إدارة الموظفين عن بُعد: التحديات والأدوات وأفضل الممارسات من أجل الإنتاجية

هل تواجه تحديات مع إدارة الموظفين عن بعد؟

سواء كان لديك قوة عاملة عن بُعد لسنوات أو كان عليك التكيف مع عمليات الإغلاق COVID-19 - فإن إدارة الموظفين عن بُعد تأتي مع تحديات.

إذا اضطررت إلى تغيير هيكل شركتك بسرعة وجعل الناس يعملون من المنزل ، فأنت تواجه تحديات غير متوقعة. ولكن ، يأتي الفريق البعيد أيضًا بإمكانيات وإمكانيات كبيرة.

يجادل الخبراء بأن العمل عن بعد هو مستقبل حتمي. مع دخول المزيد والمزيد من الأعمال التجارية عبر الإنترنت ، أصبحت الوظائف عن بُعد أكثر قابلية للتحقيق.

من عام 2003 إلى عام 2018 ، نما العمل عن بُعد بنسبة 140٪ - أسرع بنحو 10 أضعاف من بقية القوى العاملة. وهذا قبل أن تؤخذ الاتجاهات الحالية في الاعتبار. بعد عمليات الإغلاق ، سيستمر المزيد من الأشخاص في العمل عن بُعد.

نظرًا لأن الطلب على الموظفين عن بُعد في ازدياد بالفعل ، فلماذا لا ننظر في الاحتمالات على الفور؟ يمنحك الصعود في الاتجاه مبكرًا ميزة.

علاوة على ذلك ، فإن الفريق عن بُعد مقاوم للأوبئة. يدير Dan Lok نشاطه التجاري بشكل حصري تقريبًا عبر الإنترنت. وبسبب ذلك ، تمكنت شركته من العمل بسلاسة عندما بدأت الولايات عمليات الإغلاق.

بينما كانت الشركات الأخرى تكافح ، تمكن فريق Dan Lok من الاستمرار. تعلم من مثاله وابدأ في إدارة الموظفين عن بعد اليوم ، لضمان السلامة في حالة حدوث شيء كهذا مرة أخرى.

اعثر على أهم نصائحنا حول إدارة الموظفين عن بُعد أدناه.

التحديات المشتركة لإدارة الموظفين عن بعد

التحديان الأكثر شيوعًا لإدارة العمال عن بُعد هما التواصل والتوقعات الخاطئة.

التواصل مع العمال عن بعد هو عمل متوازن. تريدهم أن يكونوا قادرين على التواصل معك ومع الفريق ، على الرغم من عدم وجود القرب المادي.

في المكتب ، من السهل الالتقاء ببعضكما البعض أو الاستمتاع بلحظة دردشة حول مبرد المياه. العمال عن بعد ، مع ذلك ، بمفردهم. لذا ، فإن الشعور بالاتصال بالفريق بأكمله يمكن أن يمثل تحديًا.

في الوقت نفسه ، لا تريد أيضًا أن تثقل كاهلهم برسائل البريد الإلكتروني والتجمعات اليومية. يمكن أن يؤدي التركيز المفرط على الاتصال إلى خفض إنتاجية موظفيك عن بُعد. تأخذ رسائل البريد الإلكتروني الأسبقية بسهولة على المهام ، وتؤدي محادثات الفيديو إلى تعطيل سير العمل.

هذه هي صعوبة موازنة الاتصال أثناء إدارة فريق بعيد: لا تريد أن يشعروا بأنهم منغلقون ، لكنك أيضًا لا تريد تعريض إنتاجيتهم للخطر.

التوقعات الخاطئة تجاه الموظفين عن بعد

التحدي الثاني الذي قد تواجهه هو التوقعات في غير محلها. يمكن أن يؤدي توقع الكثير أو حدوث خطأ ما إلى خفض إنتاجية موظفيك.

لجزء واحد ، لا تريد أن تتوقع أن يعمل فريقك البعيد بنفس الطريقة التي يعمل بها الفريق الفعلي. لا تتوقع منهم أن يعملوا بصرامة من 9 إلى 5.

العمل عن بُعد رائع جدًا لأنه يتيح لموظفيك العمل في الوقت الذي يرغبون فيه. إذا علموا أنهم أكثر إنتاجية في الليل ، دعهم يعملون ليلاً. طالما أنها تفي بمواعيد الاستحقاق والمعايير التي وافقت عليها ، فلا توجد مشكلة في ذلك.

