إدارة الفرق الرقمية | رقمنة عملك # 6
نشرت: 2023-04-21في الآونة الأخيرة ، أصبح بناء الفرق الرقمية أكثر أهمية ، مما يساهم في زيادة كبيرة في كفاءة العمل وتسهيل التواصل بين الموظفين. بفضل الرقمنة ، تصبح إدارة الفرق أقل تعقيدًا وأسرع وأكثر دقة. يسمح للشركات بمراقبة تقدم الموظفين بشكل أفضل ، وهو أمر أساسي لاتخاذ قرارات مستنيرة. واصل القراءة.
إدارة الفرق الرقمية - جدول المحتويات:
- مقدمة
- لماذا بناء فرق رقمية؟
- كيف تختار أدوات لإدارة الفرق الرقمية؟
- أدوات إدارة الفريق العملية
- بناء فرق رقمية
- قياس أداء الفرق الرقمية
- ملخص
مقدمة
في عصر التطور الرقمي ، تشهد إدارة الفريق تحولًا كبيرًا . يتم استبدال أساليب الإدارة التقليدية ، التي تعتمد فقط على الاجتماعات والمحادثات وجهًا لوجه ، بحلول تقنية أكثر تقدمًا ومرونة. في هذه المقالة ، سنناقش الجوانب الرئيسية لإدارة الفريق الرقمي والأدوات العملية التي يمكن أن تدعم هذا التحول.
لماذا بناء فرق رقمية؟
تجلب الرقمنة العديد من الفوائد للمنظمة. أولاً ، يحسن كفاءة العمل من خلال تبسيط عمليات الاتصال والتخطيط والتحكم. بالإضافة إلى ذلك ، تساعد الأدوات الرقمية في مراقبة أداء العمل بشكل أفضل وتوفير بيانات قيمة للتحليل. أخيرًا ، تسمح للشركات بأن تصبح أكثر قدرة على المنافسة في السوق.
يربط العديد من أصحاب الأعمال أدوات إدارة الفرق الرقمية بالعمل عن بُعد والعمل المستند إلى الكمبيوتر . ومع ذلك ، هناك عدد من المنصات التي تساعد في تحسين كفاءة العمل الجماعي ، سواء في المكتب أو في المنزل أو في الميدان.
كيف تختار أدوات لإدارة الفرق الرقمية؟
عند إدارة الفرق الرقمية ، من المهم التركيز على احتياجات الشركة الحقيقية ووظائف البرامج المقابلة. من الأفضل أن تبدأ بإجراء تحليل للاحتياجات ، أي الإجابة على الأسئلة التالية:
- هل سنحتاج إلى ميزة تتبع الوقت؟
- هل سنستخدم الملفات المشتركة؟
- هل يجب تشغيل البرنامج على الأجهزة المحمولة أو أجهزة الكمبيوتر؟
- هل سنحتاج إلى لوحة إدارة لمالك العمل أو المدير ، أم أن مساحة العمل المشتركة ستكون كافية؟
ستتيح لنا الإجابات اختيار البرنامج المناسب أو مجموعة التطبيقات المتعاونة. من المهم التفكير في رقمنة إدارة الفريق في المجالات التالية:
- الاتصال - تتيح أدوات الاتصال الحديثة ، مثل تطبيقات الدردشة الجماعية ومؤتمرات الفيديو ، الاتصال الجماعي السريع والفعال. وفقًا لتقرير صادر عن TechRepublic (2021) ، فإن 95٪ من الشركات تستخدمهم بالفعل ،
- مشاركة الملفات - تُستخدم الحلول السحابية لمشاركة الملفات والتعاون عن بُعد بواسطة 76٪ من المؤسسات اليوم. حتى إذا كان الجميع يعملون في نفس المبنى ، فمن الأسرع والأسهل إرسال رسالة أو التعاون في لوحة Miro مشتركة (https://miro.com/) أو لوحة جدارية (www.mural.co) ، بدلاً من الوقوف في السبورة في غرفة الاجتماعات ،
- الأمان - يتيح استخدام VPN للأشخاص الذين يعملون من المنزل مشاركة الملفات وتبادل المعلومات الحساسة بأمان ، ولهذا السبب تستفيد 54٪ من الشركات من هذا الحل ،
- التخطيط - تعمل التقويمات الرقمية وجدولة المهام على تسهيل تنظيم العمل وتتبع التقدم والمواعيد النهائية ، على سبيل المثال ، في لوحات Kanban أو طرق عرض المعالم وخريطة الطريق ،
- تفويض المهام - باستخدام برنامج إدارة المشروع ، يكون من الأسهل تعيين المهام للأعضاء الفرديين ومراقبة تقدمهم.
