رقمنة وإدارة بيانات الموظفين بسلاسة باستخدام برامج الموارد البشرية

يتعامل متخصصو الموارد البشرية مع الكثير من بيانات الموظفين المتعلقة بالتوظيف والتأهيل والأداء والتطوير الوظيفي وتفاصيل التأمين وما إلى ذلك. إن التعامل مع جميع أنواع البيانات هذه بشكل صحيح ليس بالمهمة السهلة.

علاوة على ذلك، فإن أنواع البيانات هذه حساسة بطبيعتها وقد يؤدي الوصول غير المصرح به إليها إلى الإضرار بسلامة موظفيك. لذلك، من المهم إدارة بيانات موظفيك بشكل فعال للحفاظ عليها آمنة وضمان توفرها بسهولة عند الحاجة إليها.

في هذه المقالة، ستتعرف على المزيد حول إدارة قاعدة بيانات الموظفين والطرق الضرورية التي يمكن أن تساعدك في التعامل مع بيانات موظفيك.

ما هي إدارة بيانات الموظفين؟

تتضمن إدارة قاعدة بيانات الموظفين التنظيم المنهجي، وتخزين، وصيانة المعلومات المتعلقة بالموظفين داخل المؤسسة. يتضمن ذلك جوانب مختلفة مثل التفاصيل الشخصية وتاريخ التوظيف وسجلات الأداء ومعلومات الرواتب وتسجيل المزايا وشهادات التدريب.

فوائد إدارة قاعدة بيانات الموظفين

يمكن أن يوفر لك الاحتفاظ بقاعدة بيانات محدثة لموظفيك العديد من المزايا مثل أتمتة إدخال البيانات، وتحديد المشكلات المحتملة في بيانات الموظفين، والالتزام باللوائح، وما إلى ذلك.

دعونا نلقي نظرة على بعض الفوائد الإضافية لإدارة قاعدة بيانات الموظفين.

• حفظ السجلات بكفاءة : يسمح بالتخزين المنظم لمعلومات الموظف مثل تفاصيل الاتصال وتاريخ التوظيف وتقييمات الأداء.
• عمليات الموارد البشرية المبسطة : يؤدي الوصول إلى البيانات المركزية إلى تبسيط المهام مثل معالجة كشوف المرتبات وإدارة الإجازات ومراجعات الأداء، مما يعزز كفاءة الموارد البشرية.
• الامتثال والمتطلبات القانونية : يساعد على ضمان الامتثال لقوانين ولوائح العمل من خلال الاحتفاظ بسجلات دقيقة لعقود الموظفين والشهادات والتدريب.
• تحسين الاتصال : يسهل الاتصال الفعال داخل المنظمة من خلال توفير معلومات اتصال محدثة وتمكين الاتصال المستهدف للإعلانات أو تحديثات السياسة.
• الأمان المعزز : تعمل عناصر التحكم في الوصول وإجراءات التشفير على حماية بيانات الموظفين الحساسة، مما يقلل من مخاطر الوصول غير المصرح به أو اختراق البيانات.
• إدارة الأداء : تمكن من تتبع مقاييس أداء الموظف، وتسهيل مراجعات الأداء، وتحديد الأهداف، وتخطيط التطوير الوظيفي.

10 طرق لرقمنة وإدارة قاعدة بيانات الموظفين بذكاء

لإدارة قاعدة بيانات موظفيك بكفاءة، يمكنك تصنيف بيانات موظفيك وتشفيرها للأمان. علاوة على ذلك، قد تحتاج أيضًا إلى إعادة صياغة استراتيجيات معالجة البيانات الخاصة بك لإدارة تدفق بيانات الموظف في مؤسستك.

فيما يلي أهم الطرق التي يمكنك مراعاتها لرقمنة قاعدة بيانات موظفيك وإدارتها:

1. الوصول إلى بياناتك ومراجعتها بانتظام

قم بالوصول إلى البيانات المخزنة في قسم الموارد البشرية الخاص بك بعناية. يجب عليك التأكد من نوع البيانات المتوفرة لديك ومدى ملاءمتها لمؤسستك. ومن خلال فهم أنواع البيانات، ستتمكن من تنظيمها وتخزينها. علاوة على ذلك، يمكنك أيضًا حذف قاعدة البيانات التي لا تتعلق بموظفيك ومؤسستك.

