التدقيق اللوجستي: ما هو ولماذا تحتاج إليه؟

تعد الخدمات اللوجستية جزءًا حيويًا من صناعة التجارة الإلكترونية، ولهذا السبب من المهم تقييم جميع الأجزاء المتحركة للتأكد من أن عملياتك تتسم بالكفاءة والفعالية من حيث التكلفة قدر الإمكان. إحدى الطرق للقيام بذلك هي إجراء تدقيق لوجستي. من خلال التقييم المنتظم للمرافق وكفاءة مراقبة المخزون وتحسين طرق النقل، يمكنك تحديد طرق مختلفة لتحسين الخدمات اللوجستية التي يمكن أن تفيد عملك وعملائك.

في هذه المقالة، سنقوم بتفصيل كل ما تحتاج إلى معرفته حول إجراء التدقيق اللوجستي - ما هو ولماذا تحتاج إليه وكيفية تجميعه معًا.

ما هو التدقيق اللوجستي؟

التدقيق اللوجستي هو تقييم داخلي للعمليات اللوجستية للشركة. لقد تم تصميمه لتحديد أي أوجه قصور ومشكلات وفرص توفير التكاليف. ويشار إليه أحيانًا أيضًا باسم تدقيق سلسلة التوريد. يفحص التدقيق طرق النقل وإدارة المخزون وكفاءة المستودعات ومعالجة الطلبات وإدارة المخاطر والتكنولوجيا ومختلف العمليات الأخرى المتعلقة بالخدمات اللوجستية وسلسلة التوريد.

ومن خلال تحسين هذه المجالات، يمكن للشركات تحسين كفاءة سلسلة التوريد الخاصة بها، وخفض التكاليف، وتحسين جودة الخدمة وضمان الامتثال للوائح. علاوة على ذلك، تأخذ عمليات التدقيق اللوجستي بشكل متزايد في الاعتبار الاستدامة البيئية، بهدف تقليل التأثير البيئي للعمليات اللوجستية. الهدف النهائي لمراجعة سلسلة التوريد هو تعزيز الميزة التنافسية للمنظمة في السوق.

لماذا يجب عليك إجراء التدقيق اللوجستي؟

كما ذكرنا سابقًا، فإن السبب الرئيسي لإجراء التدقيق اللوجستي هو منحك ميزة على منافسيك، ولكن يمكن أن يكون له عدد من النتائج المهمة الأخرى. تشمل الفوائد العديدة لإجراء التدقيق اللوجستي ما يلي:

ادارة التكاليف

تساعد عمليات التدقيق الشركات عبر الإنترنت على اكتشاف أي أوجه قصور وفرص لتوفير التكاليف داخل سلسلة التوريد مما قد يؤدي إلى وفورات كبيرة في النقل والمخزون والعمليات اللوجستية الشاملة. تشمل فرص توفير التكاليف إعادة تقييم عقود الناقل، وتوحيد الشحنات، وتحديثات التكنولوجيا، وتحسين مساحة التخزين، وما إلى ذلك. ويؤدي التخلص من الهدر وعدم الكفاءة إلى تعزيز عملية أصغر حجمًا وأكثر مرونة مما سيقلل من التكاليف العامة بمرور الوقت.

تحسين كفاءة

يمكن أن يؤدي تبسيط العمليات وتحسين طرق النقل وتحسين إدارة المخزون إلى زيادة الكفاءة التشغيلية وتقليل المهل الزمنية وتحسين خدمة العملاء. ويمكنه أيضًا التخلص من العمليات الزائدة أو البطيئة وتحسين استخدام الموارد مثل العمالة والمعدات ومرافق التخزين.

تعزيز العلاقات مع العملاء والموردين

من خلال تحديد أوجه القصور اللوجستية، يمكنك تحسين عمليات التسليم في الوقت المحدد، ودقة الطلب وكيفية الاستجابة لطلبات العملاء مما سيؤدي إلى تحسينات في رضا العملاء بشكل عام. يمكن أن يوفر التدقيق اللوجستي أيضًا استراتيجيات لبناء علاقات أقوى مع الموردين مما قد يؤدي إلى تحسين الأسعار والجودة وموثوقية سلسلة التوريد.

التدقيق المطلوب

يمكن أن يساعد التدقيق في ضمان اتباعك أنت ومورديك لأي لوائح جديدة أو محدثة في مجال النقل أو التجارة لتجنب العقوبات أو الاضطرابات في سلسلة التوريد الخاصة بك مع الحفاظ على سمعة جيدة في السوق. وهذه الأمور مهمة بشكل خاص بالنسبة للتأثير البيئي، حيث تميل عمليات التدقيق اللوجستي الحديثة إلى التركيز كثيرًا على الاستدامة. علاوة على ذلك، تخلق عمليات التدقيق ثقافة المساءلة والشفافية داخل المنظمة والتي يمكن أن تعزز ممارسات إدارة سلسلة التوريد المسؤولة والفعالة.

