برنامج Excel لإدارة المخزون: إيجابيات وسلبيات ونصائح

كثير من الناس لديهم علاقة حب وكراهية مع برنامج Excel ، برنامج جداول البيانات القوي من Microsoft.

على الرغم من ذلك ، لا يمكن لأحد أن ينكر قدراته كعنصر أساسي في كل صناعة تقريبًا ، وخاصة شركات التجارة الإلكترونية متوسطة الحجم التي تبحث عن طريقة سريعة لتتبع المخزون.

غالبًا ما تجد الشركات متوسطة الحجم نفسها في موقع صعب. إنها كبيرة جدًا لتتبع المخزون اليدوي ولكنها ليست جاهزة لبرنامج إدارة المخزون الكامل.

يعمل Microsoft Excel كجسر مثالي بين هذه الخيارات.

قم بتنفيذ الاستراتيجيات في هذا المنشور وشاهد إدارة المخزون الخاصة بك تتفوق (انظر ما فعلناه هناك) إلى آفاق جديدة.

دعنا نتعمق.

كيفية القيام بإدارة المخزون في Excel

جمال Excel هو مرونته. يمكنك جعل تتبع المخزون الخاص بك بسيطًا أو معقدًا حسب حاجتك.

يمكنك أن تبدأ بشيء بدائي مثل كميات العناصر أو بناء نظام جداول بيانات ضخم متعدد مع حسابات آلية ومواصفات مفصلة للمنتج وتتبع سلسلة التوريد وتحليلات المبيعات ونقاط إعادة الترتيب التنبؤية.

يمكنك أيضًا استخدام القدرات الحسابية في Excel لتتبع المقاييس الهامة مثل الكمية في المخزون وتكاليف الشراء وقيمة المخزون والكمية في إعادة الترتيب.

ومع ذلك ، فإن البناء من الصفر سيستغرق الكثير من العمل. لهذا السبب نوصي باستخدام قوالب إدارة المخزون للبدء (خاصة إذا لم تكن خبيرًا في برنامج Excel).

إنشاء (أو استعارة) جدول بيانات إدارة المخزون

إذا كنت مستعدًا لاستخدام برنامج Excel كأداة لإدارة المخزون ، فإن الخطوة التالية تتضمن العثور على جدول البيانات المناسب لك.

الخبر السار هو أن لديك خيارات. سواء كنت ترغب في إنشاء نموذج خاص بك من البداية أو العثور على نموذج مثالي ، فإن الحلول التي تحتاجها موجودة.

وهنا عدد قليل من الخيارات:

قم ببناء جدول البيانات الخاص بك

يعد بناء الورقة من البداية خيارًا قابلاً للتطبيق إذا كنت تستخدم معالج جداول بيانات بالفعل. قد يبدو لك احتمال بناءه بنفسك أمرًا ممتعًا (لا يوجد حكم ، نحن نعد بذلك).

من خلال اتباع هذا النهج ، ستحصل على ما تريده وتحتاجه بالضبط لأنك ستقوم بتخصيصه لتلبية تحديات المخزون المحددة الخاصة بك.

يتم إلغاء تكلفة الوقت من خلال فوائد وجود جدول بيانات يتوافق مع متطلبات إدارة مخزون شركتك.

لكن إنشاء جدول بيانات Excel من البداية قد يستغرق وقتًا طويلاً للغاية ، خاصةً إذا لم تكن على دراية بمنطق Excel وصيغه. قد يكون هذا غير وارد بالنسبة لأصحاب الأعمال الذين لا يكادون يبقون على قدميه كما هو.

أيضًا ، قد تكون معرفتك ببرنامج Excel عاملاً مقيدًا لما يمكنك تحقيقه في جدول البيانات الخاص بك.

بعد كل شيء ، أنت لا تعرف ما لا تعرفه.

إذا كنت لا تفهم وظائف Excel ، فقد لا تدرك أن هناك حلولًا أكثر كفاءة لتحديات تتبع المخزون لديك.

