إذا كان البشر فقط يمكن أن يكونوا أشبه بالنحل.

أعني ، من منظور التعاون ، أنهم مخلوقات رائعة حقًا.

لديهم جميعًا وظائف فردية لإنجازها لكنهم يعملون معًا لنفس السبب.

كل واحد يعرف بالضبط ما يحتاج إلى القيام به في أي لحظة ، وقد أظهرت الدراسات أن هذه المخلوقات الصغيرة يمكنها بالفعل التواصل لإنجاز المهمة بشكل أسرع وأكثر كفاءة.

لسوء الحظ ، لا يعمل الناس دائمًا معًا بسلاسة.

في كثير من الأحيان ، يحتاج جميع النحل العامل ضمن فريق تسويق المحتوى إلى اتجاه محدد والكثير من الاتصالات من أجل إنجاز مهامهم بأكثر الطرق فعالية.

لهذا السبب توجد أنظمة أساسية لإدارة المشاريع مثل تلك التي سنناقشها اليوم: Microsoft Project .

إذا كنت تبحث عن حل لإدارة المشاريع والمهام بشكل أفضل لفريق تسويق المحتوى الخاص بك ، فقد يكون Microsoft Project ممتعًا للغاية بالنسبة لك.

اليوم ، سننظر في الأسباب التي تجعلك مهتمًا بـ Microsoft Project ، بالإضافة إلى كيفية عمله.

دعونا نجعل هؤلاء النحل العاملون منظمون ومستعدون لأية مهمة!

مشروع Microsoft: ما هو وكيف يعمل

Microsoft Project هو نظام إدارة مشروع مفصل للغاية للشركات.

هذا أكثر من مجرد قائمة مهام بسيطة أو تطبيق تنظيمي. هذا نظام مطور بالكامل سيساعدك في الحصول على نفس إنتاجية خلية النحل المزدحمة.

كما قد تتخيل من الاسم ، يأتي هذا النظام من شركة أصبحت اسمًا مألوفًا في عالم برامج وأنظمة الأعمال. تعد Microsoft جزءًا لا يتجزأ من غالبية المكاتب ، و Project هو مجرد قطعة أخرى تتكامل بشكل جميل مع منتجات Microsoft الأخرى.

في الواقع ، يمكن استخدام Project كجزء من Office 365 ، ووضع النظام بالكامل في السحابة بالكامل. إذا كانت منتجات Microsoft بالفعل جزءًا لا يتجزأ من سير عملك ، فإن Project هو الحل الأمثل لإدارة المشروع.

ولكن ما الذي يجعل Microsoft Project أفضل من أنظمة إدارة المشاريع الأخرى؟ ما هي نقاط ضعفها؟ ومن على وجه الخصوص يجب أن يكون مهتمًا بهذا النظام؟

هيا نكتشف.

مراجعة مشروع Microsoft: برنامج إدارة المشروع للحفاظ على خلية النحل الخاصة بك

حيث تتفوق Microsoft Project حقًا

أصبح التتبع سهلاً

يمكن بسهولة توصيل المهام وترابطها.

عندما تنقر على مهمة واحدة ، ستتمكن من رؤية جميع المهام الأخرى المتصلة بها - الماضي والحاضر والمخطط لها في المستقبل - في لمحة مع ترميز لوني لا يمكن تفويته.

يتم حفظ اكتمال المهمة والمشروع مع المخططات الزمنية بحيث يمكنك معرفة المدة التي استغرقتها الأشياء معًا. تمنحك ميزة إعداد التقارير البسيطة رسومًا بيانية ومخططات لعرض ما تم التخطيط له مقابل ما تم إكماله بالفعل بواسطة فريقك.

يمكنك أيضًا تعيين أشخاص محددين لمهام معينة ، أو حتى إظهار أولوية كل مهمة فردية داخل المشروع.

تعد ميزات التتبع هذه مثالية لمديري تسويق المحتوى المشغولين الذين يشرفون على فريق كبير من الكتاب والمحررين والمصممين.

جميع مزايا إدارة المشاريع في السحابة

عندما تكون جميع المعلومات التي تحتاجها في السحابة ، سيكون بإمكانك دائمًا الوصول إلى الأشياء التي تحتاجها.

سواء كان الأمر يتعلق بالتعاون في الوقت الفعلي مع بقية الفريق أو تبديل الأجهزة في منتصف المشروع ، فإن Microsoft Project لديه كل شيء مخزّن لك عبر الإنترنت. إنه جاهز لك متى احتجت إليه.