التحدي الثاني الذي يواجهه العديد من العمال عن بعد هو الحفاظ على التوافر. من السهل أن تخطئ في الساعات المرنة بسبب التوافر المستمر. لكن الموظفين البعيدين يحتاجون إلى الراحة ، تمامًا مثل الموظفين العاديين.

ابتعد عن الإدارة التفصيلية لفرقك البعيدة. تجعل الإدارة التفصيلية الموظفين يشعرون بأنهم مراقبون ، ويمكن أن تقلل من إنتاجيتهم.

هذا ينطبق بشكل خاص على الموظفين المطلوبين لتسجيل الدخول إلى الأنظمة التي تتعقب وقت عملهم. الوقت الذي يقضيه العمل ليس أفضل مؤشر للإنتاجية.

إذا استطعت ، ابتعد عن تتبع الوقت على الإطلاق. ثق بفريقك أنهم يقومون بالعمل اللازم. بدلاً من ذلك ، قم بإنشاء مؤشرات الأداء الرئيسية التي تتيح لك تتبع أدائها. يمكن أن تكون مؤشرات الأداء الرئيسية مستقلة عن الوقت الذي تستغرقه.

في الواقع ، فإن معظم الموظفين عن بعد جديرون بالثقة ويعملون بمعدل أربع ساعات أكثر في الأسبوع مقارنة بالقوى العاملة العادية.

مؤشرات الأداء الرئيسية

تتيح مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لك ولموظفيك تتبع النجاح. يتم تعيين مؤشرات الأداء الرئيسية إما بواسطتك أو بواسطة الفريق معًا. في كلتا الحالتين ، يتأكدون من أن الجميع يعرف ما يجب عليهم فعله.

يجب أن تكون مؤشرات الأداء الرئيسية قابلة للقياس وتمكن موظفيك من معرفة ما إذا كانوا على المسار الصحيح لعملهم. يجعل أداء عمل موظفيك أكثر قابلية للتتبع.

إذا كان الشخص لا يفي بمؤشرات الأداء الرئيسية بشكل متكرر ، فقد يكون من المفيد التحدث معه. إذا نجح شخص ما في كثير من الأحيان من حيث مؤشرات الأداء الرئيسية ، ففكر في الترويج له.

إجراءات التوظيف والدفع

يمكنك تجنب التحديات المحتملة إذا كان لديك عملية توظيف فعالة. عند تعيين موظفين ، من الجيد التحقق مما إذا كانوا مؤهلين للعمل عن بُعد.

تعتمد هذه الكفاءة على مواهبهم وقوتهم الطبيعية. عادة ما يكون العمال البعيدين عن بُعد أكثر انطوائية. هم أيضًا موجهون نحو التفاصيل وقادرون على اتخاذ الإجراءات بشكل مستقل.

بالطبع ، يمكن للمنفتحين العمل عن بُعد أيضًا ، لكن عليك ضمان رفاههم الاجتماعي . إذا احتاجوا إلى أشخاص من حولهم ليكونوا سعداء ، فقد يتركهم العمل عن بُعد غير راضين.

لذلك ، عند التوظيف ، تأكد من مراعاة هذه العوامل. في بعض الأحيان ، من الجيد أن تقوم بالتعيين في وظيفة بدوام جزئي أولاً ، وأن تضع الموظفين في مرحلة الاختبار. بهذه الطريقة يمكنكما اختبار ما إذا كانت علاقة العمل مثمرة.

عامل آخر يمكن أن يزيل العديد من التحديات في وقت مبكر هو الدفع. يعتقد العديد من أصحاب الأعمال أن الموظفين عن بعد أرخص ، وهم عادة على حق.

ما تريد القيام به ، مع ذلك ، هو أن تدفع لهم أكثر من معيار الصناعة. إذا قمت بذلك ، فسيكونون أكثر إنتاجية لأن دافعهم ورضاهم يزيدان. الموظفون السعداء يعملون بجد أكثر.

الانحرافات في المنزل

قد تكون إحدى العوائق الأخيرة عندما يتعلق الأمر بإدارة الموظفين عن بُعد بيئة مشتتة للانتباه. هذا مهم بشكل خاص للتفكير فيما إذا كان هذا الشخص يعمل من المنزل لأول مرة.

