ما هو محضر الاجتماع (MoM)؟ البرامج والقوالب الخاصة بـ MoM
نشرت: 2024-01-10ملخص: من خلال إنشاء محاضر الاجتماعات، يمكنك توثيق الموضوعات التي تمت مناقشتها وتلخيص نقاط الاجتماع المهمة وتسليط الضوء على النقاط الرئيسية. دعنا نكتشف المزيد عن MOM وكيف يمكنك إنشاء واحدة.
تعتبر الاجتماعات المثمرة أمرًا بالغ الأهمية للتعاون، ولكن تذكر جميع التفاصيل التي تمت مناقشتها في الاجتماع قد يكون أمرًا صعبًا. ولهذا السبب تحتاج إلى إنشاء محضر للاجتماع لتوثيق كل التفاصيل المتعلقة به. في هذه المقالة سوف نتعرف على MOM وكيف يمكنك إنشاء واحدة. لكن أولاً، دعونا نتعرف على ما هو MOM بالضبط.
جدول المحتويات
ما هو محضر الاجتماع (MoM)؟
يرمز MOM عادة إلى "محضر الاجتماع". ويشير إلى سجل مكتوب رسمي للمناقشات والقرارات وبنود العمل التي تحدث أثناء الاجتماع.
يعد MOM ضروريًا لتوثيق النقاط التي تمت مناقشتها خلال الاجتماع، وتعيين المسؤوليات، وتوفير مرجع للمشاركين. ويتضمن النقاط الرئيسية للمناقشة، وجميع المشاركين، وقرار الاجتماع.
أهمية محضر الاجتماع
يلعب محضر الاجتماع (MOM) دورًا أساسيًا في الكفاءة التنظيمية والتواصل. ومن خلال توثيق المناقشات والقرارات وبنود العمل، يعمل MOM كنقطة مرجعية حاسمة، مما يضمن الوضوح والفهم بين المشاركين.
يعمل MOM بمثابة أرشيف تاريخي، حيث يلتقط تطور الأفكار والاستراتيجيات مع مرور الوقت.
بالإضافة إلى تسهيل التواصل من خلال مشاركة المعلومات الأساسية مع أعضاء الفريق الغائبين، يساهم MOM في التخطيط الأكثر فعالية وتطوير الإستراتيجية.
متى يجب عليك إجراء MoM؟
يمكن استخدام MOM في الحالات التالية:
- تسجيل الوجبات السريعة وأهداف الاجتماع
- إنشاء ملخص الاجتماع لمن لم يحضر الاجتماع
- الاحتفاظ بها كوثيقة قانونية في حالة الاجتماعات الرسمية
- الاحتفاظ بوثيقة مرجعية لاستخدامها في الاجتماع المستقبلي
الخطوات المتبعة في إنشاء MOM
أثناء إنشاء محضر الاجتماع، تحتاج إلى إدراج جدول أعمال الاجتماع وقائمة الحضور وMMM الموجودة. تحتاج أيضًا إلى تدوين الأشخاص الغائبين والحاضرين في الاجتماع. دعونا نرى تعدادًا تفصيليًا لجميع الخطوات التي يتعين عليك اتباعها لإنشاء MOM:
- الإعداد: اجمع التفاصيل الضرورية مثل جدول الأعمال وقائمة الحضور وMMM السابقة. قم أيضًا بإعداد قالب للتسجيل.
- الحضور: ملاحظة تفاصيل الحاضرين والغائبين. قم بتمييز أي ضيوف أو مشاركين بارزين.
- مراجعة جدول الأعمال: قم بمراجعة جدول أعمال الاجتماع، مع التأكد من تناول كل بند.
- تفاصيل المناقشة: سجل النقاط الرئيسية والقرارات وعناصر العمل باستخدام لغة موجزة.
- تعيين المسؤوليات: قم بإسناد عناصر العمل بوضوح إلى الأفراد الذين لديهم مواعيد نهائية.
- التوضيحات: قم بتضمين أي توضيحات تم تقديمها خلال الاجتماع للسياق.
- الختام: قم بتأكيد نتيجة الاجتماع ولاحظ أي متطلبات للمتابعة.
- المراجعة والموافقة: قم بمشاركة MOM للمراجعة والحصول على الموافقات اللازمة.
- التوزيع: قم بتوزيع MOM النهائي على الحضور وأصحاب المصلحة المعنيين على الفور.
