كيفية إدارة العمل بشكل فعال من الفرق المحلية

قبل شهرين ، كانت الأمور مختلفة تمامًا. أن أكون جزءًا من فريق يعمل طوال الأسبوع من المنزل ، لم يكن حتى التفكير فيه. لكن في هذا الواقع الجديد الناتج عن الانتشار المؤسف لـ COVID-19 ، أصبح هذا أمرًا شائعًا.

ومع ذلك ، كان العمل من المنزل يتجه بين العديد من المنظمات حتى قبل فجر عصر الحجر الصحي. تمارس العديد من الفرق هذا بشكل فعال بينما نجحت في التخفيف من العديد من التحديات الكامنة في الفرق التي تعمل من المنزل.

في هذا الدليل ، سوف نناقش

• بعض هذه التحديات الشائعة لإدارة الموظفين عن بعد والتي قد تكون واجهتها بالفعل
• أفضل الممارسات التي يمكنك اتباعها للبقاء في صدارة اللعبة

تحديات إدارة فريق يعمل من المنزل

هناك العديد من التحديات عندما يتعلق الأمر بإدارة فريق ، وعندما ينتشر هذا الفريق عبر القارة أو العالم ، يصبح من الصعب قيادته.

تحديد ما يؤثر سلبًا على أداء فريقك البعيد أولاً ، سيقربك من إيجاد الحل الذي تبحث عنه.

عند إدارة الموظفين عن بُعد ، يجب أن تكون قد واجهت العديد من هذه التحديات بنفسك ،

• عدم وجود تفاعل شخصي. بينما يشعر المديرون بالقلق من أن الموظفين قد لا يعملون بكفاءة كما قد يفعلون تحت إشرافهم ، يعاني الموظفون أنفسهم دون دعم من رؤوسهم. سيؤدي هذا أيضًا إلى صعوبات في بناء الثقة بين أعضاء الفريق.

• مناطق زمنية مختلفة تؤدي إلى صعوبات في الجدولة. قد يؤثر الاجتماع الذي تريد جدولته في الصباح على استراحة الغداء لأحد أعضاء فريقك.

• عدم القدرة على الوصول إلى المعلومات بما في ذلك الموارد والوثائق وما إلى ذلك. عند العمل من نفس الموقع ، عليك أن تستدير وتطلب من زملائك في العمل ما تحتاجه. لكن عند العمل من المنزل ، يكون الأمر مختلفًا تمامًا.

• الإلهاءات في المنزل. ما لم تكن تعيش بمفردك ، فمن المحتم أن يقاطعك السكان الآخرون في منزلك عدة مرات. يمكن أن يكون لهذا تأثير سلبي على إنتاجيتك. في الوقت نفسه ، سيؤدي نقص التفاعل الاجتماعي إلى شعور الموظفين بالعزلة.

• إذا كان فريقك يتكون من أشخاص من جميع أنحاء العالم ، فقد تواجه أيضًا حواجز ثقافية ولغوية.

• قد تتأثر أيضًا تنمية ثقافة شركتك بمرور الوقت. يتم تعزيز ثقافة الشركة بشكل طبيعي في المكتب ، ولكن قد لا تكون هي نفسها بالنسبة لفريق يعمل من المنزل.

أفضل الممارسات لإدارة فرق العمل من المنزل

دعنا نلقي نظرة على بعض أفضل الممارسات التي ستساعدك على التغلب بفعالية على التحديات التي ناقشناها أعلاه.

استخدم الأدوات المناسبة وتعيين الإرشادات

في بيئة المكتب ، يمكنك دائمًا جمع فريقك معًا والتحدث عن الأشياء ووضع الخطط.

ليس من السهل القيام بذلك مع فريق يعمل من المنزل. ولكن من خلال دمج المجموعة الصحيحة من الأدوات في سير عملك ، يمكنك التأكد من وجود الفريق في نفس الصفحة حتى لو لم تكن في نفس الموقع.

الأدوات التي تحتاج إلى الاستثمار فيها تشمل ،

• أدوات الدردشة ومؤتمرات الفيديو للاتصال. هناك العديد من الخيارات التي يمكنك الاختيار من بينها ؛ Slack و Zoom و Skype وما إلى ذلك على سبيل المثال لا الحصر. ومن المهم توفير مجموعة متنوعة من الأدوات لتعزيز التواصل بين أعضاء الفريق أثناء ساعات العمل وغير ساعات العمل أيضًا.
• أدوات إدارة المشروع / المهام لتتبع الأداء.
• أدوات تحرير المستندات / الملفات ومشاركتها مثل محرر مستندات Google و OneDrive. سيؤدي تخزين جميع الملفات في مكان واحد إلى تسهيل وصول الجميع إليها.
• منصات التعاون المرئية لتكرار السبورة البيضاء في مكتبك. يمكن أن يساعد برنامج Canvas عبر الإنترنت مثل Creately في تخطيط Sprint أو تبادل الأفكار أو التعاون في الإطارات السلكية للمنتج أو تحليل العمليات في الوقت الفعلي.

فيما يلي قائمة موسعة لمزيد من الأدوات للاتصال والتعاون لفرق WFH.

لا يقل أهمية اختيار الأدوات الصحيحة عن وضع قواعد أساسية حول كيفية ووقت استخدامها. سيوفر لك توضيحها مقدمًا الوقت والارتباك. فمثلا،

• كن متاحًا دائمًا على منصة الدردشة الخاصة بك أثناء العمل ، وإذا كنت تنوي الابتعاد ، فأبلغ الآخرين.
• قم بتشغيل الفيديو عند حضور اجتماع عبر الإنترنت ، أو عند حضور اجتماع تسجيل وصول يومي.
• قم بتقسيم المهام الفردية على النظام الأساسي لإدارة المشروع وتقديرها بالساعات.