للحصول على تجول ممتاز ، تحقق من هذا البرنامج التعليمي:

استخدم نموذجًا مجانيًا من Microsoft

إذا كان إنشاء جدول بيانات لإدارة مخزون Excel من البداية يبدو بعيدًا عنك (أو ليس أفضل استخدام لوقتك) ، فيمكنك دائمًا اختيار قالب مخزون Excel - وهناك العديد من النماذج الرائعة الموجودة هناك.

تقدم Microsoft العديد من قوالب Excel لمجموعة واسعة من الاحتياجات. إذا فتحت برنامج Excel وبحثت عن "المخزون" ، فستجد أمثلة مصممة مسبقًا تفي بمتطلباتك.

يمكنك أيضًا التحقق من مكتبة القوالب الرسمية لـ Microsoft لمعرفة ما هو ممكن.

هذا القالب المجاني هو أحد النماذج المفضلة لدينا ، والذي لا يدير كمية المخزون فحسب ، بل يعمل أيضًا كقالب لمراقبة مخزون المخزون ، باستخدام الصيغ لتذكيرك بنقاط إعادة الطلب القادمة.

ابحث عن قالب إدارة مخزون تابع لجهة خارجية

إذا لم تجد ما تريده في مجموعة قوالب Excel ، فلا داعي للذعر. هناك عالم كامل من القوالب التي ينشئها المستخدمون عبر الإنترنت.

على سبيل المثال ، يقدم هذا الموقع العديد من قوالب المخزون لأوامر الشراء وقوائم المنتجات وتتبع بيانات المخزون والمزيد.

غالبًا ما تكون جداول البيانات هذه أكثر تعقيدًا من نظيراتها المجانية. يقدم العديد وظائف على قدم المساواة مع برامج إدارة المخزون في فئة إدارة المخزون ، فقط ناقص بعض الميزات الرئيسية لتلك البرامج.

ملاحظة: إذا كنت تفضل العمل باستخدام جداول بيانات Google ، فيمكنك استخدام العديد من هذه القوالب على كلا النظامين الأساسيين. هناك أيضًا العديد من قوالب تتبع المخزون المصممة خصيصًا للأوراق.

إيجابيات وسلبيات جدول بيانات الجرد في Excel

قبل أن نختتم هذا القسم ، دعنا نتوقف لحظة لمناقشة إيجابيات وسلبيات استخدام Excel لإدارة المخزون.

PROS

يكلف

مع توفر الخيارات المجانية في Excel وعبر الإنترنت ، ليس من الصعب إنشاء قالب إدارة المخزون دون تفجير ميزانيتك.

تعمل معظم الشركات الصغيرة بهوامش ضئيلة وأرباح قليلة (خاصة في البداية). يمكن أن يساعدك Excel في إدارة مخزونك دون كسر البنك.

التخصيص

أحد الأشياء التي يحبها برنامج Excel حول البرنامج هو أنه يمكنك (مع ما يكفي من القوة الذهنية والعرق) جعل البرنامج يفعل أي شيء تقريبًا.

يعني مستوى التخصيص هذا أن الشركات يمكنها إنشاء أداة تتبع مخزون مناسبة تمامًا لاحتياجاتهم ، ويفترض دون تقديم تنازلات كبيرة.

شعبية

من السهل مشاركة جداول بيانات Excel مع أعضاء الفريق الآخرين في مؤسستك. يمكنك مشاركتها من خلال Dropbox والأنظمة الأساسية الأخرى ، وحفظها في السحابة ، واستخدام جداول بيانات Google ، وما إلى ذلك.

هذا يعني أنه يمكن لأعضاء الفريق الوصول إلى جدول البيانات الخاص بك في أي مكان وفي أي وقت.

بالطبع ، لا يوجد حل مثالي بنسبة 100٪ ، و Excel ليس استثناءً. فيما يلي بعض السلبيات التي يجب أن تعرفها قبل تحديد هذا الحل لاحتياجات إدارة المخزون.

سلبيات

المضاعفات

تبدأ معظم جداول بيانات Excel كمستندات يمكن التحكم فيها.

