كيف تكتب مذكرة؟: نصائح وقوالب (2022)

تُعرف المذكرة أيضًا باسم التذكير وتعتبر المذكرة جزءًا مهمًا من العمل. يتم استخدامه للتواصل الداخلي فيما يتعلق بالأعمال أو الإجراءات الرسمية.

إنها إحدى الطرق الأساسية لتوصيل المعلومات للموظفين داخل المنظمة. المذكرات سريعة وكذلك خيار فعال لتوزيع المعلومات.

على عكس البريد الإلكتروني ، يمكنك إرسال مذكرة كرسالة إلى مجموعة كبيرة من الموظفين. يمكن أن يكون قسمك بأكمله أو حتى كل من يعمل في شركتك.

ومع ذلك ، فإن كتابة مذكرة يمكن أن تكون صعبة إذا لم تكن على دراية جيدة بالتنسيقات. لمعرفة كيفية كتابة مذكرة ، استمر في قراءة المقالة لفهم المزيد حول الموضوع.

كيف يجب أن تختار تنسيق كتابة مذكرة

عندما يتعلق الأمر باختيار التنسيق الصحيح ، من المهم أن تفهم أن التنسيقات المختلفة لها أهداف أو أغراض مختلفة.

يعتمد ذلك على ما تختاره من أجله ، على سبيل المثال ، يمكنك كتابة مذكرة معلومات لمشاركة المعلومات مع موظفيك ، ثم لمذكرة طلب ، أنت مطالب بالتركيز على الجانب المقنع.

حسنًا ، هناك أنواع مختلفة يمكنك العثور عليها في المذكرات ، وهي تشمل التأكيد وطلب المعلومات والتقرير الدوري ونتائج الدراسة ومذكرات الاقتراح.

ومع ذلك ، قد يكون لجميع أنواع المذكرات تنسيق مماثل ولكن يمكنك العثور على بعض الاختلافات في نص الرسالة.

لهذا السبب من المهم التركيز على نوع الرسالة التي ستكتبها ، وكذلك على من ترسل المذكرة إليه.

تأكد من أن لديك فهمًا واضحًا للهدف أو الغرض الذي تحمله المذكرة.

ما هي أقسام مذكرة العمل ؟

تنقسم مذكرة العمل إلى أقسام ، على عكس خطاب العمل الرسمي ، فهي لا تحتوي على تحية أو توقيع المرسل.

يتضمن تنسيق المذكرة النموذجي الأقسام المختلفة ، مثل:

عنوان

حسنًا ، يتضمن قسم العنوان الاسم بالإضافة إلى عنوان الشركة. ومع ذلك ، إذا كان لديك ورق ذو رأسية ، فستتم طباعة هذه المعلومات بالفعل.

أسفل هذا القسم مباشرة ، أنت مطالب بكتابة كلمة مذكرة أو مذكرة. سيساعد هذا في إنشاء أن الرسالة يتم توصيلها عبر استخدام مذكرة.

المستلمون

هذا القسم لتحديد المستفيدين.

هذا هو المكان الذي تحتاج إلى ذكر من ستذهب إليه المذكرة أو تنتمي إليه.

على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب مذكرة لموظفيك في قسم التسويق

هنا تحتاج إلى ذكر "إلى: جميع موظفي قسم التسويق"

مرسل

قسم المرسل مخصص لتحديد الشخص الذي يكتب المذكرة. يتضمن الاسم والقسم والتسمية.

على سبيل المثال ، إذا كنت مساعد مدير من قسم المبيعات.

هنا تحتاج إلى ذكر اسمك أولاً ، ثم إضافة "Assistant Manager، Sales"

نسخة إلى أو مستلمون إضافيون

CC (نسخة كربونية) أو المستلمون الإضافيون هي الأقسام التي تذكر فيها من سترسل نسخة المذكرة من أجل المعلومات.

حسنًا ، الاسم المذكور هنا غير موجه مباشرة إلى المذكرة أو إلى قسم.

