الوظائف الرئيسية للتحكم

لا يسمح عالم الأعمال الديناميكي للشركات بالبقاء في مكان واحد. إن الحقائق المتغيرة للسوق تجبر رواد الأعمال على اختبار الممارسات والاستراتيجيات الجديدة باستمرار والتي ستمكنهم بشكل فعال من تحقيق أهدافهم، وتحسين أداء المنظمة بأكملها.

ما هو التحكم؟

بهدف فهم جوهر السيطرة، يمكن تعريف هذه الأداة على أنها اعتماد الخلايا المتعاونة في المؤسسة لطريقة موحدة في التفكير والتصرف، مما يسهل إلى حد كبير الإدارة الفعالة للمنظمة بأكملها، مما يزيد من تحسين صنع المفاتيح بشكل عقلاني القرارات من قبل الإدارة. وبالتالي فإن السيطرة هي النظام الأساسي المسؤول عن دعم إدارة الشركة ككل.

يصبح التحكم متعدد الأبعاد ممكنا من خلال دمج الآليات الداخلية للمنظمة مع أحدث التقنيات التي تسهل جمع وجمع ومعالجة البيانات الرئيسية. بالإضافة إلى ذلك، فإن الرقابة تخلق ظروفًا مواتية لتبني منظور أوسع قليلاً، مع التركيز على التحليل التطلعي للأنشطة التي ستجعلها في نهاية المطاف، مع استخدام الموارد المناسبة للشركة، أقرب إلى تحقيق الأهداف المرجوة.

يتضمن التحكم أربع وظائف – التخطيط والتحكم والتوجيه والتنسيق. ونظرًا لاختلافها، فإن متابعة تطوير كل مجال من هذه المجالات يوفر فرصة لتقديم أنشطة تجارية شاملة تزيد من الوعي بالفرص والمخاطر المحتملة للقيام بالأنشطة الفردية.

وظائف التحكم

• التخطيط – إحدى المهام الأساسية للرقابة هي وضع أهداف محددة للشركة، والتي ترتبط ارتباطًا وثيقًا بوظيفة التخطيط نفسها، سواء على المدى القصير أو على المدى الطويل. غالبًا ما تأخذ الأهداف المحددة شكل مؤشرات الأداء الرئيسية، مما يسهل التحقق من درجة تنفيذها في مراحل لاحقة. ونتيجة لذلك، يصبح من الممكن خلق رؤية لتطوير الشركة تكون واضحة لجميع الموظفين. وفي الوقت نفسه، بالإضافة إلى تحديد النتائج المرجوة بوضوح، تكون وظيفة التخطيط مسؤولة أيضًا عن تحديد الوسائل والإطار الزمني اللازم لتحقيقها.
• التحكم - يمثل الأكثر وضوحًا بين جميع وظائف التحكم. في هذه المرحلة، العنصر الأكثر أهمية هو إجراء مقارنة موثوقة لنتائج الشركة الحقيقية مع الخطة الموضوعة بالفعل. مثل هذا التحكم في تحقيق الأهداف المحددة يخلق الأساس لإجراء تحليل متعدد الأبعاد للانحرافات لاكتشاف أصل حدوثها. والخطوة التالية هي إجراء التعديلات اللازمة حتى تتمكن الشركة من تعظيم كفاءة عملياتها في المستقبل.
• السيطرة – تدور الأنشطة الأساسية في هذا المجال حول اتخاذ قرارات مهمة تتعلق بتصحيح الافتراضات أو الأهداف الموضوعة مسبقًا، مثل إعادة حساب التكاليف الأصلية أو تحديث الميزانيات المعتمدة. تم تصميم هذه الأنشطة لمساعدة الشركة في الوصول إلى مكانتها المرغوبة في عالم الأعمال في أسرع وقت ممكن. وفي الوقت نفسه، لا يزال جوهر السيطرة مقترنًا بمزيد من المراقبة للحالة الفعلية، مع التركيز على تنفيذ المهام الأكثر أهمية على الرغم من الانحرافات المسجلة.
• التنسيق - هذه الوظيفة مسؤولة عن زيادة كفاءة نظام الإدارة الشامل، والوصول به إلى حالة تتجاوز فيها فوائد التنسيق تكاليف تنفيذها. يؤدي ضمان تنسيق الأنشطة إلى زيادة راحة العمل وكفاءته، مما يضمن أن الوحدات الفردية تتمتع بالدرجة المناسبة من التوافق وتحقق أهدافها الخاصة بما يتماشى مع المصالح العامة للشركة.

التحكم – أمثلة

مجموعة إنكو

وتتميز الشركة بأنشطتها المتنوعة المرتبطة بإنتاج المواد الكيميائية المنزلية والمنتجات الطبية ومستحضرات التجميل والتغليف البلاستيكي أو حتى أنشطة النشر وتجارة العقارات. في كل عام هناك زيادة ملحوظة في تصدير البضائع إلى الاتحاد الأوروبي ودول أوروبا الشرقية. ومع ذلك، مع زيادة انتشارها، واجهت الشركة مشكلة المحاسبة الفعالة لمثل هذه الميزانية الواسعة. وتبين أنه من الضروري إدخال نظام معلومات متخصص يتيح التعامل الأمثل مع مثل هذه الحزمة الكبيرة من البيانات.

