كيف تحافظ على قاعدة بيانات CRM نظيفة؟

عند تشغيل نظام قاعدة بيانات CRM ، تتمثل إحدى المهام الصعبة بشكل شائع في ضمان دقة وصحة البيانات المخزنة فيه. عندما لا تكون صيانة البيانات من قبل مؤسسة على قدم المساواة ، يتم إبطاء الأنشطة ، وتصبح التقارير غير دقيقة ، ويصبح من الصعب التحقق من تفاصيل كل سجل يدويًا بسبب وجود أنشطة مهمة أخرى للتعامل معها.

مثال

لنفكر في مثال. إذا قام مندوب مبيعات "أ" من إحدى المؤسسات بإجراء مكالمة متابعة للمبيعات مع أحد العملاء واكتشف أن مندوب مبيعات آخر "ب" قد أجرى هذه المكالمة بالفعل ، فقد يكون الموقف بأكمله محرجًا بعض الشيء للممثل "أ". ومع ذلك ، فإن السؤال هو أين نشأ الارتباك ولماذا بالضبط فعل الممثل. إجراء تلك المكالمة على أي حال؟

لنفترض الآن أن الممثل "أ" ذهب للتحقق من البيانات ووجد أنه لا يوجد سجل سابق لمكالمة تم إجراؤها لجهة الاتصال. في مزيد من التحقيق ، اكتشف الممثل A أنه كانت هناك نسخة مكررة من نفس جهة الاتصال المخصصة لممثل المبيعات B. ومن ثم ، فإن الاستنتاج ، في هذه الحالة ، هو أن اثنين من ممثلي فريق المبيعات كان لهما جهة اتصال مماثلة وكلاهما قاما العمل عن طريق إجراء مكالمة متابعة للعميل.

هذا مثال كلاسيكي على حقيقة أن CRM لديه بيانات غير دقيقة وهذا هو السبب في إعاقة عملية المبيعات في حالة المنظمة المذكورة أعلاه. نظرًا لأن هذه البيانات لا تتم إدارتها ، فقد يؤدي ذلك أحيانًا أيضًا إلى عدم إدارة جهات الاتصال وتغيير أرقام هواتفهم أو عناوين بريدهم الإلكتروني.

الحفاظ على مجموعة بيانات نظيفة ومنظمة

في المثال المذكور أعلاه ، لاحظنا أن حالة تكرار البيانات أدت إلى مكالمة متابعة مبيعات محرجة. بالإضافة إلى الازدواجية ، يمكن أن تكون هناك أيضًا فرصة لصعوبة إدارة صحة البيانات في حالة عدم إجراء إلغاء تكرار CRM .

ومن ثم ، هناك حاجة للحفاظ على مجموعة بيانات نظيفة ومنظمة وصالحة في قاعدة بيانات المبيعات بحيث يمكن تحديث البيانات بانتظام. خلاف ذلك ، يمكن أن تكون تقارير المبيعات مليئة بالأخطاء التي يمكن أن تؤدي في النهاية إلى مشاكل أكبر بكثير.

على سبيل المثال ، لنفترض أن إحدى المؤسسات لا تتيح سوى خصم 10٪ على منتجاتها وفقًا للسياسة ، وقد لا يكون بعض الممثلين على دراية بهذه السياسة أو يمكنهم الإهمال بها وإدخال خصم أعلى لبعضهم صفقات.

في حالة حدوث ذلك ، ستكون هناك حاجة لحضور الاستثناءات يدويًا ووضع الأمور في نصابها الصحيح. يمكن أن يكون هذا مضيعة للوقت بالتأكيد وغير ضروري أيضًا. علاوة على ذلك ، سيتعين على الممثلين أن يسارعوا في اكتشاف الأخطاء حتى لا تتأثر المبيعات.

وبالتالي ، كل هذا يأتي إلى حقيقة واحدة بسيطة وهي إلغاء تكرار قواعد البيانات . يمكن أن يساعد استخدام Zoho CRM من خلال الاستعانة بمستشار CRM في صيانة قاعدة البيانات وتنظيفها. بعض الطرق الفعالة التي يمكن من خلالها القيام بذلك باستخدام Zoho CRM مذكورة أدناه. سننظر إليهم واحدًا تلو الآخر.

إدارة السجلات المكررة

يمكن أن يكون استخدام Zoho CRM مفيدًا في تقديم حل سريع وفعال لمشكلة السجلات المكررة. سنرى كيف نفعل ذلك بطريقتين ومثال.

• القبض على التكرارات قبل إنشائها

  عندما تجعل بعض الحقول حقلاً فريدًا ، يتم إيقاف إنشاء سجل مكرر على الفور. هذه طريقة فعالة للحفاظ على قاعدة البيانات.

في حالة وضع علامة على "عنوان البريد الإلكتروني" كحقل فريد في وحدة نمطية ، يمكن لـ CRM تنبيهك لإنشاء عميل متوقع جديد بنفس عنوان البريد الإلكتروني تمامًا مثل عميل متوقع موجود. لجعل حقل فريدًا ، عليك فقط تحديد خيار "عدم السماح بالقيم المكررة" ضمن إعدادات الحقل.