تاريخ

من المهم أن تذكر تاريخ كتابة المذكرة. قم بتضمين وقت كتابة المذكرة في قسم التاريخ.

سطر الموضوع

سطر الموضوع هو القسم الذي تحتاج فيه إلى كتابة فكرة موجزة ودقيقة عن موضوع المذكرة.

هنا تحتاج إلى ذكر الفكرة السريعة للمحتوى الذي تحتويه المذكرة.

على سبيل المثال ، إذا كانت المذكرة تتعلق بجلسة تدريبية للموظفين الذين يعملون في قسم تحسين محركات البحث. ثم هنا تحتاج إلى كتابة "الموضوع: جلسة تدريبية للموظفين في قسم تحسين محركات البحث"

نص الرسالة

حسنًا ، نص الرسالة مهم والقسم الذي تحتاج إلى التركيز فيه أكثر

يتضمن نص الرسالة ما تدور حوله المذكرة والمعلومات والغرض منها. يمكنك تقسيمها إلى فقرتين أو ثلاث فقرات.

تنص الفقرة الأولى من هذا النص على الغرض من المذكرة. يمكنك الآن الانتقال إلى الفقرة التالية لتذكر المعلومات أو الرسالة.

حسنًا ، إذا كان المحتوى طويلاً ، يمكنك إضافة ملخص للرسالة. أيضًا ، يمكنك إضافة CTA أو مسح عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء

سيساعد هذا في فهم الإجراء الذي يجب على المستلم اتخاذه.

المرفقات

ومع ذلك ، فإن إضافة المرفق ليست مهمة أو ضرورية. لكن يمكنك إضافة ما إذا كانت المذكرة مرتبطة بالنتائج المعروضة أو البحث أو تحتاج إلى أي بيانات إضافية.

ثم يجب أن تحتوي المذكرة على مرفق لإثبات رسالة المذكرة.

كيف تكتب مذكرة عملك؟

حسنًا ، أنت الآن بحاجة إلى فهم كيفية كتابة مذكرتك. تحتوي الكتابة على بضع خطوات أساسية بسيطة وسهلة المتابعة.

ويشمل :

الخطوة 1: اذكر الغرض من تعليق مذكرتك

يجب أن تذكر أول فقرة تمهيدية الغرض من مذكرتك

يجب أن يحصل الشخص الذي يقرأ المذكرة على فكرة فورية عما ينقله المرسل إليه في الفقرة التمهيدية.

أيضًا ، يجب صياغة محتوى مذكرتك بطريقة يمكن أن تجيب على الأسئلة. تأكد من التفكير في نوع السؤال الذي قد يطرحه الموظف أو المستلم.

يجب أن يكون الغرض هو أول شيء يجب أن يكون واضحًا ، ثم يمكنك توسيع التفاصيل أو الإجراءات التي يجب اتخاذها.

تأكد من وضع كل شيء في سلسلة أحداث مرتبة ترتيبًا زمنيًا. سيساعد هذا في إعطاء المزيد من الوضوح للموظف ، كما يمكنه اتخاذ إجراءات أسهل بكثير إذا كان عليه ذلك.

الخطوة 2: اجعلها موجزة وإيجابية طوال الوقت

نظرًا لأن كتابة مذكرتك ستخاطب المدير أو زملاء العمل. من المهم أن تحافظ على اللغة إيجابية أثناء كتابة المذكرة.

أيضًا ، سيتم إرسالها إلى الأشخاص الذين تعرفهم وستتفاعل معهم بشكل يومي. حافظ على اللغة بهذه الطريقة.

بصرف النظر عن هذا ، اجعل جملك قصيرة وواضحة. أيضًا ، استخدم الصوت النشط حتى تتمكن من توضيح الغرض.

سيساعد هذا في تعزيز المصداقية بين زملائك.

الخطوة 3: توصيل الرسالة من خلال سطر الموضوع

الشيء التالي الذي يجب أن تكون حذرا فيما تكتبه في سطر الموضوع. يجب أن يخبر هذا القسم القراء بما يجب أن يتوقعوه أثناء قراءة المذكرة.

