8 تقارير الجرد لفحصها اليومية والأسبوعية والشهرية

منشور المدونة التالي هو منشور ضيف من أصدقائنا في Flxpoint.

في الولايات المتحدة ، يمتلك تجار التجزئة ما قيمته 1.35 دولار من المخزون لكل دولار من المبيعات. في حين أن المخزون هو أعظم أصول بائع التجزئة ، لا يمكنك عدم تحسينه لتحقيق أرباح أعلى.

أنت تنزف المال إذا كان لديك منتجات تتراكم على الرفوف ، أو تعداد مخزون غير صحيح ، أو بائعين ذوي أداء ضعيف. توجد تقارير المخزون لتقديم رؤى قيمة ومساعدتك على تحسين دقة المخزون. ومع ذلك ، تعتمد العديد من الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم على طرق إعداد التقارير اليدوية أو لا تبلغ عن المخزون على الإطلاق.

من خلال إجراء تقارير جرد منتظمة ، يمكنك تقليل نفاد المخزون مع تلبية الطلب وتحسين دقة المخزون ، وهو أمر بالغ الأهمية لإرضاء العملاء.

استمر في القراءة لمعرفة المزيد حول تقارير المخزون ، بما في ذلك أنواع تقارير المخزون وكيف يمكن أن تؤثر على عملك.

ما هو تقرير الجرد؟

يمكنك استخدام تقرير جرد رقمي أو مادي لتلخيص كمية المخزون الحالي المتوفر لديك. قد يتضمن تقريرك بيانات تمثل أفضل المبيعات ، وإجمالي المخزون ، ومعلومات أخرى عن المنتج تساعد في تصنيف المخزون وتتبعه وإدارته.

سيوفر تقرير المخزون الصحيح معلومات حول ما لديك وما يمكنك بيعه وما يجب عليك طلبه.

لماذا يعد إعداد تقارير المخزون مهمًا لتجار التجزئة في التجارة الإلكترونية؟

يمكن أن تؤثر تقارير مخزون التجارة الإلكترونية بشكل إيجابي على عملك بعدة طرق. تخبرك تقارير الجرد بالضبط بكمية المخزون المتوفرة لديك . إذا طلبت مخزونًا دون معرفة ما هو موجود في المخزون ، فإنك تخاطر بإفراط أو انخفاض طلب المنتجات.

تحتاج متاجر الطوب وقذائف الهاون إلى تتبع عناصر مخزونها ، لكنها لا تتطلب نفس المستوى من التطور مثل تجار التجزئة عبر الإنترنت.

لا تقتصر مشتريات التجارة الإلكترونية على الوقت أو الموقع. يتم تصنيعها في أي ساعة ومن أي مكان في العالم. إذا كان عملك يتوسع بسرعة ، فأنت أكثر عرضة للتخزين عندما يقدم العميل طلبًا.

يجب على أصحاب أعمال التجارة الإلكترونية تقليل مخاطر حدوث ذلك ، لذا يجب تحديث مستويات المخزون قدر الإمكان لضمان اكتمال البيانات. لإجراء تعديلات دقيقة للمخزون ، فأنت بحاجة إلى حل آلي لإدارة المخزون يتزامن مع برنامج نقاط البيع لتتبع المخزون من أجلك. بهذه الطريقة ، ستعرف دائمًا ما لديك بالضبط ويمكنك إعادة ترتيب البضائع أو الإمدادات في الوقت المناسب.

حساب متوسط ​​مستويات المخزون

بمجرد إعداد تقرير حول متوسط ​​مستويات المخزون ، يمكنك مقارنتها بالمعدلات التاريخية. ثم يمكنك تحديد الاتجاهات التي قد تشير إلى التغييرات في تفضيلات العملاء أو نموذج عملك.

توقع متطلبات الجرد المستقبلية

إذا كان طلب كبير قادم يتطلب مخزونًا أكبر مما لديك ، فيمكنك تشغيل تقرير مخزون لتحديد مصدر مخزونك.