ومع ذلك ، مع نمو نشاطك التجاري ومخزونك ، ستزداد كذلك جداول البيانات الخاصة بك.

لقد رأينا جميعًا جداول البيانات غير العملية التي تعمل بأكثر من 100 عمود في الجزء العلوي وآلاف الخلايا في العمق.

هذه الأوراق عبارة عن كوابيس تحولت إلى حقيقة ، مستندات قادرة على خنق جهاز الكمبيوتر الخاص بك في كل مرة تحاول تحميل واحدة.

Bloat هي مشكلة سيتعين على أي شخص يستخدم Excel لإدارة المخزون التعامل معها في مرحلة ما. عاجلاً أم آجلاً ، تصبح جداول البيانات أكبر من أن تكون مفيدة.

وقت

يستغرق إنشاء جدول بيانات وإدخال الصيغ وإضافة البيانات وقتًا طويلاً. يعد الاحتفاظ بجدول البيانات مصدر وقت آخر. كل هذه الساعات تضاف.

يقوم برنامج إدارة المخزون بأتمتة العديد من عمليات إدارة المخزون لمستخدميه بعد إطلاق البرنامج الأولي. يتطلب Excel نهجًا عمليًا أكثر.

ستكون هناك أوقات يمكن فيها قضاء تلك الساعات بشكل أفضل في مكان آخر.

بيانات

إذا سبق لك العمل على جدول بيانات ضخم حيث يمتلك العديد من الأشخاص القدرة على تغيير المستند ، فمن المحتمل أنك واجهت فقدان البيانات.

تقع الحوادث ، ويرتكب الناس الأخطاء ، ويمكن أن تكون جداول البيانات وحوشًا معقدة. تكمن مشكلة Excel في أنه في بعض الأحيان عند حدوث هذه الأخطاء ، لا توجد طريقة سهلة للتراجع عنها.

هذا يمكن أن يفسد بياناتك. في بعض الأحيان لن تدرك ذلك حتى وقت لاحق.

أخطاء

على عكس برنامج المخزون ، الذي يقوم بتحديث عمليات مسح الباركود و RFID في الوقت الفعلي بحيث تكون أرقام المخزون دقيقة حتى الثانية ، يتطلب Excel قدرًا كبيرًا من العمل اليدوي في شكل إدخال البيانات.

وكما يعلم أي شخص يعمل في إدخال البيانات ، فإن الخطأ البشري هو شيء حقيقي للغاية.

يعني العنصر البشري الثابت الذي ينطوي عليه استخدام Excel أن احتمال حدوث أخطاء في المخزون باستخدام هذا النهج أكثر من احتمال حدوثه مع برامج إدارة المخزون.

لا تتبع في الوقت الحقيقي

لقد تطرقنا إلى هذا في النقطة السابقة ، لكن يجدر بنا التكرار هنا. يتطلب Excel إدخال البيانات البشرية في جدول بيانات تتبع المخزون.

هذا يعني أنه يتم تحديث الورقة فقط عندما يأخذ شخص ما الوقت الكافي لتعديل المستند. هذا يمكن أن يؤدي إلى مشاكل.

يقوم برنامج إدارة المخزون بتحديث مخزونك في الوقت الفعلي ، دون الحاجة إلى إدخال البيانات. يتتبع البرنامج الإجراء كلما تم مسح رمز شريطي أو RFID. هذا يعني أنك ستكون دائمًا على اطلاع دائم بمستويات المخزون لديك. كما أنه يقلل من مخاطر أخطاء المخزون.

يُعرف هذا بنظام الجرد الدائم وهو أحد أفضل الطرق التي يمكن للشركات القائمة على المخزون من خلالها توفير الوقت وزيادة الكفاءة.

نصائح للنجاح في إدارة مخزون Excel

إذا كنت تستخدم برنامج Excel لتلبية احتياجات إدارة المخزون ، فهناك طرق للتغلب على العديد من السلبيات التي ذكرناها في القسم السابق.

