إدارة غرفة الاجتماعات الافتراضية: نصائح للنجاح

بصفتي مدير حساب لوكالة تسويق يعمل عن بُعد من مكتبي المنزلي ، أصبحت الاجتماعات الافتراضية وسيلة أساسية وفعالة من حيث التكلفة وملائمة للتفاعل مع عملائي وزملائي ، الذين ينتشر العديد منهم في جميع أنحاء البلاد. من خلال تمكين المشاركة من أي موقع جغرافي (مع اتصال WiFi مستقر ، بالطبع) ، ليس سراً أن عقد الاجتماعات يقلل بشكل كبير من نفقات سفر العمل - حيث يتم التخلص من تكاليف الرحلات الجوية والإقامة والوجبات تمامًا.

ومن لا يريد خفض النفقات غير الضرورية ، أليس كذلك؟

ولكن ما قد لا تتوقعه هو أن الاجتماعات الافتراضية يمكن أن تعزز أيضًا قوة عاملة أكثر إنتاجية وشمولية! في الواقع ، تُظهر الدراسات أن الموظفين عن بُعد الذين يستفيدون من الاجتماعات الافتراضية يمكن أن يكونوا أكثر فاعلية بنسبة تصل إلى 13٪.

ومع ذلك ، لم يتم إعداد كل مشاركة شاشة أو مكالمة جماعية لتحقيق النجاح. بدون الهيكل والتوجيه الصحيحين ، يمكن للاجتماع الافتراضي أن ينحرف بسرعة (ربما ، شيء مثل هذا قليلاً ...).

لتعظيم تجربة غرفة المؤتمرات الافتراضية لكل من حاضري الاجتماع ولتحسين الفعالية الإجمالية للجلسة ، إليك بعض أفضل الممارسات التي يجب اتباعها:

اختيار التكنولوجيا المناسبة أمر بالغ الأهمية.

Skype for Business و Zoom و GoToMeeting و WebEx كلها منصات مؤتمرات فيديو افتراضية تعاونية ممتازة تتيح للمشاركين مشاركة المستندات والدردشة وتسجيل الاجتماع. توفر بعض الحلول أيضًا خيارات التخصيص التي يمكنك استخدامها لتمييز غرفة الاجتماعات بشعار شركتك وألوانها. علاوة على ذلك ، إذا كنت تبحث حقًا عن نظام أساسي أنيق ومهني وموثوق لتقديم الأحداث الافتراضية ، فهناك عدد قليل في السوق يقدم حلولاً ذاتية الإدارة للمؤتمرات الداخلية أو الخارجية ، والندوات عبر الإنترنت ، واحتياجات التعليم والتدريب. لا شك أنه يمكننا أن نتوقع أنه مع تزايد شعبية "مكان العمل الافتراضي" ، فإن عدد أدوات الاتصال والبرامج المتاحة سيزداد جنبًا إلى جنب.

تلميحات مفيدة:

• إذا كنت تستخدم نظامًا أساسيًا جديدًا ، فالممارسة تجعلها مثالية! لا تنسَ مراجعة الميزات والوظائف والتنقل المختلفة والتلاعب بها قبل بدء البث المباشر.
• بصفتك مضيف الاجتماع ، كن دائمًا أول من يتم الاتصال به. خصص بضع دقائق في بداية كل اجتماع للحضور الجدد لتنزيل أي برنامج مطلوب للانضمام إلى اجتماعك ، أو لحل أي أخطاء تقنية أو مشكلات اتصال قد يواجهونها. ويمكن أن يحدث لأفضل منا!

لقاء العمل التمهيدي أمر ضروري.

سيساعد إنشاء وإرسال جدول أعمال محدد ومفصل للاجتماع (مقدمًا!) في الحفاظ على تركيز المشاركين وعلى المهمة. تأكد من إرفاق جدول الأعمال عند إرسال دعوة الاجتماع التي تتكامل مع تقويم الحاضر. إذا كانت هناك حاجة إلى إكمال أي مراجعة تمهيدية أو وثيقة قبل الاجتماع ، فقم بتوضيح ذلك في رسالتك. لا شيء يقتل زخم الاجتماع بشكل أسرع من عدم المشاركة لأن لا أحد يقوم بواجبه.

هناك قاعدة أخرى جيدة يجب اتباعها وهي تجنب تقديم بيانات جديدة أثناء الاجتماع. مرة أخرى ، من الأفضل لك إرسال مستندات مهمة قبل عدة أيام من الموعد المحدد وتطلب من المشاركين مراجعة جميع المواد قبل الاجتماع ، حتى يمكن استثمارهم بالكامل في المحتوى والاستعداد للمشاركة في المحادثة.