من خلال تقرير جرد دقيق ، يمكنك الإشراف استراتيجيًا على عناصر المخزون ، وتجنب تخزين الكثير ، وضمان أن لديك مخزونًا كافيًا للوفاء بالطلبات الجديدة.

زيادة رضا العملاء

عدم وجود مخزون كافٍ في متناول اليد يضر برضا العملاء والاحتفاظ بهم. تخيل زيارة متجر أو موقع ويب لشراء شيء ما ولكن اكتشاف أن العنصر غير متوفر.

تُظهر البيانات أن 37٪ من المتسوقين سيتسوقون بعلامة تجارية أخرى إذا كان أحد العناصر غير متوفر. 9٪ من هؤلاء المستهلكين يختارون عدم شراء أي شيء على الإطلاق.

ستساعدك تقارير المخزون الدقيقة في معرفة وقت إعادة تخزين متجرك للحفاظ على إمدادات كافية من السلع لعملائك.

تحسين عمليات المحاسبة

من خلال مقاييس قوية لإعداد تقارير المخزون ، سيفهم محاسبك بشكل أفضل مقدار الأموال التي يتركها عملك مقابل مقدار الأموال القادمة.

يساعدك فهم مكان وجود المنتجات على فهم أفضل للتكاليف المرتبطة بكل مرحلة من مراحل سلسلة التوريد. كما أنه يساعدك على إدارة المخزون بشكل أفضل ومواكبة طلب العملاء.

كم مرة يجب عليك تشغيل تقارير الجرد؟

اعتمادًا على احتياجاتك ، تختلف ترددات التقارير. يجب عليك جدولة تقاريرك بشكل متكرر إذا كان لديك الكثير من المخزون.

سواء كنت شركة صغيرة أو كبيرة ، فمن الممارسات الجيدة دائمًا تشغيل تقارير المخزون. هناك عدة أوقات مختلفة قد ترغب فيها في تشغيل تقرير المخزون.

أسبوعيًا وشهريًا

يمكنك بسهولة الحصول على تقارير أسبوعية وشهرية من أنظمة نقاط البيع وبرامج إدارة المخزون.

تمنحك التقارير الأسبوعية والشهرية عرضًا منتظمًا لمستويات مخزونك ، وتعيين الحدود المناسبة لوقت طلب المزيد من المنتجات ، وإعلام جهات التسويق بمدى استجابة العملاء للعروض الترويجية.

قبل وبعد المواسم المزدحمة

تعد تقارير المبيعات في الوقت الفعلي ميزة كبيرة لتجار التجزئة في التجارة الإلكترونية. ومع ذلك ، لتحقيق أقصى قدر من المبيعات ، يجب عليك تحليل النمو على أساس الفترة الزمنية. على سبيل المثال ، يجب عليك تشغيل تقارير المخزون لمقارنة المبيعات خلال الجمعة السوداء وإثنين الإنترنت 2021 بالمبيعات في عام 2022.

يمكنك أيضًا تشغيل التقارير خلال فترات التسوق المزدحمة الأخرى ، مثل عيد الحب أو عيد الأم.

تعتمد على عملياتك

إذا كنت تدير متجرًا يوجد به الكثير من الطلبات اليومية أو بالساعة (على سبيل المثال ، متجر بقالة أو متجر صغير) ، فستحتاج إلى الإبلاغ عن مزيد من المعلومات في كثير من الأحيان لتحديد المنتجات التي يجب شراؤها.

بغض النظر عن مكانتك ، فإن الهدف هو تحقيق التوازن الصحيح بين الحفاظ على قاعدة عملائك سعيدة وضمان بقاء عملك مربحًا.

يجب أن تعرف تقارير الجرد

هناك العديد من التقارير المهمة التي يجب عليك استخدامها للبقاء على رأس مراقبة المخزون - ومن الضروري ليس فقط الإبلاغ عن البيانات ولكن أيضًا فهم معناها.

ستمنحك البيانات الواردة في هذه التقارير صورة دقيقة لحالة المخزون لديك حتى تتمكن من تحديد الخطوات التالية لعملك.