يتطلب Excel صيانة عملية أكثر من برامج إدارة المخزون ، ولكن يمكنك جعله يعمل من خلال تنفيذ بعض أفضل الممارسات الأساسية.

فيما يلي بعض أكثرها شيوعًا لتتبعها.

المراجعة اليومية

لقد ناقشنا كيف أن الخطأ البشري يمثل مصدر قلق حقيقي في جداول بيانات Excel. تتمثل إحدى طرق مكافحة هذه المشكلة في إجراء عمليات تدقيق يومية.

من خلال استخدام عمليات التدقيق المجدولة بانتظام ، يمكنك اكتشاف المشكلات قبل أن تتفاقم بمرور الوقت.

قد تكون عمليات التدقيق اليومية مهمة غير واقعية اعتمادًا على حجم عملك. إذا كانت هذه هي الحالة ، ففكر في عدد الدورات ، حيث تقارن الأرقام الفعلية بأرقام جداول البيانات الخاصة بك على أساس تناوب.

حل آخر هو تتبع المخزون الخاص بك على الورق وجدول البيانات.

يبدو هذا عملًا مزدوجًا (لأنه كذلك) ، ولكنه سيمنحك عددًا يوميًا للمقارنة بجدول البيانات الخاص بك وتحديد التناقضات.

المفتاح هنا هو أن إيجاد المشاكل في وقت مبكر أمر مهم. نظرًا لإيقاف التهم لفترات أطول ، تزداد المشكلات وتتفاقم.

التحديث على الفور

يحدث أحد أكبر أسباب الخطأ البشري في جداول بيانات Excel عندما يكون هناك تأخير في تحديث الورقة.

إليك أحد السيناريوهات حيث يحدث هذا.

لأي سبب من الأسباب ، يواجه مدير المخزون لديك مشكلة تمنعه ​​من تغيير الورقة مع تحولات المخزون.

يلاحظون التغييرات ، لكن العمل يحدث وتنسى تلك التغييرات. الآن مخزونك معطلة. يمكن أن يستمر خطأ المخزون هذا لأعمار إذا لم تقم بإجراء عمليات تدقيق يومية.

يمكن أن يكون هناك المزيد من الأخطاء. الشيء التالي الذي تعرفه ، مخزونك بالكامل خاطئ.

المفتاح لمنع هذه الأخطاء هو تحديث ورقة Excel الخاصة بك على الفور كلما حدث تغيير في المخزون.

نحن نعلم أن العمل يمكن أن يكون محمومًا ، وهو ما قد يكون صعبًا ، لكن أخطاء المخزون تجعل العمل أكثر صعوبة وتحديًا. من الأفضل القيام بالعمل الآن وتجنب المشاكل لاحقًا.

تخزين النسخ الاحتياطية في السحابة

تعد ورقة مخزون Excel الخاصة بك واحدة من أهم المستندات في عملك. على هذا النحو ، تحتاج إلى التأكد من نسخها احتياطيًا. كما ذكرنا سابقًا ، تحدث أخطاء في Excel ، وفي بعض الأحيان تُفقد البيانات الحيوية.

من خلال إجراء النسخ الاحتياطية السحابية بانتظام ، يمكنك تقليل تأثير هذه الأخطاء من خلال ضمان حصولك على نسخة حديثة للرجوع إليها في حالة وقوع كارثة غير متوقعة.

كن مستعدا. الأخطاء ستحدث.

توحيد البيانات لإعداد التقارير الشهرية

أحد العيوب الكبيرة في Excel هو أنه يجعل تحليل البيانات التاريخية أمرًا صعبًا. يمكننا مكافحة هذه المشكلة عن طريق التأكد من قيامك بدمج بياناتك بانتظام لتسهيل عملية إعداد التقارير.

من خلال أخذ المعلومات من ورقة Excel الخاصة بك ونقلها إلى تنسيقات أخرى (المخططات والجداول والرسوم البيانية وما إلى ذلك) ، يمكنك تحديد الاتجاهات والمشكلات بمرور الوقت. يمكن أن يؤثر هذا بشكل إيجابي على أرباحك النهائية.