تلميحات مفيدة:

• عند إنشاء جدول أعمالك ، تأكد من معالجة الموضوعات المهمة في بداية الاجتماع عندما تكون مستويات الطاقة لدى الجميع عالية.
• اجعل الاجتماعات لعدد معقول من الحاضرين حتى يشعر الجميع بالتقدير ولديهم فرصة للمساهمة دون الشعور بالاندفاع.

بداية الاجتماع.  

بينما تستعد لبدء اجتماعك الافتراضي ، تأكد من التخلص من أي ضوضاء محيطة. أكرر أنه إذا كنت تستضيف الاجتماع ، فيجب أن تكون أول من يتم التوقيع عليه أو الاتصال به في غرفة الاجتماع. يمنحك هذا الفرصة للترحيب بالأعضاء عند انضمامهم وتقديم مقدمات رسمية. ضع في اعتبارك أن بعض الحاضرين قد ينضمون من هواتفهم المحمولة ولا يمكن التعرف عليهم إلا على واجهة النظام الأساسي الخاص بك على أنهم المتصل رقم 1 أو رقم هاتفهم نفسه.

تلميحات مفيدة:

• اطلب من الأعضاء ذكر أسمائهم قبل التحدث ، حتى لو تحدثوا بالفعل في وقت سابق في الاجتماع. على وجه الخصوص عندما يكون هناك الكثير من الحاضرين في المكالمة أو عندما تتحدث مع أشخاص لأول مرة ، فمن السهل الخلط بين متحدث وآخر.
• للحفاظ على تفاعل المشاركين عبر الهاتف (وللتأكيد مجددًا على أن مدخلاتهم مهمة) ، اطلب رأيهم أو ردهم أولاً عند طرح سؤال على المجموعة. علاوة على ذلك ، لن تتركهم عن طريق الخطأ خارج الحلقة!

تسهيل الاجتماع.

أحد أكثر تحديات الاجتماعات الافتراضية شيوعًا هو الحفاظ على مشاركة الأعضاء بنشاط. نعم ، نحن جميعًا مشغولون جدًا في بعض الأحيان ، وقد يغري الاجتماع الافتراضي الراكد الحاضرين بـ "كتم صوت" أنفسهم وإنجاز مهام أخرى أثناء الاجتماع - التحقق من بريدهم الإلكتروني ، والرسائل النصية ، وأحدث النتائج الرياضية ، وإنستغرام ، وما إلى ذلك.

يمكنك مقاومة هذا الاستماع السلبي من خلال مطالبة الأعضاء بعدم كتم صوت أنفسهم (بشرط أن يكونوا أيضًا في مكان هادئ) وحتى عن طريق تشجيع الأعضاء على المشاركة عبر الفيديو.

تلميحات مفيدة:

• هناك طريقة أخرى للحفاظ على تفاعل المشاركين في الاجتماع وهي الاستفادة من أدوات وميزات المنصة. بالإضافة إلى دعوة المشاركة اللفظية للأفكار ، اطلب من الحاضرين كتابة أسئلة أو إجابات في جزء الدردشة ، أو تعيين مهام الأعضاء ، أو استخدام استطلاعات الرأي التفاعلية. الهدف المناسب هو أن يكون 80٪ من اجتماعك تفاعليًا و 20٪ منه يتطلب مشاركة سلبية.

هذا هو التفاف!

قبل الانتهاء من الاجتماع ، خذ دائمًا بضع دقائق لتلخيص ما تمت تغطيته. سيشعر الجميع بتحسن بشأن الوقت الذي يقضونه في المكالمة إذا كان هناك شعور متبادل بالإنجاز.

ربما يكون الأمر الأكثر أهمية هو تعيين الخطوات التالية - أو أي عناصر عمل يجب أن يعتني بها الأعضاء في المكالمة. إذا كان ذلك ممكنًا ، فقم بتعيين التاريخ والوقت للاجتماع التالي بينما لا يزال الجميع حاضرين. وأخيرًا ، بعد الاجتماع ، تأكد من إرسال ملاحظات إلى جميع المشاركين ، مع تلخيص عناصر العمل نفسها وتقديم مزيد من التعليمات.

مصدر مفيد:

• لمزيد من النصائح العملية التي يمكنك استخدامها لتقوية أداء فرقك الافتراضية ، راجع هذا الكتاب: قيادة فرق افتراضية فعالة: التغلب على الوقت والمسافة لتحقيق نتائج استثنائية ، بقلم ناسي سيتل مورفي ، مديرة شركة Guided Insights. هذا رائع!

هل لديك أي اقتراحات أخرى لتحقيق أقصى استفادة من اجتماعاتك الافتراضية؟ لا تتردد في إخبارنا في التعليقات أدناه.