• دمج السجلات المكررة

  بغض النظر عن إنشاء الحقول الفريدة والمراجعة المزدوجة للبيانات ، فقد لا تزال هناك بعض السجلات المكررة في CRM. في هذه الحالة ، يمكن استخدام أداة إلغاء البيانات المكررة الخاصة بـ Zoho CRM لدمج البيانات المكررة.

عندما يقوم المستخدم بتشغيل فحص التكرار ، يمكن لـ CRM دمج السجلات التي هي النسخ الدقيقة لبعضها البعض تلقائيًا. في حالة وجود تعارض ، يمكن اختيار سجل رئيسي بحيث يمكن دمج التكرارات في السجل المختار.

بخلاف أداة إلغاء البيانات المكررة ، يأتي Zoho CRM أيضًا مزودًا بخيار "بحث ودمج" خاص يكرر الميزات. يمكنك استخدام خيار Find and Merge Duplicates في حالة معرفتك للسجل في الوحدة النمطية التي تم تكرارها ويجب دمجها.

على سبيل المثال ، إذا كنت تعلم أن جهة اتصال تسمى Sanjay بها نسخ مكررة وترغب في دمج النسخ ، فيمكنك الانتقال إلى صفحة Jame والنقر فوق Find and Merge Duplicates. يمكنك تحديد السجلات وتعيين السجل الصحيح ودمج النسخ المكررة.

التحقق من صحة بيانات CRM

بخلاف مسح تكرار البيانات ، يجب على المرء أيضًا أن يكون استباقيًا في ضمان أن قاعدة بيانات CRM لا تجمع البيانات غير المرغوب فيها في المقام الأول. هذا يعني أيضًا أنه يجب على المرء أن يكتشف طرقًا للتحقق من صحة البيانات التي تأتي في حساب CRM.

يأتي Zoho CRM مزودًا ببعض الميزات التي يمكنك من خلالها ضمان صحة البيانات بسهولة. يتضمن ذلك أيضًا جهودًا مختلفة مثل وضع عملية ، ووضع بعض قيود الوصول ، وتقديم سجل تلقائي للموافقة اليدوية.

• تقديم السجل التلقائي

نظرًا لكونك مدير مبيعات ، فلن يكون لديك غالبًا الوقت للنظر والتحقق من كل جزء من المعلومات التي تدخل قاعدة بيانات CRM . بغض النظر ، سترغب في الاطلاع على بعض التفاصيل المهمة مثل نسبة خصم المنتج.

في حالة دخول شخص ما إلى خصم غير مقبول ، فأنت ترغب في أن يتم إعلامك به. يأتي Zoho CRM مزودًا بحل موثوق به لتلبية هذا المطلب حيث يمكن إرسال السجلات التي أنشأها فريق المبيعات تلقائيًا للموافقة على عمليات أعلى بناءً على معايير مخصصة.

ومن ثم ، فهذه طريقة يمكنك من خلالها البقاء على اطلاع بالبيانات الحساسة الموجودة في CRM في حالة وجود سبب للقلق. إن التكوين البسيط لعملية الموافقة على سير العمل بمعايير مناسبة كافٍ لتقديم السجلات تلقائيًا للموافقة عليها.

• تأكيد صحة البيانات

عند إضافة سجل إلى CRM ، في بعض الأحيان يمكن أن يكون هناك موقف لا يمكنك فيه ملء جميع حقول السجل دفعة واحدة فقط. على سبيل المثال ، أثناء إضافة عميل متوقع ، يمكنك رؤية حقل يسمى Interested In.

في الوقت الحالي ، قد لا تكون متأكدًا تمامًا ولكن بمجرد استدعاء العميل المحتمل وسؤاله عما يهتم به ، ستتمكن من ملء هذا الحقل. بهذه الطريقة ، يمكنك أيضًا ملء نسبة خصم لصفقة ما عند إجراء مناقشة مع مدير المبيعات.

في هذه الحالة ، أنت تتابع عملية مفصلة. لا يمكن إدخال التفاصيل إلا في مراحل مختلفة من العملية. قد تواجهك مراحل مثل تأهيل العميل المتوقع ، والتفاوض ، والموافقة على الخصم ، ومرحلة العقد ، وما إلى ذلك.

إذا كان هذا موقفًا يبدو مشابهًا ، فيمكنك وضع عملية في CRM وفي مراحل مختلفة من العملية ، يمكنك الحصول على تفويض النظام أثناء التحقق من صحة المعلومات حسب الحاجة. مع تقدم السجل ، سيطالبك CRM المستخدم بإدخال التفاصيل في السياق الصحيح. عندما يخرج السجل من العملية ، يمكنك الحصول على معلومات كاملة للسجل.