تواصل وتفاعل باستمرار مع فريقك

يعد التواصل المنتظم مع موظفيك طريقة فعالة للتأكد من أنه يمكنهم الاعتماد عليك والتشاور معك. إنها أيضًا فرصة رائعة للتعرف على مخاوفهم وأسئلتهم واقتراحاتهم.

يمكنك عقد اجتماعات فردية أو أسبوعية مع فريق ، أو يمكنك ببساطة إرسال رسالة إليهم على منصة الدردشة الخاصة بك لطلب تحديث حول ما يعملون عليه.

دع فريقك يعرف متى ستكون متاحًا وأفضل طريقة للتواصل معك. في حالة حدوث حالة طوارئ خلال ساعة مبكرة ، فإن مشاركة رقم هاتفك المحمول مع فريقك ستساعدهم على الاتصال بك أو إرسال رسالة فورية.

أيضًا ، شجع أعضاء الفريق على استخدام قناة عامة للمحادثات المتعلقة بالعمل. سيسمح لك ذلك بمراقبة ما يحدث وتقديم المساعدة عند الضرورة.

في ما يلي بعض أفضل ممارسات الاتصال التي يجب أن تعيشها فرق أفضل ممارسات الاتصال التي تعمل من المنزل.

كن قلقًا بشأن المناطق الزمنية المختلفة

عندما يكون الفريق بأكمله منتشرًا في مواقع مختلفة ، يجب أن تكون أكثر وعياً بالمناطق الزمنية المختلفة التي يعيشون فيها.

• عند جدولة الاجتماعات ، تأكد من مراجعة الجميع وجدولهم الزمني وتحديد الوقت الذي يشعر فيه الجميع بالراحة.
• وثق النقاط الرئيسية التي تمت مناقشتها أثناء اجتماعاتك بحيث يمكنك مشاركتها مع أعضاء الفريق الذين لم يتمكنوا من الحضور أثناء المناقشة.

• يمكنك أيضًا بذل جهد إضافي وتسجيل اجتماعك ليتمكنوا من عرضه لاحقًا أو إطلاعهم على ما تمت مناقشته ، مع شخص لواحد في اليوم التالي.

بذل مجهودًا إضافيًا في التعاون وبناء الفريق

هناك شيئان تنقصهما فرق العمل من المنزل وهما الثقة وروح الفريق. بدونهم ، لن يتمكن الفريق من الاعتماد على بعضهم البعض والازدهار في علاقاتهم.

أثناء استخدام الأدوات المناسبة سيوفر لفريقك النظام الأساسي للتعاون مع بعضهم البعض ، لا تزال بحاجة إلى إيجاد المزيد من الطرق لمساعدة فريقك على الترابط.

• ابدأ بتحديد الأدوار والمسؤوليات بوضوح وعلاقات إعداد التقارير داخل الفريق. يمكن لفريق منظم جيدًا يدرك المكان الذي ينتمون إليه ومن يبلغون عنه تجنب الارتباك وتعزيز التعاون.

• شجع أعضاء الفريق على التفاعل مع بعضهم البعض بصرف النظر عن العمل. يمكن أن يكون لديهم مجموعة Facebook أو قناة Slack منفصلة للمحادثات الممتعة التي كانوا سيجرونها أثناء تناول الغداء أو التسكع بجوار مبرد المياه إذا كانوا في المكتب. إنها طريقة فعالة لجعل الموظفين عن بعد يتعرفون على بعضهم البعض على المستوى الشخصي مما سينعكس بشكل إيجابي على الترابط الجماعي.
• اترك بضع دقائق في بداية الاجتماع لإجراء محادثة عادية.
• رتب أنشطة بناء الفريق الافتراضية متى أمكنك ذلك. هم مفتاح لتعزيز سعادة الموظفين وزيادة إنتاجيتهم. إليك بعض أنشطة بناء الفريق الافتراضية غير المكلفة التي يمكنك تجربتها على الفور.

كن واضحا بشأن التوقعات والأهداف

إذا كنت تريد النتائج التي تبحث عنها ، فكن واضحًا بشأنها لفريقك. سيساعدك وضع توقعات واضحة وتحديد الأهداف مقدمًا على القيام بذلك بشكل أسرع.

لتبدأ

• ضع أهدافًا واضحة للجميع على أساس أسبوعي أو شهري أو ربع سنوي وناقش خطة العمل الخاصة بهم.

• كثيرًا ما قدم ملاحظاتك على أداء الموظف. أيضًا ، اجعلها فرصة للاستماع إلى توقعاتهم أيضًا.
• انخرط مع فريقك بانتظام ، وقدم لهم الدعم العاطفي ، خاصةً إذا كانوا يعانون من القلق والتوتر.
• ضع إرشادات واضحة بشأن ما تتوقعه من فريقك (أي الرغبة في الرد على جميع رسائل البريد الإلكتروني في غضون 24 ساعة). قم بتوثيقها وتخزينها في موقع مركزي يسهل على الجميع الوصول إليه.
• التعرف على انتصارات الموظفين والاحتفال بها لإبقائهم متحفزين.

هل حصلت على مزيد من النصائح حول إدارة الموظفين عن بُعد؟

أفضل الممارسات التي ناقشناها غير مكلفة ويمكن تنفيذها على الفور لضمان نتائج فعالة. هل تريد إضافة المزيد من النصائح إلى القائمة؟ اترك تعليقا أدناه.

هل بدأت أنت وفريقك العمل من المنزل مؤخرًا؟ إليك الدليل العملي للعمل من المنزل كفريق يغطي كل ما تحتاج إلى معرفته للبقاء فعالاً وفعالاً.