يوجد عدد لا يحصى من تقارير المخزون لتجار التجزئة ، ولكن هذه هي الأكثر شيوعًا:

• تقرير الجرد في متناول اليد
• تقرير تقادم المخزون
• تقرير دوران المخزون
• تقرير المخزون المنخفض
• تقرير أداء المنتج
• تقرير المخزون الوارد
• تقرير موقع الجرد
• تقرير تحليل حركة المخزون

سنشرح ماهية كل نوع من تقارير المخزون ، ولماذا يستخدمها مديرو المخزون ، وكيفية تفسير النتائج.

1. تقرير الجرد في متناول اليد

إذا نفد مخزون متجرك دائمًا ، فسيذهب عملاؤك للتسوق في مكان آخر. إذا كنت تريد التأكد من أن المنتجات الموجودة في متجرك متاحة دائمًا للبيع ، فعليك أن تكون على دراية بالعناصر التي ينخفض ​​العرض فيها.

وفي الوقت نفسه ، إذا كانت بعض المنتجات في المستودع لفترة طويلة ، فقد يعني ذلك أنها لا تبيع جيدًا بما يكفي. قد يكون الوقت قد حان لإعادة تقييم حمل هذه المنتجات.

سيمنحك تقرير المخزون المتوفر عرضًا شاملاً لمنتجاتك ومتغيراتك في جميع المستودعات والمتاجر الخاصة بك.

2. تقرير تقادم المخزون

من الأهمية بمكان الاحتفاظ بعلامات تبويب حول مقدار المخزون الموجود على الرف - ومدة ذلك. تتيح لك تقارير تقادم المخزون تحديد عدد الأيام التي تحتفظ فيها بالمخزون وكميته.

ستتلقى رؤى مثل:

• منتجات غير متحركة
• منتجات بطيئة الحركة
• ما هي مدة بقاء منتجاتك في المخزون
• تكلفة الحفاظ على هذا المخزون لفترات طويلة

باستخدام هذه البيانات ، ستفهم بشكل أفضل المنتجات التي يشتريها عملاؤك مقابل تلك التي لا يشترونها. ثم لن تضطر إلى ضخ الأموال في المخزون الذي لا يبيع.

3. تقرير دوران الجرد

يتم استخدام معدل الدوران بشكل شائع لتحديد مدى سرعة الشركة في جمع الأموال من فواتير عملائها أو مدى سرعة قيام الشركة بتسليم مخزونها. يمكنك تحليل معدل دوران المخزون من عام إلى تاريخ باستخدام هذا التقرير.

يمكن أن يساعد التحقيق في معدلات دوران المخزون المرتفعة والمنخفضة في تحديد المنتجات التي لم يتم تخزينها (معدل دوران مرتفع) والمخزون الزائد (معدل دوران منخفض).

تتيح لك تقارير دوران المخزون ضبط أسعارك وطلب الكميات ومستويات المخزون. يمكنك إظهار معدل دوران المنتجات أو المستودعات والمخازن.

4. تقرير جرد منخفض

يُظهر تقرير المخزون المنخفض جميع المنتجات منخفضة المخزون لأنها أقل من الحد الأدنى لمستوى المخزون الذي قمت بتعيينه. إذا تجاوز مخزونك الفعلي الحالي الحد الأدنى للمخزون المطلوب لهذا العنصر ، فلن يظهر في تقرير المخزون المنخفض.

يتيح لك البحث المنتظم في تقارير المخزون المنخفض تحديد الاتجاهات حول المنتجات التي ينفد مخزونها باستمرار. إذا ظهر منتج معين باستمرار في هذا التقرير ، فقد يعني ذلك أنك بحاجة إلى طلب المزيد منه.

5. تقرير أداء المنتج

تخبرك تقارير أداء المنتج بالمنتجات الأكثر مبيعًا والأكثر ربحية. قد ترغب في النظر في الفجوة بين عمليات الشراء. إذا كانت هناك فترة طويلة بين تاريخ البيع الأول والأخير ، فأنت بحاجة إلى النظر في سبب عدم بيع المنتجات المعنية بالسرعة الكافية.

