كيفية استخدام الدروس المستفادة بشكل فعال لتجنب فشل المشروع

كل مشروع هو تجربة تعليمية. تنبهنا حالات الفشل إلى عدم ارتكاب نفس الأخطاء مرة أخرى. ترشدنا النجاحات إلى التنقل بفعالية في مشاريعنا الحالية والمستقبلية. إن العملية الصحيحة المطبقة لالتقاط هذه الإخفاقات ، والمكاسب ، ومجالات التحسين ضرورية لإدارة المشروع الناجحة. هذا ما تفعله طريقة دروس المشروع المستفادة.

في هذا المنشور ، سوف نستكشف كيفية تجنب فشل المشروع بشكل فعال باستخدام الدروس المستفادة. القوالب المتوفرة في جميع أنحاء المنشور قابلة للتحرير عبر الإنترنت. استخدمها للمضي قدمًا في مهامك.

ما هي دروس المشروع المستفادة؟

الدروس المستفادة هي التجارب الرئيسية - الإيجابية والسلبية - التي يتم جمعها طوال دورة حياة المشروع وكذلك في نهايته. بالتفكير في هذه المعرفة والفهم ، يمكنك تحويل ما تم تعلمه إلى إجراءات مطلوبة لتحسين الأنظمة والعمليات الحالية وتأمين نجاح المشاريع المستقبلية.

بالنسبة لبعض المنظمات ، تعتبر الدروس المستفادة في إدارة المشروع عملية غير رسمية حيث يناقشون ويوثقون تجارب المشروع أثناء مرحلة الإغلاق. تقوم المنظمات الأخرى بإجراء جلسة الدروس المستفادة في نهاية كل مرحلة من مراحل المشروع. يمكن لمديري المشاريع وأعضاء فريق المشروع وكذلك قادة الفريق المشاركة في جلسة الدروس المستفادة لمراجعة التقارير واتخاذ القرارات حول كيفية تحويل البصيرة المكتسبة إلى إجراءات.

يمكن إجراء جلسات الدروس المستفادة في مراحل مختلفة من المشروع بناءً على مدى تعقيده ؛ في نهاية كل مرحلة ، في نهاية المشروع ، أو في الوقت الحقيقي كما يحدث.

لماذا يجب أن تكون الدروس المستفادة جزءًا لا يتجزأ من إدارة المشروع

يساعد توثيق الدروس المستفادة ومشاركتها عبر المؤسسة على تجنب وتقليل فرص الفشل. كما أنه يساعد في إنشاء أفضل الممارسات التي يمكن دمجها في المساعي المستقبلية.

يساعد إجراء جلسات الدروس المستفادة أيضًا في بناء الثقة بين أعضاء الفريق ؛ إن السماح لهم بمشاركة وجهات نظرهم حول ما حدث بشكل صحيح وما هو خطأ أثناء المشروع سيجعلهم يشعرون بمزيد من المشاركة ويشجعهم على أن يكونوا أكثر دعمًا لعملية إدارة المشروع.

في النهاية ، يمكن أن يكون للدروس المستفادة تأثير حقيقي على عمليات الشركة وطريقة عمل الفرق.

عملية الدروس المستفادة

تتضمن عملية الدروس المستفادة خمس خطوات. وهي تهدف إلى استخلاص الدروس المهمة المستفادة أثناء المشروع من المشاركين في الاجتماع ، وتحديد كيفية تطبيق هذه المعرفة بنجاح في تحقيق نتائج أفضل مع المشاريع المستقبلية. الخطوات هي ،

الخطوة 1: تحديد الدروس المستفادة

ابدأ بمراجعة ما سار بشكل جيد وما لم يسير على ما يرام أثناء المشروع الذي أكملته للتو وما الذي يحتاج إلى تحسين. يجب أن يتم ذلك خلال جلسة الدروس المستفادة التي شارك فيها أصحاب المصلحة الرئيسيون في المشروع.

• استعدادًا للجلسة ، يجب على الميسر إرسال استطلاع إلى المشاركين. يجب أن يتضمن أسئلة محددة تتعلق بالجوانب المختلفة للمشروع (مثل إدارة المشروع ، والموارد ، والاتصالات ، والمتطلبات ، وما إلى ذلك). نفس القدر من الأهمية هو الحصول على ملاحظاتهم حول ما نجح ، وما لم ينجح ، وما الذي يجب تحسينه فيه. لن تساعد الإجابة على الاستبيان المشاركين فقط في إعداد أنفسهم بشكل أفضل للجلسة ، ولكن الإجابات نفسها ستساعد في توجيه المناقشة بينهم.
• لخص نتائج الاستطلاع وحللها مع التقارير الرئيسية الأخرى خلال الجلسة لتحديد حالات فشل المشروع والمكاسب. ينبغي تمييز التوصيات الخاصة بإدخال تحسينات على المشروع في المستقبل بحلول نهايته.

يمكنك استخدام مخطط مشابه مثل الرسم البياني أدناه لتسجيل الملاحظات والنقاط الرئيسية التي تمت مناقشتها خلال الجلسة.