أيضًا ، يعطي سطر الموضوع الاتجاه فيما يتعلق بمكان حفظ مجلدات البريد الإلكتروني.

على سبيل المثال ، إذا كان تحديثًا لميزانية قسم التسويق ، فسيساعد ذلك في الفهم من خلال قراءة موضوع المذكرة بالإضافة إلى معاينة الإجراءات التي ستؤثر على العملية بالإضافة إلى القسم.

الخطوة 4: قسّم المعلومات باستخدام فقرة النص والاستنتاج

استخدم فقرة النص لتوضيح إعلان القرار الذي تتخذه. أضف أيضًا كيف سيؤثر ذلك على الموظفين والعملية فصاعدًا.

أيضًا ، يمكن أن يكون هذا مفيدًا في معالجة الأسئلة بالإضافة إلى الشعور الذي قد يشعر به موظفوك.

عبر عن الامتنان وتصفح التغييرات.

ما هو نموذج كتابة مذكرة؟

الآن ، من المهم فهم نموذج كتابة المذكرة. التنسيق الذي يجب أن تستخدمه هو:

مذكرة عمل

التاريخ : أضف الشهر الحالي واليوم والسنة

إلى: أضف اسم موظفك الذي ترسل إليه المذكرة

من: هنا تحتاج إلى إضافة اسمك الأول والأخير ، إلى جانب عنوان عملك

الموضوع: ما الغرض من هذه المذكرة؟

النص الأساسي : ابدأ بسرد الأسباب الكامنة وراء كتابة المذكرة. احتفظ بها في جملة واحدة ولكن إذا لم يكن ذلك ممكنًا ، فيمكنك التبديل إلى جملتين. أضف الآن التفاصيل التي يطلبها الشخص لمشاركتها مع الموظفين المبتدئين. اشرح الرد أو المتابعة التي تم إرسالها من قبل الشركة ، إذا كان لديك أي رد.

اذكر الآن الاستنتاج. يمكنك أيضًا استخدام هذا لتحديد رد الفعل من القارئ. اذكر الإجراءات التي تريد أن يتخذها القارئ.

شكرًا لك،

اسمك الأول والأخير

عنوان البريد الإلكتروني لشركتك

رقم هاتف شركتك

إذا كنت تضيف مرفقات ، فأنت بحاجة إلى توضيح ذلك في المذكرة.

نصائح لكتابة مذكرة عملك

حسنًا ، الآن عندما يكون لديك فهم لكيفية كتابة المذكرة بالتنسيق الصحيح.

فيما يلي بعض النصائح التي يمكن أن تجعل مذكرتك فعالة.

• تحقق مما إذا كان لديك أي نوع من المتطلبات الأسلوبية التي تأتي مع وظيفتك. ابحث أيضًا عن أي نموذج قياسي لدى شركتك لكتابة المذكرات. هل هو قابل للتنزيل أم لا؟
• تأكد من أن نص النص موجز وصحيح ومراعي. أيضًا ، حافظ على التدقيق النحوي ، حتى تعرف أن كل شيء صحيح وسهل القراءة.
• حافظ على جملك بسيطة. لا تستخدم الجمل الطويلة أو تتجنب الصياغات الكلامية.
• لا تستخدم الحلول. يجب أن تذهب مذكرتك مباشرة إلى الموضوع.
• إذا كان لديك شيء مهم ، فاستخدم القائمة النقطية بالإضافة إلى العنوان لنقل الرسالة.
• أيضًا ، استخدم العبارات الختامية في نهاية مذكرتك. اجعلها ملهمة ومباشرة حتى يعرف القارئ الإجراء الذي يحتاج إلى اتخاذه.
• إذا كنت تضيف المرفقات مع مذكرتك ، فذكرها أو استخدم كلمة واحدة "مرفق".
• بعد إكمال المسودة ، تأكد من مشاركتها مع شخص تعرفه أو زميل. سوف يساعدك في اكتشاف الأخطاء التي ربما تكون قد انزلقت.

الأسئلة المتداولة (FAQs)

مصادر إضافية