كما يسمح للمستخدمين بإرسال أوراق الوقت وإدارة موارد المشروع وحتى المزامنة مع قوائم مهام SharePoint.

هذه ميزة مفيدة للغاية لفرق تسويق المحتوى الذين لا يعملون معًا في نفس الموقع الفعلي. إذا كان جزء من فريقك أو كله بعيدًا ، فيمكنك التأكد من أن Microsoft Project سيبقيهم محدثين أينما كانوا.

القوالب التي توفر لك الوقت

إذا كنت قلقًا بشأن إنشاء خطة مشروع من البداية ، فيمكنك التوقف عن القلق الآن. تمامًا كما تشتمل منتجات Microsoft الأخرى على قوالب سهلة الاستخدام ، يمنحك Project أيضًا إمكانية الوصول إلى عدد من القوالب المختلفة لإدارة المشاريع التي تناسب احتياجاتك.

يمنحك Project أيضًا الوصول إلى أدوات مثل مخططات جانت القابلة للتخصيص والتي ستساعدك في جدولة المشاريع مع أعضاء الفريق المختلفين. بهذه الطريقة ، سيكون المحتوى الخاص بك جاهزًا دائمًا في الموعد المحدد.

التواصل والمشاركة في الوقت الفعلي

كما ذكرنا أعلاه ، فإن وضع مشاريعك في السحابة يجعل من السهل للغاية إبقاء كل فرد في فريقك محدثًا والعمل بكفاءة ، حتى عندما لا تكون معًا.

لكن هناك المزيد.

يتكامل Microsoft Project أيضًا بشكل جميل مع Skype for Business ، مما يسمح لأعضاء الفريق بالتحدث مع بعضهم البعض مباشرةً أثناء العمل في مشاريع مختلفة. يمكن للمستخدمين أيضًا مشاركة المستندات والملفات بحيث يكون لدى الجميع ما يحتاجون إليه لإنجاز المهام.

إذا كان فريقك يعمل عن بُعد ، فهذه طريقة رائعة للبقاء على اتصال معهم. يمكنك بسهولة عقد اجتماعات يومية أو أسبوعية لمناقشة تقويم المحتوى باستخدام Skype for Business ، ومشاركة المهام ومواد المشروع مع كل فرد في فريقك عندما يحتاجون إليها.

لا تفوت أي فرصة مع تطبيقات iOS و Android

هل تريد التأكد من أن كل فرد في فريقك على اطلاع دائم ، أينما كانوا؟

هل تحتاج إلى مراقبة أداء الجميع عندما لا تكون في المكتب؟

في كلتا الحالتين ، Microsoft Project لديه الحل المناسب لك. يتوفر نظام إدارة المشروع هذا لأجهزة Windows و iOS و Android ، مما يعني أنه يمكنك أنت والنحل العامل لديك البقاء على اطلاع بما يجري دون أن تكون في المكتب!

ونظرًا لأن جميع المعلومات مخزنة في السحابة ، يتمتع كل شخص بوصول مستمر في الوقت الفعلي إلى ما يحدث.

الميزانية المدمجة وإدارة الموارد

عندما تدير موارد شركة لأي مشروع معين ، فإن تخصيص الأموال المناسبة للأماكن المناسبة يتطلب وقتًا وطاقة. قد يكون هذا صعبًا بشكل خاص عندما تحاول الالتزام بالأرقام التي اقترحتها على العميل.

باستخدام Microsoft Project ، ستتمكن من القيام بذلك بسرعة وكفاءة. باستخدام حلول إدارة الموارد المتوفرة في Project ، ستتمكن من متابعة ما يجري في كل مشروع.

يمكنك تتبع الساعات التي يقضيها كل عضو في الفريق في كل مهمة ، وحتى تحديد معدلات الدفع بالساعة لكل فرد.

بهذه الطريقة ، يمكنك دائمًا التأكد من أن كل جزء من المشروع يظل في حدود الميزانية.

يثق أكثر من 20 مليون شخص بالفعل في Microsoft Project كحل لإدارة المشاريع

هذا صحيح ، فعليًا الملايين من الأشخاص في جميع أنحاء العالم يستخدمون بالفعل Microsoft Project من أجل مزامنة النحل العامل لديهم من أجل عمل متناغم. من بين هؤلاء العديد من فرق تسويق المحتوى.