فوائد صنع أمي
يقدم محضر الاجتماع (MOM) فوائد بالغة الأهمية. وهي توفر سجلاً موثقًا للمناقشات والقرارات وبنود العمل، مما يضمن الوضوح والمساءلة. فيما يلي بعض الفوائد الأخرى لإنشاء MOM:
- التوثيق: توفر سجلاً رسميًا للمناقشات والقرارات وبنود العمل أثناء الاجتماع.
- المرجع: يعد المحضر بمثابة مرجع للمشاركين لتذكر ما تمت مناقشته والمهام التي تم تعيينها.
- المساءلة: يقومون بتعيين المسؤولية من خلال توثيق بنود العمل والمواعيد النهائية، وتعزيز المساءلة بين المشاركين.
- الاتصال: تعمل MOM على تسهيل الاتصال من خلال مشاركة المعلومات الأساسية مع أولئك الذين لم يتمكنوا من حضور الاجتماع.
- التخطيط: تساعد في التخطيط المستقبلي من خلال تلخيص المناقشات والنتائج الماضية، مما يساعد على تشكيل الإجراءات والاستراتيجيات المستقبلية.
- التوافق: يضمن المحضر أن يكون لدى جميع المشاركين فهم مشترك لما تمت مناقشته والقرار فيه، مما يقلل من سوء الفهم.
ما الذي يجب تضمينه في محضر الاجتماع؟
عندما يتعلق الأمر بكتابة محضر الاجتماع، هناك العديد من العناصر التي تحتاج إلى تضمينها في المستند: فيما يلي بعض العناصر الأساسية لـ MOM:
- تاريخ ووقت الاجتماع
- قائمة الحضور وأدوارهم
- أهداف أو أهداف الاجتماع
- تمت مناقشة جدول أعمال الاجتماع والموضوعات التي تمت مناقشتها
- الإجراءات الواجب اتخاذها والقرارات المتخذة
- الخطوات القادمة والجدول الزمني للمتابعة
- التوقيعات والأحرف الأولى من الحضور للتحقق من صحتها
كتابة محضر الاجتماع (أفضل الممارسات)
للحصول على محضر اجتماع فعال، يجب عليك تسجيل التاريخ والوقت وعدد المشاركين. بعد ذلك، تحتاج إلى إضافة تفاصيل حول الاجتماع القادم.
- إنشاء مخطط تفصيلي للاجتماع مقدمًا: لجعل الاجتماع أكثر إثمارًا، من الأفضل إنشاء مخطط تفصيلي للاجتماع بالإضافة إلى جميع النقاط التي سيتم مناقشتها في الاجتماع. سيساعد ذلك على تجنب الارتباك في بداية الاجتماع ويضمن التزام الحضور بجدول الأعمال الصحيح.
- قم بتدوين غرض الاجتماع: خلال هذا الوقت، حاول تدوين غرض الاجتماع وما المتوقع تحقيقه في هذا الاجتماع. ستكون هذه الملاحظات مفيدة لأولئك الذين لم يتمكنوا من المشاركة في الاجتماع
- حدد تاريخ الاجتماع القادم: إذا كنت تقوم بتدوين ملاحظات الاجتماع، فمن الضروري أيضًا تحديد موعد انعقاد الاجتماع التالي فيما يتعلق بالموضوع الذي تمت مناقشته. سيوفر هذا للمشاركين إرشادات حول المدة التي يحتاجونها لإكمال المهام المعينة لهم. علاوة على ذلك، فإن تحديد موعد الاجتماع القادم سيساعد أيضًا في تحديد أولويات مهامك.
- استخدم الذكاء الاصطناعي لإنشاء ملخص الاجتماع: إذا كنت مسؤولاً عن إنشاء ملاحظات في الاجتماع، فيمكنك استخدام أداة نسخ الاجتماع. باستخدام هذه الأداة، يتم ربط جميع تسجيلات المكالمات والتحويلات الصوتية والملخصات بالاجتماع والتقويم، بحيث يبقى كل شيء في مكان واحد.
- استخدم جدول الأعمال لتتبع النقاط الرئيسية للاجتماع: بعد الاجتماع، يمكنك استخدام جدول أعمال الاجتماع لتتبع النتائج. باستخدام جدول الأعمال كمبدأ توجيهي عام، ستتمكن من قياس تقدمك نحو الأهداف المحددة.