مراجعة البيانات والنتائج

البيانات رائعة ، لكنها عديمة الفائدة إذا جمعت البيانات ولم تستخدمها في اتخاذ القرارات.

باستخدام جدول بيانات Excel ، سيكون لديك مجموعة كبيرة من البيانات المتاحة لك (وإذا كنت تتبع النقطة الأخيرة ، فستكون قد جمعت تلك البيانات في تنسيقات سهلة الفهم). استخدم هذه المعلومات لإبلاغ عملية صنع القرار والتنبؤ بالنتائج.

أحد أهداف إدارة المخزون هو القدرة على التنبؤ بالاتجاهات والنتائج. استخدم هذه المعلومات لمساعدتك في هذه العملية.

قم بالترقية إلى حل SaaS حسب الحاجة

يمكن أن يكون Excel جسرًا ممتازًا بين برامج إدارة المخزون والمخزون اليدوي. ومع ذلك ، مع نمو عملك ، سيأتي يوم لم يعد فيه Excel ممكنًا كأداة لإدارة المخزون.

في حين أن إدارة المخزون من خلال سلسلة من جداول البيانات أمر ممكن تمامًا ، إلا أنها ليست أكثر عمليات إدارة المخزون قابلية للتوسع (أو الأسهل).

يعد Microsoft Excel قويًا (خاصة عند إقرانه بقوالب Excel المعدة مسبقًا) ، ولكن في نهاية اليوم ، لا يزال مجرد برنامج عام مصمم للعديد من التطبيقات.

بالإضافة إلى ذلك ، غالبًا ما لا يكون مستند Excel ديناميكيًا ؛ يتطلب صيانة مستمرة.

كشركة صغيرة جديدة تمامًا ، قد يكون هذا مقبولًا. ولكن مع نموك وترغب في تبسيط عمليات المخزون ، فإن الترقية إلى برنامج مخصص لإدارة المخزون أمر حتمي.

عندما يحل ذلك اليوم ، افهم أن الحلول البرمجية متاحة لمساعدتك في نقل إدارة المخزون إلى المستوى التالي. والأفضل من ذلك ، أن العديد من هذه الحلول تقدم مستوى من الوظائف لا يمكنك أن تحلم به إلا باستخدام جداول البيانات.

لا تنتظر عندما يقترب وقتك مع Excel من نهايته. احتضن الخطوة التالية. قد يكون التغيير مخيفًا ، لكن برنامج إدارة المخزون المناسب يمكن أن يساعدك في الوصول إلى آفاق جديدة.

شفافية المخزون الفوري

قم بتطبيق نظام IMS لاكتساب قدر أكبر من التحكم في المخزون ، وسفك أقل تكلفة.

تحميل

افكار اخيرة

قد لا يكون برنامج Excel هو البرنامج المفضل لدى الجميع ، ولكن من الصعب إنكار تعدد استخداماته.

إذا كنت شركة متوسطة الحجم نمت إلى ما هو أبعد من تتبع المخزون الخاص بك ولكنك لست مستعدًا تمامًا للغوص في عالم برامج إدارة المخزون ، فإن برنامج Excel يعد حلاً شرعيًا.

سواء كنت تبحث عن إنشاء جدول بيانات مخزون مخصص أو تنزيل قالب ، فهناك حلول هنا تلبي كل الاحتياجات. إنها مجرد مسألة تحديد ما تحتاجه والعثور على أفضل ورقة Excel.

مثل أي نظام ، فإن Excel ليس مثاليًا. يمكن أن يساعدك اتباع أفضل الممارسات في هذه المقالة على تجنب المزالق المحتملة أثناء التحكم في مخزونك.

وعندما تكون مستعدًا لنقل عمليات إدارة المخزون إلى المستوى التالي ، فكر في الاستثمار في نظام أساسي مخصص مثل SkuVault. ثق بنا الوقت والكفاءة والتوفير في التكاليف يستحق كل هذا العناء.

قم بجولة إرشادية لمدة دقيقتين حول المنتج لمنصة SkuVault لمعرفة المزيد.