2. قم بتصنيف بيانات موظفيك

من المهم تصنيف بياناتك لتنظيمها وفرزها بسهولة. يمكنك استخدام مقاييس متعددة لتصنيف البيانات مثل المعلومات الشخصية، وبيانات الحضور، وتفاصيل كشوف المرتبات، وما إلى ذلك. يمكّنك تصنيف أنواع البيانات المختلفة من الوصول بسرعة إلى البيانات وتوفير الوقت الثمين الذي قد يتم إهداره في اكتشاف الملفات المتناثرة.

3. الحد من الوصول إلى بيانات الموظفين

تعتبر أنواع معينة من بيانات الموظفين، مثل السجلات الطبية، سرية ولا يمكن الوصول إليها إلا من قبل شخص مرخص له بذلك. لهذا السبب، تحتاج إلى إنشاء هيكل مناسب لتحديد من يمكنه الوصول إلى هذه البيانات.

في هذه الحالة، يمكنك استخدام برنامج إدارة الموارد البشرية لوضع كلمات المرور وتنفيذ طرق مصادقة متعددة العوامل لحماية البيانات.

4. إعادة تشكيل أساليب التعامل مع البيانات

لإعادة تشكيل أساليب أو تقنيات التعامل مع البيانات الخاصة بك، تحتاج أولاً إلى الحصول على توضيح بشأن القوانين واللوائح الحالية المتعلقة بمعالجة بيانات الموظف. بعد ذلك، يمكنك تقييم طرق التعامل مع البيانات الخاصة بك وتحديد ما إذا كانت بحاجة إلى تعديل أم لا.

بمجرد التقييم، يمكنك إجراء تغييرات في أساليب معالجة البيانات الخاصة بك مثل تغيير الأذونات المستندة إلى الأدوار، وإجراء تقييمات منتظمة للمخاطر للبيانات، وتنفيذ خطط الاستجابة للحوادث، وما إلى ذلك.

5. دمج برنامج إدارة قاعدة بيانات الموظفين

قد يؤدي الاحتفاظ بسجلات بيانات الموظف يدويًا إلى حدوث أخطاء في البيانات وزيادة فرص سرقة البيانات. بمساعدة برنامج إدارة البيانات، يمكنك تسجيل وتتبع جميع بيانات الموظفين تلقائيًا في مكان واحد. وهذا يجعل من السهل الوصول إلى البيانات من أي مكان وفي أي وقت.

6. تشفير بيانات الموظفين

قد تحدث خروقات البيانات في أي وقت بسبب زيادة الجرائم الإلكترونية، لذلك من المهم اتخاذ تدابير فعالة لحماية بياناتك. ولهذا الغرض، يمكنك تشفير ملفات بيانات موظفيك، والتأكد من أن المستخدمين المصرح لهم فقط هم من يمكنهم الوصول إليها.

7. تدريب الموظفين على التعامل مع البيانات بعناية

يجب تدريب فريق الموارد البشرية وجميع الأعضاء الذين يصلون إلى بيانات الموظف على القوانين المعمول بها، ونتائج اختراق البيانات، وسوء إدارة البيانات. سيساعدهم ذلك على التعامل بأمان مع بيانات الموظف.

علاوة على ذلك، أبقِ الفريق على اطلاع دائم بقوانين التوظيف الحالية للحفاظ على الامتثال القانوني بشأن تخزين البيانات الخاصة بك.

8. إنشاء خطة استجابة لخرق البيانات

من المهم وضع خطة شاملة للاستجابة للحوادث لإدارة خروقات البيانات والحوادث الأمنية بكفاءة. علاوة على ذلك، سيضمن أيضًا معرفة موظفيك بالخطوات التي يتعين عليهم اتباعها عند حدوث خرق للبيانات.

9. تنفيذ تدابير الأمن السيبراني

للحفاظ على حماية بيانات موظفيك من الاختراقات، يمكنك استخدام برنامج إدارة قاعدة بيانات الموظفين. باستخدام هذا البرنامج، يمكنك تنفيذ العديد من إجراءات الأمن السيبراني مثل التشفير وجدران الحماية للحفاظ على حماية بياناتك.

10. الحفاظ على الامتثال لخصوصية البيانات

يعد البقاء على اطلاع دائم بلوائح خصوصية البيانات مثل اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) وقانون خصوصية المستهلك في كاليفورنيا (CCPA) أمرًا مهمًا لضمان معالجة بيانات الموظف وفقًا للوائح المطلوبة.