قوالب لإنشاء محاضر الاجتماعات
- قالب MoM الرسمي للمجلس
- مثال على اجتماع غير رسمي لشهر أغسطس
- نموذج اجتماع مجلس الإدارة MoM
- نموذج اجتماع مجلس إدارة SaaS لـ David Sacks لشهر أغسطس
- الاجتماع الإداري الشهري
- قالب تخطيط سبرينت
- نموذج اجتماع فردي
لإنشاء محاضر الاجتماعات بسرعة، يمكنك استخدام القوالب المكونة مسبقًا. يمكن أن تتراوح قوالب MOM من محضر اجتماع مجلس الإدارة الرسمي إلى محاضر الإدارة الشهرية، ومحضر الاجتماع غير الرسمي، وتخطيط Sprint، واجتماع SaaS، وما إلى ذلك. يتم توفير كل من هذه القوالب أدناه لتبسيط إجراءات MOM الخاصة بك.
نموذج محضر اجتماع مجلس الإدارة الرسمي
| اتصل للطلب برعاية "رئيس المجلس" • تم استدعاء [ميسر الاجتماع] ليأمر بعقد اجتماع عادي لـ [المنظمة] في [الوقت] في [التاريخ] في [الموقع]. نداء رول أجرى السكرتير نداء الأسماء. وحضر الأشخاص التالية أسماؤهم: • سكرتير • مدير مرشد • ميسر الاجتماع الموافقة على المحضر قبل القيام بأي عمل رسمي، يجب على مجلس الإدارة الموافقة على محضر الاجتماع الأخير. • [السكرتير] قرأ محضر الاجتماع الأخير. تمت الموافقة على المحضر. القضايا المفتوحة البنود التي ناقشها مجلس الإدارة سابقًا وهي جاهزة للموافقة الرسمية عليها. أعمال جديدة وقد يتم التصويت على هذه البنود أو تعديلها أو تقديمها إلى اللجنة للنظر فيها أو تأجيلها. تأجيل بعد مناقشة جميع القضايا المفتوحة والأعمال الجديدة وتوثيقها، سيقوم ميسر الاجتماع برفع اجتماع مجلس الإدارة. • قام [ميسر الاجتماع] بتأجيل الاجتماع في [وقت انتهاء الاجتماع]. تقديم واعتماد المحضر يجب على مسجل المحاضر تقديم المحضر للموافقة عليه من قبل رئيس مجلس الإدارة أو ميسر الاجتماع. • المحضر مقدم من: [الاسم] • المحضر معتمد من: [الاسم] |
مثال على محضر الاجتماع غير الرسمي
| اتصل للطلب تم عقد اجتماع [المنظمة] في [الموقع] في [التاريخ]. الحاضرين • ضم الأعضاء المصوتين الحاضرين: • كان من بين الضيوف الحاضرين: • الأعضاء الذين لم يحضروا هم: الموافقة على المحضر • تم تقديم اقتراح بالموافقة على محضر الاجتماع السابق في [التاريخ] بواسطة [الاسم] وأيده [الاسم]. التقارير • تم تقديم [اسم التقرير] بواسطة [اسم مقدم العرض]. • تم تقديم [اسم التقرير] بواسطة [اسم مقدم العرض]. الحركات الرئيسية • الحركة: تم تحريكها بواسطة [الاسم] وتأييدها [اذكر الحركة هنا]. الاقتراح [تم تنفيذه أو فشل] مع [الرقم] لصالح و[الرقم] ضده. تأجيل • اقترح [اسم المُحرك] رفع الجلسة، وتم الاتفاق على ذلك في [وقت رفع الجلسة]. • سكرتير: • تاريخ الموافقة: |
نموذج محضر اجتماع مجلس الإدارة
| تفاصيل الاجتماع لاحظ نوع الاجتماع وتاريخه ووقته. • اسم الاجتماع: • تاريخ: • وقت: نداء رول لاحظ الحاضرين في الاجتماع. • الرئيس: • سكرتير: • رؤساء الهيئات: • غياب أعضاء مجلس الإدارة: • الضيوف أو الموظفون الآخرون الحاضرون: الأعمال القديمة محاضر الاجتماع الرئيسية والقرارات من آخر اجتماع لمجلس الإدارة. • الموافقة على محضر الاجتماع السابق • بنود العمل التي لم يتم حلها من اجتماعات مجلس الإدارة السابقة أعمال جديدة قم بتضمين تقارير من المسؤولين أو اللجان أو أعضاء مجلس الإدارة المختلفين. • البند 1 من جدول الأعمال • البند 2 من جدول الأعمال • البند 3 من جدول الأعمال خطوات العمل إغلاق قم بإنهاء اجتماع مجلس الإدارة بتوثيق المعلومات التالية: • تاريخ ووقت اجتماع مجلس الإدارة القادم • الوقت الذي ينفض فيه الاجتماع • موافقة السكرتير: • موافقة الرئيس/الرئيس: |