يجب أن يكون لموظفيك مساحة مكتبية مخصصة. بهذه الطريقة يحافظون على إنتاجيتهم أثناء العمل من المنزل. يجب أن تكون هذه المساحة خالية من المشتتات (على سبيل المثال لا يوجد تلفزيون في الغرفة).

إذا كان لديهم أشخاص آخرون في منزلهم ، فيجب أيضًا مراعاة ذلك. هل يدرك زملاؤهم في المنزل أن العمل من المنزل لا يزال عملاً؟ هل يميلون إلى مقاطعة موظفك؟

اسأل عن بيئتهم في وقت مبكر ومعرفة ما إذا كنت تتجنب العقبات المماثلة.

قد يستمتع بعض الموظفين بالعمل من المقهى أو بالخارج. لا بأس بذلك ، لكن يجب أن يكون لديهم مكان للعمل دون تشتيت الانتباه.

أدوات الاتصال

الآن بعد أن أصبحت على دراية ببعض العقبات الأكثر شيوعًا لإدارة الموظفين عن بُعد ، دعنا نفكر في أدوات الاتصال. يتضمن ذلك التطبيقات وأنظمة الإدارة التي تتيح لك إدارة الفرق البعيدة بشكل أكثر كفاءة.

تساعد أدوات الاتصال في تبسيط الاتصال أو تحسين سير العمل. إليك بعض ما يجب أن تعرفه.

بالنسبة لاتصالات الفيديو ، فإن أكثر الأدوات شيوعًا هي Zoom أو Skype. سكايب مجاني تمامًا. إذا كان لديك بعض الميزانية لاستثمارها ، فقد تفضل Zoom ، لأنه حل أكثر اكتمالاً للشركات.

يتيح لك Zoom تسجيل الاجتماعات ومشاركة شاشتك وغير ذلك الكثير. إنها الأداة المثالية لجلب بعض التواصل وجهًا لوجه إلى فريقك.

بالنسبة للرسائل النصية ، يتمتع تطبيق Slack بشعبية كبيرة بين الشركات. يتيح لك Slack إنشاء قناة لشركتك ، بالإضافة إلى العديد من القنوات الفرعية.

إذا كان فريقك كبيرًا ، يمكنك إنشاء هذه القنوات الفرعية لكل فريق فرعي. تجنب تعرض الفريق بأكمله للرسائل غير الضرورية.

عادة ما تكون الرسائل النصية أسرع من البريد الإلكتروني ؛ قد يؤدي اتصال البريد الإلكتروني وحده إلى إبطاء سير العمل بالكامل.

أدوات إدارة المشروع

في حين أن معظم أصحاب الأعمال على دراية بأدوات الاتصال ، غالبًا ما يتم التغاضي عن برامج إدارة المشاريع والإضافات.

بدون الأدوات التي تدعم سير العمل ، تنخفض الإنتاجية. لا يعرف الناس ما من المفترض أن يفعلوه أو أين يقف المشروع.

لنفترض ، على سبيل المثال ، أنك تدير فيديو وصناعة أفلام. أنت بحاجة إلى أشخاص متخصصين في الأفلام والتصميم الجرافيكي وكتابة الإعلانات وغير ذلك الكثير.

إذا لم يكن هناك سير عمل أو عملية ، فإن المحرر لا يعرف متى يجب تحرير الفيديو التالي ؛ قد لا يكون لدى الشخص الذي يصور الفيديو أي فكرة عن مكان تحميل الفيديو وما يجب أن يحدث بعد ذلك.

تساعدك أدوات مثل Asana أو Basecamp أو ClickUp أو Float في الحفاظ على عملية واضحة ومبسطة. كل شيء يحدث في مكان واحد ويعرف موظفوك مكان التحقق من مهامهم التالية.

يمكن أن يكون لأداة واحدة بسيطة من هذا القبيل تأثير هائل على إنتاجية القوى العاملة لديك.

أدوات للتعاون

أخيرًا ، تريد التأكد من أن الأدوات التي تستخدمها تسمح لموظفيك بالتعاون. قد يكون إنشاء تعاون جماعي أمرًا صعبًا عند إدارة الموظفين عن بُعد. قد ينتهي بهم الأمر جميعًا بالعمل بشكل مستقل عن بعضهم البعض.