يمكن استخدام Zoho CRM لإنشاء عملية تجارية بمساعدة Blueprint. يساعد في تصميم وتنفيذ العملية بطريقة منهجية. بمساعدة Zoho Blueprint ، يمكن تحديد كل مرحلة في العملية والأشخاص المرتبطين بها في كل مرحلة. يمكنك أيضًا توجيه فرقك خلال تنفيذ العملية. يمكنك التحقق من صحة المعلومات وتفويضها أثناء أتمتة الإجراءات الروتينية أيضًا.

تخصيص الحقول

يمكن استخدام Zoho CRM لتخصيص حقل بناءً على الاستراتيجيات المذكورة أدناه. سننظر إليهم واحدًا تلو الآخر.

• معلومات مبيعات التفويض :

تتمثل الطريقة الأولى في تحديد معلومات المبيعات المهمة عن طريق وضع علامة على الحقول على أنها إلزامية. المشكلة الرئيسية التي تأتي مع البيانات غير المنظمة هي أن العديد من الحقول غير مكتملة.

عندما ترسل المستندات القانونية عبر البريد الإلكتروني ، سترى غالبًا أن معلومات الشارع مفقودة في قسم العنوان وهي طريقة غير فعالة للقيام بالأشياء. يمكن تجنب هذا الموقف عن طريق وضع علامة على الحقول على أنها إلزامية في Zoho CRM. بمجرد القيام بذلك ، لا يمكن حفظ السجل دون ملء جميع المعلومات الإلزامية.

• تعيين الحد الأقصى لعدد الأحرف المسموح به للحقول :

في كثير من الأحيان ، قد تشعر بالحاجة إلى ملء حقل فريد لمؤسستك. على سبيل المثال ، رقم معرف فريد يتكون من 10 أرقام. ماذا لو أدخل شخص ما 9 أرقام؟ في حالة قبول النظام للرقم ، ستكون البيانات غير دقيقة.

عند تخصيص هذا الحقل في Zoho CRM ، يمكنك تعيين حد أقصى لعدد الأحرف المسموح به لحقول النص والحد الأقصى للأرقام المسموح بها لحقول الأرقام لتجنب هذه المشكلة.

الحفاظ على ورقة الأنماط

ليس هناك شك في أن الأتمتة تقوم بالكثير من العمل. ومع ذلك ، لا يمكن إنكار حقيقة أن الجهود البشرية مهمة لضمان جودة البيانات. طريقة فعالة لضمان أن إدخال البيانات سهل ومتسق من خلال إدخال اصطلاحات التسمية.

على سبيل المثال ، في بعض الأحيان قد تتم الإشارة إلى بلد بأسماء مختلفة وبتنسيقات مختلفة. تُعرف المملكة المتحدة باسم المملكة المتحدة وبريطانيا والمملكة المتحدة. هذا هو السبب في أن التنسيق القياسي للبيانات يساعد في إنشاء تقارير دقيقة أثناء تصفية السجلات بناءً على المعايير.

يمكنك اتباع ورقة أنماط مع قائمة بالاختصارات وتنسيقات إدخال البيانات القياسية للعناوين وأسماء الشركات وعناوين البريد الإلكتروني والتعيينات وما إلى ذلك. تساعد القيم المنسدلة المحددة مسبقًا أيضًا في التخلص من جزء من المشكلة في هذه الحالة أثناء إجراء إمكانية إلغاء تكرار قاعدة البيانات .

استخدام الأدوار للأمان

تأتي البيانات من عدة مصادر ويصل إليها عدة مستخدمين في وقت واحد. هذا يعني أن الحفاظ على قاعدة بيانات CRM نظيفة ليس بهذه السهولة. ومع ذلك ، فإن إحدى أفضل الممارسات المثبتة لتحقيق هذه المهمة هي تقييد الوصول إلى البيانات في حساب CRM.

يمكنك تحديد الأدوار التي ستساعدك على التحكم في حقوق الوصول للمستخدمين أثناء العمل على بيانات CRM. بهذه الطريقة ، سيقوم المستخدمون بتعديل السجلات ذات الصلة بهم. يقتصر الوصول فقط على المسؤولين عنه.

استنتاج

التأكد من أن بيانات CRM نظيفة هي مسؤولية الجميع وتشمل فوائد القيام بنفس الشيء فهمًا أفضل للعملاء إلى جانب القدرة على التواصل بشكل فعال.

في حال كنت بحاجة إلى أي مساعدة في البدء في إستراتيجية تنظيف وصيانة بيانات CRM ، فإن Encaptechno هو شريك استشاري لإدارة علاقات العملاء يمكن أن يكون في خدمتك. بصفتنا مستشارين لإدارة علاقات العملاء يتمتعون بمجموعة واسعة من الخبرة ، فقد ساعدنا العديد من الشركات على النجاح باستخدام الحلول التقنية.

تواصل معنا اليوم حتى نتمكن من تنظيف بياناتك وإنشاء عملية للحفاظ عليها على هذا النحو أثناء المضي قدمًا.