- التحكم - بفضل الأدوات الرقمية ، يمكن للمديرين مراقبة أداء الفريق في الوقت الفعلي واتخاذ القرارات بناءً على بيانات موثوقة.
أدوات إدارة الفريق العملية
هناك عدد من أدوات إدارة المشاريع في السوق. دعنا نلقي نظرة فاحصة على أكثرها شيوعًا ، خاصةً لأنها تقدم خططًا مجانية:
- Trello - هو نظام أساسي لإدارة المشاريع يسمح لك بإنشاء لوحات مهام وتعيينها لأعضاء الفريق الفرديين ومراقبة التقدم ، وهي متوفرة على أجهزة الكمبيوتر والأجهزة المحمولة ،
- Asana - هو نظام أكثر تقدمًا لإدارة المهام والمشاريع يوفر مجموعة من الميزات لتبسيط التخطيط والتتبع والتعاون الجماعي ، وهو متاح على أجهزة الكمبيوتر والأجهزة المحمولة ،
- Slack - هو تطبيق مراسلة فورية عصري لتبادل المعلومات داخل فريق يتكامل مع أدوات أخرى مثل Trello و Asana ، وهو متاح على أجهزة الكمبيوتر والأجهزة المحمولة ،
- Firmbee - هي أداة قوية لإدارة المشاريع متوفرة على أجهزة الكمبيوتر تتيح لك استخدام تتبع الوقت وعرض المشاريع على لوحات Kanban والتعاون مع فريقك وأصحاب العمل المستقلين.
في بعض الأحيان ، قد يكون من الصعب العثور على برنامج إدارة الفريق الذي يناسب احتياجات الشركة. هذا عندما يكون الأمر يستحق التفكير في أحد الخيارات الأقل شيوعًا:
- مقابلة مستشار - يساعد العديد من الأشخاص اليوم في اختيار وتنفيذ البرامج للشركات. سيساعد المستشار ذو الخبرة والمستقل في اختيار الحلول وفقًا لمبدأ "الأفضل في السلالة" ، أي الأنسب لحل مشكلة معينة بدلاً من تلبية التفضيلات الشخصية. يمكن ربط الحلول المختارة بهذه الطريقة معًا باستخدام واجهة برمجة التطبيقات (واجهة برمجة التطبيقات) ، لإنشاء مجموعة فريدة مصممة خصيصًا لتلبية احتياجات الشركة ،
- التعاون مع دار برمجيات - إنه حل مكلف يمنحك الفرصة لإنشاء برنامج فريد متوافق تمامًا مع متطلبات شركة معينة دون الحاجة إلى توظيف فريق أو مستقلين ، وكذلك تحديد وتعريف احتياجات الشركة على بنفسك.
بناء فرق رقمية
أدوات إدارة المشاريع المتوفرة في السوق مصممة بشكل جيد للغاية. لذلك ، لا ينبغي أن يتطلب بناء فرق رقمية الكثير من الجهد من الموظفين. بمجرد الانتهاء من تحليل الاحتياجات واختيار الأدوات ، حان الوقت للوصول إلى التنفيذ.
إنها لفكرة جيدة أن تبدأ بتدريب أعضاء الفريق لتعريفهم بالأدوات المختارة وتعليمهم كيفية استخدامها. عادةً ما يكفي تثبيت تطبيق على جهاز محمول أو تسجيل الدخول إلى المتصفح. الخطوة التالية هي مناقشة كيفية المتابعة والإجابة على أسئلة مثل:
- من سيفوض المهام ومتى؟
- أين سيتم عرض إخطارات المهام الجديدة؟
ومع ذلك ، في هذه المرحلة ، من المفيد استخدام الأدوات تلقائيًا . بهذه الطريقة ، سيكون من الأسهل تحديد المشاكل المحتملة دون إضاعة الوقت في مناقشة ما هو واضح.