يساعد برنامج إدارة قاعدة بيانات الموظفين على ضمان بقاء بياناتك متوافقة مع اللوائح.

أنواع البيانات التي يتم تخزينها في نظام إدارة قاعدة بيانات الموظفين

يعمل نظام إدارة قاعدة بيانات الموظفين بمثابة مستودع مركزي لتخزين وإدارة جميع المعلومات المهمة للموظفين. يمكن أن تختلف البيانات المحددة المخزنة وفقًا لحجم المنظمة وصناعتها ومتطلباتها القانونية.

ومع ذلك، تتضمن بعض أنواع البيانات الشائعة الموجودة عادةً في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية ما يلي:

• معلومات الموظفين : تتضمن معلومات أساسية عن الموظف مثل تفاصيل السيرة الذاتية، وفحوصات الخلفية، ووثائق إنهاء الخدمة، وسجلات الترقية، وما إلى ذلك.
• معلومات كشوف المرتبات : بيانات كشوف المرتبات حساسة ويتم مشاركتها بطريقة محدودة. قد تتضمن نماذج W-4، ونماذج W-2، والتفاصيل المصرفية، وطلبات المُقرض للتحقق من صحة الموظف، وما إلى ذلك.
• المعلومات الطبية : يتضمن هذا النوع من المعلومات تفاصيل الموظف حول اختبارات المخدرات، والبيانات المتعلقة بقانون الإجازة العائلية والطبية (FMLA)، وبيانات Covid-19، وما إلى ذلك.
• المعلومات الديموغرافية : ضمن التفاصيل الديموغرافية، يتم تسجيل بيانات مثل الجنس والعرق والعمر وحالة الإعاقة والانتماء العرقي وما إلى ذلك. يجب جمع هذه البيانات حسب الحاجة فقط وستخبرك بنوع الشخص الموجود في القوى العاملة لديك.
• بيانات التوظيف : في هذا النوع من البيانات، تحتفظ الشركة بسجل للتجارب السابقة للموظف، وحوافز التوظيف، واتفاقيات التوظيف، والمستندات القانونية، وما إلى ذلك. تتضمن بيانات التوظيف أيضًا سياسات الإجازات والتفاصيل المصرفية للموظف.
• بيانات الأداء : تقوم معظم المؤسسات بتقييم أداء موظفيها بشكل منتظم. ولذلك، يقومون بتخزين بيانات الموظفين بناءً على مقاييس الموارد البشرية المختلفة لتقييم الأداء ووضع معيار للأداء.

نصائح أثناء التعامل مع مجموعة بيانات الموظف

أثناء التعامل مع مجموعة بيانات موظفك، تأكد من اتباع اللوائح وتصنيف بيانات موظفك بشكل فعال. يجب عليك أيضًا إنشاء خطة استجابة للحوادث للتعامل مع حالات اختراق البيانات.

فيما يلي النصائح التي يجب اتباعها أثناء إدارة بياناتك بشكل صحيح:

• الالتزام بلوائح خصوصية البيانات ذات الصلة أثناء جمع البيانات وتخزينها واستخدامها.
• تجنب جمع معلومات شخصية مفرطة ليست ضرورية لوظائف الموارد البشرية.
• قم بإجراء عمليات تدقيق دورية للتعرف على التناقضات أو محاولات الوصول غير المصرح بها داخل مجموعة البيانات.
• قم بتنفيذ إجراءات أمنية مثل عناصر التحكم في الوصول والتشفير والنسخ الاحتياطي المنتظم لحماية معلومات الموظفين الحساسة.
• تخلص من البيانات باتباع الإجراء المناسب لإزالة البيانات لمنع أي تسرب للبيانات.

خاتمة

يمكن أن تكون إدارة بيانات الموظفين مهمة معقدة وتستغرق وقتًا طويلاً. ومع ذلك، من خلال تطبيق برنامج قوي للموارد البشرية، يمكنك تحويل هذه العملية إلى تجربة سلسة وفعالة. بفضل أمان البيانات المحسّن وحفظ السجلات الدقيقة ورؤى البيانات القيمة، يمكنك اتخاذ قرارات مستنيرة لتعزيز قوة عاملة مزدهرة ومتفاعلة.

إدارة قاعدة بيانات الموظفين: الأسئلة المتداولة