ولذلك قررت مجموعة INCO الاستثمار في أداة تحكم متخصصة - نظام Eureca، الذي أتاح، استنادًا إلى تكنولوجيا مستودع البيانات، إنشاء ميزانية متعددة الأبعاد. من خلال إدخال تحسينات مراقبة، تمكنت الشركة من السيطرة على الميزانية المعقدة للغاية في البداية، مع الاهتمام بالميزانية المرحلية لتكاليف الأقسام والتكاليف المباشرة المتعلقة بالإنتاج نفسه. أصبحت الميزة الإضافية أيضًا هي القدرة على إدخال الخطط وتوقعات المبيعات الشهرية أو تحسين التكاليف الثابتة والمتغيرة.

لقد أدى تنفيذ حلول التحكم إلى تبسيط عملية التخطيط الضرورية، والتي كانت في السابق معقدة للغاية مع مجالات العمل المتنوعة هذه. وفي الوقت نفسه، تم دمج قاعدة البيانات المطورة مع النظام الميداني، بحيث يتمكن الموظفون الذين يؤدون واجباتهم على جميع مستويات المنظمة من الوصول الفوري إلى المعلومات الأساسية.

لانهائي

تعد Infinite واحدة من أسرع الشركات نموًا والتي تقدم حلول تكنولوجيا المعلومات لمجموعة متنوعة من الشركات في أوروبا وخارج منطقة الشرق الأوسط وشمال إفريقيا. إن تفاصيل الصناعة والتوسع الهائل في نطاقها قادت العلامة التجارية إلى الاعتقاد بقوة بأنها بحاجة إلى تضمين أنشطتها حلاً شاملاً لتسهيل توحيد النتائج والإبلاغ عنها، والتي من شأنها في نفس الوقت تلبية الطلب المتزايد باستمرار. للحصول على معلومات في مجال السيطرة.

على الرغم من أن العلامة التجارية كانت تمتلك بالفعل تحكمًا قائمًا على برنامج Excel، إلا أن ديناميكيات المهام المطروحة تطلبت إدخال أداة من شأنها أن تسمح بالعمل بشكل أسرع على المزيد من المعلمات. لذلك، قررت Infinite تطبيق نظام Eureca الأكثر قوة، مما يضمن فرصة تطوير نظام التقارير بالكامل بمرونة وتحليل البيانات المتنوعة بشكل خاص بكفاءة.

خدمات المطار LS

توصف شركة LS Airport Services بأنها واحدة من أكبر شركات "المناولة" في بولندا، حيث تخدم حاليًا أكثر من 50 شركة طيران من جميع أنحاء العالم. وبمرور الوقت، قررت إدارة هذه العلامة التجارية المزدهرة تنفيذ أداة لدعم الرقابة الإدارية المهمة. أصبح العامل المحفز الرئيسي هو احتمال إزالة القيود التي تعيق مواصلة تطوير الشركة الناتجة عن الطبيعة المستهلكة للوقت للعملية الشاملة لإنشاء التقارير اللازمة.

تبحث عن أداة شاملة للمساعدة في تحسين مجالات تكامل البيانات والميزنة والتخطيط وإعداد التقارير والتحليل والتنبؤ، قررت الشركة تنفيذ نظام Eureca في عام 2020.

ومع إدخال أداة تحكم أكثر تقدمًا، أصبح من الممكن أتمتة عمليات إعداد الميزانية أو التحليل أو إعداد التقارير، مما يؤدي إلى زيادة القيمة الإجمالية للتحكم في جميع أنحاء الشركة. وبالإضافة إلى ذلك، تم أيضًا تعزيز الوعي بالتأثير الحقيقي على التكاليف بين المديرين، مما أدى إلى زيادة مشاركتهم في الوضع الحالي للأعمال.

وظائف التحكم – ملخص

إن التحكم الذي يتم تنفيذه بشكل صحيح، والمدعوم بشكل إضافي بالأدوات الحديثة وأنظمة تكنولوجيا المعلومات، يزيد من كفاءة عمليات الشركة بأكملها، مما يتيح التحديد الدقيق لأهداف العمل الواقعية. بغض النظر عن تفاصيل الصناعة التي تعمل فيها الشركات الفردية يوميًا، فإن الاستخدام الحكيم لإمكانات التحكم، حتى على المدى القصير، يمكن أن يسرع عملية جمع ومعالجة وتحليل وتفسير البيانات الأساسية لمزيد من تطوير الأعمال.

إذا أعجبك المحتوى الخاص بنا، انضم إلى مجتمع النحل المزدحم لدينا على Facebook وTwitter وLinkedIn وInstagram وYouTube وPinterest وTikTok.

المؤلف: آندي نيكولز

حل المشكلات بخمس درجات مختلفة واحتياطات لا نهاية لها من التحفيز. وهذا يجعله مالكًا ومديرًا تجاريًا مثاليًا. عند البحث عن موظفين وشركاء، يعتبر الانفتاح والفضول للعالم من أكثر الصفات التي يقدرها.

عرض جميع المشاركات