ولكن عندما يتعاون الموظفون ، يمكن أن يؤدي ذلك إلى أفكار إبداعية جديدة. بالنسبة إلى الفريق البعيد ، يمكن أن تكون أدوات مثل مستندات google التي تسمح للعديد من الأشخاص بالعمل على مستند أو ورقة واحدة مفيدة.

مهما كان اختيارك ، تأكد من أنه أداة تسمح بالتحرير المباشر ، بحيث يمكن العمل الجماعي الفعلي.

أفضل الممارسات

لقد اكتسبت الآن نظرة ثاقبة حول التحديات الشائعة والأدوات المفيدة لإدارة الموظفين عن بُعد. ولكن ما هي بعض أفضل الممارسات التي يمكنك أن تتعلمها أنت وفريقك البعيد؟

اتبع هذه الممارسات لتجنب التحديات والعقبات بشكل طبيعي ، مع ضمان الرفاهية الإنتاجية لموظفيك.

فرق العمل البعيدة غير السعيدة تنفد بسرعة ، وتعمل بشكل غير منتج ، وتكلف المال. لهذا السبب من الجيد إلقاء نظرة على الأنظمة والأفكار التي أثبتت فعاليتها.

ثقافة الأعمال والرؤية

إن جذور الفريق الناجح عن بُعد هي ثقافة عملك. كل شركة أو عمل لديه ثقافة معينة. لكن الثقافة لا تحدث عن طريق الصدفة: إنها تتشكل بواسطتك ، كقائد ، وكل عضو في الفريق.

لإدارة الموظفين عن بعد بنجاح ، فأنت تريد ثقافة الملكية والمساءلة. إذا كان كل عضو في الفريق على دراية بمسؤوليته وحمل نفسه المسؤولية ، فلا داعي لك للتدخل الجزئي.

هذا ما يخلق الثقة. عندما تكون الإدارة مسيطرة للغاية ، يشعر الموظفون بالإحباط ويقل إبداعهم.

تعامل الشركات الناجحة موظفيها بثقة ورعاية ، وليس كسلعة.

كما ذكرنا سابقًا ، امنح عمالك عن بُعد الفرصة للعمل وفقًا لشروطهم. لا تفرض إطارًا زمنيًا معينًا عندما لا يكونون منتجين خلال تلك الأوقات.

عادة ما يكون إنشاء ثقافة إيجابية ومغذية مع العاملين عن بعد أمرًا سهلاً. هذا لأن الفرق البعيدة غالبًا ما تكون أكثر سعادة ورضًا وتميل إلى حب ما تفعله.

علاوة على ذلك ، فأنت تريد أيضًا توصيل رؤية عملك بوضوح. يجب أن يعرف موظفوك سبب قيامهم بما يُطلب منهم القيام به. أفضل سيناريو - تتوافق أهدافهم الشخصية مع هدفك العام للشركة.

الاجتماعات المتكررة والمنظمة

لقد تطرقنا بالفعل إلى تحديات الاتصال عن بعد. من الطرق الرائعة لتبسيط الاتصال عقد اجتماعات فيديو متكررة.

تختار بعض الشركات الاجتماع أسبوعيًا أو كل أسبوعين ؛ حتى أن البعض يختار الاجتماعات اليومية. إذا قررت عقد اجتماعات يومية ، فاجعلها قصيرة لحماية وقت موظفيك.

عادة ما تعمل الاجتماعات الأسبوعية أو نصف الأسبوعية بشكل أفضل. تقوم بعض الشركات أيضًا بإجراء مكالمات شهرية ، ولكن هذه الفترة قد تكون ممتدة للغاية وتؤثر سلبًا على الإنتاجية.

تريد أيضًا أن تتبع اجتماعات الفيديو هيكلًا. الاجتماعات الفوضوية تخفض الإنتاجية. إذا لم تتمكن من التوصل إلى هيكل بنفسك ، فاستخدم الصيغ التي أثبتت جدواها: اجتماع المستوى 10 ، على سبيل المثال.

إلى جانب اجتماع الفريق ، من الجيد عقد اجتماعات ربع سنوية فردية. هذه الاجتماعات رائعة لأنها تعمق التواصل مع كل موظف وتسمح لك بمراجعة ما إذا كان أداءهم جيدًا.