الخطوة الثانية: وثق الدروس المستفادة

الخطوة التالية من العملية هي توثيق النتائج بتقرير مفصل. يجب أن تتضمن ملاحظات المشاركين حول نقاط القوة والضعف في المشروع وتوصيات للتحسين.

بمجرد اكتمال التقرير ، شاركه مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين المعنيين بالمشروع. بينما يمكنك إنشاء نظرة عامة على التقرير التفصيلي للقيادة ، يمكن إرسال التقرير الشامل كمرفق لمزيد من المرجع.

الخطوة الثالثة: تحليل الدروس المستفادة

خلال هذه المرحلة من العملية ، قم بتحليل وتنظيم الدروس المستفادة من أجل تحديد كيفية تطبيقها. ثم يتم تحديد التدريب المطلوب للموظفين والتحسينات على عمليات إدارة المشروع.

كخطوة أخرى ، يمكنك إنشاء خطة عمل تحدد الخطوات الضرورية والأطراف / الإدارات المسؤولة والموارد والجدول الزمني.

الخطوة 4: أرشفة الدروس المستفادة

قم بتخزين جميع مستندات الدروس المستفادة في موقع يسهل الوصول إليه ، كما هو الحال في محرك أقراص مشترك (مثل Google Drive) ، مما يجعلها متاحة بسهولة لفريق المشروع بالإضافة إلى الفرق الأخرى في المؤسسة وأصحاب المصلحة.

الخطوة 5: استرجع الدروس المستفادة

الرجوع إلى وثائق الدروس المستفادة لتحسين عمليات المشروع الحالية. قم بتحسين إمكانية استرداد هذه المستندات عن طريق إنشاء مجلدات لكل نوع من أنواع المشروع وتنظيمها بشكل صحيح حسب التاريخ أو اسم المشروع. إذا كانت الأداة التي تستخدمها لتخزين التقارير توفر إمكانية البحث عن الكلمات الرئيسية ، فسيكون من الأسهل على أي شخص استردادها.

كيفية تجنب فشل المشروع بالدروس المستفادة

فيما يلي بعض الخطوات التي يمكنك تضمينها في عملية الدروس المستفادة في مشروعك لضمان نجاح المشروع.

قم بإجراء جلسات الدروس المستفادة بشكل متكرر

يمكن أن تسوء أشياء كثيرة أو تسوء في المشروع ، خاصة إذا كانت مبادرة كبيرة ومعقدة. لذلك سيكون من المفيد تسجيل المعلومات الأساسية في وقت أقرب بدلاً من الانتظار حتى نهاية المشروع. مع مرور الوقت ، قد تفشل في الاحتفاظ بالرؤية الرئيسية أو في حالة عدم النجاح ، قد يتم النظر إلى المعلومات عمدًا.

لديك عملية قياسية ومجموعة من الأدوات

غالبًا ما تفشل العديد من المنظمات في استيعاب الدروس المستفادة أثناء المشروعات لأنها تفتقر إلى عملية محددة.

مجموعة مناسبة من الخطوات في مكانها تجعل الأمر يبدو أكثر ضرورة ويمكن أن تساعد الفريق على الوقوع في روتين لتسجيل الدروس المستفادة خلال المشاريع. وبالمثل ، فإن وجود مجموعة محددة مسبقًا من الأدوات لاستخدامها في جمع المعلومات ، وتخزين التقارير والوثائق ، ومشاركتها عبر المؤسسة ، سيساعد على تبسيط العملية بشكل أكبر.

استفد من الدروس المستفادة أثناء التخطيط للمخاطر

أثناء تقييم المخاطر لمشروع جديد ، ارجع إلى تقارير الدروس المستفادة السابقة للمشاريع ذات الصلة لتحديد المخاطر المحتملة بسهولة. بعد ذلك ، يمكنك الانتقال إلى تطوير استراتيجيات التخفيف.

لديك فريق الدروس المستفادة

يمكنك تطبيق طريقة الدروس المستفادة - أو تسجيل الخبرات والرؤى والانطباعات بنشاط في الوقت الفعلي - طوال المشروع. وضح كيف ستطبق الطريقة واختر فريقًا للمشاركة فيه والقيام بدور نشط.

من أفضل الممارسات أن تضم أعضاء من مناطق مختلفة من المشروع وذلك لتجميع وجهات نظر متنوعة. احتفظ بعدد أعضاء الفريق بين 3 إلى 10.

وبالتالي ، فإن الاحتفاظ بسجل تجارب المشروع سيساعد في إجراء جلسات أكثر فاعلية للدروس المستفادة.

كيف يمكنك استخدام الدروس المستفادة في إدارة المشاريع؟

لقد حددنا الدروس المستفادة في إدارة المشاريع ، وعملية الدروس المستفادة ، وكيفية تطبيق الطريقة بفعالية لتجنب فشل المشروع إلى جانب القوالب المفيدة في هذا المنشور.

تأكد من أن التقاط الدروس المستفادة وتحليلها والتعلم منها جزء من كل مشروع تقوم به. ومن المهم أيضًا التخطيط للمجموعة التالية من الخطوات لتطبيق الدروس المستفادة بشكل فعال. سيساعد هذا الجهد المستمر في تنمية ثقافة التحسين المستمر داخل مؤسستك.