بعض الأشخاص الذين يستخدمون Microsoft Project حاليًا هم في الواقع أسماء كبيرة في عالم الأعمال والتمويل والبيع بالتجزئة وأي صناعة أخرى تقريبًا. وتشمل هذه الأسماء المنزلية مثل Tesla و Netflix و BMW و Toyota و 21st Century Fox و Amazon و American Express والعديد والعديد غيرها.

سلبيات مشروع مايكروسوفت

منحنى التعلم حاد

يحتوي Microsoft Project على الكثير من خيارات التخصيص والكثير من الأجزاء المتحركة. هذا يعني أيضًا أن فريقك سيحتاج إلى تدريب شامل من أجل التعرف على النظام واستخدامه إلى أقصى إمكاناته.

أغلى قليلاً من خيارات إدارة المشروع الأخرى

سنناقش هذا أكثر أدناه ، ولكن من الواضح أن هذا نظام باهظ الثمن إلى حد ما. ومع ذلك ، فإن الغالبية العظمى من مستخدميها يقولون أنها تستحق كل بنس.

تفتقر إلى حد ما في المرئيات

شكوى أخرى بين المستخدمين هي عدم وجود خيارات مرئية. في حين أن هناك بعض المخططات المتاحة ، يرغب العديد من الأشخاص في الحصول على المزيد من المرئيات القابلة للتخصيص داخل البرنامج.

مشروع Microsoft: خيارات وأسعار الأعمال الحديثة

هناك العديد من الخيارات المختلفة داخل Microsoft Project التي تناسب الأعمال التجارية ذات الأحجام المختلفة.

بالنسبة للحلول المستندة إلى السحابة ، ستدفع إما 30 دولارًا أو 55 دولارًا شهريًا لكل مستخدم. السعر يعتمد على الميزات التي يحتاجها عملك.

بالنسبة للحلول داخل أماكن العمل ، ستدفع سعرًا لمرة واحدة (لكل كمبيوتر شخصي) إما 590 دولارًا أو 1160 دولارًا. مرة أخرى ، يختلف السعر حسب الخدمات التي تحتاجها.

ليس من المستغرب أن يكون السعر هو ما يبعد الكثير من الناس عن Microsoft Project. ومع ذلك ، في حين أن هناك أنظمة أخرى لإدارة المشاريع يمكن استخدامها مجانًا ، مثل Asana ، فإن هذه الأنظمة لا يمكنها بأي حال من الأحوال مواجهة الميزات التي يقدمها Microsoft Project.

من يجب أن يستخدم Microsoft Project؟

من الواضح أن Microsoft Project ليس فقط لفريق تسويق المحتوى العادي. هذا النظام ليس رخيصًا ، وسيكون مناسبًا لك فقط إذا كنت ترغب في المشاركة في إدارة المشروع بالكامل.

سيكون نظام Microsoft Project مفيدًا للغاية لفرق تسويق المحتوى التي تضم عددًا كبيرًا من الأشخاص المشاركين — في الحقيقة ، أي فريق محتوى كبير يحتاج إلى تنظيم أفضل.

تم تصميم هذا النظام مع وضع الشركات الكبيرة في الاعتبار ، لذلك لن يكون مناسبًا لكل فريق تسويق محتوى.

ومع ذلك ، فمن المحتمل أن تستفيد حتى الفرق متوسطة الحجم التي تشهد نموًا سريعًا من استخدام Microsoft Project ، خاصةً تلك الموجودة في بيئة شركة أكبر أو ذات انتشار دولي.

كما رأينا أعلاه ، يعد Microsoft Project أداة مفيدة بشكل لا يصدق تحتوي على عدد لا يحصى من الميزات والخيارات لإدارة المشروع.

إنه أحد أكثر الخيارات المتاحة استخدامًا وشهرة ، لذا فمن المحتمل أن بعض أعضاء فريقك يعرفون بالفعل كيفية استخدامه.

في حين أن Microsoft Project له جانب سلبي يتمثل في كونه مكلفًا نسبيًا ويصعب استخدامه في البداية ، إلا أن فوائده تفوق بكثير هذه النقاط.

يعد Microsoft Project أحد أكثر أدوات إدارة المشاريع المتوفرة شمولاً إلى حد بعيد.

هل يمكن أن يكون هذا ما تحتاجه لجعل خلية النحل الخاصة بك تطن؟