قالب اجتماع مجلس إدارة SaaS الخاص بـ David Sacks
| • تحديث الرئيس التنفيذي [30 دقيقة] الانتصارات والتحديات والتعلم ومؤشرات الأداء الرئيسية. • تحديث المبيعات [30 دقيقة] ARR، الصفقات، المغلقة، الاعتراضات، والتوقعات • تحديثات الأقسام [20 دقيقة] خريطة طريق المنتج والتحديثات من الأقسام الأخرى. • البيانات المالية [10-20 دقيقة] إجمالي الهامش والخطط المالية والنفقات التشغيلية. • الفريق [10-20 دقيقة] ما هي المجالات التي تحتاج بشدة إلى موظفين جدد؟ • المسائل الإدارية [5-10 دقائق] التدبير المنزلي والأمور الإدارية • خطوات العمل ماذا خرج من هذا الاجتماع؟ |
اجتماعات الإدارة الشهرية
| الاجتماع الإداري الشهري مراجعة المقاييس/مؤشرات الأداء الرئيسية تتبع التقدم المحرز في المقاييس والأهداف مقابل النتائج الفعلية. أين نحن من الخطة؟ لماذا؟ تحديث الشركة شارك التحديثات الرئيسية وقدم "حالة الاتحاد". المائدة المستديرة لقائد القسم/الفريق أبقِ الجميع مطلعين على آخر المستجدات، وابحث عن الكفاءات، وساعدوا بعضهم البعض في رفع الحظر. اسم • الانتصارات الأخيرة • الأولويات الحالية • هل أنت عالق في أي شيء؟ التطوير المهني (اختياري) قم بتحسين نتائج أعمالك على المدى الطويل من خلال التعلم التفاعلي أو تجربة بناء الفريق. جلسة حل المشكلات اختر تحديًا واحدًا أو مجالًا ذا أولوية. • عرض تقديمي عن التحدي • مناقشة مفتوحة لفهم التحدي بشكل أفضل وإيجاد الحلول • تعيين الخطوات التالية الخطوات التالية @اسم المهمة بحلول DUE-DATE |
قالب تخطيط سبرينت
| تخطيط سبرينت هدف سبرينت ما هو الهدف الرئيسي من هذا السباق؟ حدد الأهداف الرئيسية أدناه. سباق المتراكمة ما قصص المستخدم التي تطابق هدف العدو؟ شارك هذا مع فريقك قبل الاجتماع حتى يتمكنوا من المساهمة. قم بتقسيم قصة كل مستخدم إلى مهام فردية. تأكد من أن كل مهمة تحتوي على أكبر قدر ممكن من المعلومات. قم بتضمين مقاييس مهمة. الملاحم التي سيتم تسليمها قم بإدراج الملاحم التي نخطط لبدءها أو تقديمها خلال هذا السباق. توضيح نطاق العمل أعد النظر في تعريفك لكلمة "تم". حدد معايير القبول المستخدمة لتحديد موعد اكتمال كل مهمة. تأكد من أن كل هذا يتوافق بشكل واقعي مع قدرة فريقك. المخاطر والمخاوف الرئيسية ما هي المشكلات المحتملة التي يمكن أن تنشأ بناءً على الهدف وتراكم السرعة؟ كيف يمكننا حلها؟ هل يخصص نطاق العمل وقتًا كافيًا للمشاكل غير المتوقعة؟ ملاحظات ووجبات سريعة ما هي الأفكار الرئيسية ونقاط المناقشة من جلسة التخطيط لسباق السرعة؟ يمثل احصل على تأكيد شفهي من فريقك بشأن الخطوات التالية التي يجب اتخاذها. وضح من يقوم بإكمالها ومتى ينبغي القيام بها. لاحظ هذه المعلومات هنا للمشاركة والتعيين. متابعة كيف سنبقى على اتصال ونبقى مطلعين على التقدم؟ هل يجب أن نحدد موعدًا لاجتماع المتابعة؟ |
نموذج اجتماع فردي