مبادرات الاستدامة

يمكن للتدقيق اللوجستي أن يساعد شركات التجارة الإلكترونية على تحديد طرق لتقليل البصمة الكربونية الخاصة بها والمواءمة بشكل أفضل مع أهداف المسؤولية الاجتماعية للشركات. سينفق حوالي ثلث المستهلكين 24% أكثر على المنتجات التي تدعي أنها مستدامة، لذا فإن التدقيق هو وسيلة جيدة لتحديد طرق مفيدة لتنفيذ الخدمات اللوجستية المستدامة.

ترقيات التكنولوجيا

تعتمد العمليات اللوجستية الحديثة بشكل كبير على التكنولوجيا - التتبع في الوقت الفعلي، والروبوتات، وواجهات برمجة التطبيقات، والأتمتة، وما إلى ذلك. يمكن لعمليات التدقيق أن توصي بتحسينات التكنولوجيا والبرامج لتعزيز رؤية البيانات والأتمتة والرؤية الشاملة لسلسلة التوريد.

تخفيف المخاطر

إن تحديد نقاط الضعف والمخاطر في سلسلة التوريد يمكّن المؤسسات من تنفيذ استراتيجيات لتخفيف المخاطر، مما يضمن استمرارية الأعمال أثناء الاضطرابات.

اتخاذ القرارات والاستراتيجية المبنية على البيانات

توفر عمليات التدقيق بيانات ورؤى قيمة يمكن أن تفيد القرارات الإستراتيجية والتحسينات المستمرة في إدارة سلسلة التوريد. يمكن لنتائج التدقيق اللوجستي أن تساعد المؤسسات على تطوير خطط استراتيجية طويلة المدى لتحسين سلسلة التوريد الخاصة بها بشكل مستمر والحفاظ على قدرتها التنافسية.

أنواع عمليات التدقيق اللوجستي

هناك نوعان من التدقيق اللوجستي؛ التدقيق اللوجستي الخارجي أو التدقيق اللوجستي الداخلي. كلاهما يركز على مجالات مختلفة من الإدارة اللوجستية.

• تساعد عمليات التدقيق اللوجستي الداخلي الشركات على تقييم صحة وجودة عمليات وأنظمة سلسلة التوريد الداخلية الخاصة بها. ويشمل ذلك البيانات الفنية والموظفين والمرافق وما إلى ذلك.
• تساعد عمليات تدقيق الخدمات اللوجستية الخارجية الشركات عبر الإنترنت على تحديد أي مجالات مخاطر محتملة، وتنفيذ ضمان الجودة في الموقع، وتحسين التواصل مع الموردين. تشمل الخدمات اللوجستية الخارجية تخزين البضائع ونقلها وتسليمها إلى وجهتها النهائية.

في حين أن بعض الشركات لديها سيطرة كاملة على سلاسل التوريد الخاصة بها، فإن العديد منها تختار خدمات 3PL أو تستخدم مراكز التنفيذ التي تدير التخزين والانتقاء والتعبئة والشحن نيابة عنهم. ونتيجة لذلك، لا يمكن للشركات عبر الإنترنت التحكم في العمليات اللوجستية ومراجعتها إلا ضمن نطاقها ونفوذها.

يمكن أيضًا إجراء عمليات التدقيق في مجالات محددة من الخدمات اللوجستية، مثل عمليات تدقيق الشحن أو عمليات تدقيق العقود أو عمليات تدقيق المخزون أو عمليات تدقيق الامتثال في مكان العمل. ستركز عمليات التدقيق هذه على مجالات محددة تريد الشركة تقييمها وتقديم توصيات للتحسين.

ما هي خصائص التدقيق اللوجستي؟

من الناحية المثالية، يجب إكمال عمليات التدقيق اللوجستية سنويًا لمواكبة تحديثات التكنولوجيا والعمليات في هذه الصناعة سريعة الخطى. ومن الأفضل أن يتم إكماله من قبل أفراد محايدين أو شركة خارجية لضمان التقييم الموضوعي. تتكون عملية التدقيق عادةً مما يلي:

• فحص شامل للعمليات اللوجستية: يتضمن التدقيق اللوجستي تقييمًا شاملاً ومفصلاً لسلسلة التوريد الكاملة للمؤسسة والعمليات اللوجستية التي تغطي العمليات المختلفة.
• كن مبنيًا على البيانات: تعتمد عمليات التدقيق على البيانات والمقاييس ومؤشرات الأداء الرئيسية (مؤشرات الأداء الرئيسية) لتقييم أداء وكفاءة العمليات اللوجستية وسلسلة التوريد.
• نهج قابل للتخصيص: يتم تصميم عمليات التدقيق اللوجستي وفقًا للاحتياجات والتحديات المحددة للأعمال التجارية، وتأخذ في الاعتبار الصناعة والحجم والخصائص الفريدة للمؤسسة.
• متعددة التخصصات: غالبًا ما تتضمن عمليات التدقيق خبراء من مختلف المجالات؛ بما في ذلك إدارة الخدمات اللوجستية والنقل والمشتريات والتكنولوجيا والامتثال والاستدامة. سيحتاج جميع أصحاب المصلحة هؤلاء إلى معالجة الجوانب ذات الصلة بدورهم في سلسلة التوريد.
• يحدد نقاط الضعف والفرص: الهدف الرئيسي للتدقيق اللوجستي هو تحديد أوجه القصور في سلسلة التوريد، فضلا عن فرص التحسين وتحسين التكلفة. ستوفر المراجعة أيضًا توصيات وخطوات تالية قابلة للتنفيذ لتحسين عمليات سلسلة التوريد.
• الامتثال وإدارة المخاطر: تتناول عمليات التدقيق اللوجستي الامتثال التنظيمي وإدارة المخاطر، مما يضمن التزام المنظمة بالقوانين المعمول بها ولديها خطط طوارئ مطبقة في حالة حدوث خلل.
• تحسينات الاستدامة: الاستدامة مهمة بالنسبة للمستهلكين، وبالتالي فإن التأثير البيئي للعمليات هو أمر يمكن تقييمه من خلال عملية التدقيق. الهدف هو تسليط الضوء على المجالات التي يمكن فيها تقليل البصمة الكربونية ومواءمتها مع أهداف الاستدامة. كما تعزز عمليات التدقيق ثقافة الشفافية.
• التحسين المستمر: لا يعد التدقيق اللوجستي حدثًا لمرة واحدة ولكنه جزء من عملية التحسين المستمر. يمكن للمؤسسات استخدام النتائج على أساس سنوي لتوجيه عملية تطوير الخطط الإستراتيجية طويلة المدى لتحسين وتوسيع نطاق أنشطة سلسلة التوريد.

كيفية إجراء التدقيق اللوجستي

في معظم الأحيان، يتم إجراء عمليات التدقيق من قبل محترف محايد متخصص في إجراء هذه الأنواع من عمليات التدقيق اللوجستي. اعتمادًا على نطاق شركتك وحجمها، يمكن أيضًا إجراء عمليات تدقيق الخدمات اللوجستية بواسطة مديري سلسلة التوريد أو مديري ضمان الجودة أو الهندسة اللوجستية أو الإدارة العليا.

هناك أربعة أجزاء متميزة للتدقيق اللوجستي: الإعداد والأداء والتحليل والتحسين المستمر.

يحضر

قبل إجراء التدقيق، تحتاج الشركات إلى الاستعداد. فيما يلي بعض الإجراءات التي يمكن للشركات اتخاذها:

• تحديد الغرض من التدقيق: ما هي النتائج التي تريد تحقيقها؟ هل ترغب في دراسة فرص توفير التكاليف أو

• حدد النطاق: إذا كنت منخرطًا في أنشطة لوجستية واسعة النطاق، فقد يكون من الأفضل التركيز على عملية معينة أو موقع جغرافي معين.
• جمع المعلومات: تأكد من سهولة الوصول إلى جميع المعلومات (الفواتير والإيصالات وبيانات تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وما إلى ذلك).
• تخطيط الجدول الزمني: كم من الوقت ستستغرق العملية؟ قد تحتاج إلى فحص كميات كبيرة من البيانات وإجراء المقابلات وملء الاستبيانات وترتيب زيارات للموقع وإبداء الملاحظات. كل هذا يمكن أن يستغرق وقتا.

يؤدي

والخطوة التالية هي إجراء التدقيق. كما ذكرنا سابقًا، يشمل ذلك جمع البيانات، وبدء التحليل اللوجستي، وإجراء المقابلات، وملء قوائم المراجعة، وفحوصات المستودعات، وإدارة الفواتير، وما إلى ذلك.

تحليل

بمجرد إجراء التدقيق، فإن الخطوة التالية هي الإبلاغ عن النتائج والإبلاغ عن البيانات وإنشاء خطة عمل. يجب أن تشير خطة العمل هذه إلى الغرض من التدقيق وتقدم توصيات لتحسين الكفاءة أو تغييرات العقود أو تدابير خفض التكاليف. يمكن أن تساعد نتائج التدقيق في اتخاذ القرارات المستندة إلى البيانات بشأن الاتجاه المستقبلي للشركة وحجمها ونطاقها.

تحسن مستمر

خلال هذه المرحلة، ستحتاج الشركات إلى التأكد من متابعة النتائج وجدولة أي عمليات تدقيق للمتابعة. بعد اكتمال عملية التدقيق، يجب مراقبة العمليات اللوجستية بشكل مستمر للحفاظ على الكفاءة. سيسمح لك تنفيذ حلقة التعليقات أيضًا بمعرفة مدى نجاح نتائج التدقيق. قم بجمع وتحليل التعليقات من أصحاب المصلحة من خلال الدراسات الاستقصائية أو الفردية لتقييم تأثير توصيات التدقيق.

على الرغم من أنها قد تبدو معقدة في الأداء، إلا أن عمليات التدقيق اللوجستي لها عدد من الفوائد الرئيسية التي يمكن لشركات التجارة الإلكترونية بجميع أحجامها استخدامها لخفض التكاليف وزيادة الكفاءة والتقدم على المنافسين.