إذا كنت تواجه مشكلة في تلبية طلب المستهلك على منتجاتك ، فقد ترغب في التفكير في تقديم طلبات أكبر.

6. تقرير المخزون الوارد

توفر تقارير المخزون الواردة نظرة عامة على خطوط المنتجات المستحقة لأوامر الشراء المفتوحة خلال إطار زمني محدد. إنها توفر لك نظرة ثاقبة تشتد الحاجة إليها حول المخزون الفعلي للحماية من المخزون الزائد أو الأقل طلبًا. في كثير من الأحيان ، تُظهر هذه التقارير أيضًا البائع الرئيسي لكل عنصر بحيث يمكنك بسهولة طلب البضائع لتلبية الطلب المستقبلي.

لضمان حصولك على التغطية في حالة فشل المورد الأساسي في التسليم ، يجب عليك أيضًا سرد البائعين البديلين الذين يمكنهم تلبية طلباتك.

7. تقرير موقع الجرد

تعد معرفة مكان وجود منتجك في أي وقت من الأوقات أمرًا بالغ الأهمية لكل من تجار التجزئة متعددي القنوات ومتعددة القنوات. باستخدام تقارير موقع المخزون ، يمكنك تتبع المخزون في الوقت الفعلي عبر المستودعات ومراكز التوزيع وأسواق الجهات الخارجية - مما يدعم الرؤية الكاملة لأصولك الإجمالية.

يساعد الاحتفاظ بإحصاء دقيق لمنتجك حسب المتجر على توفير نظام تنفيذ عالي الكفاءة ويقلل من مخاطر وجود عدد قليل جدًا أو أكثر من المنتجات المتاحة في أي وقت. يمكنك تحديد متجر أو عدة متاجر بسرعة نفدت من عنصر معين.

من البيانات ، يمكنك تحديد ما إذا كان يجب عليك طلب مخزون إضافي أو نقل بعض مخزونك الحالي إلى موقع آخر.

8. تقرير تحليل حركة المخزون

تحليل حركة المخزون هو تقرير يوضح كيفية تحرك المخزون على طول سلسلة التوريد الخاصة بك . اعمال. يوفر تفاصيل عن التدفقات الداخلة والخارجة من المنتجات وكمياتها على مدى فترة زمنية محددة. ستكون قادرًا على تحديد المنتجات التي تتحرك بسرعة وأيها لا تتحرك. تؤدي السلع سريعة الحركة إلى أرباح أسرع ، بينما تبدد البضائع بطيئة الحركة رأس المال العامل.

هذه المعلومات مهمة لتجار التجزئة ، لأنها تساعدهم في تحديد المنتجات التي يجب شراؤها وإزالة العوائق النقدية.

إدارة المخزون على مستوى أعلى مع تقارير المخزون هذه

لا يمكن إنكار أن تقارير المخزون ضرورية للتشغيل الناجح لأي متجر بيع بالتجزئة أو تجارة إلكترونية. غالبًا ما تستطيع المتاجر الصغيرة الحجم الإبلاغ عن مخزونها يدويًا. لإعداد تقارير دقيقة ، يمكنهم تتبع المخزون وتحديث سجلاتهم بشكل متكرر بما يكفي في جدول بيانات Excel.

ومع ذلك ، هذا ليس حلاً دائمًا.

إذا كنت ترغب في توسيع نطاق متجر التجارة الإلكترونية الخاص بك ، فستحتاج إلى أدوات إدارة المخزون التي تنمو مع شركتك.

تساعدك تقارير المخزون على فهم مكان وجود مخزونك ، ومدى جودة أدائه ، وما إذا كان هناك أي مجال للتحسين والمزيد. ستكون قادرًا على تحديد المنتجات التي تطلبها بسرعة ، وحملات المبيعات التي سيتم تشغيلها ، وأفضل طريقة للحفاظ على ربح عملك (وعملائك سعداء).