| واحد لواحد: مدير أسبوعي 1:1 سؤال تمهيدي ابدأ بسؤال مفتوح. كيف كان الأسبوع الماضي؟ ما الذي كان يعمل بشكل جيد بالنسبة لك في الآونة الأخيرة؟ احتفل بالانتصارات والدروس المستفادة ماذا أنجزنا منذ آخر لقاء لنا؟ لاحظ التقدم المحرز في المبادرات الهامة. كيف يمكننا أن نكون أفضل؟ تسليط الضوء على الدروس المستفادة من الأسبوع الماضي. إزالة حواجز الطرق ما الذي (إن وجد) الذي يوقف - أو يبطئ - تقدمك؟ فكيف يمكننا إزالة هذا الحاجز؟ ما هو الدعم الذي تحتاجه؟ خطط لإزالة حواجز الطرق المحددة وإنشاء عناصر العمل. التقييم في اتجاهين وردود الفعل كيف نفعل؟ كيف يمكننا العمل معًا بشكل أكثر فعالية؟ مناقشة مفتوحة توفير الوقت للمناقشة المفتوحة. هل هناك أي شيء آخر تريد التحدث عنه؟ متابعة هل يجب أن نحدد موعدًا واحدًا آخر؟ قم بمراجعة أي عناصر عمل ناشئة عن اللقاء الفردي. خطوات العمل |
أفضل البرامج لإنشاء محضر الاجتماع
يمكنك الاختيار من بين البرامج المجانية والمدفوعة المتاحة لإنشاء MoM. فيما يلي بعض الخيارات الأكثر شيوعًا التي يمكنك وضعها في الاعتبار:
برامج أمي المجانية
- ملاحظات Google: هو برنامج مجاني يمكنك استخدامه لإنشاء MOM ومشاركتها وأرشفة الملاحظات وما إلى ذلك.
- Evernote: Evernote مجاني للاستخدام لتدوين الملاحظات والتقاطها، وإنشاء قائمة المهام، والتعاون في الملاحظات، وما إلى ذلك.
- EasyRetro: باستخدامه، يمكنك إنشاء ملاحظات لاصقة ومشاركتها مع الزملاء وإنشاء عناصر عمل وكتابة أفكار المشروع وما إلى ذلك.
برامج MOM المدفوعة
- NTask: يمكن استخدامه لإنشاء المهام وتعيينها، ومشاركة تفاصيل المهمة مع الآخرين، وتخطيط تفاصيل المشروع، وإجراء الاجتماعات، وما إلى ذلك.
- Zipdo: يتصل تطبيق ملاحظات الاجتماع هذا بالتقويم وينشئ ملاحظات تعاونية لكل اجتماع.
- Beenote: هو برنامج قائم على الذكاء الاصطناعي يمكنك استخدامه لإنشاء اجتماعاتك وإدارتها وتنظيمها.
خاتمة
بمساعدة محضر الاجتماع، يصبح من السهل للغاية تلخيص الاجتماع بأكمله في بضع نقاط مهمة.
بعد الاطلاع على المقالة، أصبحت لديك فكرة عن سبب وجوب إنشاء MOM ويمكنك إنشاء واحدة لنفسك. للحصول على طريقة أسهل، يمكنك أيضًا استخدام القوالب لإنشاء MOM اعتمادًا على حالات الاستخدام الخاصة بك.
الأسئلة الشائعة المتعلقة بمحضر الاجتماع (شهري)
- من المسؤول عن تدوين محضر الاجتماع؟
سكرتير الشركة مسؤول بشكل عام عن تدوين محاضر الاجتماع.
- ما هو شكل محضر الاجتماع؟
يتضمن التنسيق الأساسي لمحضر الاجتماع الخطوط العريضة للأفكار الرئيسية التي تمت مناقشتها أثناء الاجتماع، والقرارات المتخذة، وكذلك الخطوات التي يجب على الحضور اتخاذها لتحقيق الأهداف.
- ما هو معنى محضر الاجتماع ؟
محاضر الاجتماعات هي الملاحظات التي تم تدوينها أثناء الاجتماع والتي تتضمن الموضوعات التي تمت مناقشتها وتفاصيل المشاركين والوجبات الرئيسية وما إلى ذلك.
- ما الذي تمثله MOM؟
MOM لتقف علي محضر الاجتماع في العمل. يتم استخدامه لتدوين جميع التفاصيل المهمة التي تمت مناقشتها خلال الاجتماع والغرض منه والنتيجة.
- ما هي صيغة المحاضر المهنية للاجتماع؟
في محضر الاجتماع الاحترافي، يتم تضمين تفاصيل المشاركين وجدول الأعمال الذي تمت مناقشته والخطوات المستقبلية والمزيد.