام الحالي ويوضح المحور Y إمكانات الموظفين.

كيفية استخدامها

الخطوة 1: ابدأ بوضع المعايير والمعايير لكل صندوق. إذا تم توضيح هذه الأمور ، فمن الأسهل تصنيف كل موظف

الخطوة 2: ضع كل موظف في صندوقه الخاص. لمساعدتك في التمرين ، اصطحب ملفات تعريف الموظفين معك.

الخطوة 3: اجتمعوا وخططوا لتقدم موظفك على فترات منتظمة. سيساعدك هذا في معرفة كيفية تطورهم والإجراءات التي تحتاج إلى اتخاذها لزيادة نمو فريقك.

نموذج GROW

ما هذا

نموذج GROW هو أداة مفيدة لتنظيم جلسات تدريب الموظفين أو التوجيه. يساعد الشخص على توضيح ما يريد تحقيقه وكيف سيحققه.

كيفية استخدامها

الخطوة 1: (الهدف) الخطوة الأولى هي تحديد الهدف الذي تريد تحقيقه في نهاية جلسة التدريب. يمكن أن تكون الأهداف هنا أهدافًا ونتائج أداء وما إلى ذلك. عند تحديد الأهداف ، من المهم الالتزام بمعايير SMART.

الخطوة 2: (الواقع) الخطوة التالية هي التحليل والحصول على فكرة عن الحالة الحالية للمتدرب. يمكن للمدرب مساعدة عميله في إجراء تقييم ذاتي من خلال تحليل SWOT الشخصي ، وتحديد نقاط قوته وضعفه أيضًا كتهديدات وفرص. في نهاية هذه الخطوة ، يجب سرد العقبات.

الخطوة 3: (الخيارات) ما هي الحلول المتاحة للتغلب على العقبات التي حددتها سابقًا؟ قم بعصف ذهني لكل الاحتمالات مع المتدرب.

الخطوة 4: (الإرادة) في هذه الخطوة ، يتم تحديد أحد الحلول ويتم تحديد خطة العمل. تتمثل مسؤولية المدرب من الآن فصاعدًا في تحفيز موكله لمتابعة الخطة حتى يتم تحقيق الهدف.

ما الأساليب التي تستخدمها لتحسين الأداء التنظيمي

في هذا الدليل ، اتخذنا نهجًا مختلفًا - نهجًا مرئيًا - لتحسين الأداء التنظيمي ونأمل أن يساعدك على زيادة فعالية مؤسستك وإنتاجية الموظفين.

لا تنس مشاركته مع زملائك وأخبرنا بأفكارك حول الدليل في قسم التعليقات أدناه.