هل يلبون توقعاتك وكذلك أهدافهم الخاصة؟ في حالة حدوث أي مشكلات ، يمكن أيضًا مناقشتها في الاجتماعات الفصلية.

الأطر الزمنية للاتصالات

قلنا أنه من المنطقي السماح لموظفيك بتصميم جدول عملهم الخاص. ما تريده ، مع ذلك ، هو نقاط اتصال معينة يجب أن يلتقي بها الجميع.

على سبيل المثال ، يجب على الجميع حضور اجتماع أسبوعي. أو ، يُطلب من الجميع الرد على الرسائل النصية في غضون 24 ساعة.

قم بتوصيل ما هو منطقي بالنسبة لك ولعملك إلى موظفيك البعيدين ، واجعل توقعاتك واضحة.

إنها لفكرة جيدة أيضًا أن ترشدهم إلى قناة الاتصال التي يجب استخدامها من أجل ماذا. في أي الحالات تتوقع منهم استخدام الرسائل النصية؟ في أي الحالات يجب عليهم استخدام البريد الإلكتروني؟ هل يسمح لهم بإرسال رسالة خاصة لك؟

لا توجد قواعد رسمية. فقط تأكد من إخبار موظفيك مقدمًا بالطريقة التي تريدها لتسيير الأمور.

الأهداف وفرص المسيرة

إنه فخ شائع لمعاملة العمال عن بعد مثل العاملين لحسابهم الخاص. إذا كانوا جزءًا من فريقك ، عاملهم مثل الموظفين. امنحهم فرصًا لمواصلة حياتهم المهنية ومتابعة أهدافهم الشخصية.

لا تجعلهم يشعرون بأنهم عالقون في وضعهم إلى الأبد. قم بإجراء مكالمات فردية كل عام أو نصف عام وناقش كيف يقومون بذلك. ما هي أهدافهم للعام المقبل وكيف يمكن للفريق المساعدة.

عامل موظفيك باحترام واجعلهم سعداء. بهذه الطريقة يكون لديك فريق مخلص. الموظفون المخلصون لا يقدرون بثمن لأن التقلبات في فريقك تكلفك الكثير من المال.

تخسر الوقت والمال عندما تضطر إلى تعيين موظفين جدد وتدريبهم. ما زلت ترغب في توظيف أشخاص جدد عند الحاجة ؛ يجلب الموظفون الجدد أيضًا أفكارًا جديدة. لكن ، تجنب الثقافة التي تدفع الناس إلى المغادرة بشكل متكرر.

فريق البناء

يعد إنشاء فريق قوي أمرًا صعبًا بشكل خاص للشركات التي تعمل عن بُعد. كما ذكرنا سابقًا ، في المساحات المكتبية المادية ، يصطدم الأشخاص ببعضهم البعض بشكل طبيعي ويتواصلون.

لهذا السبب تفضل بعض أماكن العمل تقديم محادثة مفتوحة لموظفيها عن بعد. في تلك الدردشة ، يمكنهم التحدث عن أي شيء يريدونه ، بخلاف العمل. إنها طريقة رائعة لاستبدال المحادثات الصغيرة المعتادة التي تحدث في المكتب.

إذا كنت تخطط لأن يكون لديك فريق بعيد المدى ، ففكر في اجتماعات الفريق السنوية. يمكن أن يكون يومان أو ثلاثة فقط معًا في السنة مفيدًا للفريق بأكمله.

قم بمواءمة سير عملك مع قائمة مراجعة Dragon 100 Habits

الآن ، هناك الكثير الذي يجب مراعاته عندما يتعلق الأمر بإدارة الموظفين عن بُعد. ولكن ماذا لو قلنا لك أن هناك طريقة لجعل إدارة فريقك أكثر وضوحًا وشفافية؟

من خلال مجلسه الاستشاري Dragon 100 ، يقوم Dan Lok بتدريب أصحاب الأعمال الآخرين على كيفية التوسع. حتى إذا لم تكن جزءًا من Dragon 100 ، يمكنك الوصول إلى قائمة مراجعة Dragon 100 Habits.

تسمح لك قائمة المراجعة بالحصول على الوضوح من جميع الموظفين. قم بمحاذاة فريقك من كبار المديرين التنفيذيين إلى الأعضاء المبتدئين. احصل على الوصول إلى دليلك اليوم.