قياس أداء الفرق الرقمية
مراقبة التقدم وجمع الملاحظات من الفريق لا تقل أهمية عن تنفيذ أدوات الاتصال الرقمية . يمكن القيام بذلك من خلال مقارنة النتائج من قبل الرقمنة مع النتائج الحالية ، مع الانتباه إلى مؤشرات الأداء مثل:
- وقت إتمام المهمة - والذي يمكن أن يتحسن بشكل كبير ، على سبيل المثال ، عن طريق تغيير المكالمات الهاتفية للموظفين المتنقلين العاملين في موقع العميل إلى رسائل تحتوي على العنوان وموقع GPS ، بالإضافة إلى وصف المهمة التي يتعين القيام بها ،
- تكرار التفاعل في الفريق - قد يتضح أن تبادل المعلومات سيتكثف مع أخذ وقت أقل وإشراك فقط أولئك الذين لديهم تأثير حقيقي في حل مشكلة معينة ،
- مستوى رضا العملاء - إذا كان الفريق ، على سبيل المثال ، يتعامل مع خدمة العملاء ، فإن توفر المعلومات المتعلقة بالعمليات المتعلقة بتنفيذ طلب الشخص في أداة رقمية يمكن أن يكون له تأثير إيجابي للغاية على علاقات العملاء.
ملخص
من خلال الاستثمار في الأدوات المناسبة وتنفيذها ، يمكن للشركات أن تصبح أكثر كفاءة وتنافسية وتحسن تعاون الفريق. العناصر الأساسية لإدارة الفرق الرقمية هي الاتصال والتخطيط وتفويض المهام والتحكم. يجدر تخصيص بعض الوقت لتحليل الاحتياجات واختيار الأدوات المناسبة وتدريب الفريق وقياس فعالية الحلول المنفذة.
يتمثل مستقبل أدوات إدارة المشروع في دعم ليس فقط كفاءة الموظفين ولكن أيضًا رفاهيتهم ورضاهم. يمكن أن يساعد تطوير تقنيات مثل الذكاء الاصطناعي والأتمتة ، بالإضافة إلى إدخال حلول التلعيب ، في تحسين جودة الحياة العملية.
ستساعد الأدوات الرقمية القادة على مراقبة مستويات رضا الموظفين والمشاركة ، بالإضافة إلى تحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين. مع الحلول الحديثة ، مثل ساعات العمل المرنة والمكاتب البعيدة والمنصات لدعم التطوير المهني ، ستكون الإدارة أكثر توجهاً نحو احتياجات وتوقعات كل موظف. يمكن لإضفاء الطابع الشخصي على الأدوات الحديثة أن يجعل رفاهية الموظف تلعب دورًا رئيسيًا في مستقبل إدارة الفريق ، مما يساهم في زيادة الكفاءة والرضا الوظيفي والاحتفاظ بالمواهب.
إذا أعجبك المحتوى الخاص بنا ، فقم بالانضمام إلى مجتمع النحل المشغول لدينا على Facebook و Twitter و LinkedIn و Instagram و YouTube و Pinterest و TikTok.
المؤلف: آندي نيكولز
حل المشكلات مع 5 درجات مختلفة واحتياطيات لا نهاية لها من التحفيز. هذا يجعله مالكًا ومديرًا مثاليًا للعمل. عند البحث عن موظفين وشركاء ، يعد الانفتاح وفضول العالم من الصفات التي يقدرها أكثر من غيرها.
رقمنة عملك:
- ما هي رقمنة الأعمال؟
- كيف تتجنب مآزق التحول الرقمي؟
- موازنة التحول الرقمي مع أمن البيانات
- التسويق الرقمي
- الإدارة المالية الرقمية والمحاسبة عبر الإنترنت
- إدارة الفرق الرقمية